In dit artikel vertellen wij jou waar je als ondernemer kan bezuinigen op jouw boekhoudkosten. We laten jou zien wat een boekhouder nou precies doet. Als je eenmaal weet hoe de boekhouder zijn geld verdient, is het makkelijker om te besparen op je boekhouding. Want veel wat de boekhouder doet, kun jij zelf ook. Je kan helemaal zelfstandig je boekhouding invoeren in Excel, maar een online boekhoudprogramma geeft je voor een klein maandelijks bedrag veel gemak en tijdwinst. Er bestaan ook grote verschillen in de uurtarieven van boekhouders. We vertellen je waar je allemaal op moet letten als je wilt besparen op je boekhouding. En de bespaartips die wij zzp’ers geven, zijn net zo goed van toepassing op grotere organisaties. Ook de grotere bedrijfsvormen zullen wij daarom van tips voorzien in dit artikel.
Boekhoudkosten eenmanszaak
De zzp’ers onder ons die in het vorige millennium al zelfstandig ondernemer waren, kunnen zich het volgende nog wel herinneren. Namelijk dat je al gauw honderden euro’s per maand kwijt was aan je boekhouding. Gelukkig liggen deze tijden achter ons, mede dankzij de opkomst van het internet. Het online-zaken kunnen doen heeft boekhouders de mogelijkheid gegeven om efficiënter en sneller te kunnen werken. En dat zie jij als ondernemer terug in je maandelijkse of jaarlijkse factuur die je ontvangt van je boekhouder. Maar ook nu mag je als ondernemer gerust uitgaan van boekhoudkosten tussen de € 1200 en € 1500 op jaarbasis. En dat is exclusief BTW. De fiscale kosten voor de financiële administratie zijn overigens wel aftrekbaar.
Waar bestaan boekhoudkosten uit?
Voordat je kan kijken waar de ruimte zit om te besparen op boekhoudkosten als zzp’er, laten we jou eerst zien waaruit boekhoudkosten bestaan. Dat zal het besparen op je boekhouding overzichtelijker maken.
Uurtarief
- De klassieke boekhouders worden min of meer onderverdeeld in twee categorieën.
- De ervaren boekhouders met minstens tien jaar ervaring en de beginnende boekhouders met minder als vijf jaar ervaring.
- Een ervaren boekhouder heeft al gauw een uurtarief tussen de € 50 en € 80.
- Een boekhouder met minder ervaring kost tussen de € 30 en € 50 per uur.
Hierbij dient wel de opmerking te worden gemaakt dat een duurdere boekhouder door zijn ervaring wellicht twee keer zo snel jouw boekhouding doorloopt dan zijn goedkopere collega. Waarbij je uiteindelijk dus goedkoper uit bent met de kostbare boekhouder. Een ervaren boekhouder is vaak ook beter op de hoogte van fiscale voordelen voor jou als zzp’er. Als de goedkopere boekhouder dit over het hoofd ziet, ben je alsnog duurder uit.
Als je verschillende websites van boekhouders bezoekt, zul je zien dat de tarieven gemiddeld € 125 per maand bedragen.
Wat doet een boekhouder eigenlijk?
Waar verdient die boekhouder nu eigenlijk zijn geld mee? De opgemaakte balans van je bedrijf is tegenwoordig binnen een mum van tijd uitgedraaid. En de verwerkingsprogramma’s waar boekhouders mee werken zijn afgestemd op die van de Belastingdienst.
Jouw boekhouder legt zich voornamelijk toe op het verwerken van al jouw financiële gegevens. En als hij klaar is met het verwerken, zal hij vervolgens ook nog al jouw financiële gegevens gaan controleren. Hier is hij het grootste deel van de tijd mee bezig. Het controleren van de financiële administratie kan in sommige gevallen veel werk zijn. Goede boekhouding is natuurlijk belangrijk om fouten te voorkomen. Het inschakelen van een boekhouder werkt wel super makkelijk. Denk alleen al aan de aangifte inkomstenbelasting en aan de aangifte omzetbelasting. Een ervaren boekhouder kan dit allemaal verzorgen voor je.
Nu is er ook nog een verborgen kostenpost. De onderlinge communicatie tussen jou en de boekhouder. Als je vaak contact hebt met je boekhouder, hou er dan rekening mee dat de meeste boekhouders deze tijd ook factureren. En dat loopt al gauw op tot 30% van de tijd dat de boekhouder bezig is met jouw boekhouding. En daarmee worden jouw boekhoudkosten ook 30% hoger.
Bespaar op boekhoudkosten
Er zijn meerdere manieren om te bezuinigen op je boekhoudkosten. Denk alleen al aan het zelf doen van de btw-aangifte. Het doen van de btw-aangifte is tegenwoordig niet moeilijk meer, en alle zzp'ers kunnen zelf hun btw-aangifte doen. Wel is het belangrijk om geen fouten te maken in je btw-aangifte. Een online boekhoudprogramma helpt je te voorkomen dat je fouten maakt met de btw-aangifte. Een boekhoudprogramma is aan te merken als slimme online software, waardoor de zzp boekhouding een stuk makkelijker is geworden.
De online boekhouder
Je kan een online boekhouder inschakelen. Deze heeft doorgaans een lager uurtarief als de “klassieke” boekhouder. Gemiddeld vanaf € 25. Het enige wat je hoeft te doen bij een online boekhouder, is al je inkomende en uitgaande facturen op te sturen. Een nadeel is dat je geen persoonlijk contact hebt met een online boekhouder. Hij of zij kan je niet de persoonlijke uitleg geven die een klassieke boekhouder je wel geeft. Daarnaast is het maar de vraag in hoeverre je te maken krijgt met een goede boekhoudkundig specialist. Je kent de online boekhouder immers niet. Binnen de meeste online boekhoudprogramma's kun je verschillende accounts toevoegen. Hierdoor kan bijvoorbeeld ook je boekhouder meekijken. Een online boekhoudpakket heeft dus verschillende voordelen. Bij een offline boekhoudprogramma heb je deze mogelijkheid meestal niet. Offline boekhoudprogramma's maken ook geen gebruik van een handige app.
Volledig zelfstandig je boekhouding doen
Je kan ook jouw volledige boekhouding zelf gaan uitvoeren. Dan heb je helemaal geen boekhoudkosten meer. Dan zul je wel over enkele vaardigheden moeten beschikken. Je dient ten eerste volledig op de hoogte te zijn van de fiscale wetgeving waar jouw onderneming onder valt. Daarnaast zul je ook goed overweg moeten kunnen met Excel. Dit verwerkingsprogramma van Words is gratis. Ten slotte zul je natuurlijk ook moeten kunnen boekhouden.
Besparen met boekhoudprogramma’s
Het is geen schande als je de optie om zelf je volledige boekhouding in Excel bij te houden laat voor wat die is. Er zijn weinig zzp’ers die dit kunnen en het is maar de vraag hoe verstandig het is. Ook al ben je op de hoogte van het huidige financiële klimaat, die kan door wetgeving zomaar weer veranderen. En dan is het wel prettig als je een boekhouder hebt die jou daar op wijst.
Wat je wel kan doen, is je boekhouder werk uit handen nemen door middel van een boekhoudprogramma. Hiermee kun je zelf je financiële gegevens verwerken. En afhankelijk van de complexiteit van jouw bedrijf, zou je zelfs ook nog de controle van jouw boekhouding op je kunnen nemen. Dan doe je zelf al het merendeel van het werk dat je boekhouder doet. En hoef je hem alleen nog in te schakelen als een financiële raadsman.
Al valt er wel wat voor te zeggen om je boekhouder toch jouw ingevoerde gegevens te laten controleren. Fouten die jij over het hoofd hebt gezien, ziet hij doorgaans wel. En hij blijft nauwer betrokken bij jouw onderneming. En zodoende zal zijn advies ook beter zijn.
Boekhoudprogramma’s heb je al voor € 8 per maand. Voor uitgebreidere versies betaal je gemiddeld € 20. En voor de boekhoudexperts zijn er ook nog duurdere programma’s, deze kosten tot wel € 60 per maand.
Boekhoudkosten grotere organisaties
- De hiervoor genoemde boekhoudkosten van € 1250 € 1500 per jaar is een schatting die alleen voor zzp’ers van toepassing zijn. Bij bedrijfsvormen zoals een bv, een stichting, een holding, een vof etc zullen de boekhoudkosten veel hoger zijn.
- Een boekhouder zal namelijk veel meer tijd kwijt zijn aan de complexere boekhouding. De zogeheten financiële logistiek is veel uitgebreider.
- De jaarrekening zal ten eerste ingewikkelder zijn dan die van een zzp’er.
- En laatstgenoemde heeft geen personeel, dus ook geen salarisadministratie van werknemers te verwerken. Hoe anders is dat als je elke maand voor dertig werknemers een loonspecificatie moet opmaken.
Al de te verwerken financiële gegevens zullen een veelvoud zijn vergeleken met die van een zzp’er. En dat betekent meer arbeidsuren voor de boekhouder.
Bij grotere organisaties zal de boekhouder meer doen dan enkel de financiële gegevens verwerken en controleren. Hij zal meer de functie bekleden van financieel adviseur dan hij dat bij een zzp’er doet. De ondernemer in kwestie zal ook vaker en op regelmatige basis met zijn boekhouder de maandcijfers bespreken. En het gevoerde overleg zal de boekhouder in rekening brengen.
Grotere ondernemingen zijn ook vaker in “financiële beweging” dan zzp’ers. Grotere bedrijven investeren meer. In hun personeel, in verbouwingen van hun pand, in de aanschaf van nieuw materiaal. Dat levert continu financiële vraagstukken op waarbij de boekhouder nauw betrokken is. Een zzp’er daarentegen heeft vaak alleen te maken met een bestelbus als grootste investering. Die door zijn afschrijving relatief makkelijk kan worden vervangen. En als het goed is, betreft dit dan een investering waar hij jaren mee vooruit kan.
- Een stelregel qua boekhoudkosten van groters organisaties luidt als volgt:
- Bedrijven met een jaaromzet tot € 75.000 zijn gemiddeld 0,7% van de jaaromzet kwijt aan boekhoudkosten.
- Bedrijven met een jaaromzet meer dan € 75.000 zijn gemiddeld 1% van de jaaromzet kwijt aan boekhoudkosten.
Ook voor grotere organisaties geldt dat er kan worden bezuinigd op de boekhoudkosten. Omdat er veel financiële gegevens te verwerken zijn voor een boekhouder, loont het om hem werk uit handen te nemen. Door het zelf invoeren van alle ingaande en uitgaande facturen bijvoorbeeld. Hierbij kunnen boekhoudprogramma’s uitkomst bieden. Dit geldt ook voor de salarisadministratie, al zitten hier wel meer haken en ogen aan.
Boekhoudkosten aftrekbaar
Als je twijfelt om wel of geen boekhouder in de arm te nemen, bedenk dan dat de boekhoudkosten aftrekbaar zijn. Bedrijfskosten zijn volledig fiscaal aftrekbaar en daar vallen al jouw boekhoudkosten ook onder.
Offline boekhouden of online boekhouden?
Offline boekhouden en online boekhouden hebben allebei hun goede en slechte kanten. Online boekhouden is wel de toekomst en het heeft veel voordelen te bieden, maar er zijn ook enkele nadelen.
Voordelen online boekhouding:
- Het geeft je overal en altijd toegang;
- Er zijn geen werknemers voor nodig;
- Een virtuele assistent kan al je werk voor je doen;
- Je hebt geen papier meer nodig;
- Het automatisch maken van een back-up;
- Je kunt makkelijk elektronische btw betalen;
- Er zijn meestal diverse extra functies;
- Een scan en herken functie herkent al je bonnetjes en facturen;
- Het kan veel tijd besparen.
Nadelen online boekhouding:
- Een boekhouder is beter op de hoogte van alle fiscale regelingen;
- Een ervaren boekhouder kan je ook bedrijfsadvies geven;
- Je hebt te maken met een maandelijks abonnement;
- Je gegevens worden meestal in de cloud opgeslagen;
- Je moet zelf controleren op fouten of missende documenten.
Online boekhouden, zoals met e boekhouden of rompslomp heeft in de meeste gevallen de voorkeur. De meeste zzp'ers en andere freelancers maken tegenwoordig gebruik van een online boekhoudprogramma. Er zijn overigens nog veel meer aanbieders van online boekhoudprogramma's. Hét online boekhoudprogramma dat het beste past bij je bedrijf is afhankelijk van je eigen wensen en voorkeur.
Offline boekhoudprogramma gebruiken als zzp'er
Er zijn ook offline boekhoudprogramma's die je kunt gebruiken voor je bedrijf. Wanneer je gebruikmaakt van een offline boekhoudprogramma, installeert je de software op je computer en kunt je er direct mee werken. Het programma biedt allerlei rapporten en mogelijkheden om je financiële administratie en andere zaken te beheren. Een offline boekhoudprogramma is echter niet online, dus je moet er altijd je laptop of desktop voor opstarten. De boekhouding bijhouden kan ook een stuk complexer zijn. Wel is het zo dat ook een offline boekhoudprogramma een compleet boekhoudpakket kan zijn.
Het meest gebruiksvriendelijke programma voor zzp'ers is dus afhankelijk van je eigen voorkeuren. In de meeste gevallen is voor zzp'ers online boekhouden een betere optie. Denk alleen al aan het kunnen maken van periodieke facturen. Periodieke facturen zijn facturen die met regelmaat worden verstuurd.
Wat is het beste boekhoudprogramma?
Voor het uitkiezen van het beste boekhoudprogramma, kun je onze pagina boekhoudprogramma's vergelijken bezoeken. De verschillende boekhoudprogramma's zijn allemaal compleet, en beschikken ook over een gratis helpdesk. Een gratis helpdesk kan handig zijn, wanneer je tegen bepaalde vragen aanloopt. Het meest gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma, is verder afhankelijk van je eigen ervaring. Boekhoudprogramma's met de meeste reviews zijn e boekhouden.nl en romslomp.nl. Een ander boekhoudprogramma kiezen kan natuurlijk ook. Er zijn verschillende programma's die je gratis kan uitproberen. Het aanmaken van een gratis proefaccount bij e-boekhouden is bijvoorbeeld zo gedaan.
Gratis boekhouden
De meeste aanbieders van boekhoudprogramma's bieden een gratis account aan voor nieuwe gebruikers. Rompslomp is voor een proefperiode van 30 dagen met een gratis account te gebruiken. E boekhouden.nl is voor startende ondernemers gratis voor een periode van 15 maanden. Daarna betaal je een vast bedrag per maand. Beide partijen bieden een complete oplossing voor de boekhouding. Ook het later verder uitbreiden is mogelijk, wanneer je bedrijf groeit.
Je kunt onder andere denken aan:
- Extra hulp voor startende ondernemers;
- Het maken van een bankkoppeling;
- Het bijhouden van alle banktransacties:
- Facturen maken;
- Uitgaven en inkomsten bijhouden;
- Aangifte omzetbelasting berekenen en indienen
- Offertes maken;
- Realtime-inzicht in alle bedrijfsgegevens;
- Toevoegen klantgegevens (e-mailadres enz.).
Kosten boekhouder en uurtarief boekhouder
De kosten van een goede boekhouder zijn sterk afhankelijk van het uurtarief. Daarnaast zijn er ook een aantal boekhouders die een vast tarief hanteren voor de boekhouding. Een goedkope boekhouder kan bijvoorbeeld alleen betrokken zijn bij een deel van de gehele administratie. In dat geval hebben we het vaak over een zzp boekhouder die zelf ook over een online boekhoudpakket beschikt en alleen financieel advies geeft over de financiële positie van jouw bedrijf. Een boekhouder die de hele administratie bijhoudt, is vanzelfsprekend duurder. Ook voor het onbeperkt vragen stellen over financiële zaken moet je een vergoeding betalen. Aan de andere kant kan goed financieel advies ook veel voordelen opleveren.
De boekhoudkosten zijn dus afhankelijk van verschillende factoren.
Daarnaast is er een belangrijk verschil tussen enkelvoudig boekhouden en dubbel boekhouden. De meeste zzp'ers hebben alleen te maken met enkelvoudig boekhouden.
Mijnzzp.nl