Avatar van Team Mijnzzp

Sportvereniging

Een online boekhoudprogramma voor stichtingen en verenigingen biedt functionaliteiten die daar specifiek op zijn afgestemd. Een standaard boekhoudpakket voor bedrijven is wat dat betreft niet efficiënt om als stichting of als vereniging te gebruiken. Daarom is het beter om van boekhoudsoftware gebruik te maken dat speciaal ontwikkeld is voor stichtingen en verenigingen. Beide rechtsvormen hebben weer andere belangrijke functionaliteiten nodig om de boekhouding op efficiënte wijze te voeren. Het is voor beide organisatievormen verplicht om een financiële administratie bij te houden. Er zijn wel verschillen tussen de boekhouding voor een stichting en de boekhouding voor een vereniging.

Stichting en vereniging

Een stichting is een organisatievorm waarbij er geen commercieel doel is, maar een sociaal of idealistisch doeleinde. Een voorbeeld is een stichting die zich inzet voor de natuur, milieu of cultuur. Een stichting bestaat doorgaans uit een bestuur en vrijwilligers, maar er kunnen ook werknemers aan verbonden zijn. Donaties en subsidies vormen de belangrijkste inkomensbronnen van stichtingen. Een vereniging is een organisatie, waarbij er sprake is van een doel die leden in vereniging met elkaar nastreven. Een voorbeeld hiervan is een sportvereniging of een muziekvereniging.

Net als bij een stichting is het voor verenigingen geen doel om winst te maken. Het komt wel voor dat er sprake is van winst. Het is niet toegestaan om de winst onder de leden van de vereniging te delen. Een vereniging bestaat doorgaans uit een bestuur en uit leden. De ledenvergadering biedt de gelegenheid om door leden beslissingen te nemen over de organisatie. De leden betalen contributie aan de vereniging wat een belangrijke inkomstenbron is. Verder zijn er mogelijk inkomsten uit bijvoorbeeld commerciële doeleinden, zoals verkoop van voedsel en drank.

Boekhouding voor stichtingen

Bij de keuze voor een online boekhoudprogramma voor stichtingen is het eenvoudiger om de administratie bij te houden. Er zijn aan een stichting donateurs verbonden en het is belangrijk om de gegevens daarvan op een overzichtelijke manier te bewaren. In speciale boekhoudprogramma’s voor stichtingen is het mogelijk om de contactgegevens van donateurs te bewaren. Dat is handig en zeker in combinatie met mailingfunctionaliteiten. Daarmee is namelijk mogelijk om op een gemakkelijke manier contact te onderhouden. Het is bovendien efficiënt om de gegevens van de bank te koppelen aan het boekhoudpakket voor stichtingen.

Op deze wijze is het simpel om na te gaan welke donaties er aan de stichting zijn verstrekt. Naast de administratie van donateurs krijgt een stichting eventueel ook te maken met subsidies. Het spreekt voor zicht dat subsidies verwerkt dienen te worden in de financiële administratie. Bovendien is het belangrijk dat de stichting verantwoording af kan leggen voor het gebruik van subsidies. Er geldt niet altijd een verplichting om btw-aangifte te doen als stichting zijnde. Dat is namelijk afhankelijk van de activiteiten en van de daarvoor te verkrijgen vergoeding.

Indien er sprake is van het verrichten van economische activiteiten in ruil voor een vergoeding is deze met btw belasting. Hierop is een uitzondering van toepassing en dat is als de voor de economische activiteiten sprake is van een btw-vrijstelling. Het bespaart natuurlijk een hoop tijd als je als stichting van een kant-en-klaar boekhoudpakket gebruik kan maken. De online boekhoudprogramma’s maken het gemakkelijk om gegevens in te voeren en bij te houden. Bovendien rekent een boekhoudpakket automatisch uit wat de stichting bijvoorbeeld aan btw moet afdragen.

Boekhouding voor verenigingen

Een vereniging bestaat uit leden die contributie betalen en is daar voor een groot deel afhankelijk van. Het is daarom van groot belang om de ledenadministratie goed voor elkaar te hebben. Dat is ook een reden dat het beste de keuze gemaakt kan worden voor een online boekhoudprogramma voor verenigingen. De ledenadministratie is met de boekhoudsoftware dan op een efficiënte manier bij te houden. Het is bovendien een voordeel dat de ledenadministratie te koppelen is aan de inning van contributie.

Het is voor de penningmeester van de vereniging dan gemakkelijk om na te gaan welke leden betaald hebben en welke leden niet. Dat is met een druk op de knop inzichtelijk te maken. Bovendien is er ook maar een druk op de knop voor nodig om over te gaan op automatische incasso. Het is bij een vereniging doorgaans zo dat er ieder jaar een ledenvergadering plaatsvindt. Het bestuur presenteert dan het jaarverslag en de begroting. Deze informatie dient in de boekhouding terug te vinden zijn. Verder geldt dat een vereniging net als bedrijven gehouden is om aangifte van de btw te doen. Een boekhoudprogramma voor een vereniging maakt het mogelijk om de te betalen btw automatisch bij te houden. Op basis daarvan is de btw-aangifte dan eenvoudig te doen.

Bewaarplicht boekhouding

Er geldt voor stichtingen en verenigingen net als voor bedrijven een bewaarplicht van de financiële administratie. De bewaartermijn voor de Belastingdienst is vastgesteld op zeven jaar. Er zijn een aantal basisgegevens waar deze termijn op van toepassing is. Het gaat daarbij onder meer om de in- en verkoopadministratie net als om het grootboek. In het algemeen geldt de bewaarplicht eveneens voor de crediteuren- en debiteurenadministratie. Ook de loonadministratie indien van toepassing en de voorraadadministratie behoren tot de onderdelen van de boekhouding waar de bewaarplicht voor geldt. Overigens zijn er mogelijkheden om afspraken met de Belastingdienst te maken over kortere bewaartermijnen.

Verantwoordelijk voor de boekhouding

Er is bij een stichting of een vereniging doorgaans een persoon verantwoordelijk voor het bijhouden van de boekhouding. Denk aan de penningmeester van een vereniging die het beheer voert over de financiën. Dat de penningmeester de financiële administratie bijhoudt van de vereniging betekent niet dat deze als enige verantwoordelijk is. Het complete bestuur heeft namelijk de verantwoordelijkheid voor de correcte boekhouding.

In de praktijk verantwoordt de penningmeester zich tegenover het bestuur als het gaat om de financiële situatie. Na afloop van het boekjaar is het nodig om binnen een half jaar de balans op te maken. Op deze manier krijgt de vereniging of stichting uiteraard inzicht in de bezittingen en schulden. De vereniging dient net als de stichting een staat bij te houden met daarin een overzicht van de baten en lasten. Dat is uiteraard gemakkelijk als er de beschikking is over een online boekhoudpakket. Bovendien biedt boekhoudsoftware de mogelijkheid om meerdere gebruikers toegang te bieden tot de financiële administratie.

Jaarrekening

De jaarrekening is bij een online boekhoudpakket gemakkelijk met een druk op de knop tevoorschijn te halen. Daarin komt te staan hoe het boekjaar financieel is verlopen met daarop een toelichting. Bij een vereniging dient elk lid van het bestuur de jaarrekening te ondertekenen. Hiermee voorziet de wetgever erin dat het volledige bestuur verantwoordelijk is voor de jaarrekening.  Bij een stichting dient elk lid van het toezichthoudend orgaan een handtekening onder de jaarrekening te zetten. De jaarrekening geeft niet alleen inzicht in de financiële situatie aan het bestuur. Ook andere partijen krijgen aan de hand van de jaarrekening inzicht in de financiële status.

Dat is bijvoorbeeld belangrijk voor sponsoren die geld verstrekt hebben en willen weten wat daarmee is gebeurd. Overigens dient de jaarrekening bij een vereniging door een kascommissie gecontroleerd te worden. Of er moet al een controlerend account of raad van commissarissen zijn samengesteld. De kascommissie moet uit minimaal twee leden bestaan, maar dat mogen geen bestuursleden zijn. Er zijn overigens geen wettelijke voorschriften van toepassing als het gaat om de controleren van de jaarrekening van een stichting.

Boekhoudprogramma voor vereniging of stichting kiezen

Er zijn voor stichtingen en verenigingen verschillende online boekhoudprogramma’s verkrijgbaar. Het is bij het maken van een keuze uit het aanbod belangrijk om met de gewenste functionaliteiten rekening te houden. Bijvoorbeeld met een functionaliteit voor ledenadministratie voor verenigingen en donateursadministratie voor stichtingen. De aangeboden boekhoudsoftware verschilt in details. Bijvoorbeeld met de optie om een sub-administratie aan te brengen of met betrekking tot de gebruiksvriendelijkheid. Het is daarom aan te raden om een vergelijking te maken tussen verschillende boekhoudpakketten voor verenigingen of stichtingen. Daarbij is het uiteraard ook mogelijk om te letten op de kosten van het online boekhoudprogramma. Veel aanbieders voorzien in de optie om van een gratis proefperiode gebruik te maken.

Mijnzzp.nl