Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma voor een vereniging, club of stichting voor het bijhouden van de financiële administratie? Dan is het verstandig om te kijken naar de mogelijkheden voor een online boekhoudprogramma met ledenadministratie en/of donateursadministratie. Ledenadministratie software is belangrijk om grip te houden op de financiële situatie. Als vereniging of stichting heb je ook te maken met nieuwe leden en vertrekkende leden. Deze persoonlijke gegevens van leden moet je op een veilige manier kunnen beheren. In dit artikel geven we enkele tips over waar je op moet letten bij het kiezen van een dergelijk online boekhoudpakket.
Als penningmeester van een vereniging, club of stichting ben je verantwoordelijk voor de financiële administratie. Een belangrijk onderdeel hiervan is het bijhouden van de uitgave en inkomsten. Dit heeft meestal betrekking op de contributies van leden, donaties, uitgaven voor evenementen of bijvoorbeeld de aankoop van materialen. Het is belangrijk dat je een goed overzicht hebt van alle inkomsten en uitgaven, zodat je weet waar de financiële middelen van de vereniging naartoe gaan.
Om een goed overzicht te krijgen van alle inkomsten en uitgaven, is het aan te raden om een boekhoudprogramma met ledenadministratie te gebruiken. Dit type boekhoudpakket biedt namelijk niet alleen een boekhoudmodule, maar ook een ledenadministratie. Hierdoor kun je alle financiën in één overzichtelijke database bijhouden.
Koppelingen maken
Voor de meeste boekhoudprogramma’s met ledenadministratie is het mogelijk om koppelingen te maken met andere systemen. Denk hierbij aan een lidmaatschap managementpakket, de bank, de Belastingdienst of aan een CRM-systeem of webshop. Dit kan handig zijn, omdat je dan niet alle gegevens handmatig hoeft in te voeren. Bovendien kun je op deze manier gegevens uitwisselen tussen verschillende systemen, waardoor er minder fouten worden gemaakt. Alle goede online boekhoudpakketten zijn met de bekende Nederlandse banken te koppelen met een veilige bankkoppeling, zoals de ABN-AMRO, ING-bank en de Rabobank. Hierdoor kun je alle bankafschriften en banktransacties direct koppelen aan de administratie. Overigens is het ook mogelijk om een boekhoudpakket te koppelen met de Belastingdienst voor de btw-aangifte. Hiervoor heb je wel een zakelijke rekening nodig.
Btw-aangifte doen
Een stichting, vereniging of club kan btw-plichtig zijn. Dit is afhankelijk van het doel en de activiteiten. Als je een eenvoudig boekhoudprogramma met ledenadministratie gebruikt, is het al mogelijk om hiermee de btw-aangifte te doen. Het is dan niet nodig om een apart boekhoudprogramma aan te schaffen voor de btw-aangifte. Ook de Belastingdienst heeft eerder aangegeven voorstander te zijn van online boekhouden. De belangrijkste reden hiervoor is dat met online boekhouden minder snel fouten worden gemaakt met de btw-aangifte. Online boekhoudsoftware is slim genoeg om bepaalde fouten of vergissingen in de administratie te kunnen herkennen. Zie ook onze eigen handige tool om een btw-berekening te maken.
Wat kost een boekhoudprogramma met ledenadministratie?
De prijs van een boekhoudprogramma met ledenadministratie is afhankelijk van het aantal gebruikers en het aantal functionaliteiten. De prijs ligt gemiddeld tussen de € 8,- en € 100,- per maand. Voor een vereniging of stichting is er soms sprake van een extra gereduceerd tarief. Het boekhoudpakket e-boekhouden is overigens tot 15 maanden gratis te gebruiken. Met e-boekhouden kun je dus voor een langere periode gratis boekhouden. Alle boekhoudprogramma's zijn in grote mate geautomatiseerd en zijn te koppelen aan andere softwaresystemen. Een ander goed boekhoudpakket is bijvoorbeeld Visma eAccounting om de administratie up-to-date te houden. Het juiste software pakket is allemaal onderaan deze pagina terug te vinden.
Welke functies heb je nodig:
- Het kunnen opstellen van facturen.
- Het registreren van alle inkomsten en uitgaven.
- Het eenvoudig bijhouden van de ledenadministratie.
- Het automatisch kunnen incasseren van de contributie.
- Het eventueel kunnen aanmaken van mailings en andere correspondentie.
- Het automatisch maken van een complete back-up.
- Het eventueel offertes maken.
- Het geautomatiseerd verwerken en categoriseren van donaties.
Het is als penningmeester en/of als bestuurder aan te raden om gebruik te maken van online boekhouden. Hierdoor zul je veel tijd besparen en zul je ook beter financieel inzicht krijgen. Wanneer je online boekhouden gebruikt, bespaar je tijd en kun je je meer richten op andere taken. Ook kun je de administratie in een veilige online omgeving laten controleren door bijvoorbeeld de boekhouder of accountant. Het is overigens ook mogelijk om gebruik te maken van aanvullende functies, zoals:
- Het opstellen van de winst- en verliesrekening.
- Het aanmaken van grootboeken.
- Het automatisch versturen van herinneringen.
Ledenadministratie software kopen
Een boekhoudprogramma kopen behoort ook tot de mogelijken, echter is een online boekhouding opzetten meestal verstandiger. Het werken in de Cloud geeft je bijvoorbeeld ook het voordeel dat je gebruik kunt maken van een gratis app. Met de handige mobiele app kun je bijvoorbeeld verschillende administratieve handelingen uitvoeren. De verschillende boekhoudprogramma's beschikken tegenwoordig allemaal over een gratis app. Dit heb je met een gekocht boekhoudprogramma niet. Dit soort boekhoudpakketten moeten gezien als offline boekhoudprogramma. Online boekhoudsoftware werkt tegenwoordig allemaal in de Cloud.
Ook kun je dan ook meestal geen boekhoudsoftware Belastingdienst koppeling maken. Een ander nadeel is dat er meestal geen sprake is van een deskundige helpdesk en er dus geen sprake is van gebruiksgemak. Een goede klantenservice mag dan ook niet ontbreken. Ook krijg je de beschikking over een online boekhouder die kan helpen. Dit is niet het geval wanneer je gebruikmaakt van een gratis boekhoudprogramma. De administratie bijhouden kan dus het beste gedaan worden met een professioneel en vooral compleet boekhoudpakket. Door de slimme automatisering kun je veel handelingen geautomatiseerd uitvoeren. Overigens zijn er wel gratis boekhoudprogramma's beschikbaar, maar meestal zijn deze zeer beperkt.
Boekhoudprogramma's vergelijken
Een boekhoudprogramma vergelijken op functies, prijs, vreemde valuta en andere mogelijke functies is verstandig. Met onze vergelijker kun je precies aangeven welke functies belangrijk zijn voor je. Online boekhoudprogramma's vergelijken gaat wel verder dan het alleen kijken naar de maandelijkse kosten. De gebruiksvriendelijkheid is bijvoorbeeld een belangrijk punt. De vergelijking kan ook gemaakt worden op basis van het facturen aanmaken. Het facturen maken kan voor sommige verenigingen veel werk zijn.
Beste boekhoudprogramma's voor de gehele boekhouding
Als je op zoek bent naar een boekhoudprogramma met ledenadministratie, is het verstandig om verschillende aanbieders te vergelijken. Kijk bijvoorbeeld naar de prijs, het aantal gebruikers, de gebruiksvriendelijkheid en naar de extra functionaliteiten. Op die manier kun je het boekhoudprogramma vinden dat het beste bij jouw vereniging, stichting of club past.
Het is met alle boekhoudpakketten mogelijk om een gratis en vrijblijvend proefaccount aan te maken. In de meeste gevallen kun je het programma minimaal dertig dagen uitproberen. Er is ook voldoende ledenadministratie software beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan e-boekhouden, maar kijk ook zeker bij de andere aanbieders om tot het beste online boekhoudprogramma te komen. Het is slim om eerst een goede vergelijking te maken, omdat het overstappen naar een ander boekhoudprogramma voorkomen moet worden. Dit kan namelijk best voor werk zijn. Zeker wanneer het een grote stichting of vereniging betreft.
Enkele populaire aanbieders zijn:
Er zijn dus verschillende boekhoudpakketten beschikbaar voor organisaties met leden.
Zie voor extra informatie ook onze handige keuzewijzer.
Mijnzzp.nl