Een kolommenbalans is een overzicht van alle grootboekrekeningen binnen een boekhoudsysteem, waarbij per rekening de debetbedragen en creditbedragen in afzonderlijke kolommen worden weergegeven. Het doel van een kolommenbalans is het controleren van de boekhouding. Door de totalen van de debetkolommen en creditkolommen met elkaar te vergelijken, kan worden vastgesteld of alle boekingen boekhoudkundig correct zijn verwerkt.
Wanneer de totalen van debet en credit aan elkaar gelijk zijn, is de administratie in evenwicht. Dat betekent niet automatisch dat er geen fouten zijn gemaakt, maar wel dat de basisboekingen correct zijn opgebouwd. Een kolommenbalans kan handmatig worden opgesteld, bijvoorbeeld in Excel, maar wordt bij gebruik van een boekhoudprogramma automatisch gegenereerd en bijgewerkt.
Inzicht per periode met een kolommenbalans
Een kolommenbalans kan op elk gewenst moment worden opgesteld, bijvoorbeeld per maand, kwartaal of jaar. Hierdoor ontstaat inzicht in de ontwikkeling van de cijfers over verschillende periodes. De kolommenbalans vormt de basis voor de proefbalans. Op basis van de proefbalans worden vervolgens de balans en de winst- en verliesrekening opgesteld.
Eventuele verschillen of onbalansen in de kolommenbalans wijzen op fouten in de administratie die moeten worden opgespoord en gecorrigeerd. Denk aan verkeerd geboekte bedragen, een foutieve rekening of een boeking die slechts aan één zijde is verwerkt.
Ook bij geautomatiseerde boekhoudsystemen blijft de kolommenbalans een nuttig controlemiddel. Hoewel software debet- en credittechnisch in evenwicht houdt, helpt de kolommenbalans bij het signaleren van inhoudelijke boekingsfouten.
De balans
De balans is een financieel overzicht dat de financiële positie van een onderneming weergeeft op een specifiek moment. De balans bestaat uit twee zijden die altijd in evenwicht moeten zijn.
Activa
Dit zijn de bezittingen en middelen van een onderneming, zoals:
- Kas en bank
- Vorderingen op klanten
- Voorraden
- Gebouwen en inventaris
- Investeringen
Passiva en eigen vermogen
Dit geeft weer hoe de activa zijn gefinancierd:
- Schulden aan leveranciers
- Leningen
- Belastingverplichtingen
- Eigen vermogen
- Ingehouden winsten
Het basisprincipe van de balans luidt:
Activa = Passiva + Eigen vermogen
Balans biedt inzicht
De balans biedt inzicht in de financiële positie en stabiliteit van een onderneming. Meestal wordt de balans opgesteld bij het afsluiten van een boekjaar, maar tussentijdse balansen per maand of kwartaal worden vaak gebruikt om de financiële situatie te volgen en te analyseren.
Samengevat is de kolommenbalans een belangrijk hulpmiddel om de boekhouding te controleren en fouten tijdig te signaleren. In combinatie met de proefbalans en de balans vormt dit de basis voor een betrouwbare financiële administratie.
Mijnzzp.nl