Dat voor elke ondernemer de boekhouding erg belangrijk is, zal niet snel iemand tegenspreken. In de dagelijkse praktijk blijkt het echter vaak lastig om de boekhouding op de juiste manier bij te houden. Vooral zzp’ers en startende ondernemers hebben hier vaker dan gemiddeld moeite mee. Het bijhouden van de boekhouding is voor alle ondernemers wettelijk verplicht. Het is dus belangrijk om dit op de juiste manier te doen.
Zelf de boekhouding doen of uitbesteden? Welk pakket kies je en hoe zorg je dat je het boekhouden structureel bijhoudt? Dat zijn maar enkele van de vragen waar je als startende ondernemer vaak tegenaan loopt. Het is belangrijk dat je beschikt over een goede financiële administratie en een overzichtelijke boekhouding. Dit is vanzelfsprekend ook belangrijk voor kleine ondernemers. De meeste ondernemers maken tegenwoordig gebruik van een eenvoudig online boekhoudprogramma. In dit artikel gaan we in op wat er allemaal op je afkomt als je gaat starten met boekhouden, welke basiskennis handig is en hoe je fouten in de boekhouding voorkomt.
Basiskennis boekhouding
Wanneer je met boekhouden gaat beginnen, hoef je echt niet van tevoren alle vaktermen te kennen. Maar het is wel handig als je een aantal basisbegrippen kent en begrijpt. Het maakt het starten met je boekhouding wat makkelijker en je voorkomt beginnersfouten.
We zetten een aantal basisbegrippen uit de boekhouding op een rij:
- Begin- en eindbalans: een essentieel onderdeel van de boekhouding. Een balans is een overzicht van je activa en passiva, oftewel je bezittingen en schulden. De beginbalans maak je aan het begin van het boekjaar op en de eindbalans aan het einde van het boekjaar.
- Activa: de bezittingen van je onderneming, onderverdeeld in vaste en vlottende activa. Vaste activa zijn bijvoorbeeld gebouwen en machines. Vlottende activa zijn bijvoorbeeld kasgeld en bedrijfsvoorraad. Op een balans staan de activa altijd aan de linkerkant.
- Passiva: de passiva staan altijd aan de rechterkant van elke balans en bestaan uit de schulden van je onderneming. Hier vallen onder andere je eigen en vreemd vermogen onder. Daarnaast vallen reserveringen en kortlopende schulden ook onder de passiva.
- Boekdatum: de boekdatum is de datum waarop je een boeking hebt gedaan in je boekhouding. Het is dus niet de ontvangst- of betaaldatum.
- Winst- en verliesrekening: het overzicht waarop de omzet en de kosten van je bedrijf vermeld staan, en waar onder de streep het bedrijfsresultaat te vinden is. De winst- en verliesrekening kan je zelf maken of laten doen door een goede boekhouder. Hierdoor weet je precies wat de financiële positie is van je onderneming.
Lees hier verder voor nog meer uitleg over boekhoudtermen.
Basiskennis facturen maken en btw-regels
Een belangrijk onderdeel van boekhouden voor elke onderneming is facturering. Op enkele uitzonderingen na ben je als onderneming verplicht te factureren. Je factureren moeten voldoen aan bepaalde regels. Zorg dat altijd minimaal de volgende onderdelen op jouw facturen vermeld staat:
- Je volledige bedrijfsnaam en die van je klant of opdrachtgever. Vermeld ook het vestigingsadres van zowel jouw bedrijf als dat van je afnemer.
- Elke ondernemer heeft een btw-identificatienummer, je bent verplicht dit op elke factuur te vermelden.
- Hetzelfde geldt voor je KvK-nummer.
- Je IBAN-nummer mag ook niet ontbreken.
- Factuurgegevens: factuurnummer en factuurdatum
- Leveringsgegevens: leveringsdatum en omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- Btw-gegevens: het geldende btw-tarief, het totaalbedrag zonder btw, het btw-bedrag en het totaalbedrag mét btw.
Fouten in de boekhouding voorkomen
Fouten maken is menselijk, maar het is fijn dat er manieren zijn om fouten te voorkomen. Zeker als het de boekhouding betreft wil je fouten liever voorkomen dan achteraf tijd en geld besteden aan het herstellen ervan. We geven drie tips waarmee je eenvoudig beginnersfouten in je boekhouding voorkomt:
- Check al je binnenkomende facturen goed. Krijg je een factuur binnen die niet voldoet aan de wettelijke eisen? Neem direct contact op met de afzender van de factuur. Check altijd of de factuur voldoet aan de in de vorige paragraaf van dit artikel vermelde factuureisen. Via het VIES-systeem kun je altijd het btw-nummer controleren.
- Gebruik een btw-calculator. Wanneer je altijd de btw uit je hoofd berekent kan het natuurlijk een keertje fout gaan. Maak het jezelf makkelijk door altijd een btw-calculator te gebruiken. Een kleine moeite die onnodige fouten voorkomt.
- Berekenen boekwaarde en afschrijvingen. De boekwaarde is de waarde van de activa op je balans. Om die exact te berekenen, moet je weten wat precies je afschrijving is. Boekwaarde en afschrijvingen berekenen is voor veel ondernemers, vooral starters best lastig. Ons eerder verschenen artikel over dit onderwerp helpt je op weg.
Boekhouding zelf doen of uitbesteden?
Zelf de boekhouding doen of uitbesteden? Dat is een vraag waar veel ondernemers vroeg of laat een keer mee te maken krijgen. Wat de beste keuze is, hangt af van je eigen voorkeur en je omstandigheden: de een ligt boekhouden nu eenmaal meer dan de ander, hoeveel tijd wil en kun je eraan besteden en zo zijn er nog veel meer overwegingen.
Als je besluit een boekhouder in te schakelen, ga dan niet over één nacht ijs. Praat met verschillende boekhouders, vraag offertes op, en als je een boekhouder hebt gevonden waar je alle vertrouwen in hebt, spreek dan duidelijk af wie wat doet. Geef je alles uit handen, of blijf je een deel zelf doen? Zo ja, welke werkzaamheden doe je zelf en welke doet de boekhouder? Je kan natuurlijk ook een boekhouder inhuren die je helpt met de online boekhouding. De meeste bedrijven maken ook gebruik van een goede boekhouder als extra hulp. Overigens bieden aanbieders van boekhoudprogramma's ook een gratis helpdesk aan.
Boekhouding goed regelen als zzp’er
Voor veel zzp’ers is de boekhouding een uitdaging. Zeker in het begin kan het lastig zijn: je staat er als zzp’er per definitie alleen voor, en er komt als startende ondernemer veel op je af. Ben je startende zzp’er? Dan is een belangrijke tip om je boekhouding vanaf het begin structureel aan te pakken. Maak wekelijks een afspraak met jezelf, en agendeer dit. Een goede boekhouding is de kern van je administratie, en te belangrijk om steeds uit te stellen. Stel je het bijhouden van je boekhouding te vaak uit, dan kun je in de problemen komen.
Zet je boekhouding vanaf het begin goed op en hou het bij. Je hebt als zzp’er grofweg drie mogelijkheden:
- Zelf doen, bijvoorbeeld in Excel. Doe dit alleen als je meer dan gemiddelde affiniteit hebt met boekhouding.
- Uitbesteden aan een boekhouder. Een degelijke, maar wat duurdere oplossing.
- Maak gebruik van een goed boekhoudprogramma.
Hoe kies je het boekhoudprogramma dat het beste bij jou en je onderneming past?
Kies je ervoor om zelf je boekhouding te doen, dan hoef je niet letterlijk alles zelf te doen. Het juiste boekhoudprogramma kan je veel zorgen uit handen nemen.
Of je nu zzp’er bent of een bedrijf hebt met veel werknemers, of zaken doet in het buitenland: elke ondernemer stelt weer andere eisen aan programmatuur voor de boekhouding. Toch zijn er wel een aantal punten die voor alle ondernemers gelden, wanneer het aankomt op het kiezen van een goed boekhoudprogramma:
- Overzichtelijkheid: boekhouden is voor veel ondernemers al uitdagend genoeg. Het pakket dat je kiest moet in ieder geval gebruiksvriendelijk en overzichtelijk zijn.
- Tijdbesparend: als ondernemer heb je waarschijnlijk al ruim voldoende werk aan het leveren van je eigen goederen of diensten. Kies daarom voor een boekhoudpakket dat je tijd bespaart: zitten er bijvoorbeeld allerlei handige functies in? Zoals een automatische koppeling naar de Belastingdienst voor een snelle btw-aangifte? Het is belangrijk om geen fouten te maken met je btw-aangifte. Gebruik voor je btw-aangifte dan ook een online boekhoudprogramma. Ook het eenvoudig maken van grootboekrekeningen is mogelijk.
- Uitbreidbaarheid: wanneer je starter bent is een eenvoudig basispakket vaak genoeg. Met het oog op de toekomst is het verstandig te kijken naar een pakket dat makkelijk uitbreidbaar is. Is het pakket bijvoorbeeld modulair opgezet, zodat je makkelijk uit kunt breiden met een nieuwe module?
Lees ook ons artikel: Boekhoudkosten berekenen: waar moet je op letten
Startende zzp'ers kunnen eenvoudig zelf de boekhouding bijhouden door het gebruiken van een online boekhoudprogramma.
De meeste kleine ondernemers mogen enkelvoudig boekhouden toepassen. Dit is een relatief eenvoudige manier van boekhouden.
Mijnzzp.nl