Bij het starten van je eigen bedrijf is het aan te raden om direct met je boekhouding te beginnen. Het is wettelijk verplicht om je financiële administratie als ondernemer bij te houden en bovendien biedt het gemak bij het doen van de btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting. Je kan bovendien de zakelijke uitgaven in verband met de start van je bedrijf alvast opnemen in de boekhouding. Ga je als zzp'er zelf aan de slag met de administratie dan komt het van pas als je alles weet wat je moet weten over boekhouden. De meeste startende ondernemers maken tegenwoordig gebruik van online boekhouden. Wij proberen in dit artikel de veelgestelde vragen en boekhoudkundige termen te verduidelijken.
Als startende ondernemer is het dus nodig om alle inkomsten en uitgaven zorgvuldig te registreren. Alle debiteuren en crediteuren waarmee je te maken krijgt moet je in financiële administratie opnemen. Dit doe je het eenvoudigst door het opzetten van een digitale boekhouding. Dit programma maakt het mogelijk alle debiteuren en crediteuren op een eenvoudige manier te beheren en zorgt ervoor dat de inkomsten en uitgaven overzichtelijk blijven. Als ondernemer is het erg belangrijk om de financiële situatie inzichtelijk te houden. Een digitale boekhouding heeft veel voordelen ten opzichte van het offline boekhouden.
Inhoudsopgave
• Online boekhouden met een online boekhoudprogramma
• Doel van de boekhouding: verplicht voor ondernemers
• Extra doelen
Boekhouden: financiële administratie verwerken
Facturenadministratie
• Factuur: naam en adres van jezelf en van de afnemer
• Datum en factuurnummer
• Dienst of product, bedrag en btw
• Betaaltermijn
• Debiteurenbeheer en crediteurenbeheer
Winst- en verliesrekening
• Omzet, opbrengsten en uitgaven
Belang van een winst- en verliesrekening
Grootboekrekening: balans en resultaat
• Balansrekening
• Afschrijvingen berekenen
Online boekhouden met een online boekhoudprogramma
Het is voor iedereen die een eenmanszaak start en als zzp'er gaat werken mogelijk om zelf te gaan online boekhouden. Daarbij kan je overigens altijd naar wens ondersteuning van een boekhouder krijgen voor de belastingaangiften, maar dat hoeft niet. Zo voorzien online boekhoudprogramma’s in de cijfers die je daarvoor nodig hebt. De uitgebreide functionaliteit maakt het online boekhouden eenvoudig. Een compleet boekhoudpakket bespaart daarnaast veel tijd. Ook beschikken alle boekhoudsoftware aanbieders over een helpdesk. De gratis helpdesk werkt prettig en voorkomt vergissingen. Het is meestal mogelijk om een online cursus te volgen.
Doel van de boekhouding: verplicht voor ondernemers
- In de eerste plaats is het voor ondernemers verplicht om de administratie bij te houden voor het doen van de aangifte btw. Elektronische btw-aangifte doen is tegenwoordig de norm en heeft ook de voorkeur van de Belastingdienst. Je administratie bestaat daarbij uit alle gegevens die je voor je bedrijf digitaal of op papier vastlegt. Bedrijven zijn bovendien verplicht om deze gegevens zeven jaar te bewaren. Dit heeft betrekking op de gehele administratie.
Extra doelen
Naast het verplichtende karakter van het bijhouden van een boekhouding dient de financiële administratie echter ook andere doelen. Je krijgt er als ondernemer namelijk inzicht in de behaalde winsten en verliezen. Ook kan je de financiële positie van je bedrijf in de gaten houden en vormt alle informatie de basis voor de aangifte inkomstenbelasting.
- Verplichte administratie voor btw-aangifte.
- Inzicht in winst en verlies.
- Controle over financiële positie.
- Basis voor aangifte inkomstenbelasting.
Boekhouden: financiële administratie verwerken
Boekhouden komt neer op het verwerken van de financiële administratie van je bedrijf. Dat betekent dat je bij een zakelijke uitgave deze kosten in je boekhouding verwerkt. Ook facturen die je aan debiteuren verstuurt, neem je op in de boekhouding. Extra handig is het als je via je online boekhoudprogramma offertes kan maken en versturen.
- Facturenadministratie.
- Debiteurenbeheer en crediteurenbeheer.
- Winst- en verliesrekening.
- Grootboekrekening.
Facturenadministratie
- Je hebt al zzp'er een facturenadministratie nodig en daarbij hoort een factuur aan bepaalde voorwaarden te voldoen. Zo maak je voor elke dienst of elk product dat je levert een factuur op. De facturatie moet aan wet- en regelgeving voldoen. Voorkom als ondernemer dan ook foute facturatie. Als je verplicht bent te factureren zijn er altijd bepaalde gegevens die erop moeten komen te staan. Denk bijvoorbeeld aan je KvK-nummer en aan je btw-nummer.
Factuur: naam en adres van jezelf en van de afnemer
Je vermeldt op de factuur de naam van je eigen bedrijf en die van de afnemer. Dat is doorgaans de juridische naam, zoals deze bekend staat in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Indien de afnemer daarbij een handelsnaam gebruikt, is dat eveneens toegestaan. Daarnaast zet je ook het bedrijfsadres van jezelf en die van de afnemer op de factuur. Het gaat hierbij om het vestigingsadres. Je zet bovendien je KvK-nummer en btw-nummer op de factuur, dat is het btw-identificatienummer dat met NL begint.
- Naam en adres van je eigen bedrijf.
- Je KvK-nummer en btw-identificatienummer.
- Naam en adres van de afnemer.
Datum en factuurnummer
- Bij het versturen van facturen zet je de datum op de factuur en het is eveneens belangrijk om een factuurnummer te vermelden. De factuurnummers dienen opeenvolgend te zijn. Bij een online boekhoudprogramma gebeurt dit steeds automatisch. Het is namelijk zo dat je elk nummer maar eenmaal mag gebruiken.
Dienst of product, bedrag en btw
- Lever je als zzp'er diensten dan omschrijf je de geleverde dienst en vermeld je de prijs. Als je goederen levert, noteer je op de factuur om wat voor goederen het gaat en vermeldt je daarbij het aantal en de prijs. Ook vermeld je de datum wanneer de dienst of het product is geleverd aan de afnemer. Het bedrag komt exclusief btw op de factuur te staan, waarna je daaronder het van toepassing zijnde btw-tarief neerzet met het btw-bedrag. Daar volgt een totaalbedrag uit.
Betaaltermijn
- Het is verder raadzaam om op de factuur naast je bankrekeningnummer een betaaltermijn te vermelden. De meest gehanteerde betaaltermijn is dertig dagen, maar je kan er bijvoorbeeld ook een termijn van vijftien dagen opzetten. Om misverstanden te voorkomen, is het eveneens mogelijk om de betaaltermijn in offertes en in de algemene voorwaarden op te nemen. Het opnemen van een betaaltermijn schept duidelijkheid en voorziet in een optimale controle als het om debiteurenbeheer gaat.
Debiteurenbeheer en crediteurenbeheer
- Debiteurenbeheer en crediteurenbeheer vormen een belangrijk onderdeel van het boekhouden. Het draait namelijk allemaal om de bedragen die binnenkomen en bedragen die je betaalt aan crediteuren. Daar is de hele financiële administratie van je bedrijf op gebaseerd. Een debiteur is jouw bedrijf geld verschuldigd en aan een crediteur ben jij nog geld verschuldigd. Het is uiteraard belangrijk dat jij aan je betalingsverplichtingen voldoet. Zo geldt dat eveneens voor debiteuren. Blijft de betaling van debiteuren lang uit dan dien je actie te ondernemen en bijvoorbeeld een herinnering of aanmaning te sturen.
Winst- en verliesrekening
- Een winst- en verliesrekening geeft je als ondernemer inzicht in de financiële resultaten. De winst- en verliesrekening vormt samen met de balans van je bedrijf de jaarrekening. Bij een winst- en verliesrekening is er sprake van een periodiek overzicht van alle opbrengsten en uitgaven die betrekking hebben op je bedrijf. Je kan bijvoorbeeld per maand, kwartaal of per jaar zien wat het resultaat is. De omzet, kosten en winst komen erop te staan.
Omzet, opbrengsten en uitgaven
- De omzet maakt onderdeel uit van de winst- en verliesrekening en heeft betrekking op de resultaten van de verkopen van diensten of producten. Heb je goederen ingekocht dan trek je de inkoopwaarde daarvan af. Daarnaast tel je alle uitgaven of inzake bedrijfskosten die je gemaakt hebt om tot de omzet te komen. De winst komt dan simpelweg uit op de omzet, min de inkoopwaarde en min de kosten.
Belang van een winst- en verliesrekening
Het is handig als je van een online boekhoudprogramma gebruikmaakt om te boekhouden, want dan is de winst- en verliesrekening met een druk op de knop te genereren. Bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in alle kosten met de optie om te kijken waarop te bezuinigen valt.
Zo kan een winst- en verliesrekening ook nodig zijn om financiering te verkrijgen of om een zzp hypotheek af te sluiten. Het belangrijkste is echter dat je als ondernemer financieel inzicht krijgt in hoe het met je bedrijf gaat. Daarnaast is het een hulpmiddel voor de aangifte inkomstenbelasting en ben je uiteraard verplicht om een kloppende weergave van inkomsten en uitgaven te administreren. Als zzp'er ben je overigens niet verplicht om een jaarrekening op te stellen.
Grootboekrekening: balans en resultaat
Een grootboekrekening heeft betrekking op inkomsten en kosten in een specifieke categorie die dan ook logischerwijs op elkaar aansluiten. Bij het online boekhouden zorgt een grootboekrekening ervoor dat de boekhouding als het ware is opgedeeld. Dat voorziet in een optimaal inzicht in de financiën. Er zijn twee soorten grootboekrekeningen te onderscheiden, namelijk balansrekeningen en resultaatrekeningen. Houd je de online boekhouding netjes bij in een online boekhoudprogramma dan worden grootboekrekeningen automatisch samengesteld. De software kan vanzelfsprekend ook rekening houden met vreemd vermogen, het eigen vermogen en weet ook precies welke openstaande facturen er nog zijn. Alle inkomsten en uitgaven zijn overzichtelijk terug te vinden binnen het boekhoudpakket.
Balansrekening
- Een balansrekening heeft betrekking op het vertegenwoordigen van een bepaalde schuld of waarde. Op een balansrekening staan bijvoorbeeld onderdelen als inventaris, bank, kas en leningen.
Afschrijvingen berekenen
Koop je een bedrijfsmiddel met een waarde van meer dan € 450 dan dien je daarop af te schrijven en komt het bedrijfsmiddel op de balans te staan. Heb je een webshop dan houd je in de financiële administratie de voorraad bij. Zo zijn alle financiële handelingen die je als zzp'er uit naam van je bedrijf verricht in de boekhouding op te nemen. Daarmee voorziet je boekhouding in een financieel overzicht met alle bedrijfsresultaten, zoals een winst- en verliesrekening.
Daarbij zijn er grootboekrekeningen die betrekking hebben op bepaalde categorieën inkomsten en uitgaven. Als startende ondernemer heb je over het algemeen te maken met verschillende fiscale belastingvoordelen. Daarnaast zijn er investeringen die je niet in één keer mag afschrijven. Om deze boekwaarde op de juiste manier in de boekhouding op te kunnen nemen, moet je de boekwaarde begroten. Zie ook hiervoor ons hulpmiddel.