Team Mijnzzp

Alles over boekhouden

Bij het starten van je eigen bedrijf is het aan te raden om direct met je boekhouding te beginnen. Het is verplicht om je administratie als ondernemer bij te houden en bovendien biedt het gemak bij het doen van de btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting. Je kan bovendien de zakelijke uitgaven in verband met de start van je bedrijf alvast opnemen in de boekhouding. Ga je als zzp'er zelf aan de slag met de administratie dan komt het van pas als je alles weet wat je moet weten over boekhouden.

Zelf boekhouden met een online boekhoudprogramma

Het is voor iedereen die een eenmanszaak start en als zzp'er gaat werken mogelijk om zelf te gaan boekhouden. Daarbij kan je overigens altijd naar wens ondersteuning van een boekhouder krijgen voor de belastingaangiften, maar dat hoeft niet. Zo voorzien online boekhoudprogramma’s in de cijfers die je daarvoor nodig hebt. De uitgebreide functionaliteit maakt het boekhouden eenvoudig. Een compleet boekhoudpakket bespaart daarnaast veel tijd. Ook beschikken alle boekhoudsoftware aanbieders over een helpdesk. De gratis helpdesk werkt prettig en voorkomt vergissingen. Het is meestal mogelijk om een online cursus te volgen.

Doel van de boekhouding: verplicht voor ondernemers

In de eerste plaats is het voor ondernemers verplicht om de administratie bij te houden ten behoeve van het doen van de aangifte btw. Elektronische btw-aangifte doen is tegenwoordig de norm en heeft ook de voorkeur van de Belastingdienst. Je administratie bestaat daarbij uit alle gegevens die je voor je bedrijf digitaal of op papier vastlegt. Bedrijven zijn bovendien verplicht om deze gegevens zeven jaar te bewaren. Dit heeft betrekking op de gehele administratie.

Extra doelen

Naast het verplichtende karakter van het bijhouden van een boekhouding dient de administratie echter ook andere doelen. Je krijgt er als ondernemer namelijk inzicht in de behaalde winsten en verliezen. Ook kan je de financiële positie van je bedrijf in de gaten houden en vormt alle informatie de basis voor de aangifte inkomstenbelasting.

  • Verplichte administratie voor btw-aangifte;
  • Inzicht in winst en verlies;
  • Controle over financiële positie;
  • Basis voor aangifte inkomstenbelasting.

Boekhouden: financiële administratie verwerken

Boekhouden komt neer op het verwerken van de financiële administratie van je bedrijf. Dat betekent dat je bij een zakelijke uitgave deze kosten in je boekhouding verwerkt. Ook facturen die je aan debiteuren verstuurt, neem je op in de boekhouding. Extra handig is het als je via je online boekhoudprogramma offertes kan maken en versturen.

Koop je een bedrijfsmiddel met een waarde van meer dan € 450 dan dien je daarop af te schrijven en komt het bedrijfsmiddel op de balans te staan. Heb je een webshop dan houd je in de administratie de voorraad bij. Zo zijn alle financiële handelingen die je als zzp'er uit naam van je bedrijf verricht in de boekhouding op te nemen. Daarmee voorziet je boekhouding in een financieel overzicht met alle bedrijfsresultaten, zoals een winst- en verliesrekening. Daarbij zijn er grootboekrekeningen die betrekking hebben op bepaalde categorieën inkomsten en uitgaven.

Facturenadministratie

Je hebt al zzp'er een facturenadministratie nodig en daarbij hoort een factuur aan bepaalde voorwaarden te voldoen. Zo maak je voor elke dienst of elk product dat je levert een factuur op. De facturatie moet aan wet- en regelgeving voldoen. Voorkom als ondernemer dan ook foute facturatie. Als je verplicht bent te factureren zijn er altijd bepaalde gegevens die erop moeten komen te staan.

Factuur: naam en adres van jezelf en van de afnemer

Je vermeldt op de factuur de naam van je eigen bedrijf en die van de afnemer. Dat is doorgaans de juridische naam, zoals deze bekend staat in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Indien de afnemer daarbij een handelsnaam gebruikt, is dat eveneens toegestaan. Daarnaast zet je ook het bedrijfsadres van jezelf en die van de afnemer op de factuur. Het gaat hierbij om het vestigingsadres. Je zet bovendien je KvK-nummer en btw-nummer op de factuur, dat is het btw-identificatienummer dat met NL begint.

  • Naam en adres van je eigen bedrijf;
  • Je KvK-nummer en btw-identificatienummer;
  • Naam en adres van de afnemer.

Datum en factuurnummer

Bij het versturen van facturen zet je de datum op de factuur en het is eveneens belangrijk om een factuurnummer te vermelden. De factuurnummers dienen opeenvolgend te zijn. Bij een online boekhoudprogramma gebeurt dit steeds automatisch. Het is namelijk zo dat je elk nummer maar eenmaal mag gebruiken.

Dienst of product, bedrag en btw

Lever je als zzp'er diensten dan omschrijf je de geleverde dienst en vermeld je de prijs. Als je goederen levert, noteer je op de factuur om wat voor goederen het gaat en vermeldt je daarbij het aantal en de prijs. Ook vermeld je de datum wanneer de dienst of het product is geleverd aan de afnemer. Het bedrag komt exclusief btw op de factuur te staan, waarna je daaronder het van toepassing zijnde btw-tarief neerzet met het btw-bedrag. Daar volgt een totaalbedrag uit.

Betaaltermijn

Het is verder raadzaam om op de factuur naast je bankrekeningnummer een betaaltermijn te vermelden. De meest gehanteerde betaaltermijn is dertig dagen, maar je kan er bijvoorbeeld ook een termijn van vijftien dagen opzetten. Om misverstanden te voorkomen, is het eveneens mogelijk om de betaaltermijn in offertes en in de algemene voorwaarden op te nemen. Het opnemen van een betaaltermijn schept duidelijkheid en voorziet in een optimale controle als het om debiteurenbeheer gaat.

Debiteurenbeheer en crediteurenbeheer

Debiteurenbeheer en crediteurenbeheer vormen een belangrijk onderdeel van het boekhouden. Het draait namelijk allemaal om de bedragen die binnenkomen en bedragen die je betaalt aan crediteuren. Daar is de hele financiële administratie van je bedrijf op gebaseerd. Een debiteur is jouw bedrijf geld verschuldigd en aan een crediteur ben jij nog geld verschuldigd. Het is uiteraard belangrijk dat jij aan je betalingsverplichtingen voldoet. Zo geldt dat eveneens voor debiteuren. Blijft de betaling van debiteuren lang uit dan dien je actie te ondernemen en bijvoorbeeld een herinnering of aanmaning te sturen.

Winst- en verliesrekening

Een winst- en verliesrekening geeft je als ondernemer inzicht in de financiële resultaten. De winst- en verliesrekening vormt samen met de balans van je bedrijf de jaarrekening. Bij een winst- en verliesrekening is er sprake van een periodiek overzicht van alle opbrengsten en uitgaven die betrekking hebben op je bedrijf. Je kan bijvoorbeeld per maand, kwartaal of per jaar zien wat het resultaat is. De omzet, kosten en winst komen erop te staan.

Omzet, opbrengsten en uitgaven

De omzet maakt onderdeel uit van de winst- en verliesrekening en heeft betrekking op de resultaten van de verkopen van diensten of producten. Heb je goederen ingekocht dan trek je de inkoopwaarde daarvan af. Daarnaast tel je alle uitgaven of inzake bedrijfskosten die je gemaakt hebt om tot de omzet te komen. De winst komt dan simpelweg uit op de omzet min de inkoopwaarde en min de kosten.

Belang van een winst- en verliesrekening

Het is handig als je van een online boekhoudprogramma gebruikmaakt om te boekhouden, want dan is de winst- en verliesrekening met een druk op de knop te genereren. Bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in alle kosten met de optie om te kijken waarop te bezuinigen valt. Zo kan een winst- en verliesrekening ook nodig zijn om financiering te verkrijgen of om een zzp hypotheek af te sluiten. Het belangrijkste is echter dat je als ondernemer financieel inzicht krijgt in hoe het met je bedrijf gaat. Daarnaast is het een hulpmiddel voor de aangifte inkomstenbelasting en ben je uiteraard verplicht om een kloppende weergave van inkomsten en uitgaven te administreren. Als zzp'er ben je overigens niet verplicht om een jaarrekening op te stellen.

Grootboekrekening: balans en resultaat

Een grootboekrekening heeft betrekking op inkomsten en kosten in een specifieke categorie die dan ook logischerwijs op elkaar aansluiten. Bij het boekhouden zorgt een grootboekrekening ervoor dat de boekhouding als het ware is opgedeeld. Dat voorziet in een optimaal inzicht in de financiën. Er zijn twee soorten grootboekrekeningen te onderscheiden, namelijk balansrekeningen en resultaatrekeningen. Houd je boekhouding netjes bij in een online boekhoudprogramma dan worden grootboekrekeningen automatisch samengesteld.

Balansrekening

Een balansrekening heeft betrekking op het vertegenwoordigen van een bepaalde schuld of waarde. Op een balansrekening staan bijvoorbeeld onderdelen als inventaris, bank, kas en leningen.

Resultaatrekening

Een resultaatrekening is eigenlijk de winst- en verliesrekening. Hier komen dan ook onderdelen op te staan als alle inkopen en verkopen net als verschillende soorten kosten, zoals reiskosten en campagnekosten. Een resultaatrekening is voor een eenmanszaak voldoende.

Boekhouden voor aangifte btw en inkomstenbelasting

Elk kwartaal volgt er een verplichte btw-aangifte voor zzp'ers met uitzondering van de ondernemers die van de kleine ondernemersregeling gebruikmaken. Het voordeel van zelf boekhouden met boekhoudsoftware is dat het een fluitje van een cent is om de btw-aangifte te doen. Door alle ingaande en uitgaande facturen bij te houden, voorziet de boekhoudsoftware erin alle gegevens voor de btw te berekenen en klaar te zetten. Je kan deze vrijwel altijd een-op-een overnemen. Er zijn overigens ook online boekhoudprogramma’s die een koppeling hebben met de Belastingdienst. Dan hoef je alleen nog maar op de knop te drukken om de btw-aangifte te verzenden.

Aangifte inkomstenbelasting

Het bijhouden van een boekhouding voorziet eveneens in het gemak om de aangifte inkomstenbelasting zelf in te vullen. Je kan dit ook door een boekhouder laten doen, maar dat is niet altijd nodig. Vooral niet omdat de gegevens van de winst- en verliesrekening de basis vormen om de winst uit onderneming in te vullen op de aangifte.

Voordelen van een online boekhoudprogramma

Er zijn ondernemers die de administratie opstarten in een Excel-bestand. Dat kan prima, maar de kans op foutjes is wel groter. Het verdient dan ook de voorkeur om jezelf van gemak te voorzien en van een online boekhoudprogramma gebruik te maken. Je hebt daar niet eens expliciete boekhoudkundige kennis voor nodig. Bovendien heb je vaak de mogelijkheid om gedurende een proefperiode van veelal dertig dagen gratis van de boekhoudsoftware gebruik te maken.

Vergelijk boekhoudprogramma’s

Er zijn meerdere aanbieders van online boekhoudprogramma’s die elk meer of minder uitgebreide functionaliteiten te bieden hebben. Door een vergelijking te maken, kan je een boekhoudprogramma kiezen dat afgestemd is op jouw bedrijf. Wat dat betreft zijn er verschillende zzp boekhoudprogramma’s die het eenvoudig maken om te boekhouden.

Tip: houd de boekhouding netjes bij

Boekhouden is voor ondernemers niet de leukste klus, maar het is wel belangrijk om de boekhouding netjes bij te houden. Verstuur rekeningen bijvoorbeeld steeds aan het einde van de maand of elke keer als je een opdracht hebt uitgevoerd. Houd inkomende betalingen bij en boek ook zakelijke uitgaven zo snel mogelijk. Zo schuif je de boekhouding niet voor je uit om er daarna meer tijd aan te moeten besteden dan nodig is. Dit heeft ook betrekking op het inboeken van de reiskosten.

Zo doen zzp'ers hun boekhouding:

Online boekhouding

Online software maakt het mogelijk om de financiële situatie van de onderneming makkelijk bij te houden. Als je een bedrijf hebt, kun je gemakkelijk een online boekhoudprogramma gebruiken vanaf je computer of je mobiel. Facturen aanmaken in de eigen huisstijl of de urenregistratie bijhouden is allemaal mogelijk met een mobiele app. Slimme boekhoudsoftware is daarnaast op ieder moment up-to-date met de nieuwste belastingregels. Hierdoor heb je op ieder moment actueel inzicht in de online-administratie. De meeste startende ondernemers kiezen tegenwoordig voor een online boekhoudpakket. Online boekhoudsoftware maakt makkelijk online boekhouden mogelijk voor alle starters. Zeker zzp'ers hebben voordeel aan een goed boekhoudpakket.

Voordelen online boekhouden

De administratieve taken bijhouden zoals facturen en het inboeken van inkoopfacturen doe je tegenwoordig met een boekhoudprogramma. Je kunt deze informatie ook gemakkelijk delen met je boekhouder, wat je veel tijd bespaart. Bovendien geeft een online boekhoudpakket overzicht van alle inkomende en uitgaande facturen en betalingen op één plaats. Het gebruik van spreadsheets of Excel om je boekhouden te doen is nu verleden tijd. Een offline boekhoudprogramma mist veel handige functies. Met offline boekhouden is het meestal ook niet mogelijk om een automatische bankkoppelingen te maken. Deze handige koppelingen zijn tegenwoordig onmisbaar.

Het boekhoudpakket van e-boekhouden.nl

Een van de bekendste online boekhoudprogramma's is e-boekhouden. Het boekhoudprogramma van e-boekhouden.nl behoort tot het beste boekhoudprogramma in Nederland. Het boekhoudprogramma is beschikbaar voor alle ondernemers die hun inkomende en uitgaande facturen of betalingen op een efficiënte manier willen bijhouden. Starters kunnen hun volledige boekhouding tot 15 maanden gratis bijhouden met het boekhoudprogramma van e-boekhouden. Er zijn veel zzp'ers die gebruikmaken van e-boekhouden.

Het boekhoudprogramma van e-boekhouden.nl beschikt ook over een gratis overstapservice. Slimme ondernemers kunnen dan ook het beste kiezen voor e-boekhouden. Met e-boekhouden.nl is het doen van aangifte omzetbelasting in no-time gedaan. Automatiseren staat hoog aangeschreven bij e-boekhouden. Vanzelfsprekend kan je ook kiezen voor een ander boekhoudprogramma. Verschillende boekhoudprogramma's vergelijken blijft belangrijk als ondernemer. De verschillende online boekhoudprogramma's zijn allemaal terug te vinden op onze vergelijkingspagina.

FAQ

Heb ik een boekhouder nodig?

Als je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma heb je in principe geen boekhouder nodig. Je kan altijd wel voor een combinatie kiezen. Bijvoorbeeld dat je de facturen zelf verstuurt en de btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting aan de boekhouder overlaat. Een boekhouder heeft bovendien kennis van alle fiscale aftrekposten. Als je geen tijd en moeite wilt nemen om zelf deze kennis op te doen, is een combinatie van het bijhouden van de boekhouding en boekhouder in de arm nemen natuurlijk een goed idee.

Welk btw-tarief moet ik hanteren?

Er zijn verschillende btw-tarieven te onderscheiden. Het btw-tarief 21% is het gangbare tarief, maar er zijn diensten en goederen die belast zijn met 9% btw. Diensten die onder het 9% btw-tarief vallen, zijn onder meer reparaties van fietsen, schoenen, kleding en werkzaamheden aan woningen. Check de website van de Belastingdienst als je twijfelt, welk tarief je moet toepassen. Zo geldt voor zakendoen met het buitenland mogelijk het 0% btw-tarief.

Moet ik de zelfstandigenaftrek ook in de boekhouding verwerken?

Nee, de zelfstandigenaftrek voor ondernemers hoef je niet in de boekhouding op te nemen. Bij het doen van de aangifte inkomstenbelasting kom je deze vraag tegen. Dat geldt eveneens voor de startersaftrek. Het antwoord op de van toepassing zijnde vragen is bepalend of je voor de startersaftrek en zelfstandigenaftrek in aanmerking komt. De vraag of je ondernemer bent voor de Belastingdienst is verder onder meer bepalend voor het recht op MKB winstaftrek.

Wat is KOR?

KOR staat voor de kleineondernemersregeling en ontheft je van de verplichting om btw-aangifte te doen. Je rekent dan geen btw meer, maar mag ook geen aftrek van btw toepassen. Er gelden verschillende voorwaarden voor, zoals een maximale omzet van € 20.000 per jaar. Check altijd of het gunstig is om hiervan gebruik te maken, want als je veel kosten hebt met btw zijn deze bij KOR niet als voorbelasting op te geven.

Hoe zit het met privégeld in de boekhouding?

Je boekhouding is het beste te koppelen aan een zakelijke rekening om deze van privé te scheiden. Het komt echter wel voor dat je geld van je zakelijke rekening overboekt naar privé of privéuitgaven doet vanaf je zakelijke rekening. Dat is geen probleem, maar het is dan wel belangrijk om de boeking in je boekhouding als privéuitgaven te boeken.

Boekhoudprogramma's vergelijken

De verschillende online boekhoudprogramma's die wij opgenomen hebben beschikken over alle functionaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van de urenregistratie, het omgaan met vreemde valuta of aan de beginbalans invoeren. De functionaliteiten van een boekhoudprogramma kunnen wel op punten verschillen. Voordat je een overstap maakt is het dus belangrijk om een boekhoudpakket te testen.

Vanzelfsprekend hebben niet alle zzp'ers de behoefte aan hetzelfde boekhoudprogramma. Automatische herkenning voor inkoopfacturen of andere factureren is meestal niet zo belangrijk voor dienstverlenende zzp'ers. Het onbeperkt maken van facturen en het bijhouden van voorraadbeheer is voor webshopeigenaren wel weer belangrijk. Hoe complexer je bedrijfsactiviteiten zijn, hoe meer functionaliteiten er op je boekhoudprogramma moeten zitten. Een boekhoudprogramma is ook later uit te breiden met extra functies. Dit werkt wel zo prettig en voorkomt onnodige functionaliteiten. Online boekhouding is voor je onderneming eigenlijk onmisbaar. Maak gebruik van onderstaande knop om het beste boekhoudprogramma te vinden voor jouw bedrijf.

Bekijk hier de beste boekhoudprogramma's

Zelf de boekhouding doenZzp'ers kunnen over het algemeen heel goed zelf de boekhouding doen. Wel kun je als zzp'er te maken krijgen met verschillende fiscale regelingen.

Het kan daarom in sommige gevallen alsnog belangrijk zijn om gebruik te maken van een boekhouder. Dit laat niet weg dat je veel werkzaamheden zelf kunt doen.

Mijnzzp.nl