Wil je een kleine onderneming starten als zzp'er, maar weet je niet goed waar je moet beginnen? Geen zorgen, wij leggen het je graag uit! In dit artikel vertellen we hoe je de administratie opzet voor een kleine onderneming. We geven tips over welke informatie belangrijk is en hoe je deze kan verwerken in eenvoudige software. Het bijhouden van de boekhouding is voor alle ondernemers verplicht. Lees snel verder om direct aan de slag te gaan!
Administratieve lasten
Als startende ondernemer ben je verplicht om een zakelijke administratie bij te houden. Dit is nodig om de Belastingdienst te kunnen informeren over je inkomsten en uitgaven. De administratieve lasten van een kleine onderneming zijn vrij laag, maar het is wel belangrijk dat je alles goed bijhoudt. Je kan de administratie bijvoorbeeld verwerken in eenvoudige software zoals Excel of Word. Daarnaast kun je gebruikmaken van een online boekhoudprogramma. Een boekhoudprogramma is in de meeste gevallen de beste optie.
Belangrijke informatie
Om je administratie goed op te zetten, is het belangrijk dat je alle relevante informatie bij de hand hebt. Zorg er daarom voor dat je alle facturen, bonnetjes, loonstroken en andere documenten goed opslaat. Daarnaast is het slim om te investeren in een boekhoudprogramma waarin je deze informatie kan verwerken. Zo heb je alles bij de hand en hoef je geen informatie meer te zoeken. Tegenwoordig heb je ook de beschikking over een handige app. Door middel van de app kun je overal aan de boekhouding werken.
Verder moet je als ondernemer ook rekening houden met verschillende belastingregels. Je moet onder andere ieder kwartaal Btw-aangifte indienen en jaarlijks belasting betalen over je inkomsten. Voor startende zzp'ers zijn er ook verschillende regelingen in het leven geroepen, zoals:
- De Mkb-winstvrijstelling;
- De kleineondernemersregeling;
- De zelfstandigenaftrek;
- Diverse startersregelingen.
Administratie bewaren
Alle ondernemers zijn verplicht om de financiële administratie te bewaren. Dit betekent dat je alle facturen, bonnetjes en andere documenten moet bewaren. Bewaar deze informatie minimaal zeven jaar, dit is de wettelijke termijn die de Belastingdienst hanteert. Je kan de administratie bewaren in bijvoorbeeld een Excel-bestand of in een online boekhoudprogramma. Het is wel belangrijk dat je de informatie goed verwerkt, zodat je alles op elk moment kunt terugvinden.
Wat verstaan we onder administratie?
Administratie heeft betrekking op alle gegevens die de onderneming aangaan. Dit heeft dus ook betrekking op mogelijke agenda's en bijvoorbeeld e-mails. Alle financiële gegevens vallen onder de boekhouding. Denk hierbij aan facturen, bonnetjes en loonstroken. Onder administratie valt ook de correspondentie die de onderneming voert. Dit kan betrekking hebben op klanten of leveranciers.
Om de administratie goed te kunnen doen, is het belangrijk dat je goede software tot je beschikking hebt. Zorg er daarom voor dat je een goed boekhoudprogramma gebruikt. Door middel van de software kan je alle informatie gemakkelijk verwerken en opslaan zonder het risico om belangrijke gegevens te verliezen.
Administratie en boekhouding eenmanszaak
Zzp'ers die gekozen hebben voor de rechtsvorm eenmanszaak hebben te maken met enkelvoudig boekhouden. Enkelvoudig boekhouden is eenvoudiger dan dubbel boekhouden en hoeft dus vaak minder tijd te kosten. Daarnaast mogen zzp'ers voor de aangifte inkomstenbelasting gebruikmaken van een winst- en verliesrekening. De meeste Mkb-bedrijven moeten hiervoor een jaarrekening laten opstellen door een accountant.
Voorkom problemen met de administratie
Voor kleine ondernemers is het tegenwoordig prima mogelijk om zelf de boekhouding bij te houden. Wel is het belangrijk om gebruik te maken van een professioneel boekhoudprogramma. Hiermee voorkom je vervelende fouten en mogelijke problemen met de Belastingdienst. Boekhoudprogramma's bieden eenvoudig toegang tot alle administratieve gegevens. Hierdoor hoef je niet meer alles op te schrijven of handmatig in te voeren.
Boekhouden met helpdesk
Wanneer je kiest voor een boekhoudprogramma, kies je er ook voor om ondersteuning te krijgen bij het boekhouden. Veel programma's beschikken over een helpdesk, waar je alle vragen over de administratie kan stellen. De medewerkers van de helpdesk zijn ervaren in het omgaan met boekhoudsoftware. Zij kunnen je dan ook goed adviseren over hoe je de administratie het beste kan opzetten en bijhouden. Daarnaast worden er ook regelmatig cursussen aangeboden.
Zelf facturen maken en versturen
De meeste zzp'ers maken zelf hun facturen. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een factuur dient alleen maar de volgende gegevens te bevatten:
- Naam van de onderneming, adres en KvK-nummer;
- Factuurdatum en factuurnummer;
- Naam en adres van klant;
- Lijst met producten of diensten die verkocht zijn aan de klant;
- Het Btw-nummer en toegepaste tarief.
Het automatisch laten maken van facturen kan tegenwoordig heel gemakkelijk met een boekhoudprogramma. De meeste programma's hebben een speciale functie voor het maken van facturen. Hiermee voorkom je fouten en bespaar je tijd.
Urenregistratie bijhouden als zzp'er
Voor sommige zzp'ers is het erg belangrijk om de gewerkte uren bij te houden. Bijvoorbeeld wanneer ze per uur werken voor een opdrachtgever. Daarnaast moet je de gewerkte uren kunnen aantonen om in aanmerking te komen voor de ondernemersaftrek. Het urencriterium voor zzp'ers bedraagt 1225 uur.
De Belastingdienst kijkt niet alleen naar de declarabele uren. Je mag ook de tijd die je besteedt aan het doen van de administratie en boekhouding berekenen. Door de uren goed bij te houden, voorkom je problemen achteraf. Door middel van goede software kan je alle informatie over de gewerkte uren eenvoudig bijhouden.
Kan ik de administratie uitbesteden?
Het is mogelijk om de volledige administratie en boekhouding over te laten aan een boekhouder. Deze kan je helpen om alle gegevens goed bij te houden en eventuele problemen met de Belastingdienst voorkomen. Daarnaast is het ook mogelijk om een deel van de administratie uit te besteden. Bijvoorbeeld voor het maken van de facturen. Wel dien je dan zelf de volledige controle te houden over alle gegevens die worden opgeslagen.
Onderschat de administratie niet
Zzp'ers onderschatten nogal eens de administratie. Dit kan problemen opleveren met de Belastingdienst. Het is daarom belangrijk om goed bij te houden wat er allemaal gebeurt in je onderneming. Gebruik hiervoor een professioneel boekhoudprogramma en urenregistratie software. Dit is niet alleen tijdbesparend, maar ook gemakkelijk in gebruik. Een online boekhoudprogramma is ook te gebruiken voor de rittenadministratie.
Balans en resultatenrekening maken
Het maken van de jaarlijkse balans en resultatenrekening is verplicht voor iedere onderneming. Deze moeten worden opgesteld volgens de richtlijnen van de Belastingdienst. Het is daarom verstandig om gebruik te maken van een boekhoudprogramma dat aan deze richtlijnen voldoet. Zo weet je zeker dat alles op de juiste manier wordt vastgelegd in de administratie.
Het is belangrijk om de gehele administratie op de juiste manier op te zetten. Hierdoor kun je beter overzicht houden en voorkom je problemen.
Maak als zzp'er gebruik van een goed boekhoudprogramma. Dit werkt veel sneller en vooral beter.
Mijnzzp.nl