+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Administratie voor een kleine onderneming opzetten: zo begin je als zzp’er goed
Wil je een kleine onderneming starten als zzp’er, maar weet je niet precies hoe je de administratie moet aanpakken? Je bent niet de enige. Veel starters zoeken een praktische manier om inkomsten, uitgaven en facturen overzichtelijk bij te houden. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een administratie opzet, welke gegevens je nodig hebt en hoe je dit slim verwerkt in software.
Met de juiste aanpak kost het je wekelijks weinig tijd en voorkom je problemen met de Belastingdienst. We delen ook tips om het jezelf makkelijker te maken. Het bijhouden van de boekhouding is voor alle ondernemers verplicht en moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Online boekhouden helpt om dit overzichtelijk en digitaal te regelen. Lees verder en start direct met een goede basis.
Administratie opzetten: wat moet je regelen?
Als startende ondernemer ben je verplicht om een zakelijke administratie bij te houden. Daarmee kun je inzicht geven in je inkomsten en uitgaven en kun je aangiftes doen. De administratieve lasten van een kleine onderneming zijn vaak vrij laag, maar je moet wel structureel en netjes bijhouden wat er gebeurt.
Je kunt de administratie verwerken in Excel of Word, maar voor de meeste zzp’ers is een online boekhoudprogramma praktischer. Daarmee werk je sneller, heb je betere overzichten en kun je veel processen automatiseren (zoals btw-overzichten, bankmutaties en facturen).
Welke documenten en gegevens heb je nodig?
Een goede administratie begint met het verzamelen van de juiste informatie. Zorg dat je alle documenten direct opslaat en logisch ordent. Denk aan inkoopfacturen, verkoopfacturen, bonnetjes, contracten en bankafschriften. Het helpt om dit meteen te verwerken in software, zodat je later niet hoeft te zoeken.
Veel ondernemers kiezen ervoor om te werken met een boekhoudprogramma waarin je alles op één plek verwerkt. Daarnaast hebben veel pakketten een handige app, zodat je onderweg bonnetjes kunt vastleggen of snel je cijfers kunt bekijken.
Houd ook rekening met belastingzaken. Je doet meestal ieder kwartaal btw-aangifte en jaarlijks betaal je belasting over je winst. Voor startende ondernemers bestaan bovendien verschillende regelingen, zoals:
- De mkb-winstvrijstelling.
- De kleineondernemersregeling.
- De zelfstandigenaftrek.
- Diverse startersregelingen.
Administratie bewaren: bewaarplicht en termijnen
Je bent als ondernemer verplicht om je financiële administratie te bewaren. Dat betekent dat je facturen, bonnetjes en andere documenten in originele vorm moet kunnen overleggen. In de meeste gevallen is de bewaartermijn minimaal zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt vaak een langere bewaartermijn (minimaal 10 jaar). Denk hierbij aan informatie over een bedrijfspand, huurcontracten of investeringen in onroerend goed.
Je kunt je administratie bewaren in Excel, maar met een digitale administratie in een boekhoudprogramma vind je gegevens sneller terug en blijft alles netjes gestructureerd. Zorg er wel voor dat je documenten logisch opslaat en dat je administratie altijd toegankelijk is.
Wat verstaan we onder administratie?
Administratie gaat over alle gegevens die de onderneming aangaan. Dat zijn niet alleen financiële documenten, maar ook correspondentie en afspraken. De boekhouding is het financiële deel van de administratie: facturen, bonnetjes, bankafschriften en (indien van toepassing) loonstroken en contracten.
Om dit goed te organiseren is het verstandig om te werken met een goed boekhoudprogramma. Daarmee verwerk je gegevens sneller, sla je documenten veilig op en kun je informatie later eenvoudig terugvinden. Digitale bestanden zijn bovendien snel opvraagbaar wanneer je inzicht nodig hebt of wanneer er vragen komen.
Administratie en boekhouding bij een eenmanszaak
Veel zzp’ers starten met een eenmanszaak. Bij deze rechtsvorm heb je meestal te maken met enkelvoudig boekhouden. Dit is overzichtelijker dan dubbel boekhouden en kost vaak minder tijd. Voor de aangifte inkomstenbelasting werk je meestal met een winst- en verliesrekening. Grotere bedrijven moeten vaker een jaarrekening laten opstellen door een accountant.
Btw-aangifte doen met een eenmanszaak
De meeste eenmanszaken zijn btw-plichtig en doen per kwartaal aangifte. Met een boekhoudpakket kan de software de aangifte vaak automatisch klaarzetten op basis van je ingevoerde gegevens. Je bent niet verplicht om hiervoor software te gebruiken; je kunt aangifte ook doen via Belastingdienst Zakelijk. Wil je btw snel controleren? Gebruik dan de btw-calculator hieronder.
Inkomstenbelasting bij een eenmanszaak
Eenmanszaken zonder personeel kunnen soms via hun boekhoudpakket de aangifte inkomstenbelasting automatisch laten opmaken (als de software die functie aanbiedt). Let op: de inkomstenbelasting betaal je privé, dus niet van je zakelijke rekening. De aangifte inkomstenbelasting is een privéaangelegenheid. Bij een bv werkt automatisch aangifte doen meestal anders en is deze optie vaak niet beschikbaar.
Voorkom problemen: maak je administratie structureel
Voor kleine ondernemers is het goed mogelijk om zelf de boekhouding te doen, mits je dit regelmatig bijwerkt. Met een boekhoudprogramma voorkom je veel fouten en heb je snel inzicht. Je verwerkt inkomsten en uitgaven overzichtelijk en hoeft minder handmatig te rekenen. Veel software maakt bovendien automatisch back-ups, zodat je gegevens veilig opgeslagen blijven.
Boekhouden met helpdesk en extra ondersteuning
Wanneer je kiest voor een boekhoudprogramma, krijg je vaak ook ondersteuning. Dat kan handig zijn als je net start en je administratie goed wilt inrichten. Veel aanbieders hebben een helpdesk waar je vragen kunt stellen. Ook zijn er regelmatig cursussen beschikbaar. Administratie opzetten is meestal goed te doen, maar een snelle uitleg helpt vaak om sneller te starten.
Zelf facturen maken en versturen
De meeste zzp’ers maken hun facturen zelf. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang je factuur de juiste gegevens bevat. Denk aan:
- Naam van de onderneming, adres en KvK-nummer.
- Factuurdatum en factuurnummer.
- Naam en adres van klant.
- Lijst met producten of diensten die verkocht zijn aan de klant.
- Het btw-nummer en het toegepaste tarief.
Veel boekhoudprogramma’s hebben een functie voor facturen maken. Daarmee werk je sneller en verklein je de kans op fouten.
Urenregistratie bijhouden als zzp’er
Voor sommige zzp’ers is het belangrijk om uren bij te houden, bijvoorbeeld als je per uur factureert. Daarnaast moet je je uren vaak kunnen aantonen voor aftrekposten. Het urencriterium voor zzp’ers is 1225 uur. Urenregistratie helpt dus niet alleen bij de facturatie, maar ook richting de Belastingdienst.
De Belastingdienst kijkt niet alleen naar declarabele uren. Ook tijd voor administratie, acquisitie en voorbereiding kan meetellen. Met een app of software houd je dit eenvoudig bij en voorkom je discussies achteraf.
Kun je de administratie uitbesteden?
Je kunt de administratie volledig of gedeeltelijk uitbesteden aan een boekhouder. Dit kan handig zijn als je weinig tijd hebt of als je complexe onderdelen liever laat controleren. Veel zzp’ers besteden bijvoorbeeld alleen de inkomstenbelasting uit, of vragen hulp bij het toepassen van aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek en mkb-winstvrijstelling. Een boekhouder kan je daarbij ondersteunen en helpt je vaak ook met advies.
Onderschat het opzetten van de administratie niet
Veel starters onderschatten administratie, waardoor er later problemen ontstaan. Het helpt om direct te werken met een professioneel boekhoudprogramma en eventueel urenregistratiesoftware. Dat scheelt tijd, houdt je administratie netjes en zorgt dat je documenten veilig bewaard worden. Omdat je in de cloud werkt, hoef je meestal geen externe harde schijf of losse mappen te gebruiken. Veel pakketten maken dagelijks een back-up.
Balans en resultatenrekening: wat moet je weten?
Iedere onderneming moet een jaarlijkse balans en een resultatenrekening kunnen opstellen. Dit doe je volgens richtlijnen van de Belastingdienst. Werk je met software die aan deze richtlijnen voldoet, dan helpt dat om alles netjes vast te leggen. Als je transacties goed verwerkt zijn, kun je deze overzichten vaak eenvoudig zelf maken zonder een boekhouder in te schakelen.
Welk boekhoudpakket heb je nodig?
Voor een kleine onderneming heb je meestal geen uitgebreid pakket nodig. Een basispakket is vaak voldoende. De Belastingdienst verplicht je niet om online te boekhouden; je mag het ook op papier of in Excel doen. Toch kiezen veel zzp’ers voor digitaal, omdat je sneller werkt, je gegevens overal beschikbaar zijn en je makkelijker je zakelijke inkomsten en uitgaven bijhoudt. Veel gebruiksvriendelijke pakketten zijn speciaal ontwikkeld voor zzp’ers en sluiten goed aan op wat je als kleine ondernemer nodig hebt.
Mijnzzp.nl