+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Facturen maken in Excel als zzp’er: zo doe je het professioneel en correct
Als zzp’er werk je vaak met uurtarieven of vaste opdrachten. Je registreert je uren, levert je werk op en daarna hoort daar natuurlijk een factuur bij. Veel starters zoeken naar een betaalbare manier om te beginnen met factureren, zonder direct vast te zitten aan abonnementen.
Met veel boekhoudprogramma’s kun je eenvoudig facturen maken, maar daar betaal je meestal voor. Daarom kiezen veel startende ondernemers ervoor om (tijdelijk) facturen te maken in Excel. Maar hoe pak je dat slim aan, wat moet er op de factuur staan en welke regels gelden er? Hieronder leggen we het stap voor stap uit.
Is factureren in Excel professioneel genoeg?
Een factuur in Excel kan er prima professioneel uitzien, zolang je het goed aanpakt. Je kunt een Excel-factuur netjes vormgeven met kleurvlakken, lettertypes en je logo. Het belangrijkste is hoe je de factuur verstuurt: exporteer de factuur altijd naar pdf voordat je deze mailt. Dan ziet de klant een “vaste” factuur en kan er niets aangepast worden.
Het wordt pas onhandig als je de factuur als Excel-bestand verstuurt. De ontvanger ziet dan alle cellen en lijnen, en kan per ongeluk (of expres) bedragen of teksten wijzigen. Verstuur daarom altijd een pdf en bewaar je Excel-versie alleen voor jezelf.
Maak eerst een factuurtemplate in Excel
Wil je met Excel (of op Mac met Numbers) aan de slag gaan, start dan met een vaste template. Zo hoef je niet iedere keer opnieuw een factuur op te bouwen. In een template zet je alle vaste onderdelen al klaar, zoals je bedrijfsgegevens, je logo en de indeling van de factuurregels.
Bij iedere nieuwe factuur pas je alleen de variabele gegevens aan: klantgegevens, factuurdatum, factuurnummer, omschrijving van je werkzaamheden en de bedragen. Je kunt zelfs per klant een aparte template aanmaken, zodat je snel kunt factureren zonder fouten of vergeten velden.
Wat moet er minimaal op een factuur staan?
Op een factuur moeten altijd je bedrijfsgegevens en bij voorkeur je logo staan. Verder vermeld je een uniek factuurnummer, de factuurdatum, je betaaltermijn en een vervaldatum. Daarna volgt een duidelijke specificatie van de geleverde diensten of producten, inclusief aantallen/uren en tarieven.
Bij bedragen is het belangrijk dat je zowel het bedrag exclusief btw als inclusief btw vermeldt. Het totaalbedrag inclusief btw is het bedrag dat je opdrachtgever betaalt. Sluit af met totalen (bijvoorbeeld totaal uren, subtotaal, btw-bedrag en totaal inclusief btw) zodat de factuur makkelijk te controleren is.
Welke bedrijfsgegevens zet je in de footer?
In de footer (onderaan) zet je de gegevens die je factuur compleet maken: factuur- en bezoekadres, je KvK-nummer (het handelsnummer), bankrekening, btw-nummer en contactgegevens zoals e-mail en telefoonnummer. Gebruik ook altijd de volledige bedrijfsnaam zoals die bij de KvK geregistreerd staat.
Handig om toe te voegen: een korte verwijzing naar je algemene voorwaarden (bijvoorbeeld “Op al onze diensten zijn de algemene voorwaarden van toepassing”). Je kunt ze op je website plaatsen of als document meesturen.
Excel of toch een factuurprogramma gebruiken?
Facturen opstellen kan met Excel, maar je kunt dit ook doen met facturatieprogramma’s en boekhoudsoftware. Voor de Belastingdienst maakt het niet uit hoe je facturen maakt, zolang ze maar volledig en correct zijn.
Veel ondernemers kiezen uiteindelijk voor boekhoudsoftware, omdat facturatie en administratie dan in één systeem staan. Dat scheelt dubbel werk. Vaak heb je dan ook een app waarmee je onderweg een factuur kunt maken of versturen.
Regels voor facturen maken: voorkom gedoe
Bij factureren hoort ook regelgeving. Zo kun je te maken krijgen met verschillende btw-tarieven en vrijstellingen. Ook moeten factuurnummers logisch en opvolgend zijn. Als je slordig factureert, loop je het risico dat facturen afgekeurd worden of dat je bij controle vragen krijgt. In ernstige gevallen kan de Belastingdienst een boete opleggen. Daarom is het slim om je facturen altijd te controleren voordat je ze verstuurt.
Welk btw-tarief gebruik je op je factuur?
Veel zzp’ers rekenen 21% btw, maar dat geldt niet voor iedereen. Je kunt bijvoorbeeld werken met de verleggingsregeling of je kunt vallen onder btw-vrijstelling. Ook bij intracommunautaire leveringen (EU-leveringen/diensten) gelden andere regels.
Lever je goederen of diensten aan klanten buiten Nederland, dan kunnen er andere btw-afspraken gelden. Zorg daarom dat je weet welke regels bij jouw situatie horen, zodat je niet achteraf correcties moet maken.
Periodiek factureren: automatiseren is vaak slimmer
Werk je met vaste klanten of periodieke facturen, dan kan automatiseren veel tijd schelen. Excel kan prima voor losse facturen, maar bij herhaling wordt kopiëren en aanpassen snel foutgevoelig. Met factuursoftware of boekhoudsoftware kun je terugkerende facturen instellen en sneller verwerken.
Dit zie je vooral bij internetondernemers en andere ondernemers die veel online verkopen. Facturen gaan dan automatisch per e-mail en komen direct terug in de administratie en boekhouding.
Facturen bewaren: hoelang ben je dit verplicht?
Alle ondernemers zijn verplicht om de boekhouding minimaal zeven jaar te bewaren. Dit gaat niet alleen over facturen, maar ook over andere financiële gegevens. Denk aan journaalposten, rittenadministratie en urenregistratie. Alles wat met cijfers te maken heeft, hoort bij je administratie. Dit geldt niet voor de aangifte inkomstenbelasting, omdat dit privé is.
Gratis facturen maken: wanneer is Excel voldoende?
Als je handig bent met computers, kun je met Excel gratis facturen maken. Voor een kleine start kan dit prima werken. Maar zodra je meer overzicht wilt over je complete administratie, betalingen, btw en rapportages, kiezen veel ondernemers voor software die meer controle geeft. Wie breder inzicht wil in administratie en boekhouding, komt vaak uit bij een boekhoudprogramma.
Moderne manier van factureren: Selfbilling
Steeds meer ondernemers werken met selfbilling. Daarbij maakt niet de leverancier, maar de afnemer de factuur op. Dit kan handig zijn. omdat de afnemer direct controleert wat er geleverd is, waardoor misverstanden en onjuiste inkoopfacturen sneller voorkomen worden. Selfbilling werkt alleen als er duidelijke afspraken en vertrouwen zijn tussen beide partijen. Bij particuliere klanten is dit meestal niet toepasbaar.
Hoe houd je administratie en boekhouding het beste bij?
Administratie hoort bij ondernemen en moet je netjes bijhouden. Veel ondernemers werken met boekhoudsoftware om facturen, bonnen en betalingen overzichtelijk te verwerken. Je kunt transacties sneller controleren, rapportages maken en je btw-aangifte eenvoudiger voorbereiden. Ook facturen maken hoort daar vaak standaard bij.
Ondernemen en boekhouden: bespaar tijd met de juiste software
Ondernemen betekent ook dat je je administratie op orde houdt. Met een programma kun je sneller boeken, minder fouten maken en beter overzicht houden. Er zijn oplossingen waarmee je gemakkelijk facturen maakt én je boekhouding bijwerkt. Bezuinig daarom niet op een goed programma wanneer je merkt dat Excel te veel tijd kost. Je koopt er vooral rust, overzicht en snelheid mee.
Mijnzzp.nl