+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wanneer schakel je als zzp’er een incassobureau in?
Het is bijzonder vervelend wanneer een opdrachtgever je factuur niet betaalt en ook niet reageert op herinneringen of aanmaningen. In zo’n situatie kan het inschakelen van een incassobureau een logische vervolgstap zijn. Maar wanneer is dat moment precies aangebroken? In dit artikel lees je stap voor stap wanneer je een incassobureau inschakelt en hoe je het traject zorgvuldig doorloopt.
Factuur versturen en betaling blijft uit
Na afronding van een opdracht is het gebruikelijk om de factuur zo snel mogelijk te versturen. In de meeste gevallen voldoet de opdrachtgever de factuur binnen de afgesproken betalingstermijn.
Blijft de betaling uit, dan is het verstandig om direct na het verlopen van de termijn een eerste herinnering te sturen. In deze fase betekent het vaak nog niet dat de opdrachtgever niet wil betalen. Een digitale factuur kan bijvoorbeeld in de spam zijn beland of over het hoofd zijn gezien. Ook telefonisch contact opnemen kan in deze fase al duidelijkheid geven.
Betalingsherinneringen versturen
Wanneer er geen betaling volgt, stuur je binnen drie tot vijf dagen een eerste betalingsherinnering. Volgt hierop geen reactie, dan kun je vervolgherinneringen of aanmaningen sturen met steeds kortere betalingstermijnen.
Als ondernemer ben je verplicht om minimaal één betalingsherinnering te versturen voordat je een incassobureau mag inschakelen voor het innen van de openstaande vordering.
Bij zakelijke vorderingen hanteer je de wettelijke betalingstermijn van dertig dagen voordat je een incassobureau inschakelt. Bij particuliere klanten geldt geen vaste wettelijke termijn, maar wordt vaak een redelijke termijn van veertien dagen aangehouden. Dit is anders bij particulieren.
Werken met een aanmaningsschema
Reageert de opdrachtgever niet op de betalingsherinnering, dan is het raadzaam om een eerste aanmaning te sturen met een betalingstermijn van maximaal vijf dagen. Daarna volgt een laatste aanmaning met een termijn van bijvoorbeeld drie dagen.
Na deze stap heeft het doorgaans weinig zin om zelf nog verdere aanmaningen te versturen. In deze fase ligt het inschakelen van een incassobureau voor de hand. Eventueel kun je ook nog een betalingsregeling bespreken met de opdrachtgever.
Het incassobureau inschakelen
Een incassobureau neemt het innen van de vordering van je over en stuurt namens jou één of meerdere aanmaningen. Hierbij worden naast het factuurbedrag ook incassokosten vermeld. Deze kosten zijn afhankelijk van de hoogte van de vordering en de wettelijke incassokosten die in rekening mogen worden gebracht.
Leidt het incassotraject niet tot betaling, dan kunnen vervolgstappen nodig zijn, zoals het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder om verdere juridische maatregelen te treffen.
Blijf professioneel communiceren
Het belanden in een emotioneel of escalerend conflict helpt zelden bij het verkrijgen van betaling. Een conflict vergroot meestal niet de bereidheid van een opdrachtgever om alsnog te betalen.
Wel is het toegestaan om in herinneringen en aanmaningen duidelijke en zakelijke taal te gebruiken om de urgentie te benadrukken. Leg gemaakte afspraken zoveel mogelijk schriftelijk vast. Heb je telefonisch contact gehad, stuur dan een korte samenvatting per e-mail naar de opdrachtgever. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor een duidelijk dossier.
Betalingsproblemen als ondernemer voorkomen
Bijna iedere ondernemer krijgt vroeg of laat te maken met klanten die niet op tijd betalen. Dit hoort in zekere mate bij het ondernemersrisico. Toch kun je veel doen om betalingsproblemen te beperken.
Houd er rekening mee dat een opdrachtgever ook een inhoudelijke reden kan hebben om een factuur te betwisten. Het inschakelen van een incassobureau betekent niet automatisch dat je juridisch gelijk hebt. Er kan sprake zijn van een meningsverschil over de geleverde dienst of het gefactureerde bedrag.
Algemene voorwaarden toepassen
Het werken met duidelijke algemene voorwaarden versterkt je positie als ondernemer. Hierin leg je vast welke afspraken gelden rondom betaling, levering en aansprakelijkheid. Zorg er wel voor dat deze voorwaarden op de juiste manier worden gecommuniceerd en toegepast.
Onderzoek met wie je zaken doet
Bij nieuwe opdrachtgevers is het verstandig om vooraf te onderzoeken met wie je in zee gaat. Door online onderzoek te doen naar het bedrijf en de betrokken personen, kun je risico’s verkleinen via vroegsignalering.
Controleer daarnaast of de contactpersoon binnen het bedrijf beschikt over de juiste tekenbevoegdheid om afspraken te maken.
Debiteurenadministratie goed inrichten
Een overzichtelijke debiteurenadministratie is een belangrijk onderdeel van je financiële organisatie. Met een goed boekhoudprogramma zie je direct welke facturen openstaan en welke klanten te laat betalen.
Boekhoudsoftware maakt het eenvoudig om herinneringen te versturen en inzicht te houden in openstaande posten. Hiermee verklein je de kans op achterstanden en voorkom je mogelijke liquiditeitsproblemen.
Mijnzzp.nl