Het is heel vervelend wanneer een opdrachtgever je factuur niet heeft voldaan en ook niet heeft gereageerd op je betalingsherinnering en aanmaning. In dat geval kan het nodig zijn om gebruik te maken van een incassobureau voor het innen van de openstaande vordering. Maar wanneer schakel je nu precies een incassobureau in? In dit artikel proberen we antwoord te geven op deze vraag.
Inhoudsopgave
• Factuur versturen en betaling blijft uit
Betalingsherinnering versturen
• Aanmaningsschema hanteren
• Incassobureau inschakelen
• Blijf professioneel
Voorkom betalingsproblemen als ondernemer
• Weet met wie je zaken doet
• Debiteurenadministratie opzetten
Factuur versturen en betaling blijft uit
Na het afronden van de opdracht is het heel normaal om de factuur zo snel mogelijk te versturen, en meestal zal de crediteur de factuur voldoen binnen de gestelde betalingstermijn. Wanneer dit niet het geval is, is het raadzaam om direct na het verlopen van de betalingstermijn een eerste herinnering te versturen. Het hoeft in deze fase zeker nog niet het geval te zijn dat een crediteur niet van plan is om te betalen. Een digitale factuur kan bijvoorbeeld ook in de spambox terecht zijn gekomen of simpelweg over het hoofd zijn gezien. Ook het eerst even bellen van de klant kan vaak al helpen.
Betalingsherinnering versturen
Het is belangrijk om binnen drie tot vijf dagen de eerste betalingsherinnering te versturen naar de opdrachtgever mocht er geen betaling plaatsvinden. De eventuele volgende herinneringen of aanmaningen verstuur je met steeds kortere termijnen. Je bent als ondernemer verplicht om minimaal één betalingsherinnering te versturen voordat je gebruik mag maken van een incassobureau voor het uit handen geven van de openstaande vordering.
Het is ook belangrijk om de wettelijke betalingstermijn van dertig dagen te hanteren wanneer het een vordering betreft tussen bedrijven voordat je een incassobureau inschakelt. Wanneer je met particulieren te maken hebt, moet je uitgaan van een redelijke betalingstermijn van bijvoorbeeld veertien dagen. Er is geen wettelijke betalingstermijn wanneer we het hebben over particulieren.
Aanmaningsschema hanteren
Mocht de opdrachtgever niet reageren op de betalingsherinnering, dan is het belangrijk om een eerste aanmaning te versturen met een betalingstermijn van maximaal vijf dagen en hierna een laatste aanmaning met een betalingstermijn van drie dagen. Het heeft hierna geen zin meer om zelf aanvullende aanmaningen te versturen. Gedurende deze fase is het meestal nodig om een incassobureau in te schakelen, of heb je bijvoorbeeld de mogelijkheid om een betalingsregeling te treffen met de crediteur.
Incassobureau inschakelen
Een incassobureau verstuurt doorgaans één of meerdere aanmaningen naar de crediteur, waarin naast het factuurbedrag ook de incassokosten zijn opgenomen. De incassokosten zijn afhankelijk van de openstaande factuur en de wettelijke incassokosten die een incassobureau mag hanteren. Mocht een incassobureau geen succes boeken in de opdracht, dan is het meestal nodig om vervolgmaatregelen te treffen, zoals het dagvaarden door middel van een gerechtsdeurwaarder.
Blijf professioneel
Het heeft geen zin om in een ordinaire conflictsituatie te belanden wanneer je te maken krijgt met een niet-betalende klant. Een conflict zal er niet voor zorgen dat een opdrachtgever ineens wel gaat betalen. Wel mag je in je e-mails, betalingsherinneringen en aanmaningen gebruikmaken van dwingende teksten om de urgentie van de betreffende situatie aan te geven. Ook is het belangrijk om gedurende een incassotraject alle gemaakte afspraken zo veel mogelijk schriftelijk vast te leggen voor jezelf. Mocht je telefonisch contact hebben gehad met een crediteur, dan is het slim om een samenvatting van het gesprek op te stellen en deze ook naar de crediteur te versturen. Het is in ieder geval belangrijk om professioneel te blijven, hoe moeilijk dat soms ook kan zijn.
Voorkom betalingsproblemen als ondernemer
Als ondernemer heb je niet alles in de hand, en bijna alle ondernemers krijgen vroeg of laat wel een keer te maken met niet-betalende klanten. Voor een deel kan dit gezien worden als ondernemersrisico, waarvoor je wel maatregelen kunt nemen, zoals het inschakelen van een incassobureau. Het is echter belangrijk om te erkennen dat een opdrachtgever ook een reden kan hebben voor het niet voldoen aan een factuur. De opdrachtgever kan bijvoorbeeld een factuur of een deel daarvan betwisten. Het is niet zo dat je door het inschakelen van een incassobureau automatisch in je recht staat. Er kan vanzelfsprekend meer aan de hand zijn waardoor een opdrachtgever de vordering betwist.
Het is als ondernemer, of je nu werkzaam bent als zzp'er of op een andere manier, verstandig om gebruik te maken van algemene voorwaarden. Wanneer je gebruikmaakt van algemene voorwaarden, sta je juridisch gezien sterker wanneer het aankomt op de gemaakte afspraken. Het is echter wel belangrijk om de algemene voorwaarden op de juiste manier toe te passen.
Weet met wie je zaken doet
Het is bij nieuwe relaties altijd zinvol om eerst te onderzoeken met wie je precies zaken gaat doen. Zoek online bijvoorbeeld eens op het bedrijf en de personen achter het bedrijf. Hiermee kun je voor jezelf mogelijk problemen voorkomen door middel van vroegsignalering. Ook is het raadzaam om te onderzoeken of een persoon binnen een bedrijf wel beschikt over tekenbevoegdheid.
Debiteurenadministratie opzetten
Goed debiteurenbeheer is als ondernemer erg belangrijk en vormt een belangrijk onderdeel van de financiële administratie. Met een goed boekhoudprogramma krijg je inzicht in alle debiteuren en voorkom je mogelijke achterstanden met facturen en openstaande vorderingen. Wanneer je gebruikmaakt van boekhoudsoftware, zie je eenvoudig welke facturen nog openstaan, wie te laat is met betalen en kun je ook gemakkelijk herinneringen opmaken en versturen. Hiermee voorkom je mogelijke liquiditeitsproblemen en maak je het dus voor jezelf makkelijker om de boekhouding bij te houden.
Mijnzzp.nl