Een van de belangrijkste keuzes die een zelfstandig ondernemer moet maken is welke boekhoudsoftware te gebruiken. Hoewel er veel boekhoudpakketten op de markt zijn, is het belangrijk dat het pakket dat je kiest het best aan je behoeften beantwoordt. Om je daarbij te helpen hebben we een lijst gemaakt van de populairste boekhoudpakketten voor zzp'ers. Daarnaast vertellen we precies waarop je moet letten als zzp'er.
Heb ik een boekhoudpakket nodig als zzp’er?
Het is niet verplicht om gebruik te maken van een online boekhoudprogramma. Er zijn genoeg kleine ondernemers die gebruikmaken van Excel of een andere spreadsheet. Met Excel is het mogelijk om gratis je boekhouding bij te houden. Toch is het verstandig om een boekhoudprogramma te gebruiken om je financiën op de juiste manier bij te houden. Een boekhoudprogramma heeft namelijk veel voordelen ten opzichte van zelf boekhouden. Enkele belangrijke voordelen zijn:
- Tijdsbesparing: Een boekhoudprogramma bespaart veel tijd en ergernis. De meeste handelingen zijn te automatiseren. Denk hierbij aan het inboeken van facturen en bonnetjes, het doen van btw-aangifte en aan het klaarzetten van uitgaande betalingen.
- Minder fouten maken: Een boekhoudprogramma voorkomt slordigheidsfoutjes, waardoor je minder fouten maakt. Factuurnummers die niet kloppen, verkeerde bedrijfsgegevens invoeren of cijfers die niet kloppen komt minder vaak voor door de slimme software.
- Realtime-inzicht: Je hebt overal toegang tot je financiële gegevens. Je weet op elk moment precies waar je staat. Je hoeft niet thuis of op kantoor te zijn om je cijfers te zien.
- Automatische bankkoppeling: De software kan automatisch je bankafschriften importeren. Je bespaart tijd en hebt een overzicht van al je transacties.
- Fiscale regels: De nieuwste fiscale regels worden automatisch verwerkt binnen het systeem. Denk bijvoorbeeld aan een verandering van het btw-tarief of aan percentages die veranderen. Om mogelijke problemen te voorkomen is het wel raadzaam om dit zelf ook te controleren. In het ergste geval kunnen er problemen ontstaan met de Belastingdienst.
Is online boekhouden moeilijk?
Nee, online boekhouden is niet moeilijk. Er heerst misschien de misvatting dat online boekhouden moeilijk is, maar de waarheid is dat het niet meer inspanning kost dan een op papier gebaseerd handmatig systeem. Boekhoudkundige kennis is dus niet nodig. Wel is het belangrijk dat je het boekhoudprogramma eerst goed leert kennen.
Bovendien zijn er trainingshandleidingen voor beginners die het programma willen gebruiken. Daarnaast kun je zo nodig advies vragen aan een boekhouder of accountant. Ook voorziende meeste boekhoudpakketten in een gratis helpdesk.
Waar moet je op letten bij het uitkiezen van een boekhoudprogramma?
Als startende zzp'er is het belangrijk om op de prijs-kwaliteitverhouding te letten. Een basispakket moet voldoende zijn om de financiële administratie bij te houden. Wanneer je meteen extra modules moet activeren of vaak contact moeten opnemen met de klantenservice, dan kan de prijs-kwaliteitverhouding minder gunstig zijn.
Het is ook belangrijk om te informeren naar de mogelijkheden om de gegevens te exporteren. Voor het geval je later op een ander programma wilt overschakelen, is het handig als de oude gegevens gemakkelijk geïmporteerd kunnen worden. De meeste aanbieders maken gebruik van een gratis overstapservice of migratieservice.
Integratie van boekhoudsoftware
Maak je al gebruik van andere programma's, dan moet er een koppeling gemaakt kunnen worden met het boekhoudprogramma. Denk bijvoorbeeld aan een CRM-systeem. CRM staat voor Customer Relationship Management, en heeft betrekking op alle manieren waarop je relaties met klanten beheert. Het kunnen integreren van deze data kan voor sommige ondernemers belangrijk zijn.
Voor zzp’ers zijn er een aantal functies belangrijk:
- Er moet een bankkoppeling aanwezig zijn;
- Koppeling met de Belastingdienst voor de btw-aangifte en andere aangiftes;
- Het automatisch versturen van betalingsherinneringen;
- Er moet een mobiele app zijn voor facturen en bonnetjes;
- Je moet offertes kunnen maken in je eigen huisstijl;
- Je moet de urenregistratie kunnen bijhouden.
Wat zijn de kosten van een online boekhoudprogramma?
De meeste zzp'ers zijn niet meer kwijt dan € 20 tot € 40 per maand voor een goed factuur- en boekhoudprogramma. Het is wel belangrijk om te vermelden dat dit meestal betrekking heeft op het basispakket. Wanneer je te maken hebt met personeelsadministratie, complexe voorraadbeheer en andere ingewikkelde zaken, kunnen de kosten als snel oplopen. De meeste zzp'ers en andere kleine ondernemers hebben hiermee niet te maken. Zzp'ers hebben te maken met vereenvoudigde boekhouding en niet met dubbel boekhouden, zoals grote mkb-bedrijven. Betaalbaar boekhouden, en vooral eenvoudig boekhouden als zzp'er is dus prima mogelijk.
De maandelijkse kosten zijn ook afhankelijk van hoeveel werk je zelf doet. Wanneer je gebruik maakt van een boekhouder of accountant, zullen de kosten hoger zijn. In dat geval kun je de boekhouder of accountant ook vragen om met het softwarepakket van zijn of haar keuze te werken.
Beste boekhoudprogramma voor jouw bedrijf:
Is overstappen van boekhoudprogramma mogelijk?
Overstappen naar een ander boekhoudprogramma is mogelijk. Wel is het belangrijk om dit op een goede manier te doen. De huidige software aanbieder moet hiervoor beschikken over een migratieservice. De meeste aanbieders beschikken over een gratis overstapservice. Meestal zul je hiervoor de helpdesk moeten benaderen.
Meest gebruiksvriendelijke online boekhoudpakket
Om de zzp boekhouding goed bij te kunnen houden, heb je de hulp nodig van een boekhoudprogramma. Er zijn er veel op de markt, maar boekhoudprogramma's vergelijken blijft voor dienstverlenende zzp'ers belangrijk. Een zzp boekhoudprogramma kan namelijk op punten verschillen. De beste boekhoudprogramma's komen min of meer wel overeen. E-boekhouden is volgens velen het meest gebruiksvriendelijke online boekhoudpakket voor zzp'ers. Het grote voordeel van e-boekhouden is dat alles gemakkelijk via je computer of telefoon gedaan kan worden. Je hoeft geen dure accountant, boekhouder of administratiekantoor te bellen voor elke vraag, want alle gegevens zijn ook online beschikbaar.
Een ander groot voordeel van e-boekhouden.nl is de ondersteuning en service. Ze helpen je gratis met alles en geven tips over hoe je sommige situaties zelf kunt aanpakken. E-boekhouden.nl is daarom het beste boekhoudprogramma voor zzp'ers, want het is eenvoudig, goedkoop en heeft een goede ondersteuning. Starters kunnen e-boekhouden.nl door hun actie 15 maanden gratis gebruiken.
Een ander geschikt boekhoudprogramma voor zzp'ers is Rompslomp. Een Rompslomp account is tijdens de gratis proefperiode 30 dagen gratis te gebruiken. Er zijn dus meerdere online boekhoudprogramma's die als zzp'er kunt uitproberen. Gebruik ook onze keuzehulp om tot de beste beslissing te kunnen komen.
Online boekhouding of een offline boekhoudprogramma gebruiken
Online boekhouding heeft tegenwoordig de voorkeur op offline boekhouden. Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om een spreadsheet te gebruiken, echter mis je dan alle belangrijke functies die de boekhouding zo makkelijk maken. Kies daarom voor boekhoudsoftware. De boekhouding zal hier door veel effectiever worden. Alle inkomsten, de uren en rittenregistratie en andere bestanden zijn dan op een overzichtelijke manier bij te houden. Ook het doen van de btw-aangifte en het maken van de jaarrekening is veel makkelijker. Door verschillende koppelingen kun je alle bankmutaties en aangifte automatiseren. De gebruiksvriendelijkheid van een boekhoudpakket maakt de boekhouding zoveel sneller.
Beste boekhoudprogramma uitkiezen
Voor startende zzp'ers en freelancers is het belangrijk om de verschillende boekhoudprogramma's eerst met elkaar te vergelijken. Er zijn redelijk veel boekhoudprogramma's van verschillende aanbieders. Bedenk eerst als zzp'er welke functionaliteiten je allemaal nodig hebt. De meeste boekhoudprogramma's werken met modules die je later kunt toevoegen. Bij andere boekhoudprogramma's is dit soms niet mogelijk. Alle boekhoudprogramma's voor zzp'ers beschikken wel over alle benodigdheden om de administratie en boekhouding te kunnen doen. Het is ook belangrijk om te letten op het keurmerk van de aanbieder.
Verschil administratie en boekhouding
Zzp'ers halen soms de administratie en boekhouding door elkaar heen. De administratie heeft betrekking op alle werkzaamheden die niet te maken hebben met de financiële administratie. Alles wat de financiële status van de onderneming aangaat behoort toe tot de boekhouding. Ook een complexe administratie hoeft geen betrekking te hebben op boekhouden. Facturen, facturatie, btw-aangifte, de urenregistratie of het berekenen van de winst behoort wel toe tot de boekhouding.
Onbeperkt factureren
De beste boekhoudpakketten maken onbeperkt factureren mogelijk. Dit is vooral waardevol voor zzp'ers en andere ondernemers die veel factureren. Dit heeft meestal betrekking op terugkerende facturatie (repeterende facturen). Terugkerende facturatie noemt men ook wel eens vaste verkoopfacturen.
Het maken van facturen is makkelijk door de slimme software en kan door koppelingen ook geautomatiseerd worden. Denk bijvoorbeeld aan koppelingen met verschillende banken, zoals met de Rabobank, ING of de ABN-AMRO. Hierdoor kunnen alle facturen automatisch gekoppeld worden aan de juiste bankmutaties en bankafschriften. Eenvoudig factureren en alle debiteuren en crediteuren beheren is hierdoor een stuk makkelijker. Vandaag de dag is het ook belangrijk om een app beschikbaar te hebben. Hiermee kan je op een simpele manier een scan maken van alle facturen. De gemaakte scan zal automatisch geüpload worden.
Als zzp'er is het maken van facturen met een boekhoudpakket eenvoudig. Ook facturen versturen is eenvoudig: sla elke factuur gewoon op als pdf en voeg ze bij een e-mail. Alle inkoopfacturen kun je handmatig of geautomatiseerd eenvoudig met een directe koppeling wegboeken. Openstaande facturen, zoals eigen inkoopfacturen worden netjes weergegeven in het boekhoudpakket. Een eenvoudig online boekhoudpakket is speciaal voor zzp'ers gemaakt en is makkelijk in gebruik. Alle offertes en facturen zijn in de eigen huisstijl op te maken.
Boekhouding uitbesteden
Zzp'ers kunnen er ook voor kiezen om hun boekhouding uit te besteden. Het boekhouden kan tijdrovend en ingewikkeld zijn, dus uitbesteding kan een goede manier zijn om tijd te besparen. Er zijn veel bedrijven die boekhoudkundige diensten aanbieden. Bij het kiezen van een boekhoudbedrijf is het wel belangrijk om op de reputatie te letten, en de kosten. Een andere optie is het zoeken naar een online boekhouder. Een online boekhouder kan bijvoorbeeld alleen goede ondersteuning bieden wanneer je met bepaalde vragen zit. Dit is meestal een stuk goedkoper dan een fulltime boekhouder. Denk bijvoorbeeld aan simpele vragen die je anders aan de Belastingdienst zult moeten stellen.
Makkelijkste boekhoudprogramma voor zzp'ers
Alle online boekhoudprogramma voor zzp'ers maken makkelijk online boekhouden mogelijk. De online software is speciaal voor zzp'ers gemaakt. Met de online boekhoudsoftware kun je onderweg overal werken, waar je ook bent of hoe laat het ook is. Je kunt altijd en overal snel uitgaven of inkomsten invoeren via PC, tablet of smartphone om je leven gemakkelijker te maken. Speciaal voor dienstverlenende zzp'ers die veel onderweg zijn, is het online werken belangrijk.
Boekhoudprogramma's voor zzp'ers
Op onze vergelijkingspagina zijn verschillende voorbeelden te vinden van een goed boekhoudprogramma, die ook nog eens gebruiksvriendelijk zijn. Gebruiksvriendelijkheid is een belangrijk woord wanneer we het hebben over het eenvoudig kunnen bijwerken van de administratie. Vooral voor zzp'ers in de zakelijke dienstverlening, is het belangrijk om flexibel te zijn. Het is wel belangrijk dat een boekhoudsoftware past bij jouw wensen. Daarnaast kan het voor zzp'ers belangrijk zijn om gebruik te kunnen maken van een gratis helpdesk. Een helpdesk kan voor eenmanszaken een uitkomst bieden met betrekking tot veelgestelde vragen. Normaal gesproken is het hiervoor nodig om je eigen boekhouder te benaderen.
Automatisch btw-aangifte doen
Wanneer je producten of diensten inkoopt of verkoopt, moet je btw-aangifte doen. Door middel van software is het tegenwoordig mogelijk om digitaal btw-aangifte te doen. De software rekent op een simpele manier uit wat de verschuldigde btw is, op basis van de facturen die je in een tijdvak hebt ontvangen of uitgereikt. Je kunt deze aangifte elektronisch bij het belastingkantoor indienen. Hiervoor moet je wel eerst een 'boekhoudsoftware belastingdienst' koppeling maken binnen het systeem. Daarna kun je de btw-aangifte met één druk op de knop versturen.
Wanneer moet ik aangifte doen?
Als startende ondernemer ben je verplicht om ieder kwartaal fiscaal btw-aangifte te doen bij de Belastingdienst. In sommige gevallen is het mogelijk om per jaar btw-aangifte te doen. Hiervoor moet je wel eerst een aanvraag indienden bij de Belastingdienst. De Belastingdienst hanteert hier strikte regels voor. Grote mkb'ers doen in veel gevallen iedere maand btw-aangifte. Dit is het geval wanneer mkb'ers meer dan € 15.000 per kwartaal betalen. Starters moeten gewoon om de drie maanden de btw voldoen. Een online boekhoudpakket voor zzp'ers maakt het betalen of terugvorderen van de btw veel makkelijker. Binnen de zakelijke dienstverlening heb je in de meeste gevallen gewoon te maken met btw-facturen. Binnen de bouwsector kan je ook te maken krijgen met het verleggen van de btw.
Wat is btw?
Als starter moet je een deugdelijke administratie opzetten. Op bijna alle verzonden en binnenkomende facturen staat een btw-bedrag. Het btw-bedrag krijg je terug of moet je juist betalen. Het is belangrijk om je als starter te verdiepen in de btw-regels. Hierover hebben wij verschillende blogs geschreven. In sommige gevallen kun je ook te maken krijgen met de verleggingsregeling. Wanneer je geen kennis hebt van btw, dan is het raadzaam om eerst een boekhouder te raadplegen. Een boekhouder kan precies uitleggen wat de btw-regels zijn. Als starter is het belangrijk om misstanden met de btw te voorkomen. Een andere benaming voor de btw-aangifte is ook wel de aangifte omzetbelasting.
Online boekhouding en boekhoudprogramma zzp
Een online boekhoudpakket voor zzp'ers is dus in de meeste gevallen belangrijk. Het makkelijkste boekhoudprogramma voor zzp'ers, is meestal een eenvoudig online boekhoudpakket. Daarnaast is het belangrijk dat de software gebruiksvriendelijk is. Een goed boekhoudprogramma moet ook betaalbaar boekhouden mogelijk maken. Het meest gebruiksvriendelijke programma zul je wel voor jezelf moeten bepalen. Wij zullen hier nogmaals onze vergelijker toevoegen om tot de juiste keuze te kunnen komen.
Hét complete boekhoudpakket moet voldoen aan:
- Uren registreren en uren bijhouden;
- Er moet een boekhoudsoftware belastingdienst en bank koppeling mogelijk zijn;
- Bonnetjes scannen moet mogelijk zijn door middel van een mobiele app;
- Je eigen lay-out toepassen moet mogelijk zijn;
- Elektronische btw betalen moet kunnen binnen het programma;
- Maak eerst een gratis proefaccount aan om de software te testen;
- Vreemde valuta inboeken moet mogelijk zijn;
- Er moet sprake zijn van een gratis helpdesk voor hulp;
- Relatiebeheer (CRM), kassasystemen herkennen moet mogelijk zijn;
- Betalingsherinnering en aanmaningen versturen moet automatisch gaan;
- Resultatenrekening maken moet eenvoudig mogelijk zijn;
- Grootboekrekeningen opstellen moet mogelijk zijn;
- Documenten importeren of exporteren moet mogelijk zijn;
- Het inscannen van facturen en bonnetjes moet mogelijk zijn.
De boekhouding uitbesteden is ook een mogelijkheid als ondernemer. Er zijn veel ondernemers die het boekhouden volledig uitbesteden. Ook een zzp'er binnen de zakelijke dienstverlening kan overwegen het boekhouden uit te besteden. Het is in alle gevallen wel zo dat je veel kunt besparen op het boekhouden. Dit is natuurlijk ook afhankelijk van jezelf en de wensen. Een online boekhoudprogramma werkt in de meeste gevallen wel het beste. Eenvoudig boekhouden is hierbij wel belangrijk, zoals met e-boekhouden. Er zijn veel zzp'ers die gebruikmaken van e-boekhouden. Natuurlijk zijn er naast e-boekhouden.nl ook andere interessante aanbieders.
Er zijn verschillende programma's op de markt voor zzp'ers. Het is vooral belangrijk om te kijken naar de functionaliteiten als zzp'er.
Ook de gebruiksvriendelijkheid en dus het gemak is belangrijk. De meeste boekhoudpakketten zijn ongeveer vergelijkbaar qua werking, echter kunnen er verschillen zijn.
Mijnzzp.nl