De meeste ondernemers kiezen ervoor om zelf hun boekhouding te doen, maar er zijn ook genoeg ondernemers die een boekhouder in de arm nemen. Voor welke keuze je uiteindelijk kiest, is afhankelijk van wat jij belangrijk vindt en waar jouw voorkeuren liggen. Beide keuzes hebben voor- en nadelen. Een goede boekhouding moet in ieder geval aan vastgestelde regels voldoen.
Boekhouding zelf doen
Zelf de boekhouding doen, betekent dat je afhankelijk bent van jezelf en veel tijd kwijt bent aan het bijhouden van alle cijfers. Je moet de kennis in huis hebben om je boekhouding goed te kunnen doen, anders loop je het risico op fouten en dat kan consequenties hebben voor je bedrijf. Een goed overzicht houden van de boekhouding is dus belangrijk om mogelijke problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Ook tijdens het opstellen van de winst-en-verliesrekening mogen er geen fouten ontstaan. Uitbesteden van de boekhouding zal je natuurlijk wel meer kosten. Kleine ondernemers kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van Excel om hun boekhouding zelf bij te houden.
Overzichtelijke boekhouding
Voor zzp'ers is het belangrijk om de financiële administratie op de juiste manier bij te houden. De Belastingdienst maakt het verder niet uit hoe zzp'ers hun boekhouding bijhouden. Wel moet de boekhouding van de Belastingdienst voldoende aan de gestelde normen en wetgeving. De boekhouding moet dan ook voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
Daarnaast ben je als ondernemer verplicht om de boekhouding minimaal zeven jaar te bewaren. Een goede boekhouding moet dus overzichtelijk zijn, voldoen aan wetgeving en moet je minimaal zeven jaar bewaren. In sommige gevallen moet je de boekhouding tien zelfs jaar bewaren. Gegevens over onroerende zaken moet je bijvoorbeeld minimaal 10 jaar bewaren.
‘‘Boekhouden draait vooral om het inzichtelijk maken van cijfers en data’’
Btw-aangifte zelf doen
Kleine ondernemers kunnen prima zelf hun btw-aangifte verzorgen. Hiervoor heb je geen online boekhoudprogramma nodig. Wel is het zo dat je de btw-aangifte zelf goed zal moeten controleren voor het indienen. Denk bijvoorbeeld aan het toepassen van het juiste btw-nummer en aan de volledigheid van alle facturen. Belastingaangifte doen is tegenwoordig eenvoudig online mogelijk.
Boekhouding uitbesteden
Er zijn ook veel ondernemers die de boekhouding helemaal uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Daarnaast kun je als zzp'er ook terecht bij een administratiekantoor. Het zijn vooral mkb'ers die de volledige administratie en boekhouding uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Vooral wanneer je een accountantsverklaring nodig hebt, is het vaak nodig om de boekhouding uit te besteden.
Het uitbesteden van de complete boekhouding kan je als ondernemer wel veel geld kosten. De meeste startende ondernemers kiezen voor online boekhouden in combinatie met een boekhouder of accountant. In dat geval is de boekhouder of accountant alleen verantwoordelijk voor het controleren van de boekhouding en het opstellen van de jaarrekening. Voor het opstellen van de jaarrekening gebruiken de meeste zzp'ers een boekhouder. Overigens is het maken van een jaarrekening voor eenmanszaken niet verplicht. Wel moet je ieder jaar een winst-en-verliesrekening maken en de balans opstellen.
Zelf de boekhouding opzetten
Voor het zelf opzetten van een zakelijke administratie is geen echte boekhoudkennis vereist. Wel is een goede boekhouding voorzien van een eigen zakelijke bankrekening. Alle zakelijke kosten moeten via de zakelijke bankrekening verlopen. Zo zorg je ervoor dat privé en zakelijk netjes gescheiden blijven. Dit voorkomt later veel rompslomp in de boekhouding. Alle facturen moeten doorlopend genummerd worden en alle facturen moeten voldoen aan de regels van de Belastingdienst. Ook het bewaren van alle bonnetjes, inkoopfacturen, de rittenadministratie en bankafschriften is verplicht.
Starten als zzp: wat moet je allemaal regelen:
Makkelijk de boekhouding bijhouden
Wie in één oogopslag alle actuele ontwikkelingen wil kunnen overzien, kan het beste een online boekhoudpakket gebruiken. De meeste zzp'ers met een eenmanszaak maken tegenwoordig gebruik van online boekhouden. Online boekhouden is zo veel eenvoudiger en het scheelt een hoop administratie. Door een boekhoudpakket hoef je bovendien ook geen software te kopen, maar kan de boekhouding gewoon opgezet worden met behulp van een e-mailadres en wachtwoord. Met een boekhoudpakket is ondernemen en boekhouden een stuk makkelijk geworden.
Automatiseer de boekhouding
Het automatiseren van de boekhouding is prima mogelijk door het gebruiken van slimme software. Hierdoor hoef je veel handelingen niet meer handmatig uit te voeren. Facturen maken, inkomstenbelasting betalen en het netjes ordenen van alle bankafschriften is mogelijk met een boekhoudprogramma. Als je ervoor kiest om een boekhoudprogramma te gebruiken, is het verstandig om al je documenten te digitaliseren. Alle papieren facturen en bankafschriften kun je dan online bewaren, zodat de boekhouding inzichtelijk wordt gemaakt. Een goede boekhouder kan je eventueel ook informeren over de mogelijkheden. Zo weet je op ieder moment hoe je bedrijf ervoor staat en is het betalen van belasting een stuk eenvoudiger.
Kies een boekhoudprogramma
Op onze vergelijkingspagina hebben wij de beste boekhoudprogramma's opgenomen. Alle aanbieders bieden een gratis proefperiode aan. Zo kun je gemakkelijk een gratis boekhoudprogramma uitproberen om te zien of dit iets voor jou is. Zo is het bijhouden van de administratie en de boekhouding veel sneller en vooral beter te doen. De meeste zzp'ers maken al gebruik van digitaal boekhouden. Eenmanszaken hebben voldoende aan een relatief simpel boekhoudpakket. Voor grote bedrijven is de administratie veel complexer. Met een gratis startersaccount beschik je in de meeste gevallen over alle functionaliteiten.
Boekhouder inschakelen of zelf doen?
Het volledig uitbesteden van de boekhouding aan een boekhouder is niet meer nodig. Om kosten te besparen kun je veel beter alleen de belangrijke zaken overlaten aan de boekhouder. Maak gebruik van de mogelijkheid om een extra account te openen zodat de boekhouder toegang heeft. De boekhouder of accountant krijgt hierdoor veel meer een toezichthoudende rol. Vanzelfsprekend kun je de boekhouder of accountant ook de belastingaangifte laten verzorgen. Er zijn bijvoorbeeld redelijk veel zzp'ers die de inkomstenbelasting overlaten aan hun boekhouder.
Is boekhouden moeilijk?
Boekhouden is met het juiste programma niet moeilijk. Je hoeft als zzp'er ook niet te beschikken over echte boekhoudkennis. De meeste zzp'ers besteden enkele uren per week aan de boekhouding. Daarnaast hebben niet alle ondernemers te maken met veel boekhoudkundige werkzaamheden. Het sporadisch versturen van een factuur en het inboeken van alle bonnetjes zijn dan de grootste werkzaamheden. Het doen van aangifte en betalen van belasting vanuit de software is snel aan te leren. Ook kun je de aangifte laten verzorgen door je boekhouder. Het is meestal ook mogelijk om een korte cursus online boekhouden te volgen.
Wanneer wel een boekhouder inschakelen?
Wanneer je te maken hebt met veel administratie, dan is het verstandig om een boekhouder in te schakelen. Vaak zijn bedrijven met meerdere medewerkers of klanten genoodzaakt om de administratie uit te besteden aan een financieel expert. Deze kan ook veel betekenen voor bedrijven die weinig tijd hebben of te maken hebben met complexe administratieve taken. Door de juiste boekhouder te kiezen, is er altijd een deskundige aan je zijde om raad en advies te geven. Een boekhouder kan je ook precies vertellen hoe het bedrijf ervoor staat. Voor de administratie kun je ook gebruikmaken van een accountant. Een accountant is wel een stuk kostbaarder.
Wat is het voordeel van een boekhouder:
- Een boekhouder beschikt over veel ervaring en kennis;
- Een boekhouder is eerlijk en integer;
- De boekhouding kan snel aangepast worden aan de situatie. Zo hoef je geen rekening te houden met verandering in wet- of regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan de btw-wijzigingen;
- Een boekhouder kan ook financieel advies geven en zaken uitzoeken;
- Het bespaart je veel tijd als ondernemer;
- Alle inkomsten en uitgaven worden actueel bijgehouden;
- Een specialist is op de hoogte van belastingvoordelen.
Wat is het nadeel van een boekhouder:
- Het volledig uitbesteden van de boekhouding kan kostbaar zijn;
- Kleine administratiekantoren hebben het vaak erg druk. Minder tijd per klant dus;
- Het vinden van een goede specialist is niet makkelijk;
- Je hebt zelf minder overzicht van de administratie en boekhouding.
Kan ik mijn boekhouding zelf doen?
Het is als zzp'er prima mogelijk om zelf de boekhouding te doen. Kies dan wel een boekhoudprogramma dat past bij jouw bedrijf. Als je te maken hebt met veel facturen, dan kan het onbeperkt factureren belangrijk zijn voor je. De algemene administratie bijhouden is met alle programma's mogelijk.
De volgende zaken zijn belangrijk bij een boekhoudpakket:
- Er moet een boekhoudsoftware belastingdienst koppeling zijn;
- De administratie moet zichtbaar zijn via een handige app;
- Het opstellen van rapporten moet mogelijk zijn binnen de administratie;
- Het toepassen van de eigen huisstijl moet mogelijk zijn;
- Er moet iedere dag een back-up gemaakt worden;
- Er moet sprake zijn van een goede klantenservice.
Als zzp'er zijn er veel werkzaamheden die je prima zelf kunt uitvoeren. Het is een groot voordeel als je precies op de hoogte bent van de financiële situatie als ondernemer.
In bepaalde gevallen is het wel aan te raden om ook gebruik te maken van een boekhouder.
Mijnzzp.nl