Boekhouding: zelf doen of uitbesteden?

Weblog Van de redactie

do, 16 dec 2021Team Mijnzzp

De meeste startende ondernemers kiezen ervoor om zelf hun boekhouding te doen, maar er zijn ook genoeg ondernemers die een boekhouder in de arm nemen. Voor welke keuze je uiteindelijk kiest, is afhankelijk van wat jij belangrijk vindt en waar jouw voorkeuren liggen. Beide keuzes hebben voor- en nadelen. Een externe boekhouder heeft nu eenmaal bepaalde voordelen. Het is in ieder geval belangrijk dat er sprake is van een overzichtelijke boekhouding. Een goede boekhouding moet aan vastgestelde regels voldoen.

Als tartende ondernemer kun je dus op verschillende manieren de boekhouding bijhouden. De boekhouding uitbesteden is in eerste instantie een prima idee, echter kun je eventueel ook kiezen voor een hybride boekhouding. In dat geval krijg je ondersteuning van een online zzp boekhouder voor bijvoorbeeld een correcte belastingaangifte. Het krijgen van deskundig advies is natuurlijk erg waardevol. De btw-aangifte kun je gewoon zelf verzorgen, net zo als het inboeken van alle facturen. Hiervoor kun je dan wel het beste een goed boekhoudpakket gebruiken.

Boekhouding zelf doen als zzp'er

Zelf de boekhouding doen, betekent dat je afhankelijk bent van jezelf en veel tijd kwijt bent aan het bijhouden van alle cijfers. Je moet de kennis in huis hebben om je boekhouding goed te kunnen doen, anders loop je het risico op fouten en dat kan consequenties hebben voor je bedrijf. Een goed overzicht houden van de boekhouding is dus belangrijk om mogelijke problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Ook tijdens het opstellen van de winst-en-verliesrekening mogen er geen fouten ontstaan. Uitbesteden van de boekhouding zal je natuurlijk wel meer kosten. Kleine ondernemers kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van Excel om hun boekhouding zelf bij te houden.

Overzichtelijke boekhouding

Voor zzp'ers is het belangrijk om de financiële administratie op de juiste manier bij te houden. De Belastingdienst maakt het verder niet uit hoe zzp'ers hun boekhouding bijhouden. Wel moet de boekhouding van de Belastingdienst voldoende aan de gestelde normen en wetgeving. De boekhouding moet dan ook voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

Daarnaast ben je als ondernemer verplicht om de boekhouding minimaal zeven jaar te bewaren. Een goede boekhouding moet dus overzichtelijk zijn, voldoen aan wetgeving en moet je minimaal zeven jaar bewaren. In sommige gevallen moet je de boekhouding tien zelfs jaar bewaren. Gegevens over onroerende zaken moet je bijvoorbeeld minimaal 10 jaar bewaren.

‘‘Boekhouden draait vooral om het inzichtelijk maken van cijfers en data’’

Btw-aangifte zelf doen

Kleine ondernemers kunnen prima zelf hun btw-aangifte verzorgen. Hiervoor heb je in de kern geen online boekhoudprogramma nodig. Wel is het zo dat je de btw-aangifte zelf goed zal moeten controleren voor het indienen. Denk bijvoorbeeld aan het toepassen van het juiste btw-nummer en aan de volledigheid van alle facturen. Belastingaangifte doen is tegenwoordig eenvoudig online mogelijk. Het doen van de btw-aangifte is met een boekhoudpakket wel veel makkelijk omdat het boekhoudpakket alle berekeningen maakt voor je. Zo weet je zeker dat je geen fouten maakt met de btw-aangifte.

Daarnaast is het zo dat een boekhoudpakket rekening houdt met alle ingeboekte zakelijke kosten voor de btw-aangifte. Met andere woorden zul je geen facturen of bonnetjes vergeten op te voeren. Voor de btw-aangifte is het wel belangrijk om alle uitgaande facturen en inkomende facturen in te boeken. Startende ondernemers vergeten nogal eens alle facturen in te boeken en kunnen hierdoor fiscale voordelen mislopen.

Boekhouding uitbesteden

Er zijn ook veel ondernemers die de boekhouding helemaal uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Daarnaast kun je als zzp'er ook terecht bij een administratiekantoor. Het zijn vooral mkb'ers die de volledige administratie en boekhouding uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Vooral wanneer je een accountantsverklaring nodig hebt, is het vaak nodig om de boekhouding uit te besteden.

Het uitbesteden van de complete boekhouding kan je als ondernemer wel veel geld kosten. De meeste startende ondernemers kiezen voor online boekhouden in combinatie met een boekhouder of accountant. In dat geval is de boekhouder of accountant alleen verantwoordelijk voor het controleren van de boekhouding en het opstellen van de jaarrekening. Voor het opstellen van de jaarrekening gebruiken de meeste zzp'ers een boekhouder. Overigens is het maken van een jaarrekening voor eenmanszaken niet verplicht. Wel moet je ieder jaar een winst-en-verliesrekening maken en de balans opstellen. Ook voor de aangifte inkomstenbelasting zijn er redelijk veel zzp'ers die gebruikmaken van een boekhouder. De aangifte inkomstenbelasting is ook gewoon zelf te doen met een online boekhoudpakket.

Inhuren externe boekhouder zzp

• Als zzp'er met een eenmanszaak kun je de hulp inroepen van een boekhouder voor verschillende werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan het verzorgen van de jaarlijkse inkomstenbelasting of aan het laten uitvoeren van een controle. Vooral voor het indienen van de jaarlijkse inkomstenbelasting maken veel zzp'ers gebruik van een boekhouder. Er zijn redelijk veel boekhouders actief die op een bepaalde manier samenwerken met een zzp'er. Deze samenwerking is als zzp'er geheel zelf te bepalen en kan verschillen per onderneming. Als zzp'er ben je niet verplicht om gebruik te maken van een boekhouder. Er zijn veel boekhoudpakketten op de markt die het mogelijk maken om zelf te boekhouden. Het boekhouden is niet moeilijk en gaat voor een groot deel geautomatiseerd. De laatste jaren zijn de bekende boekhoudpakketten steeds beter geworden en hebben de boekhouders hun werkzaamheden hierdoor deels moeten aanpassen. Er zijn veel kleine boekhouders die bijvoorbeeld alleen helpen bij het nemen van lastige beslissingen of die alleen controlewerkzaamheden uitvoeren. Ook zijn er zzp'ers die alleen de boekhouding laten controleren door een boekhouder. Met alle boekhoudpakketten is het mogelijk om je boekhouder toegang te verlenen tot je account.

Voordelen inhuren boekhouder

Het grote voordeel van een boekhouder is het deskundig advies dat je krijgt. Een boekhouder is op de hoogte van wet- en regelgeving en kan je hierin ondersteunen. Het deskundig advies kan ook helpen bij het laten groeien van de onderneming. Een goede boekhouder doet meer dan het alleen werken met cijfers. Een boekhouder kost over het algemeen wel wat, maar het advies is ook veel waard. Een goed administratiekantoor is daarnaast iedere dag bezig met boekhouden en weet precies wanneer welke aangifte binnen moet zijn. Een administratiekantoor kan daarnaast financiële rapporten opstellen die je als ondernemer kunnen helpen bij het nemen van besluiten. Een inschakelen van een administratiekantoor voorkomt daarnaast wellicht ook gewoon boekhoudkundige stress. Er zijn veel zzp administratiekantoren die zich specifiek richten op kleine ondernemers. Het uitbesteden van je boekhouding kan veel stress voorkomen. Daarnaast geeft het uitbesteden van je boekhouding zekerheid met betrekking tot een correctie boekhouding.

Boekhouding zelf doen met een eenmanszaak

• Zzp'ers hoeven in principe voor hun onderneming geen gebruik te maken van een boekhouder. Het bijhouden van de financiële administratie kun je gewoon zelf doen als zzp'er. De vraag is wel hoe je dit het beste kan doen. Wil je alle beslissingen zelf nemen of ben je op zoek naar extra ondersteuning voor de administratie. De inkomstenbelasting opgeven en het doen van de jaarlijkse btw-aangifte kun je ook zelf doen. Hiervoor heb je niet echt een boekhouder nodig. Met een eenmanszaak ben je ook niet verplicht om een officiële jaarrekening te maken. Het jaarlijks opmaken van de balans en de winst- en verliesrekening is voldoende als zzp'er. Dit kan allemaal met de verschillende boekhoudprogramma's die er zijn.

Boekhouden in Excel

• Ook is het mogelijk om te boekhouden in Excel. Het programma Excel is gratis te gebruiken voor je boekhouding. Het is wel zo dat Excel boekhoudkundig gezien omslachtig werkt. Daarnaast krijg je met Excel geen realtime-inzicht in de boekhouding. Dit zijn toch wel belangrijke nadelen van het werken met een spreadsheet. De meest boekhoudpakketten beschikken tegenwoordig over een mobiele app waarmee je op ieder moment de boekhouding kan inzien. Dat kan met Excel niet. Ook is het doen van de btw-aangifte niet mogelijk vanuit Excel en wellicht mis je ook bepaalde fiscale voordelen als zzp'er. Ook is het lastiger om toezicht te houden op de uitgaande facturen.

Zelf de boekhouding opzetten

• Voor het zelf opzetten van een zakelijke administratie is geen echte boekhoudkennis vereist. Wel is een goede boekhouding voorzien van een eigen zakelijke bankrekening. Alle zakelijke kosten moeten via de zakelijke bankrekening verlopen. Zo zorg je ervoor dat privé en zakelijk netjes gescheiden blijven. Dit voorkomt later veel rompslomp in de boekhouding. Alle facturen moeten doorlopend genummerd worden en alle facturen moeten voldoen aan de regels van de Belastingdienst. Ook het bewaren van alle bonnetjes, inkoopfacturen, de rittenadministratie en bankafschriften is verplicht. De boekhouding uitbesteden is als je op deze manier werkt niet nodig. Wel kun je het beste gebruikmaken van een goed boekhoudprogramma. Goede boekhoudsoftware zorgt ervoor dat je geen belastingvoordelen of andere fiscale voordelen misloopt.

Starten als zzp: wat moet je allemaal regelen:

Boekhoudprogramma: eenvoudig boekhouden

• Wie in één oogopslag alle actuele ontwikkelingen wil kunnen overzien, kan het beste een online boekhoudpakket gebruiken. De meeste zzp'ers met een eenmanszaak maken tegenwoordig gebruik van online boekhouden. Online boekhouden is zo veel eenvoudiger en het scheelt een hoop administratie. Door een boekhoudpakket hoef je bovendien ook geen programma te kopen, maar kan de boekhouding gewoon opgezet worden met behulp van een e-mailadres en wachtwoord. Met een boekhoudpakket is ondernemen en boekhouden een stuk makkelijk geworden en weet je zeker dat je optimaal gebruikmaakt van alle fiscale voordelen. Een correcte belastingaangifte opstellen is met een boekhoudpakket vanzelfsprekend. De boekhoudsoftware ziet er op toe dat er geen fouten gemaakt worden. Hierdoor kun je de eigen boekhouding op de juiste manier bijhouden.

Automatiseer de boekhouding

• Het automatiseren van de boekhouding is prima mogelijk door het gebruiken van slimme software. Hierdoor hoef je veel handelingen niet meer handmatig uit te voeren. Facturen maken, inkomstenbelasting betalen en het netjes ordenen van alle bankafschriften is mogelijk met een boekhoudprogramma. Als je ervoor kiest om een boekhoudprogramma te gebruiken, is het verstandig om al je documenten te digitaliseren. Alle papieren facturen en bankafschriften kun je dan online bewaren, zodat de boekhouding inzichtelijk wordt gemaakt. Een goede boekhouder kan je eventueel ook informeren over de mogelijkheden. Zo weet je op ieder moment hoe je bedrijf ervoor staat en is het betalen van belasting een stuk eenvoudiger.

Kies een boekhoudprogramma

Op onze vergelijkingspagina hebben wij de beste boekhoudprogramma's opgenomen. Alle aanbieders bieden een gratis proefperiode aan. Zo kun je gemakkelijk een gratis boekhoudprogramma uitproberen om te zien of dit iets voor jou is. Zo is het bijhouden van de administratie en de boekhouding veel sneller en vooral beter te doen. De meeste zzp'ers maken al gebruik van digitaal boekhouden. Eenmanszaken hebben voldoende aan een relatief simpel boekhoudpakket. Voor grote bedrijven is de administratie veel complexer. Met een gratis startersaccount beschik je in de meeste gevallen over alle functionaliteiten.

Boekhouder inschakelen of zelf doen?

Het volledig uitbesteden van de boekhouding aan een boekhouder is niet meer nodig. Om kosten te besparen kun je veel beter alleen de belangrijke zaken overlaten aan de boekhouder. Maak gebruik van de mogelijkheid om een extra account te openen zodat de boekhouder toegang heeft. De boekhouder of accountant krijgt hierdoor veel meer een toezichthoudende rol. Vanzelfsprekend kun je de boekhouder of accountant ook de belastingaangifte laten verzorgen. Er zijn bijvoorbeeld redelijk veel zzp'ers die de inkomstenbelasting overlaten aan hun boekhouder. Afhankelijk van de werkzaamheden kan het als ondernemer voorkomen dat je een goedgekeurde accountantsverklaring moet laten opmaken. Een goedgekeurde accountantsverklaring opstellen kun je niet zelf verzorgen. Het uitbesteden van je boekhouding is in dat geval niet strikt noodzakkelijk maar je hebt als nog een accountant nodig voor de accountantsverklaring.

Is boekhouden moeilijk?

Boekhouden is met het juiste programma niet moeilijk. Je hoeft als zzp'er ook niet te beschikken over echte boekhoudkennis. De meeste zzp'ers besteden enkele uren per week aan de boekhouding. Daarnaast hebben niet alle ondernemers te maken met veel boekhoudkundige werkzaamheden. Het sporadisch versturen van een factuur en het inboeken van alle bonnetjes zijn dan de grootste werkzaamheden. Het doen van aangifte en betalen van belasting vanuit de software is snel aan te leren. Ook kun je de aangifte laten verzorgen door je boekhouder. Het is meestal ook mogelijk om een korte cursus online boekhouden te volgen.

Wanneer wel een boekhouder inschakelen?

Wanneer je te maken hebt met veel administratie, dan is het verstandig om een boekhouder in te schakelen. Vaak zijn bedrijven met meerdere medewerkers of klanten genoodzaakt om de administratie uit te besteden aan een financieel expert. Deze kan ook veel betekenen voor bedrijven die weinig tijd hebben of te maken hebben met complexe administratieve taken. Door de juiste boekhouder te kiezen, is er altijd een deskundige aan je zijde om raad en advies te geven. Een boekhouder kan je ook precies vertellen hoe het bedrijf ervoor staat. Voor de administratie kun je ook gebruikmaken van een accountant. Een accountant is wel een stuk kostbaarder.

Wat is het voordeel van een boekhouder:

• Een boekhouder beschikt over veel ervaring en kennis.
• Een boekhouder is eerlijk en integer.
• De boekhouding kan snel aangepast worden aan de situatie. Zo hoef je geen rekening te houden met verandering in wet- of regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan de btw-wijzigingen.
• Een boekhouder kan ook financieel advies geven en zaken uitzoeken.
• Het bespaart je veel tijd als ondernemer.
• Alle inkomsten en uitgaven worden actueel bijgehouden.
• Een specialist is op de hoogte van belastingvoordelen.

Wat is het nadeel van een boekhouder:

• Het volledig uitbesteden van de boekhouding kan kostbaar zijn.
• Kleine administratiekantoren hebben het vaak erg druk. Minder tijd per klant dus.
• Het vinden van een goede specialist is niet makkelijk.
• Je hebt zelf minder overzicht van de administratie en boekhouding.

Kan ik mijn boekhouding zelf doen?

Het is als zzp'er prima mogelijk om zelf de boekhouding te doen. Kies dan wel een boekhoudprogramma dat past bij jouw bedrijf. Als je te maken hebt met veel facturen, dan kan het onbeperkt factureren belangrijk zijn voor je. De algemene administratie bijhouden is met alle programma's mogelijk.

De volgende zaken zijn belangrijk bij een boekhoudpakket:

• Er moet een boekhoudsoftware belastingdienst koppeling zijn.
• De administratie moet zichtbaar zijn via een handige app.
• Het opstellen van rapporten moet mogelijk zijn binnen de administratie.
• Het toepassen van de eigen huisstijl moet mogelijk zijn.
• Er moet iedere dag een back-up gemaakt worden.
• Er moet sprake zijn van een goede klantenservice.

Beste boekhoudprogramma startende ondernemer

Als startende ondernemer kun je eenvoudig de boekhouding zelf bijhouden. Wel is het echt raadzaam om gebruik te maken van een boekhoudpakket. Hiermee zal het boekhouden veel makkelijker en voor sneller gaan. Je kunt het boekhouden ook samen doen door het inhuren van een boekhouder. In dat geval kijkt de boekhouder mee met het boekhouden en dit bespaart over het algemeen veel op de jaarlijkste boekhoudkosten. Ook kun je alleen bepaalde werkzaamheden uitbesteden zoals het opstellen van de jaarrekening. De jaarrekening opmaken is voor sommige ondernemers niet vanzelfsprekend. Ook voor het opmaken van de inkomstenbelasting kun je hulp inroepen van een goede zzp boekhouder. Het volledig uitbesteden van je boekhouding behoort natuurlijk ook tot de mogelijkheden.

Als zzp'er zijn er veel werkzaamheden die je prima zelf kunt uitvoeren. Het is een groot voordeel als je precies op de hoogte bent van de financiële situatie als ondernemer.

In bepaalde gevallen is het wel aan te raden om ook gebruik te maken van een boekhouder.

Mijnzzp.nl