+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Boekhouding zelf doen of uitbesteden: wat past bij jouw onderneming?
Veel startende ondernemers doen hun boekhouding eerst zelf. Toch kiezen ook veel zzp'ers ervoor om (deels) met een boekhouder te werken. Welke keuze bij jou past, hangt af van je tijd, kennis, budget en hoeveel inzicht je zelf wilt houden. In dit artikel lees je de voor- en nadelen van zelf online boekhouden, boekhouding uitbesteden en een hybride aanpak. Ook leggen we uit hoe een goed boekhoudpakket of online boekhoudprogramma je administratie eenvoudiger maakt.
Wat je ook kiest, zorg dat er sprake is van een overzichtelijke administratie. Een goede boekhouding moet aan vastgestelde regels voldoen. Met de juiste boekhoudsoftware heb je meer controle over je cijfers en voorkom je fouten.
Boekhouding zelf doen als zzp'er
Zelf je boekhouding doen betekent dat je afhankelijk bent van je eigen planning en kennis. Je bent vaak tijd kwijt aan het bijhouden van alle cijfers, het inboeken van facturen en het controleren van betalingen. Als je nog weinig ervaring hebt met boekhouden, is de kans op fouten groter. Dat kan gevolgen hebben, bijvoorbeeld bij het indienen van aangiftes of het controleren door de Belastingdienst. Daarom is het verstandig om je administratie zo in te richten dat je problemen met de Belastingdienst voorkomt.
Ook tijdens het opstellen van de winst- en verliesrekening wil je voorkomen dat er verkeerde boekingen ontstaan. Sommige kleine ondernemers starten met Excel, maar zodra je meer facturen krijgt of vaker aangifte doet, wordt een online boekhoudprogramma meestal sneller en overzichtelijker.
Overzichtelijke boekhouding en bewaarplicht
Voor zzp'ers en andere ondernemers is het belangrijk om de financiële administratie netjes bij te houden. De Belastingdienst schrijft niet voor welk boekhoudpakket je gebruikt, maar de boekhouding moet wel voldoen aan de eisen en wetgeving. Denk aan een logische inrichting, complete facturen, een goede nummering en het kunnen tonen van bewijsstukken.
Je bent verplicht de administratie minimaal zeven jaar te bewaren. In sommige gevallen geldt een bewaarplicht van tien jaar, bijvoorbeeld bij gegevens over onroerende zaken. Met boekhoudsoftware en online boekhouden is het makkelijker om documenten te bewaren, terug te vinden en te delen met je boekhouder als dat nodig is.
‘Boekhouden draait vooral om het inzichtelijk maken van cijfers en data’
Btw-aangifte zelf doen
Kleine ondernemers kunnen prima zelf hun btw-aangifte verzorgen. Je kunt dit online regelen, maar je moet je aangifte wel goed controleren. Denk aan het juiste btw-nummer en aan de volledigheid van alle facturen. Met een boekhoudpakket gaat dit vaak sneller, omdat het programma berekeningen automatisch uitvoert en je btw-posities inzichtelijk maakt.
Daarnaast houdt een goed online boekhoudprogramma rekening met zakelijke kosten en voorkom je dat je bonnetjes of inkoopfacturen vergeet. Zeker starters missen soms fiscale voordelen doordat niet alle facturen zijn ingeboekt. Een boekhoudprogramma zzp helpt je om dit proces strakker te organiseren.
Boekhouding uitbesteden
Er zijn ook veel ondernemers die de boekhouding uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Als zzp'er kun je daarnaast terecht bij een administratiekantoor. Vooral mkb'ers besteden de volledige administratie en boekhouding uit, bijvoorbeeld wanneer je een accountantsverklaring nodig hebt.
Uitbesteden kan als ondernemer veel geld kosten. Daarom kiezen veel startende ondernemers voor online boekhouden in combinatie met controle door een boekhouder. Dan doet het boekhoudpakket het dagelijkse werk, terwijl de boekhouder meekijkt, corrigeert en de jaarrekening opstelt. Voor het opstellen van de jaarrekening maken veel zzp'ers gebruik van een boekhouder, al is een officiële jaarrekening bij eenmanszaken niet verplicht.
Inhuren externe boekhouder zzp
Als zzp'er met een eenmanszaak kun je een boekhouder inschakelen voor verschillende werkzaamheden, zoals inkomstenbelasting, controle van de administratie of advies bij lastige keuzes. Je bent niet verplicht om een boekhouder te gebruiken. Er zijn veel boekhoudpakketten en vormen van zzp-software die het mogelijk maken om zelf te boekhouden en je boekhouder alleen toegang te geven voor controle. Dat maakt samenwerken praktisch, zonder dat je alles uit handen hoeft te geven.
Voordelen inhuren boekhouder
Het grote voordeel van een boekhouder is het deskundige advies. Een boekhouder is op de hoogte van wet- en regelgeving en kan ondersteunen bij lastige vragen, rapportages of het nemen van financiële besluiten. Dat kan ook helpen bij groei. Houd er wel rekening mee dat een boekhouder kosten met zich meebrengt, al levert het vaak rust en minder boekhoudstress op.
Boekhouding zelf doen met een eenmanszaak
Met een eenmanszaak is het prima mogelijk om zelf je administratie te doen. Je hoeft geen officiële jaarrekening te maken, maar je moet wel jaarlijks een balans en winst- en verliesrekening opstellen. Dit kan met verschillende boekhoudprogramma's. Veel zzp'ers kiezen voor een zzp-boekhoudprogramma, omdat het automatisch verwerkt en je sneller inzicht geeft.
Boekhouden in Excel
Boekhouden in Excel kan, maar werkt vaak omslachtig. Je mist realtime inzicht, je hebt geen automatische bankkoppeling en btw-aangifte doen vanuit Excel is niet mogelijk. Ook ontbreekt vaak een mobiele app. Daarom stappen veel ondernemers na verloop van tijd over op een online boekhoudprogramma of een van de moderne zzp-boekhoudpakketten.
Zelf de boekhouding opzetten
Voor het opzetten van een administratie is niet altijd uitgebreide boekhoudkennis nodig, maar je moet wel de basis op orde hebben. Werk met een zakelijke bankrekening, houd privé en zakelijk gescheiden en zorg dat je facturen doorlopend genummerd zijn. Ook het bewaren van bonnetjes, inkoopfacturen, rittenadministratie en bankafschriften hoort erbij. Met een goed boekhoudpakket en slimme software wordt dit veel makkelijker en voorkom je dat je belastingvoordelen misloopt.
Boekhoudprogramma: eenvoudig online boekhouden
Wie overzicht wil en minder tijd kwijt wil zijn aan administratie, kiest vaak voor een online boekhoudpakket. Veel zzp'ers met een eenmanszaak gebruiken online boekhouden, omdat het sneller werkt, inzicht geeft en processen automatiseert. Met een boekhoudpakket hoef je geen losse software te installeren. Je werkt gewoon in een online omgeving, vaak met app, bankkoppeling en rapportages.
Automatiseer de boekhouding
Automatiseren kan met slimme software. Denk aan facturen maken, betalingen matchen en documenten digitaal bewaren. Ook zaken zoals inkomstenbelasting en het bijhouden van je administratie worden hierdoor overzichtelijker. Daarnaast kun je beter voorbereid je aangiftes doen en weet je hoe je bedrijf ervoor staat. Het verwerken van belasting wordt zo een stuk eenvoudiger.
Kies een boekhoudprogramma
Op onze vergelijkingspagina hebben we verschillende boekhoudprogramma's en boekhoudpakketten opgenomen. Alle aanbieders bieden een gratis proefperiode, zodat je een boekhoudprogramma zzp kunt testen en vergelijken. Dat maakt online boekhouden sneller en overzichtelijker. Veel zzp'ers werken al met digitaal boekhouden om inzicht te houden in inkomsten, uitgaven en btw.
Boekhouder inschakelen of zelf doen?
Het volledig uitbesteden van de boekhouding is lang niet altijd nodig. Je kunt kosten besparen door alleen de belangrijke onderdelen bij de boekhouder te laten, zoals controle, jaarrekening of belastingaangifte. Veel zzp'ers laten bijvoorbeeld de inkomstenbelasting doen. Soms is een accountant nodig voor een goedgekeurde accountantsverklaring, maar in veel situaties kun je prima zelfstandig werken met een goed boekhoudpakket.
Is boekhouden moeilijk?
Boekhouden is met het juiste programma niet moeilijk. Je hoeft als zzp'er niet te beschikken over uitgebreide boekhoudkennis. Veel ondernemers besteden een paar uur per week aan administratie, facturen en bonnetjes. De aangiftes vanuit de software zijn vaak snel aan te leren. Je kunt ook een korte cursus online boekhouden volgen.
Wanneer wel een boekhouder inschakelen?
Wanneer je te maken hebt met veel administratie of complexe situaties, kan het verstandig zijn een boekhouder in te schakelen. Denk aan groei, personeel, veel klanten of weinig tijd. Een boekhouder kan ook advies geven en je administratie controleren. Voor sommige ondernemers is een accountant een optie, maar die is vaak duurder.
Wat is het voordeel van een boekhouder
- Een boekhouder beschikt over ervaring en kennis.
- Een boekhouder kan ondersteuning geven bij wet- en regelgeving.
- De boekhouding kan sneller worden aangepast aan veranderingen, bijvoorbeeld bij btw-wijzigingen.
- Een boekhouder kan financieel advies geven en zaken uitzoeken.
- Het bespaart je veel tijd als ondernemer.
- Inkomsten en uitgaven blijven actueel.
- Een specialist kan helpen bij belastingvoordelen.
Wat is het nadeel van een boekhouder
- Het volledig uitbesteden van de boekhouding kan kostbaar zijn.
- Kleine administratiekantoren hebben het druk, daardoor is er minder tijd per klant.
- Een goede specialist vinden kost soms tijd.
- Je hebt zelf minder overzicht op de administratie.
Kan ik mijn boekhouding zelf doen?
Ja, dat is prima mogelijk. Kies dan wel een boekhoudprogramma dat past bij jouw bedrijf. Werk je met veel facturen, dan is onbeperkt factureren een prettig voordeel. Met moderne boekhoudpakketten en zzp-software houd je daarnaast sneller inzicht in openstaande posten en je btw-positie.
De volgende zaken zijn belangrijk bij een boekhoudpakket
- Er moet een boekhoudsoftware- Belastingdienst-koppeling zijn.
- De administratie moet inzichtelijk zijn via een app.
- Rapporten moeten beschikbaar zijn binnen de administratie.
- Facturen in eigen huisstijl moeten mogelijk zijn.
- Er moet dagelijks een back-up gemaakt worden.
- Er moet sprake zijn van goede klantenservice.
Beste boekhoudprogramma voor startende ondernemer
Als startende ondernemer kun je de boekhouding prima zelf bijhouden, maar het helpt om te werken met een boekhoudpakket. Daarmee wordt online boekhouden eenvoudiger, sneller en minder foutgevoelig. Je kunt het ook combineren met een boekhouder die meekijkt, zodat je bespaart op jaarlijkse boekhoudkosten. Bepaal welke werkzaamheden je wilt uitbesteden, zoals het opstellen van de jaarrekening of het doen van de inkomstenbelasting. Zo houd je grip op je administratie en kies je een werkwijze die bij jouw onderneming past.
Mijnzzp.nl