+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Zelf je administratie doen als zzp’er: praktische tips voor een sterke start
Zelf je administratie bijhouden is een logische keuze wanneer je een bedrijf start en je boekhouding opzet. Bij een eenvoudige administratie kost het vaak minder tijd dan je denkt. Wordt het later ingewikkelder, dan kun je altijd een boekhouder inschakelen. Wat bijna altijd helpt: werken met boekhoudsoftware. Daarmee bespaar je tijd, rekenwerk en verklein je de kans op fouten. Hieronder vind je praktische tips waar je direct iets aan hebt als je de administratie van je bedrijf zelf gaat doen.
Praktische tips als je zelf je administratie bijhoudt
1. Open een aparte zakelijke rekening
Een van de beste stappen voor overzicht is het openen van een aparte rekening voor je bedrijf, los van je privérekening. Bij je bank kun je eenvoudig een zakelijke bankrekening openen. Zo betaal je zakelijke kosten niet via privé en blijven je geldstromen netjes gescheiden. Dat scheelt uitzoekwerk bij het boeken én maakt het makkelijker om je winst en kosten te volgen.
2. Betaal leveranciers liefst op rekening (of met pin)
Werk je regelmatig met leveranciers, dan is kopen op rekening vaak handiger dan contant betalen. Contante betalingen zorgen namelijk voor extra administratief werk, omdat je sneller losse bonnetjes en kasmutaties hebt. Kan betalen op rekening niet? Kies dan bij voorkeur voor pin. Dat levert duidelijkere betaalsporen op in je administratie.
3. Bewaar alle bonnetjes en noteer het doel
Bewaar altijd bonnetjes van zakelijke uitgaven. Twijfel je of iets zakelijk is? Neem het bonnetje dan tóch mee. Bonnen zijn het bewijs waarmee je zakelijke kosten kunt aftrekken van de winst. Is op de bon niet duidelijk waarvoor de uitgave was? Schrijf er dan kort op wat je hebt gekocht en waarom.
Heb je personeel in dienst, maak dan duidelijke afspraken: ook zij moeten bonnetjes bewaren van aankopen die ze voor jouw onderneming doen.
4. Blijft het liggen? Overweeg (deels) uitbesteden
Ben je enthousiast gestart, maar merk je dat de administratie begint te versloffen? Dan is het verstandig om jezelf opnieuw af te vragen wat het beste werkt. Je kunt de boekhouding overdragen, of kiezen voor een combinatie: zelf de basis bijhouden en een boekhouder laten controleren of de aangiftes laten verzorgen.
Zo zet je een overzichtelijke administratie op
Als zzp’er ben je verantwoordelijk voor een goede administratie. Een overzichtelijke administratie helpt om vragen van de Belastingdienst te voorkomen en zorgt ervoor dat je jouw cijfers begrijpt. Daarnaast is het bijhouden van je administratie belangrijk voor je aangifte inkomstenbelasting.
Alle zakelijke inkomsten moeten terug te vinden zijn in je financiële administratie. Denk aan inkomende facturen, uitgaande facturen (verkoopfacturen), banktransacties en eventueel een urenregistratie of kasadministratie.
Boekhouding bijhouden als zzp’er: zo werk je slimmer
De meeste zzp’ers kiezen voor administratiesoftware in de vorm van een boekhoudpakket. Dat geeft realtime inzicht in je inkomsten en uitgaven, openstaande facturen en btw. Bovendien is een boekhoudprogramma een zakelijke kostenpost en daarmee in veel gevallen fiscaal aftrekbaar.
Door de opkomst van slimme software is het uitbesteden van de volledige boekhouding vaak niet nodig. Wel zijn er veel zzp’ers die de inkomstenbelastingaangifte laten controleren of verzorgen door een boekhouder.
De Belastingdienst is bovendien positief over ondernemers die werken met online boekhouden. Online software helpt fouten te voorkomen en ondersteunt je bij het netjes bewaren van je administratie.
Boekhouding bijhouden is verplicht
Als startende zzp’er ben je, net als andere ondernemers, verplicht om een administratie te voeren. Met een boekhoudpakket wordt dit een stuk makkelijker en je bespaart veel tijd. Dankzij handige koppelingen kun je bovendien sneller aangiftes verwerken en verklein je de kans op fouten.
Daarom is het zelf bijhouden van je administratie voor veel ondernemers prima haalbaar. Daarnaast voldoe je met online boekhouden meestal automatisch aan de fiscale bewaarplicht. Bij onroerende zaken kan die bewaartermijn oplopen tot 10 jaar.
Zelf je btw-aangifte doen
Gebruik je een boekhoudprogramma, dan is de btw-aangifte per kwartaal meestal eenvoudig. Veel programma’s kunnen koppelen met de Belastingdienst, waardoor je sneller je btw-cijfers paraat hebt. De meeste kleine ondernemers doen ieder kwartaal btw-aangifte.
Wanneer toch een boekhouder inschakelen?
Zelf je administratie bijhouden kan prima, maar in sommige situaties is extra controle prettig. Bijvoorbeeld als je een winst- en verliesrekening wilt laten opstellen, als je twijfelt over aftrekposten of wanneer je administratie complexer wordt. Een boekhouder kan dan controleren, adviseren en zorgen dat alles correct wordt verwerkt.
Belangrijke punten voor een goede start
Een administratie opzetten is goed te doen, zolang je meteen structuur aanbrengt. Begin met de juiste software en open direct een zakelijke rekening. Boekhouden met een aparte zakelijke rekening voorkomt misverstanden en geeft beter inzicht in je cijfers.
Wil je vergelijken welke software bij jou past? Bekijk dan de geschikte boekhoudpakketten en kies een oplossing die past bij jouw manier van werken.
Mijnzzp.nl