Het bijhouden van de boekhouding en het versturen van facturen is voor veel zelfstandig ondernemers een dagdagelijkse bezigheid. Gelukkig zijn er verschillende online tools beschikbaar die je hierbij kunnen helpen. In dit artikel lees je alles over deze tools, en hoe je ze het beste kunt gebruiken!
Facturatie of boekhoudprogramma gebruiken?
De meeste bedrijven maken tegenwoordig alleen gebruik van een online boekhoudprogramma. Met een boekhoudprogramma kun je ook facturen maken in je eigen huisstijl. Het is dus niet nodig om een facturatieprogramma te kopen. De meeste zzp'ers houden alle zakelijke administratie bij in een boekhoudprogramma. Hierdoor kun je de facturen, bankafschriften en andere zaken die betrekking hebben op jouw bedrijf gelijk in één systeem vastleggen!
Startende ondernemer
Startende zzp'ers doen er verstandig aan de facturatie te automatiseren. Boekhoudsoftware is namelijk heel gemakkelijk in gebruik. Je hoeft enkel de klantgegevens, het bedrag van de factuur en eventuele bijzonderheden op te vullen, om vervolgens gelijk een factuur te kunnen versturen.
Wat zijn de voordelen van boekhoudsoftware?
Het grootste voordeel is dat alles in één systeem wordt bijgehouden. Het enige wat je hoeft te doen is je bankafschriften te uploaden. Je hebt dus geen last meer van dubbele administratie! Daarnaast ben je met boekhoudsoftware altijd up-to-date over de financiën van je bedrijf. Zo kun je tijdig beslissingen nemen over de toekomst van je bedrijf.
Tips bij het gebruik van boekhoudsoftware?
Een goede tip is om alles zo volledig mogelijk in te voeren, zodat je later geen problemen kunt krijgen. Als je bijvoorbeeld ook de Btw-percentages en andere berekeningen automatiseert, zul je veel minder fouten maken.
Waar moet ik op letten?
Ondernemers hebben niet alleen te maken met facturatie. Ook de algemene financiële administratie en de boekhouding is belangrijk. Voor zzp'ers is het bijvoorbeeld ook belangrijk om de urenadministratie en de rittenadministratie te kunnen bijhouden. Ook het kunnen bijhouden van alle crediteuren en debiteuren en het maken van een grootboek is belangrijk. De meerderheid van alle zzp'ers gebruikt een online boekhoudprogramma die op onze vergelijkingspagina te vinden is.
Facturering en btw-aangifte
De Belastingdienst maakt het mogelijk om vanuit je boekhoudprogramma automatisch de btw-aangifte te doen. De meeste zzp'ers moeten ieder kwartaal de omzetbelasting voldoen. Alleen zzp'ers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling hebben niks te maken met btw. In de praktijk is bijna iedere onderneming btw-plichtig.
Factuur opstellen
Het opstellen van een factuur is niet moeilijk, maar er zijn wel een aantal dingen waar je rekening mee moet houden. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om de factuur altijd als PDF te versturen, zodat de ontvanger de factuur kan bewaren. Verder moet je op de factuur altijd het btw-nummer van jouw bedrijf vermelden. Ook is het belangrijk om aan te geven op welke datum de factuur betaald moet worden.
Facturen versturen
Je kunt je facturen het beste per e-mail versturen. Hierdoor ben je er zeker van dat de ontvanger de factuur ook daadwerkelijk in zijn of haar inbox ontvangt. Verder is het ook een goed idee om je facturen op te slaan in een online archief, zodat je de facturen altijd kan terugvinden.
Heb je te maken met veel facturatie?
Met een boekhoudprogramma is het mogelijk om periodieke facturen automatisch aan te maken en te versturen. Het steeds opnieuw opmaken van de facturatie is in dat geval niet nodig. Er zijn tegenwoordig verschillende boekhoudpakketten die onbeperkte facturering toestaan. Dit kan bijvoorbeeld belangrijk zijn wanneer je de eigenaar bent van een webshop.
Boekhouding en facturering voor zzp'ers
Om succesvol te zijn als ondernemer, moet je altijd op de hoogte blijven van het openstaande bedrag. Mocht je hier geen tijd voor hebben, dan kun je dit uiteraard ook uitbesteden aan een boekhouder. De meeste boekhouders werken met een uurtarief, maar er zijn ook enkele die werken op basis van een vaste prijs per maand. Tegenwoordig kun je ook gebruikmaken van een handige app voor de boekhouding. Hierdoor kun je op ieder moment zien hoe je bedrijf ervoor staat.
Starters en boekhouding
Startende ondernemers kunnen kiezen uit verschillende programma's voor de boekhouding. De meeste boekhoudprogramma's zijn speciaal gemaakt voor kleine ondernemers. Ook zijn er extra modules en functionaliteiten toe te voegen wanneer je bedrijf groeit. Veel ondernemers beginnen met gratis boekhoudsoftware, maar wanneer het bedrijf groter wordt, kiezen ze voor een betaald programma.
Gratis boekhoudprogramma's
Er zijn verschillende manieren om gratis te boekhouden. Zo is er bijvoorbeeld een speciale module voor de boekhouding in Excel. Hiermee kun je op eenvoudige manier offline je facturen maken en je inkomsten en uitgaven bijhouden. Het online voldoen van belasting is echter op deze manier niet mogelijk. Hiervoor moet je een koppeling kunnen maken met de Belastingdienst vanuit het programma.
Eenmanszaak of MKB
De meeste zelfstandig ondernemers kiezen voor de rechtsvorm eenmanszaak. Een eenmanszaak kent verschillende voordelen. Je hebt bijvoorbeeld geen jaarrekening nodig en je mag enkelvoudig boekhouden. Mkb-bedrijven zijn verplicht om een dubbele boekhouding te voeren. Een dubbele boekhouding is veel complexer. Daarnaast moet je in dat geval soms ook verplicht gebruikmaken van een accountant. Een groot nadeel van de rechtsvorm eenmanszaak, is dat deze niet beschermd is tegen faillissement en dat je persoonlijk aansprakelijk bent voor alle financiële schulden.
Wanneer ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting?
Het is niet zo dat alle ondernemende mensen automatisch aangemerkt worden als ondernemer voor de inkomstenbelasting. Je moet namelijk aan een aantal voorwaarden voldoen. Zo moet je winst maken en moet je voldoen aan het urencriterium.
Facturatie en verantwoordelijkheid
Als ondernemer kun je te maken krijgen met verschillende btw-tarieven en vrijstellingen. Het is belangrijk om je hier goed in te verdiepen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Je moet als ondernemer altijd het btw-nummer van jouw bedrijf vermelden op de factuur. Ook is het belangrijk om aan te geven of er sprake is van omzetbelasting.
Vooral bij intracommunautaire leveringen en bij de verleggingsregeling, moet je de btw goed regelen. Er zijn verschillende btw-plichtige handelingen. De Belastingdienst kan controleren of je de btw-regels op de juiste manier toepast.
Hoelang de facturatie bewaren?
Ondernemers zijn verplicht om de complete financiële administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Dit heeft dus ook betrekking op alle ontvangen en verzonden rekeningen. Rekeningen mogen ook digitaal opgeslagen worden. Het dubbel bewaren van rekeningen is verder niet nodig. Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudpakket, dan voldoe je automatisch aan de bewaarplicht van de Belastingdienst en overheid.
Kun je zelf boekhouden als zzp'er?
Boekhouden is tegenwoordig een stuk eenvoudiger geworden. Er zijn veel zelfstandig ondernemers die zelf hun boekhouding doen. Echter, het kan wel een tijdrovende klus zijn en veel ondernemers vinden dit niet de leukste kant van het vak.
Veel startende ondernemers geven aan dat ze in eerste instantie de boekhouding zelf willen bijhouden. Er komt echter vaak veel administratieve rompslomp bij kijken en dan is het prettig om je hierover te laten adviseren of om de boekhouding uit te besteden aan een professioneel bedrijf. Online zijn er wel steeds meer mogelijkheden om zelf je boekhouding bij te houden. De werkzaamheden zijn verder niet heel moeilijk of lastig.
Er zijn dus verschillende opties wanneer het aankomt op het maken van facturen en de boekhouding.
De meeste zzp'ers maken gebruik van een boekhoudprogramma. Hiermee kun je eenvoudig alle werkzaamheden uitvoeren.
Mijnzzp.nl