Een administratiekantoor houdt zich bezig met het verwerken van administratieve, financiële en fiscale zaken van bedrijven en particulieren. Bijvoorbeeld met betrekking tot het doen van belastingaangiften of bijhouden van de andere administratie, zoals het verwerken van inkomsten en uitgaven. Ook het opstellen van een verlies- en winstrekening behoort tot de dienstverlening net als het uitvoeren van de loonadministratie. Daarnaast adviseren administratiekantoren over fiscale en financiële onderwerpen. Er zijn ook voldoende administratiekantoren te vinden die de administratie en boekhouding voor het mkb of voor zzp'ers op zich nemen. Een goed administratiekantoor kan hierin op verschillende manieren voorzien.
Als startende zzp'er kan het lastig zijn om het juiste administratiekantoor te vinden voor jouw bedrijf. Een administratiekantoor kan bijvoorbeeld gespecialiseerd zijn binnen een specifieke branche of alleen voor grotere opdrachtgevers werkzaam zijn. Met andere woorden, er kan een verschil zijn tussen de verschillende administratieve kantoren. Het juiste administratiekantoor voor zelfstandig ondernemers betreft veelal de kleinere administratiekantoren. Veel ondernemers maken gebruik van een boekhouder of administrateur en deze zijn door heel Nederland te vinden. Van de belastingdienst is het overigens niet verplicht om de boekhouding uit te besteden. De belastingdienst stelt wel als eis dat je een duidelijke en complete administratie moet bijhouden.
Inhoudsopgave
• Taken van een administratiekantoor
• Waarom een administratiekantoor inschakelen?
• Kosten van een administratiekantoor
• Opstellen jaarrekening
• Administratiekantoor: belastingaangifte voor particulieren
• Administratiekantoor: belastingaangifte voor bedrijven
• Boekhouders en accountants vergelijken
• Wel of geen administratiekantoor inhuren?
Taken van een administratiekantoor
De taken van een administratiekantoor zijn wat ruimer dan die van een boekhouder. Bij een boekhouding is er vooral sprake van het verwerken en bijhouden van de financiële administratie. De termen administratiekantoor, boekhouder en zelfs accountantskantoor worden nogal eens door elkaar gebruikt. Een boekhouder of een accountant kan wat dat betreft een administratiekantoor hebben en het ook zo benoemen. In elk geval zijn er een aantal belangrijke taken van een administratiekantoor te onderscheiden:
- Financiële administratie.
- Debiteuren- en crediteurenadministratie.
- Btw-administratie.
- Salarisadministratie.
- Kilometerregistratie.
- Kassa-administratie.
- Agenda bijhouden (zakelijk e-mailverkeer registreren).
- Fiscaal of financieel advies.
- Belastingaangiften.
- Jaarrekening (winst- en verliesrekening, balans en toelichting).
Waarom een administratiekantoor inschakelen?
Het inschakelen van een administratiekantoor is ideaal als je als zzp'er zelf de administratie van je bedrijf niet wilt bijhouden. Of als je van financieel advies gebruik wilt maken, zoals met betrekking tot het sturen op bedrijfsresultaten. Heb je helemaal geen tijd of zin om de administratie bij te houden? Dan is dat eveneens een reden om een administratiekantoor in te huren. Dit is ook het geval als je denkt als zzp'er te snel of vaak fouten te maken bij het bijhouden van de administratie.
- Als je een voorkeur hebt om de administratie van je eenmanszaak uit te besteden.
- Als je graag professioneel financieel advies wenst.
- Als je geen tijd hebt om de financiële administratie van je bedrijf zelf te doen.
- Als je denkt dat je te onnauwkeurig bent en snel fouten maakt in je administratie.
Kosten van een administratiekantoor
Een nadeel van het inschakelen van een administratiekantoor is dat het geld kost. De kosten komen overigens voor aftrek op de winst uit onderneming in aanmerking. Het betreft hier namelijk zakelijke kosten voor de administratie die fiscaal aftrekbaar zijn. De hoogte van de kosten varieert per administratiekantoor en verschilt als het om de dienstverlening gaat.
De meeste administratiekantoren hanteren een tarief per maand in de vorm van een abonnement. Het is wat dat betreft voordeliger om zelf de administratie bij te houden, want de kosten van een boekhoudprogramma zijn vele malen lager.
Administratiekantoren bieden doorgaans verschillende abonnementen aan. Bijvoorbeeld een heel simpel abonnement met het doen van de aangifte inkomstenbelasting en opstellen van een jaarrekening. Het is ook mogelijk om voor een meer uitgebreid abonnement te kiezen. Het administratiekantoor verzorgt dan ook de btw-aangifte en voorziet in zakelijk belastingadvies. Zo zijn er verder abonnementen die nog uitgebreider zijn, waarbij ook bonnen en facturen worden verwerkt en de administratie compleet wordt bijgehouden.
De variatie in abonnementen en tarieven maken het mogelijk om als zzp'er de juiste keuze te maken. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk om een boekhoudprogramma te nemen en alleen een administratiekantoor in te schakelen voor de aangifte inkomstenbelasting. In dat geval is het raadzaam om je niet te binden aan een abonnement. Het is dan mogelijk om een administratiekantoor eenmalig in te huren voor het doen van de aangifte inkomstenbelasting.
Opstellen jaarrekening
Het opstellen van de jaarrekening met winst- en verliesrekening en de balans lijkt heel ingewikkeld. In de praktijk is het heel simpel om dit zelf te doen met behulp van een boekhoudprogramma. Daar heb je echt geen administratiekantoor voor nodig. Door zelf nauwkeurig de financiële administratie van je bedrijf bij te houden, verwerkt het boekhoudprogramma automatisch alle ingevoerde gegevens.
Het is met een druk op de knop in het boekhoudprogramma mogelijk om de jaarrekening op je scherm te zien. Daarbij krijg je inzicht in de balans en in de winst- en verliesrekening. Het is zelfs zo dat de boekhoudsoftware je rechtstreeks de gegevens van je bedrijf voorschotelt die je nodig hebt voor de aangifte inkomstenbelasting. Dit geldt overigens eveneens voor het doen van de btw-aangifte, want ook deze gegevens heeft het boekhoudprogramma paraat. De administratiekantoren gaan ook niet met een rekenmachine aan de slag om een jaarrekening op te stellen. Dit vindt allemaal geautomatiseerd plaats.
Administratiekantoor: belastingaangifte voor particulieren
Een administratiekantoor richt zich doorgaans op bedrijven, maar er zijn ook kantoren die dienstverlening aanbieden aan particulieren. Bijvoorbeeld om de aangifte voor de inkomstenbelasting te verzorgen. Administratiekantoren maken daarbij gebruik van alle fiscale voordelen die op de situatie van toepassing zijn. Dit uit zich in het toepassen van aftrekposten, maar ook door te kijken of er voor een particulier recht bestaat op toeslagen.
Administratiekantoor: belastingaangifte voor bedrijven
Heb je als zzp'er de boekhouding en administratie uitbesteed aan een administratiekantoor? Dan profiteer je van het voordeel dat alle financiële gegevens voor het doen van de inkomstenbelastingaangifte daar aanwezig zijn. Het administratiekantoor heeft vervolgens de mogelijkheid om op basis van deze informatie en eventuele verdere informatie de aangifte te verzorgen.
De basis voor een gedegen belastingaangifte is de boekhouding van je bedrijf. Maak je geen gebruik van een administratiekantoor, maar doe je de boekhouding zelf? In dat geval biedt een boekhoudprogramma je dezelfde voordelen. Alle gegevens, zoals een winst- en verliesrekening zijn beschikbaar via de administratiesoftware.
Boekhouders en accountants vergelijken
Als zzp'ers hoef je van de belastingdienst geen gebruik te maken van een boekhouder of accountant. De meeste zzp'ers hebben verder nooit te maken met een accountantskantoor. Overigens kunnen boekhouders en administrateurs ook in loondienst werkzaam zijn voor een accountantskantoor. Afhankelijk van de eigen situatie kan het wel raadzaam zijn om gebruik te maken van een boekhouder. Aan de hand van de boekhouding kan dit per ondernemer en het type bedrijf verschillen.
Wel of geen administratiekantoor inhuren?
Het is een persoonlijke keuze of je wel of niet als zzp-er een administratiekantoor wilt inhuren. Wil je de administratie van je bedrijf zelf bijhouden dan kan dit heel goed met een online boekhoudprogramma. Daar maken administratiekantoren namelijk ook gewoon gebruik van.
Wat dat betreft, heb je ook de mogelijkheid om voor een combinatie te kiezen. Dit door gegevens zelf in je administratie te verwerken, maar de btw-aangifte en inkomstenbelastingaangifte uit te besteden aan een administratiekantoor. Vind je het prettig om een steuntje in de rug te hebben op financieel gebied? Dan is het handig om van de diensten van een administratiekantoor gebruik te maken. Je hebt verder altijd de keuze om helemaal niet of in beperkte of uitgebreide mate voor de dienstverlening van een administratiekantoor te kiezen.
Mijnzzp.nl