+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat doet een administratiekantoor en wanneer schakel je er een in?
Een administratiekantoor houdt zich bezig met het verwerken van administratieve, financiële en fiscale werkzaamheden voor bedrijven en particulieren. Denk hierbij aan het verzorgen van belastingaangiften, het verwerken van inkomsten en uitgaven en het opstellen van rapportages zoals de winst- en verliesrekening. Ook de loonadministratie en advisering op fiscaal en financieel vlak vallen vaak onder de dienstverlening. Veel administratiekantoren nemen de administratie en boekhouding volledig uit handen voor zzp’ers en mkb-ondernemers.
Voor startende zzp’ers kan het soms lastig zijn om een passend administratiekantoor te vinden. Niet elk kantoor richt zich op kleine ondernemers; sommige zijn gespecialiseerd in specifieke branches of grotere bedrijven. Voor zelfstandig ondernemers zijn juist kleinere administratiekantoren vaak een goede match. Overigens is het vanuit de Belastingdienst niet verplicht om je administratie uit te besteden. Wel geldt de eis dat je administratie volledig, duidelijk en controleerbaar is.
Taken van een administratiekantoor
De werkzaamheden van een administratiekantoor zijn breder dan alleen boekhouden. Waar een boekhouder zich vooral richt op de financiële administratie, biedt een administratiekantoor vaak een completer pakket aan diensten. De termen boekhouder, administratiekantoor en accountantskantoor worden regelmatig door elkaar gebruikt, maar in de praktijk overlappen de werkzaamheden deels.
Veelvoorkomende taken van een administratiekantoor zijn:
- Financiële administratie;
- Debiteuren- en crediteurenadministratie;
- Btw-administratie;
- Salarisadministratie;
- Kilometerregistratie;
- Kassa-administratie;
- Registratie van zakelijk e-mailverkeer;
- Fiscaal en financieel advies;
- Belastingaangiften;
- Jaarrekening (balans, winst- en verliesrekening en toelichting).
Waarom een administratiekantoor inschakelen?
Het inschakelen van een administratiekantoor is een logische keuze wanneer je als zzp’er geen tijd, interesse of kennis hebt om zelf de administratie bij te houden. Ook wanneer je behoefte hebt aan financieel of fiscaal advies kan een administratiekantoor uitkomst bieden. Daarnaast kiezen ondernemers hiervoor als zij merken dat ze te vaak fouten maken in de administratie.
- Je wilt de administratie van je eenmanszaak uitbesteden;
- Je hebt behoefte aan professioneel financieel of fiscaal advies;
- Je hebt onvoldoende tijd om de administratie zelf te doen;
- Je wilt fouten en achterstanden voorkomen.
Kosten van een administratiekantoor
Het uitbesteden van de administratie brengt kosten met zich mee. Deze kosten zijn wel aftrekbaar van de winst, omdat het zakelijke kosten betreft. De tarieven verschillen per administratiekantoor en zijn afhankelijk van de gekozen dienstverlening.
Veel administratiekantoren werken met vaste maandabonnementen. Vergeleken met de kosten van een boekhoudprogramma is uitbesteden doorgaans duurder. Daarom kiezen veel zzp’ers ervoor om zelf de administratie te doen en alleen specifieke werkzaamheden uit te besteden.
Administratiekantoren bieden vaak verschillende pakketten aan. Van een eenvoudig pakket met alleen de aangifte inkomstenbelasting en een jaarrekening tot uitgebreide abonnementen waarbij ook de btw-aangifte, verwerking van bonnetjes en financieel advies zijn inbegrepen.
Het is ook mogelijk om een administratiekantoor incidenteel in te schakelen, bijvoorbeeld alleen voor het doen van de aangifte inkomstenbelasting. In dat geval hoef je je niet vast te leggen aan een abonnement.
Jaarrekening opstellen: zelf doen of uitbesteden
Het opstellen van een jaarrekening met balans en winst- en verliesrekening lijkt ingewikkeld, maar met een modern boekhoudprogramma is dit goed zelf te doen. Wanneer je gedurende het jaar de administratie correct bijhoudt, genereert de software automatisch de benodigde overzichten.
Met één druk op de knop krijg je inzicht in de winst- en verliesrekening en de balans. Dezelfde gegevens worden gebruikt voor de btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting. Ook administratiekantoren werken grotendeels met deze geautomatiseerde systemen.
Administratiekantoor voor particulieren
Naast bedrijven ondersteunen sommige administratiekantoren ook particulieren. Denk hierbij aan het verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting. Daarbij wordt gekeken naar aftrekposten, heffingskortingen en eventuele toeslagen waar iemand recht op heeft.
Administratiekantoor voor bedrijven
Wanneer je als zzp’er de administratie hebt uitbesteed, beschikt het administratiekantoor over alle benodigde gegevens om de aangifte inkomstenbelasting te verzorgen. Op basis van de boekhouding en aanvullende informatie wordt de aangifte opgesteld.
Doe je de administratie zelf, dan biedt een boekhoudprogramma vergelijkbare voordelen. Alle relevante gegevens zijn overzichtelijk beschikbaar en direct te gebruiken voor fiscale aangiften.
Boekhouder, administratiekantoor of accountant?
Voor zzp’ers is het inschakelen van een boekhouder of accountant niet verplicht. De meeste zelfstandig ondernemers hebben geen accountantskantoor nodig. Wel kan het in sommige situaties verstandig zijn om een boekhouder of administratiekantoor te raadplegen, afhankelijk van de complexiteit van de onderneming.
Wel of geen administratiekantoor inhuren?
Of je een administratiekantoor inschakelt, is een persoonlijke keuze. Wil je de boekhouding zelf bijhouden, dan kan dit prima met een online boekhoudprogramma. Veel administratiekantoren werken zelf ook met dergelijke software.
Een combinatie is ook mogelijk: je verwerkt zelf de gegevens, maar besteedt de btw-aangifte en inkomstenbelasting uit. Zo houd je grip op je administratie en heb je toch professionele ondersteuning. Uiteindelijk bepaal je zelf in welke mate je gebruikmaakt van een administratiekantoor.
Mijnzzp.nl