Het is natuurlijk voor iedere ondernemer van belang om aandacht te hebben voor de administratie van het eigen bedrijf. Dat geeft inzicht in je financiën en zorgt voor een betere controle over bijvoorbeeld de cashflow in je bedrijf. Je hoeft geen boekhouder te hebben om zelf voor een overzichtelijke administratie van je bedrijf te zorgen. Zo begin je simpel met een online boekhoudprogramma naar keuze. Daarna maak je gebruik van onze tips voor een overzichtelijke administratie van je bedrijf.
Inhoudsopgave
• Plan de administratie in je agenda
• Houd uren bij in een urenregistratie
• Verstuur facturen digitaal
• Veilig factureren als ondernemer
• Bewaarplicht van zeven jaar
• Het openen van een zakelijke rekening
• Zakelijke administratie opzetten
• Het opzetten van een overzichtelijke administratie
• Ga vanaf het begin zorgvuldig te werk
Plan de administratie in je agenda
Het hangt van de aard van je bedrijf af hoe vaak je met de administratie bezig gaat, maar het is wel belangrijk om vaste momenten te selecteren. Plan de taken voor het bijhouden van de administratie daarom in je agenda. Je kan iedere vrijdag de administratie bijwerken in het boekhoudprogramma, maar er ook voor kiezen om dat een keer in de veertien dagen te doen. Houd ook rekening met de btw-aangifte. Ook daar maak je het beste ruimte voor vrij in je agenda aan het einde van het kwartaal of in de maand die daarop volgt.
Houd uren bij in een urenregistratie
Het is voor de zelfstandigenaftrek als fiscaal voordeel van belang dat je kan aantonen dat je aan het urencriterium voldoet. Daarom is het handig om een boekhoudprogramma met urenregistratie te gebruiken. Denk bij gewerkte uren ook aan uren die je bijvoorbeeld besteedt aan acquisitie, maar ook aan uren die je gebruikt om je administratie overzichtelijk te houden.
Verstuur facturen digitaal
Het is veel gemakkelijker om facturen digitaal te versturen in plaats van per post. Omgekeerd is het ook handig als je van leveranciers facturen digitaal ontvangt. Het inboeken van facturen en het ontvangen van betalingen is op een hele simpele manier uit te voeren als je van een online boekhoudprogramma gebruikmaakt. Je kan een vast moment plannen om facturen te versturen of om binnengekomen rekeningen te verwerken in je administratie. Als je de administratie op orde hebt, helpt dit om een duidelijk financieel inzicht te krijgen en om beslissingen te nemen die goed zijn voor je bedrijf.
Veilig factureren als ondernemer
Tegenwoordig kun je als ondernemer ook je facturen als UBL-facturen versturen en ontvangen. De UBL-facturen zijn bedoeld voor het verzenden van facturen tussen bedrijven. Op die manier weet je zeker dat je geen spookfacturen krijgt. Bijvoorbeeld van een leverancier waarmee je veel samenwerkt.
Bewaarplicht van zeven jaar
Als zzp'er heb je net als alle andere ondernemers te maken met de fiscale bewaarplicht van de administratie. De belastingdienst kan op ieder moment een controle uitvoeren en daarom ben je verplicht de financiële administratie te bewaren. Bewaar jij de bedrijfsadministratie niet op de juiste manier, dan kan het problemen opleveren met de belastingdienst. Het is daarom belangrijk om vanaf het begin zorgvuldig alles te bewaren. Alle zakelijke inkomsten en uitgaven kun je eenvoudig bewaren door het gebruiken van boekhoudsoftware. Voor onroerende zaken is er een bewaarplicht van tien jaar van toepassing.
Het openen van een zakelijke rekening
Het is aan te bevelen voor beginnende zzp'ers om een zakelijke bankrekening te gebruiken om een overzichtelijke administratie te kunnen bijhouden. Dit maakt de administratie niet alleen overzichtelijk, maar ook een stuk sneller. Vooral wanneer het aantal administratieve gegevens toeneemt (transacties), zal een zakelijke rekening extra voordeel opleveren. De belastingdienst heeft verder geen verplichtingen om een zakelijke rekening te gebruiken met een eenmanszaak. Wat je privé ontvangt en uitgeeft kan je beter gescheiden houden als zzp'er.
Zakelijke administratie opzetten
Het online opzetten en bijhouden van een zakelijke administratie is vandaag de dag de beste optie. Als je een online boekhoudprogramma gebruikt, kun je overal de administratie van je bedrijf bekijken en in de cloud werken. Voor de belastingdienst maakt het verder niet uit op welke manier je de zakelijke administratie opzet. Vanzelfsprekend is het wel verplicht om alle zakelijke inkomsten en uitgaven zorgvuldig bij te houden.
Het opzetten van een overzichtelijke administratie
Het is tegenwoordig niet meer nodig om de administratie op je eigen computer op te slaan. Daarnaast is het niet meer nodig om zelf een back-up te maken van de administratie. Online boekhoudsoftware zorgt ervoor dat alle gegevens veilig opgeslagen worden zonder het risico dat je gegevens verloren gaan. Zo hoef je bij een crash niet bang te zijn dat belangrijke gegevens verloren gaan.
Ga vanaf het begin zorgvuldig te werk
Als je net begint met je bedrijf, is het niet verstandig om een spreadsheetprogramma te gebruiken zoals Excel. In dat geval besteedt u als ondernemer onnodig veel tijd aan de zakelijke administratie. Je mist daarnaast ook de mogelijkheid om uren te registreren met de mobiele app. Als dat nodig is, kun je zelfs de loonadministratie online invullen en bijhouden.
Mijnzzp.nl