+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Hoe lang moet je facturen bewaren als zzp’er? Dit zijn de regels en slimme tips
Als zzp’er krijg je te maken met regels voor het bewaren van je boekhouding. Facturen horen daar vanzelfsprekend bij: zowel de facturen die je verstuurt als de facturen die je ontvangt. Je bewaart ze in je administratie en dat is niet vrijblijvend. Verstuur je facturen per post, dan bewaar je ze in papieren vorm. Digitale facturen mag je digitaal opslaan; je hoeft ze dus niet af te drukken. De standaard bewaartermijn is 7 jaar. Er is één uitzondering: facturen die betrekking hebben op onroerende zaken bewaar je 10 jaar.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
De bewaartermijn voor facturen is in de basis zeven jaar. Dit geldt voor uitgaande facturen, inkomende facturen en bijbehorende documenten die nodig zijn om de administratie te kunnen controleren. Voor facturen en documenten rond onroerende zaken (zoals vastgoed) geldt een langere termijn van tien jaar.
Facturen en bonnen scannen en digitaal bewaren
Ook wanneer je facturen en bonnen scant, blijft de bewaarplicht gelden. Het voordeel is dat je de documenten digitaal opslaat en ze makkelijk kunt terugvinden. Let er wel op dat:
- De factuur of bon volledig leesbaar is (ook kleine tekst).
- Alle gegevens en kenmerken goed zichtbaar zijn.
- Je de scan op een veilige manier opslaat.
Kies je voor het scannen van facturen en bonnen en bewaar je alles digitaal, dan hoef je de originele papieren doorgaans niet ook nog te bewaren. Zorg er wel voor dat je opslag voldoet aan de eisen van een controleerbare administratie.
Wettelijke eisen waaraan facturen moeten voldoen
Facturen moeten voldoen aan wettelijke voorwaarden. Zo is het verplicht om een aantal gegevens op te nemen. Denk aan:
- Je naam en (bedrijfs)adresgegevens.
- De naam en gegevens van de afnemer.
- Het btw-identificatienummer (waar van toepassing).
- Factuurdatum en factuurnummer (oplopende nummering).
- Omschrijving van het product of de dienst.
- Het btw-tarief en het btw-bedrag.
- Het KvK-nummer.
Meer hierover lees je bij de voorwaarden waaraan je facturen dienen te voldoen.
Bewaarplicht bij online boekhouden
Veel zzp’ers werken met boekhoudsoftware en verwerken facturen volledig digitaal. De bewaarplicht blijft hetzelfde: ook in een online boekhouding bewaar je facturen en administratieve gegevens zeven jaar (en tien jaar bij onroerende zaken). Voldoe je niet aan de bewaarplicht, dan kan de Belastingdienst de gegevens niet goed controleren.
Wettelijke bewaarplicht voor je volledige financiële administratie
De bewaarplicht geldt niet alleen voor facturen. Om een controle mogelijk te maken, moeten ondernemers alle administratieve gegevens minimaal zeven jaar bewaren. Dit geldt óók voor digitale administratie. Voor onroerende zaken blijft de minimale termijn tien jaar.
De bewaarplicht heeft daarnaast betrekking op verschillende vormen van communicatie en bestanden, zoals e-mails, pdf-documenten en andere digitale gegevensdragers. Je administratie moet volledig en controleerbaar blijven.
Maakt het uit of facturen op papier of digitaal zijn?
Nee. De fiscale bewaarplicht geldt voor de hele financiële administratie, ongeacht of je facturen op papier of elektronisch ontvangt of verstuurt. Ook digitale bestanden moeten dus minimaal zeven jaar bewaard blijven. Het is toegestaan om papieren facturen alleen digitaal te bewaren. Dubbel bewaren is niet nodig.
Afspraken met de Belastingdienst
In sommige situaties kun je met de Belastingdienst afspraken maken over de manier waarop je de bewaarplicht toepast, zolang je administratie controleerbaar blijft. Let erop dat afspraken met de Belastingdienst niet automatisch gelden voor andere inspectiediensten of overheidsinstanties.
Administratie bewaren als ondernemer
Voor veel ondernemers is het werken met ordners niet meer de meest praktische oplossing. Met online boekhouden kun je niet alleen facturen, maar ook de volledige debiteuren- en crediteurenadministratie veilig opslaan en snel terugvinden. Digitale opslag maakt het ook mogelijk om met een digitale kluis of andere beveiligde oplossingen te werken.
Waarom een controleerbare administratie zo belangrijk is
De Belastingdienst benadrukt dat de bewaarplicht geldt voor alle bescheiden én gegevensdragers die relevant zijn voor je onderneming. Voldoe je niet aan de bewaarplicht, dan kunnen de gevolgen groot zijn. Daarom is het belangrijk dat je administratie compleet, leesbaar en goed te controleren is.
Deze regels gelden net zo goed voor zzp’ers als voor grotere bedrijven. Een goed ingerichte digitale administratie helpt om veilig te bewaren en snel te kunnen aantonen wat er is gebeurd.
Controle door de Belastingdienst: wat kun je verwachten?
De Belastingdienst voert jaarlijks controles uit. Een inspecteur kan je administratie opvragen en onderzoeken of de boekhouding klopt. Daarbij kan gekeken worden naar bankafschriften, facturen, bonnetjes en bijvoorbeeld grootboeken. Soms wordt een controle gestart na opvallende aangiftes of afwijkingen in cijfers.
Bij een controle moet je de administratie volledig kunnen tonen. Dat gaat niet alleen om bedragen, maar ook om onderliggende documenten en relevante informatie (zoals afspraken en planning, wanneer dat van belang is voor de beoordeling). Door je administratie digitaal en overzichtelijk bij te houden, ben je goed voorbereid.
Wil je facturen en documenten veilig en overzichtelijk bewaren? Dat kan eenvoudig met een goed boekhoudpakket.
Mijnzzp.nl