+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Zakelijke administratie opzetten: een praktische gids voor ondernemers
Het opzetten van een zakelijke administratie hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het is wel belangrijk om het op de juiste manier aan te pakken. Vooral voor startende ondernemers is een goede start belangrijk, zodat je later niet tegen problemen aanloopt. In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een zakelijke administratie opzet en welke keuzes je daarbij kunt maken.
Bepalen welke administratieve taken je zelf uitvoert
Als startende ondernemer is het verstandig om eerst te bepalen welke werkzaamheden je zelf wilt doen. Ga je alleen facturen versturen of wil je de volledige boekhouding bijhouden? Het maken van facturen kan bijvoorbeeld prima met Excel. Wil je meer overzicht en automatisering, dan is een boekhoudprogramma een logische keuze. Het grote voordeel daarvan is dat gegevens eenvoudig met elkaar gekoppeld worden.
Administratiesoftware kiezen en gebruiken
De meeste ondernemers maken gebruik van administratiesoftware om hun administratie overzichtelijk te houden. Er zijn veel verschillende programma’s beschikbaar, maar het werkt het prettigst als facturatie en boekhouding in één systeem zijn ondergebracht. Zo vind je alle gegevens snel terug en voorkom je dubbel werk. Het werken met meerdere losse systemen is vaak onnodig omslachtig.
Aandachtspunten bij het opzetten van de administratie
Bij het opzetten van je zakelijke administratie is het slim om vooraf een aantal vragen te beantwoorden:
- Welke software ga ik gebruiken?
- Hoe ga ik mijn boekhouding bijhouden?
- Hoe richt ik het facturatieproces in?
- Welke gegevens moet ik vastleggen?
Het is aan te raden om te kiezen voor één complete oplossing voor de bedrijfsadministratie. Daarmee kun je zowel facturen maken als boekhouden binnen één systeem. Dit werkt overzichtelijk en bespaart veel tijd. Daarnaast kun je vaak eenvoudig je boekhouder toegang geven, zodat controles of aangiftes snel geregeld zijn.
Moet je zelf de administratie opzetten?
Wanneer je werkt met een boekhoudpakket is het opzetten van de administratie grotendeels geautomatiseerd. De software begeleidt je door de verschillende stappen. Wel is het belangrijk dat je begrijpt wat er wordt vastgelegd en waarom. Correct invoeren van gegevens blijft altijd je eigen verantwoordelijkheid.
Heb je hier weinig ervaring mee, dan kun je een boekhouder inschakelen die de administratie voor je inricht. Daarnaast bieden veel softwareleveranciers extra ondersteuning, zoals een boekhoudcursus of online handleidingen.
Verschillende manieren om de administratie op te zetten
- Zelf doen: met bijvoorbeeld Excel kun je facturen maken en gegevens vastleggen, mits je voldoende kennis hebt.
- Een boekhouder inschakelen: ideaal als je weinig ervaring hebt of alles wilt uitbesteden.
- Online boekhoudprogramma’s: hiermee houd je de complete administratie digitaal en overzichtelijk bij.
- Hybride aanpak: je voert zelf gegevens in, terwijl een boekhouder de aangiftes en controles verzorgt.
Wat is een goede keuze voor startende ondernemers?
Voor de meeste starters is werken met een boekhoudpakket een prettige oplossing. Het is overzichtelijk, betaalbaar en eenvoudig uit te breiden. Bovendien kun je altijd een boekhouder toegang geven wanneer dat nodig is. In veel gevallen is zelf boekhouden met software ook voordeliger dan alles volledig uitbesteden.
Mijnzzp.nl