+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
10 praktische boekhoudingstips voor zzp'ers en andere ondernemers
Als startende ondernemer is het handig om je boekhouding vanaf dag 1 goed te organiseren. Dat helpt bij je btw-aangifte, je belastingaangifte en het overzicht in je inkomsten en uitgaven. Met een online boekhoudprogramma werk je sneller en voorkom je onnodige fouten. In dit artikel lees je 10 tips voor ondernemers die hun administratie zelf willen beheren met boekhoudsoftware of een boekhoudpakket.
Voor ondernemers is het wettelijk verplicht om de boekhouding bij te houden volgens de eisen van de Belastingdienst. In de praktijk is online boekhouden vaak het meest efficiënt, omdat je banktransacties kunt koppelen, facturen verwerkt en rapportages maakt. Je kunt ook zelf de btw-aangifte voorbereiden en je aangifte inkomstenbelasting ondersteunen. Wil je weten waar je administratie aan moet voldoen, lees dan ook welke eisen de Belastingdienst aan de boekhouding stelt.
10 tips om je boekhouding slim te regelen
Tip 1: Houd je boekhouding up-to-date
Werk je boekhouding regelmatig bij, zodat je altijd een actueel beeld hebt van je inkomsten, uitgaven en btw-positie. Plan bijvoorbeeld wekelijks een vast moment om facturen te verwerken en betalingen te controleren. Dat geeft rust en voorkomt dat je aan het eind van het kwartaal alles nog moet uitzoeken.
Tip 2: Gebruik een boekhoudprogramma
Met een goed boekhoudprogramma zzp automatiseer je veel terugkerende taken, zoals bankkoppeling, factuurherkenning en rapportages. Ook wordt het opstellen van de btw-aangifte eenvoudiger, omdat het programma de btw automatisch berekent op basis van je boekingen. Wil je tussendoor snel iets controleren, gebruik dan onze btw-calculator.
Tip 3: Gebruik fiscale aftrekposten bewust
Als ondernemer kun je vaak gebruikmaken van fiscale aftrekposten, maar je moet de kosten wel goed vastleggen. Lees daarom ook over fiscale regelingen voor zzp'ers. Koop je bedrijfsmiddelen boven de 450 euro, dan krijg je te maken met afschrijven. Voor een snelle berekening kun je onze pagina boekwaarde en afschrijvingen gebruiken.
Tip 4: Bewaar facturen en bonnen goed
Bewaar alle verkoopfacturen, inkoopfacturen, contracten en bonnen netjes. Dit heb je nodig voor je btw-aangifte en bij een mogelijke controle. Veel boekhoudpakketten bieden een scanfunctie of app, zodat je bonnetjes direct kunt uploaden. Bekijk hoe dat werkt via boekhouden met een app. Houd daarnaast rekening met de fiscale bewaarplicht; je administratie moet minimaal 7 jaar bewaard blijven.
Tip 5: Let op btw-plicht en btw-regelingen
De meeste ondernemers hebben te maken met btw. Zorg dat je boekingen kloppen en dat je btw-aangifte aansluit op je facturen. Verdiep je ook in btw-tarieven en vrijstellingen. Werk je met buitenlandse klanten, dan kun je te maken krijgen met specifieke regels zoals intracommunautaire leveringen.
Tip 6: Wees voorbereid op een controle
Een controle hoeft geen probleem te zijn als je administratie op orde is. Met online boekhouden bewaar je gegevens veilig in de cloud en kun je snel documenten terugvinden. Lees hoe dit werkt in zo controleert de Belastingdienst je bedrijf. Een nette boekhouding helpt ook om verrassingen zoals boetes in je boekhouding goed te verwerken.
Tip 7: Houd privé en zakelijk gescheiden
Werk met een aparte zakelijke rekening en gebruik die alleen voor zakelijke kosten en inkomsten. Dat maakt je administratie overzichtelijker en verkleint de kans op boekhoudkundige fouten. Bekijk ook welke rekening past bij jouw situatie via een zakelijke rekening voor zzp'ers.
Tip 8: Kies voor professionele software
Gratis oplossingen of spreadsheets lijken aantrekkelijk, maar kosten vaak extra tijd en vergroten de kans op fouten. Zeker bij groei of meerdere btw-regels is goede zzp-software een betere keuze. Lees meer over de risico's en valkuilen van boekhouden in Excel. Wil je overstappen naar een systeem dat beter aansluit op je bedrijf, bekijk dan ook de upgrade van Excel naar boekhoudsoftware.
Tip 9: Pas je boekhouding aan op de grootte van je bedrijf
Een klein bedrijf heeft vaak genoeg aan een eenvoudig online boekhoudprogramma met facturatie, bankkoppeling en btw-aangifte. Groeit je bedrijf, dan kan het handig zijn om extra functies te gebruiken of een boekhouder te laten meekijken. Lees ook boekhouding voor kleine ondernemers als je wilt bepalen hoeveel ondersteuning je nodig hebt.
Tip 10: Geef je boekhouding structureel aandacht
Maak boekhouden een vast onderdeel van je werkweek. Zo blijf je bij en voorkom je fouten die later tijd kosten. Veel ondernemers maken fouten doordat ze te laat starten of onvolledig boeken. Daarom is het slim om ook te lezen welke fouten vaak voorkomen via veelgemaakte fouten in de boekhouding.
Extra tip: bereken vooraf het rendement van investeringen
Ga je investeren, dan helpt het om vooraf te berekenen wat een investering kan opleveren. Een handige methode is het bepalen van de gemiddelde boekhoudkundige rentabiliteit. Je kunt dit direct doorrekenen via gemiddelde boekhoudkundige rentabiliteit. Dit soort inzicht maakt het makkelijker om keuzes te onderbouwen en je cijfers te volgen in je boekhoudpakket.
Samenvatting
Met deze 10 tips houd je als zzp'er of ondernemer je administratie overzichtelijk en voorkom je gedoe rondom btw-aangifte en belastingaangifte. Kies een boekhoudpakket dat past bij je bedrijf, werk regelmatig bij en bewaar je administratie volgens de regels. Wil je snel zien welke boekhoudpakketten en boekhoudsoftware passen bij jouw wensen, bekijk dan boekhoudsoftware vergelijken.
Mijnzzp.nl