+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Salarisadministratie regelen bij personeel aannemen
Wanneer je personeel aanneemt, krijg je als ondernemer automatisch te maken met salarisadministratie. Je bent verplicht om dit te melden bij de Belastingdienst, omdat je loonheffingen moet afdragen. Deze loonheffingen bestaan uit loonbelasting, premie volksverzekeringen, premie werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.
Als werkgever houd je deze bedragen in op het salaris van je werknemer. Vervolgens draag je deze af aan de Belastingdienst. De keuze die je daarna maakt, is of je de salarisadministratie zelf uitvoert of deze werkzaamheden uitbesteedt.
Salarisadministratie zelf bijhouden
Veel ondernemers kiezen ervoor om de salarisadministratie zelf te doen met behulp van een boekhoudprogramma. Moderne software maakt het mogelijk om loonstroken op te stellen, loonheffingen te berekenen en periodiek aangifte te doen. Dit geeft je inzicht in de loonkosten en zorgt ervoor dat je grip houdt op de personeelsadministratie.
Bij indiensttreding ben je verplicht om bij de eerste salarisbetaling een loonstrook te verstrekken. Daarna is een nieuwe loonstrook nodig wanneer er iets wijzigt in het salaris of in de loonheffing. In de praktijk ontvangen personeelsleden meestal iedere maand een loonstrook. Daarnaast ben je verplicht om jaarlijks een jaaropgave te verstrekken.
Onderdelen van de salarisadministratie
De salarisadministratie bestaat uit meerdere vaste onderdelen die je correct moet bijhouden. Deze onderdelen zorgen ervoor dat zowel jij als werkgever als de werknemer inzicht heeft in het loon en de afgedragen belastingen.
- Het opstellen en verstrekken van loonstroken;
- Het berekenen en afdragen van loonheffingen;
- Het verwerken van mutaties, zoals salariswijzigingen;
- Het opstellen en versturen van de jaarlijkse jaaropgave;
- Het bewaren van loonadministratie volgens de bewaarplicht.
Wat staat er op een salarisspecificatie?
Een salarisspecificatie bevat verschillende verplichte gegevens. Zo wordt het tijdvak vermeld, net als het brutoloon van de werknemer. Ook zie je hierop welke loonheffingen zijn ingehouden en welk nettobedrag wordt uitbetaald.
Daarnaast staan de gegevens van zowel de werkgever als de werknemer vermeld, inclusief het BSN van het personeelslid. Op de loonstrook is ook zichtbaar of de loonheffingskorting wordt toegepast. De werknemer geeft dit bij indiensttreding aan. Hierbij staat 1 voor toepassing en 0 voor geen toepassing. Houd er rekening mee dat een werknemer met meerdere banen de loonheffingskorting slechts bij één werkgever mag laten toepassen.
Salarisadministratie uitbesteden
Vind je het bijhouden van de salarisadministratie te tijdrovend of complex, dan kun je deze werkzaamheden ook uitbesteden aan een boekhouder of salarisadministrateur. Dit geeft rust en verkleint de kans op fouten. Je betaalt hier wel extra kosten voor, maar bespaart tijd en hebt de zekerheid dat alles volgens de geldende regels wordt verwerkt.
Welke keuze het beste past, hangt af van het aantal medewerkers, de complexiteit van de loonadministratie en de tijd die je zelf beschikbaar hebt. Voor veel ondernemers is een combinatie van software en externe controle een praktische oplossing.
Mijnzzp.nl