Wanneer je een eenmanszaak gaat beginnen, kun je de boekhouding op twee manieren opzetten. Je kan ervoor kiezen om gebruik te maken van een goede boekhouder of je kunt dit zelf doen via online diensten, zoals e-boekhouden. Als je kiest voor de laatste optie, is het belangrijk dat je weet wat je doet. Er zijn namelijk veel online boekhoudprogramma's waaruit je kunt kiezen en niet alle boekhoudpakketten zijn geschikt voor eenmanszaken. Het goed bijhouden van de administratie en boekhouding is in ieder wel belangrijk voor startende en ervaren zzp'ers. Kleine bedrijven hebben overigens niet te maken met een moeilijke of complexe boekhouding. Wij proberen in dit artikel de veelgestelde vragen over het opzetten van de boekhouding te beantwoorden.
Als startende ondernemer met een eenmanszaak begin je over het algemeen een kleine onderneming als zzp'er. Om een goede start te maken kun je het beste gebruikmaken van een online boekhoudprogramma. De digitale boekhouding maakt de administratie bijhouden eenvoudig en is de beste keuze voor zzp'ers en zeker geen overbodige luxe.
De administratie opzetten als zzp'er is namelijk belangrijk. Het is dan ook niet verstandig om hierop te bezuinigen. Een urenregistratie bijhouden is ook verstandig als zzp'er. Een urenregistratie bijhouden voorkomt mogelijke problemen met de Belastingdienst en dus met de zelfstandigenaftrek. Een urenregistratie kan is ook belangrijk om de gewerkte uren bij te kunnen houden. Dit kan gedaan worden middels een gratis app die bij het boekhoudpakket hoort.
Inhoudsopgave
• Boekhoudkosten eenmanszaak
• Vereenvoudigde boekhouding
Boekhouding eenmanszaak
Boekhouder of online boekhoudprogramma?
• Boekhouder of accountant
• Waar bestaat de financiële administratie uit?
• Facturatie met een eenmanszaak
Kan ik mijn boekhouding zelf doen?
• Boekhouding eenmanszaak btw-aangifte doen
Administratie opzetten als zzp'er
Wat moet er in de boekhouding opgenomen worden?
• Wat moet je allemaal opnemen in de boekhouding:
• Is het moeilijk om de administratie en de boekhouding zelf bij te houden?
• Boekhouden en veelvoorkomende fouten
Boekhouden: begrippen en termen
Handige tips voor de boekhouding
• Afschrijvingen berekenen
• Nog meer boekhoudkundige tools
Boekhouding eenmanszaak opzetten
• Beste boekhoudprogramma eenmanszaak
Boekhoudkosten eenmanszaak
Wij beschikken over een handige rekentool voor het inschatten van de jaarlijkse boekhoudkosten met een eenmanszaak. Hiermee krijg je een aardig inzicht van de kosten per jaar. De kosten voor het boekhouden zijn wel afhankelijk van de hoeveelheid werkzaamheden en wat je zelf eventueel gaat doen als zzp'er. Zie voor het inschatten van de kosten onze calculator.
Kosten boekhouding eenmanszaak
Vereenvoudigde boekhouding
Een eenmanszaak oprichten heeft verschillende voordelen. Zo is de oprichtingsprocedure relatief eenvoudig en heb je te maken met een vereenvoudigde boekhouding. Vereenvoudigde boekhouding is van toepassing wanneer we spreken over kleine ondernemingen. Grote ondernemers zijn meestal verplicht tot het bijhouden van een dubbele boekhouding. Een dubbele boekhouding bijhouden is veel complexer dan vereenvoudigde boekhouding.
Dit is dan ook een groot voordeel van de rechtsvorm eenmanszaak. De meeste zzp'ers kiezen voor de rechtsvorm eenmanszaak. Ondernemers met een eenmanszaak hebben daarnaast niet de verplichting om een jaarrekening op te maken aan het einde van het boekjaar. Ook heb je als startende zzp'er te maken met diverse belastingvoordelen.
Boekhouding eenmanszaak
Als zzp'er is het erg belangrijk om de boekhouding goed bij te houden. Hiermee kun je voorkomen dat je later voor vervelende verrassingen komt te staan. De boekhoudkundige verplichtingen als zzp'er moeten niet onderschat worden. Een goede boekhouder kan veel problemen voorkomen, echter kun je ook zelf de boekhouding bijhouden. Eenvoudig boekhouden is bijvoorbeeld mogelijk met een online boekhoudprogramma. Het juiste boekhoudprogramma kan je veel tijd besparen en geeft je beter inzicht in de financiële positie van de onderneming. Bij een eenmanszaak past online boekhouden goed. Er zijn verschillende online boekhoudprogramma's beschikbaar voor eenmanszaken.
Aftrekposten voor zzp'ers met een eenmanszaak:
Boekhouder of online boekhoudprogramma?
Het uitbesteden van de boekhouding is voor sommige zzp'ers geen overbodige luxe. Er zijn een aantal voordelen verbonden met het uitbesteden van de boekhouding. Hierdoor bespaar je veel tijd en kom je niet in vervelende situaties terecht. Online boekhouden is echter voor jou als zzp'er ook handig. Zo ben je minder tijd kwijt en kun je gemakkelijk de boekhouding bijhouden op het moment dat dit je uitkomt.
Boekhouder of accountant
Als zzp'er is er geen verplichting om gebruik te maken van een boekhouder of accountant. Een goede accountant is alleen nodig wanneer je bijvoorbeeld te maken hebt met een bv. Het vinden van een goede boekhouder voor de administratie kan overigens wel lastig zijn als zzp'er. Het beroep boekhouder kent geen beroepsbescherming. Iedereen mag zich dus uitgeven als boekhouder. Dit maakt het uitkiezen van een betrouwbare boekhouder niet makkelijker.
Waar bestaat de financiële administratie uit?
De financiële administratie heeft betrekking op alle gegevens die met de financiële positie van de onderneming te maken hebben. Denk bijvoorbeeld aan de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de verkoopadministratie, de facturen, de loonadministratie en aan alle inkomsten en uitgaven. Al deze gegevens moeten bijgehouden worden binnen een overzichtelijke boekhouding. Als zzp'er kun je dit het eenvoudigste doen met een boekhoudprogramma. Alle financiële cijfers behoren toe tot de boekhouding van een onderneming.
Facturatie met een eenmanszaak
Het opmaken van een factuur kan met ieder goed boekhoudpakket. Een factuur moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Dit heeft onder andere betrekking op de verplichte gegevens die je moet opnemen. Denk bijvoorbeeld aan het KvK-nummer, het btw-identificatienummer, het volledige adres en aan je rekeningnummer.
Alle uitgaande facturen en ontvangen facturen moet opgemaakt zijn volgens de regels van de Belastingdienst. Controleer alle facturen ook op het juiste btw-tarief om problemen te voorkomen. Met een koppeling is het ook mogelijk om gebruik te maken van automatische incasso. Het is mogelijk om een factuur te versturen via de e-mail.
Kan ik mijn boekhouding zelf doen?
Het zelf bijhouden van een goede administratie is prima mogelijk als zzp'er. Wel is het zo dat de meeste zzp'ers tegenwoordig gebruikmaken van een boekhoudprogramma. Overigens is het gebruiken van een boekhoudprogramma niet verplicht. Er zijn bijvoorbeeld ook zzp'ers die gratis hun boekhouding bijhouden in Excel. Een boekhoudpakket heeft wel verschillende voordelen voor eenmanszaken. Denk bijvoorbeeld aan de geautomatiseerde urenregistratie, het opstellen van de winst- en verliesrekening of aan de gratis helpdesk voor vragen. Daarnaast is de software steeds up-to-date met de belangrijkste nieuwe boekhoudregels. Boekhoudprogramma's kunnen ook een koppeling maken met de Belastingdienst voor de btw-aangifte of de jaarrekening.
Boekhouding eenmanszaak btw-aangifte doen
Wanneer je gebruikmaakt van online boekhouden, dan is het doen van btw-aangifte kinderspel. Een goed boekhoudprogramma maakt het mogelijk direct bij de Belastingdienst btw-aangifte te doen. Met een eenmanszaak ben je verplicht om ieder kwartaal btw-aangifte te doen. Het boekhoudprogramma zal dit automatisch berekenen aan de hand van de inkoopfacturen en verkoopfacturen. Je hoeft hier verder niets voor te doen, het boekhoudprogramma zal dit berekenen aan de hand van alle facturen. De Belastingdienst heeft eerder aangegeven voorstander te zijn van boekhoudprogramma's, omdat hierdoor fouten voorkomen worden met de btw-aangifte.
Administratie opzetten als zzp'er
Wanneer je een boekhoudpakket gebruikt, is het opzetten van een administratie als zzp'er redelijk gemakkelijk. Starters kunnen eventueel ook samenwerken met een boekhouder voor het opzetten van de administratie. Als zzp'er ben je verplicht om de administratie op de juiste manier bij te houden. Wanneer je dit niet doet, dan kan de overheid (Belastingdienst) vragen stellen.
Daarnaast ben je verplicht om de complete administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudpakket, dan worden deze gegevens automatisch bewaard. De boekhoudsoftware maakt dagelijks een back-up van de boekhouding. Wanneer je geen gebruikmaakt van een boekhoudpakket, dan moet je zelf een back-up maken van de boekhouding.
Wat moet er in de boekhouding opgenomen worden?
Met een eenmanszaak ben je verplicht om alle uitgaven en inkomsten bij te houden. Dit betekent dat je alle facturen moet bewaren, zowel de inkoop- als verkoopfacturen. Ook de bonnetjes van de supermarkt of benzinepomp moeten gearchiveerd worden. Verder is het belangrijk om de urenregistratie bij te houden. Het registreren van de uren kan belangrijk zijn om in aanmerking te kunnen komen voor aanvullende belastingvoordelen. Wanneer je personeel in dienst hebt, dan moet je de salarisspecificaties bewaren.
Ook is het verplicht om een overzicht van de voorraad bij te houden. De Belastingdienst kan vragen stellen over de huidige voorraad van de onderneming. Je moet in ieder geval kunnen aantonen wat de inkomsten, kosten en activiteiten zijn, omdat hierop de aangifte inkomstenbelasting of de vennootschapsbelasting wordt gebaseerd. Overigens heeft de vennootschapsbelasting geen betrekking op een vennootschap onder firma.
Wat moet je allemaal opnemen in de boekhouding:
- Je moet de inkomsten en uitgaven kunnen onderbouwen met facturen.
- Je moet in de administratie kunnen aantonen wat de activiteiten zijn geweest.
- Je moet alle bankvoorschriften bewaren en kunnen overleggen.
- Je moet kopieën bewaren van alle ontvangen en verzonden facturen.
- Je moet alle bestanden van je boekhoudpakket kunnen overleggen.
- Je moet de kas-administratie en kassabonnen bewaren.
- Je moet kunnen laten zien hoe de afschrijvingen tot stand zijn gekomen.
- Je moet kunnen laten zien wie de debiteuren en crediteuren zijn.
Is het moeilijk om de administratie en de boekhouding zelf bij te houden?
Het makkelijkste is natuurlijk het inschakelen van een zzp boekhouder, echter is het met een eenmanszaak prima mogelijk om zelf de administratie te verzorgen. Voor starters kan het soms wel raadzaam zijn om eerst hulp te krijgen bij het opzetten van de boekhouding. Zzp'ers met een eenmanszaak hebben te maken met de makkelijkste vorm van boekhouden.
Boekhouden en veelvoorkomende fouten
Ook ondernemers kunnen fouten maken met betrekking tot boekhouden. Boekhouden met een eenmanszaak is niet moeilijk, echter zijn er wel verschillende fouten die ondernemers al snel maken.
Voorkom deze fouten en lees ons artikel: Veelgemaakte fouten in de boekhouding die je wilt vermijden.
Boekhouden: begrippen en termen
Binnen de administratie van je eenmanszaak krijg je te maken met verschillende begrippen en termen, zoals activa en passiva, crediteuren en grootboekrekening. Vooral voor starters kan dit soms verwarrend zijn. Voor het opzetten van de administratie is het belangrijk dat je op de hoogte bent van de verschillen. Maak gebruik van software om de administratie eenvoudig bij te houden.
Zo kun je alle uitgaven, bonnetjes en facturen makkelijk inboeken en beheren. Het opzetten van de administratie zal hierdoor een stuk eenvoudiger worden. De meeste ondernemers maken tegenwoordig minimaal gebruik van een facturatieprogramma of andere software om de administratie te kunnen voeren. Het bijhouden van de administratie op papier is echt verleden tijd.
Handige tips voor de boekhouding
Als zzp'er kun je misschien wel wat handige tips gebruiken. Een waardevolle tip is in ieder geval om mogelijke investeringen eerst door te berekenen. Dit kun je doen door de gemiddelde boekhoudkundige rentabiliteit te berekenen. De GBR methode geeft inzicht in het mogelijke rendement dat je kan behalen met een investering. Dit is een belangrijke rekenmethode om te bepalen of een investering rendement gaat opleveren. Zie onze calculator hiervoor.
Afschrijvingen berekenen
Nog een waardevolle tip: Wanneer je een bedrijfsmiddel gaat aanschaffen van meer dan 450,- euro, dan ben je verplicht om jaarlijks af te schrijven op het bedrijfsmiddel. De meeste ondernemers gebruiken hiervoor de lineaire afschrijf methode. Hiermee kun je de boekwaarde berekenen. Zie ook hiervoor onze handige calculator.
Afschrijving en boekwaarde berekenen
Nog meer boekhoudkundige tools
Boekhouding eenmanszaak opzetten
Het opzetten van de boekhouding kan het beste door middel van online boekhouden gedaan worden. Hierdoor worden alle gegevens digitaal opgeslagen in de cloud en dit voorkomt het mogelijk verloren gaan van belangrijke documenten. Ook worden alle gegevens opgeslagen in een duidelijk overzicht. Anders dan grotere bedrijven heb je met een eenmanszaak minder verplichtingen wanneer het op de boekhouding zelf aankomt. Je hoeft bijvoorbeeld geen jaarrekening op te maken en je hebt ook geen accountantsverklaring nodig. Er is verder ook geen verplichting om gebruik te maken van een boekhouder. Natuurlijk is het wel mogelijk om een boekhouder in te huren maar dit is dus niet verplicht. De meeste eenmanszaken maken geen gebruik van een boekhouder.
Beste boekhoudprogramma eenmanszaak
Als ondernemer met een eenmanszaak heb je ruim voldoende aan een basispakket online boekhouden. Het boekhoudprogramma van een e-boekhouden is bijvoorbeeld geschikt voor zzp'ers met een eenmanszaak. Een online boekhouding opzetten met e-boekhouden werkt simpel en maakt een eenvoudige boekhouding mogelijk. Je kunt bijvoorbeeld facturen maken, offerte maken en alle uitgaande facturen voorzien van een betaallink. Ook is het mogelijk om de winst- en verliesrekening te maken en kun je ook de aangifte inkomstenbelasting opmaken met het programma. Vanzelfsprekend kun je ook de btw-aangifte opmaken en indienen bij de Belastingdienst. Er is ook een deskundige helpdesk beschikbaar voor al je vragen. Er zijn ook nog andere boekhoudprogramma's voor zzp'ers. Een goede vergelijking maken is dan ook raadzaam.
Het eenvoudig bijhouden van de boekhouding is als zzp'er dus mogelijk. Wel is het handig om gebruik te maken van een speciaal zzp boekhoudpakket. Hiermee kun je veel tijd besparen. Wij hopen dat de veelgestelde vragen inmiddels duidelijk geworden zijn.
Zie onze vergelijkingspagina met de beste boekhoudpakketten voor zzp'ers.
Mijnzzp.nl