Asistente administrativo (Administratief medewerker)
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Un asistente administrativo es alguien que trabaja en el departamento de administración de una organización. Un empleado administrativo suele ser ampliamente desplegable como un trabajador de oficina integral y puede trabajar en diferentes departamentos para obtener apoyo, dependiendo de la empresa donde trabaja el empleado. Las actividades específicas de un asistente administrativo pueden diferir según la empresa, organización o institución. Pensemos, por ejemplo, en escribir informes, recibir clientes, preparar la sala de reuniones, redactar cartas, hacer facturas, contestar el teléfono, hacer un seguimiento de la agenda y, por ejemplo, tomar minutos. Las tareas que realiza exactamente un empleado administrativo pueden diferir según el empleado administrativo, porque el término empleado administrativo se puede llamar bastante amplio. Como asistente administrativo, puede trabajar para varias empresas en todas las ramas imaginables. Otro nombre para asistente administrativo también puede ser empleado administrativo de negocios. Como asistente administrativo, hoy en día en muchos casos trabajará con programas informáticos, donde el procesamiento de la información a menudo será parte de la tarea principal. Como empleado administrativo, tendrá que lidiar con la información de muchas maneras diferentes. Pensemos, por ejemplo, en el registro de horas de trabajo, informes de enfermedad y posiblemente en la elaboración de presupuestos. Otras actividades de un asistente administrativo pueden ser archivar información importante. En la mayoría de los casos, como asistente administrativo, trabajará junto con diferentes colegas, todos los cuales pueden ser responsables de un trabajo administrativo específico. Esto también puede diferir según el empleador y el departamento. Los asistentes administrativos también se conocen a veces como ciempiés.
Por lo tanto, un empleado administrativo está empleado en la oficina de una organización. Cuando un empleado administrativo no tiene que tratar con clientes, también puede aplicarse el nombre de empleado de back office. Como asistente administrativo, puede realizar diversas actividades, dependiendo de la posición específica y la profesión. Por ejemplo, la profesión de asistente administrativo también puede relacionarse con un secretario, un secretario ejecutivo o un secretario médico. Para todas estas diferentes profesiones que pueden considerarse como asistentes administrativos, hay diferentes cursos de capacitación en diferentes niveles. Otras actividades que pueden formar parte de las tareas de un empleado administrativo son ordenar los elementos de correo entrante, tomar minutos, reenviar los correos electrónicos entrantes al departamento correcto o, por ejemplo, recibir visitantes como empleado de escritorio. Como empleado administrativo, debe tener una actitud amigable con el cliente porque esto es muy importante. Un asistente administrativo generalmente recibirá y posiblemente recibirá muchos clientes diferentes por teléfono. Como auxiliar administrativo, sin duda puede darse el caso de que seas el primer contacto para los visitantes, dependiendo del tipo de empresa.
TRABAJO APOYADO
En muchos casos, el trabajo de un auxiliar administrativo debe considerarse como un apoyo a las actividades de servicio. Piense, por ejemplo, en los gerentes de cuentas, gerentes de políticas y aceptadores que han hecho acuerdos con clientes nuevos o existentes. La tramitación de estos convenios supondrá que se deberán realizar cambios administrativos. En muchos casos, es responsabilidad del personal administrativo procesar todas las mutaciones para que la administración de empresas sea correcta. En la práctica, es concebible que un asistente administrativo también pueda ser considerado como un gestor de políticas, pero no siempre tiene que ser así.
TRABAJAR COMO ASISTENTE ADMINISTRATIVO
La profesión de asistente administrativo, como se describió anteriormente, debe considerarse de manera muy amplia. En los primeros días, un asistente administrativo en muchos casos también podía ser considerado como mecanógrafo, porque un empleado administrativo era responsable del procesamiento de textos. Hoy en día, un asistente administrativo ya no usa máquinas de escribir, sino computadoras. Si un empleado administrativo es responsable de procesar una gran cantidad de datos administrativos en las computadoras, también puede aplicarse el nombre de mecanógrafo de datos. En algunos casos, el nombre de empleado de oficina también se puede usar para un empleado de administración.
ADMINISTRACIÓN DE DEUDORES
La administración de cuentas por cobrar es una parte importante de la administración. Los deudores son clientes que han recibido una factura como resultado de un servicio o producto adquirido, y aún no la han pagado. Esto no significa inmediatamente que el cliente se retrase con el pago, sino que la factura aún no se ha pagado. La mayoría de las empresas tienen un término estándar en la factura en el que se debe pagar una factura. Hay muchas empresas y particulares que no pagan una factura como resultado de la primera factura. Por lo tanto, es importante enviar inmediatamente un segundo o tercer recordatorio si no se ha pagado una factura. Es responsabilidad del asistente administrativo hacer cumplir estrictamente las condiciones de pago.
Sin una administración adecuada de las cuentas por cobrar, surgirán problemas en muchos casos, porque las empresas y / o los individuos no pagan su factura. En tales casos, eventualmente se tendrán que utilizar agencias de cobro externas para obligar a las empresas y / o individuos a pagar su factura. Debido a que la administración de cuentas por cobrar es un departamento importante para muchas empresas, las empresas también pueden utilizar facturadores especialmente designados. Este suele ser el caso cuando las empresas están tratando con muchos clientes diferentes. En la práctica, el personal administrativo se produce de muchas maneras diferentes. Considere, por ejemplo, un empleado administrativo comercial.
VACANTES AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Generalmente hay muchas vacantes de asistente administrativo que se pueden encontrar. Los empleados administrativos se encuentran dentro de todas las empresas concebibles, y ciertamente no tienen que trabajar para grandes empresas. Incluso una pequeña empresa puede utilizar diferentes empleados. Piense, por ejemplo, en un empleado administrativo financiero o un empleado de secretaría. Un departamento de administración en realidad ocurre de cierta manera dentro de todas las empresas. El trabajo administrativo puede diferir según la función. Además, una empresa también puede tener diferentes departamentos. En algunos casos, solo tendrá una función de soporte. Cuando tienes que lidiar con la administración financiera, también tienes que lidiar con información confidencial. La situación financiera de una organización es, por supuesto, confidencial.
QUÉ HACE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO:
FORMACIÓN PARA CONVERTIRSE EN ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Aquellos que quieran seguir una capacitación para convertirse en asistentes administrativos pueden elegir entre varias opciones de capacitación. Además de las escuelas habituales, hay suficientes institutos de formación externos para la formación de auxiliar administrativo. Pero también hay suficientes oportunidades de capacitación a través de MBO, como la capacitación de MBO para empleados de administración de empresas. Durante la capacitación de asistente administrativo, aprenderá, entre otras cosas, a realizar la administración, organizar la administración, redactar facturas y organizar la contabilidad. Pero, por supuesto, estas son solo algunas partes de su profesión como asistente administrativo. Además, hay mucha atención para trabajar con computadoras y los diversos programas con los que se trabajará. Además, también hay muchos institutos de formación externos donde puedes seguir un curso. La contabilidad también es importante como empresario independiente.
EMPRESAS DONDE SE PUEDE CONTRATAR A UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Como asistente administrativo, puede trabajar en todas las ramas imaginables de diferentes maneras. Pensemos, por ejemplo, en fabricantes, tiendas web, pequeñas empresas o grandes hoteles. Casi todas las empresas e instituciones tienen que tratar con empleados administrativos. Además del mundo de los negocios, como empleado administrativo también puede trabajar para el gobierno como funcionario público. Otro ejemplo es el cuidado de la salud. Además, es concebible que un empleado administrativo trabaje como empresario. En ese caso, un asistente administrativo generalmente funciona como un asistente virtual para varios clientes. Piense, por ejemplo, en ayudar a los pequeños empresarios con su administración y posiblemente otros servicios, como contestar el teléfono. Como se describió anteriormente, la profesión de asistente administrativo se produce en la práctica de muchas maneras diferentes.
COMPETENCIAS ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Como auxiliar administrativo, es importante que tengas suficientes conocimientos profesionales con respecto a la administración en general. La profesión de auxiliar administrativo implica algo más que introducir cifras. Considere, por ejemplo, verificar y administrar las acciones administrativas y de secretaría. También apoyas a tus colegas si es necesario. Debido a que en muchos casos consultará con varios colegas y / o clientes, también tendrá que estar bien versado en la comunicación. En general, las palabras importantes son precisa, independencia, analítica, motivación, control, vigilancia, rendimiento y resistencia al estrés.
PERSPECTIVA DEL MERCADO LABORAL Y OPORTUNIDADES DE CARRERA COMO ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Encontrar vacantes de asistente administrativo y asignaciones de trabajadores por cuenta propia no será un problema con la capacitación adecuada como asistente administrativo. Las pequeñas y grandes empresas y otras instituciones suelen tener suficientes vacantes disponibles para el personal administrativo. Sin embargo, es importante que tenga la actitud correcta como asistente administrativo. Crecer como asistente administrativo no es posible sin una mayor capacitación. Por lo tanto, aquellos que quieran crecer tendrán que seguir un entrenamiento adicional, para que pueda obtener una posición más alta o crecer a otra posición. Algunos posibles puestos de seguimiento como asistente administrativo pueden ser los puestos de líder de equipo, gerente de departamento o gerente de oficina de posición. Como se describió anteriormente, las oportunidades de carrera dependen en gran medida del nivel de educación, la experiencia laboral y sus propias competencias.
CONDICIONES DE EMPLEO Y SALARIO DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
No hay condiciones de empleo específicas para esta profesión, ya que puede trabajar en muchos tipos diferentes de empresas. Un asistente administrativo con una educación MBO generalmente ganará un salario entre 1700 y 2500 euros brutos por mes, dependiendo de la edad y las responsabilidades. Un asistente administrativo que trabaja como empresario independiente generalmente ofrecerá sus servicios por una tarifa por hora.
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