Notulist
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat doet een notulist?
Een notulist is verantwoordelijk voor de schriftelijke verslaglegging van vergaderingen en bijeenkomsten. Dit proces wordt notuleren genoemd en bestaat uit het maken van aantekeningen tijdens de bijeenkomst en het uitwerken daarvan tot een verslag. Er bestaan verschillende vormen van notuleren, afhankelijk van het doel en het karakter van de vergadering.
Zo kan een notulist een letterlijk verslag opstellen, waarin vrijwel alles woordelijk wordt vastgelegd. Deze vorm komt vooral voor bij formele vergaderingen, zoals in de Tweede Kamer of bij een gemeenteraad. Daarnaast zijn er samenvattende vormen van notuleren die vaker worden toegepast in reguliere vergaderingen.
Bij een verslag op spreker worden per agendapunt de standpunten en argumenten van verschillende deelnemers vastgelegd. Deze vorm wordt vaak gebruikt wanneer er tegengestelde belangen zijn of wanneer deelnemers een achterban vertegenwoordigen. Bij een verslag op onderwerp wordt per agendapunt een thematische samenvatting gemaakt, wat gebruikelijk is bij vergaderingen met minder discussie.
Ter voorbereiding leest de notulist vooraf de agenda en stukken van eerdere vergaderingen. Soms wordt aanvullende achtergrondinformatie geraadpleegd om de bespreking goed te kunnen volgen. Notulen dienen als vastlegging van wat is besproken en functioneren als geheugensteun voor volgende bijeenkomsten.
De rol van de notulist binnen vergaderingen
Een notulist kan worden gezien als een vorm van secretariële ondersteuning, maar de functie is niet hetzelfde als die van een secretaris, secretariaatsmedewerker of administratief medewerker. Deze functies notuleren vaak naast andere werkzaamheden.
Een notulist kan ook worden ingezet bij tuchtzaken, zoals medische of sportgerelateerde procedures. Binnen de rechtspraak bestaat een specifieke vorm van notuleren door een griffier naast een rechter, zoals een griffier binnen de rechtspraak of een griffier binnen het bestuur.
Ook bij parlementaire onderzoeken, aandeelhoudersvergaderingen en bijeenkomsten van volksvertegenwoordigers en politici is een notulist betrokken. Daarmee is er een duidelijke relatie met functies zoals minister, manager en directeur, waarbij besluitvorming en vastlegging van afspraken een rol spelen.
Het belang van notulen
Notulen hebben meerdere functies binnen organisaties en bestuurlijke processen. Ze geven een overzicht van wat tijdens een vergadering is besproken en zijn bedoeld voor zowel aanwezigen als afwezigen. Wanneer iemand een vergadering mist, bijvoorbeeld door ziekte of verlof, bieden notulen inzicht in de genomen besluiten en gevoerde discussies.
Daarnaast bevatten notulen afspraken en actiepunten waar later op kan worden teruggekomen. Hierdoor vormen zij een belangrijk referentiedocument bij het opvolgen van besluiten.
Bij een volgende vergadering worden de notulen vaak opnieuw besproken en vastgesteld. Eventuele inhoudelijke of redactionele wijzigingen worden dan vastgelegd. Ook de vaststelling zelf wordt opgenomen in het verslag. In sommige organisaties valt het notuleren onder bredere ondersteunende taken, waardoor de notulist ook kan worden aangemerkt als stafmedewerker.
Notulist en griffier vergeleken
Een notulist is in bepaalde opzichten te vergelijken met een griffier, maar de functies zijn niet gelijk. Een griffier is een jurist die een proces-verbaal opstelt namens de rechtbank. Dit document wordt gebruikt om vast te leggen wat er tijdens een zitting is gezegd. Een griffier vervult daarmee een juridisch vastgelegde rol. Een notulist houdt zich daarentegen bezig met verslaglegging buiten de rechtspraak en is niet per definitie juridisch geschoold.
Taken van een notulist
- Voorbereiden op de inhoud van de vergadering.
- Vertrouwd raken met gebruikt jargon en terminologie.
- Vastleggen van de vergadering tijdens de bijeenkomst.
- Uitwerken van aantekeningen tot notulen.
- Stellen van verduidelijkende vragen indien nodig.
- Objectief en onafhankelijk verslagleggen.
- Opleveren en verspreiden van notulen.
Notuleren bij vergaderingen:
Opleiding tot notulist
Welke opleiding nodig is als notulist verschilt per activiteit. Doorgaans is het wel een beroep waar hbo-niveau voor nodig is. Overigens zijn er specifieke opleidingen tot notulist beschikbaar. Het is niet gemakkelijk om te leren notuleren.
Ervaring speelt een belangrijke rol, net als kennis van de branche of het vakgebied. Daarnaast is het belangrijk om als persoon objectief te zijn, zodat de persoonlijkheid eveneens van belang is.
Bedrijven waar een notulist werkzaam kan zijn
Een notulist kan als ambtenaar voor een gemeente werkzaam zijn, maar ook voor een minister of een toezichthouder. Daarnaast zijn er grote stichtingen en verenigingen die over een eigen notulist kunnen beschikken.
Overigens is een groot aantal notulisten werkzaam als ondernemer om voor uiteenlopende opdrachtgevers notulen te maken. Zo zijn er ook notulistenbureaus, waar notulisten in dienst zijn of op freelancebasis mee samenwerken.
Competenties van een notulist
Een notulist dient over een objectieve en onafhankelijke houding te beschikken. Een van de belangrijkste eigenschappen is om goed te kunnen luisteren en secuur te zijn. Zorgvuldigheid dient gecombineerd te worden met snelheid en adequaat handelen.
Uiteraard dienen de communicatieve vaardigheden perfect te zijn om op een juiste manier van vergaderingen verslag te leggen.
Loopbaanperspectief notulist
Arbeidsmarktperspectief
Het is gebruikelijk dat er bij iedere vergadering en bij tal van andere bijeenkomsten sprake is van schriftelijke verslaglegging. In dat kader is er voor een notulist voldoende werk te verrichten.
Doorgroeikansen
Om als ondernemer succesvol te zijn, is het belangrijk om ervaring op te doen en uit te groeien tot een expert. Het opbouwen van een goede naam als zelfstandig notulist is belangrijk om nieuwe opdrachtgevers te verkrijgen.
Salaris en tarief van een notulist
Salaris
Een notulist verdient op hbo-niveau een bedrag tussen € 2.800 en € 4.200 bruto per maand. De hoogte van het salaris is wel van verdere werkzaamheden afhankelijk. Een notulist die als ondernemer optreedt en als succesvol is te beschouwen, kan meer verdienen.
Tarief
Het uurtarief van een zelfstandig werkende notulist ligt gemiddeld tussen de € 45 en € 55 per uur, exclusief btw.
Eigen bedrijf starten als Notulist
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Notulist, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Notulist
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Notulist bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Notulist.
Mijnzzp.nl