Notulist

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

Team Mijnzzp

Een notulist is verantwoordelijk voor de schriftelijke verslaglegging van vergaderingen of specifieke bijeenkomsten. Het schriftelijk verslagleggen heet notuleren. Tijdens de bijeenkomst of vergadering maakt de notulist aantekeningen. Na afloop maakt de notulist daar een verslag van. Er zijn overigens verschillende vormen van notuleren. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de notulist een letterlijk verslag maakt. Dat is de meest uitgebreide vorm van notulen maken. Dat gebeurt doorgaans alleen tijdens formele vergaderingen, zoals bij een vergadering in de Tweede Kamer of tijdens een vergadering van de gemeenteraad. Zo is er ook een notuleervorm met verslag op spreker en met verslag op onderwerp. Bij verslag op spreker gebruikt de notulist meerdere deelnemers als invalshoek. Bij de verschillende agendapunten voorziet de notulist in afzonderlijke overzichten per spreker. Hierin komt het belang naar voren om de standpunten en argumenten vast te leggen. Doorgaans is een verslag op spreker aan de orde als er een achterban te vertegenwoordigen valt en er tegengestelde belangen aan bod komen. Bij een verslag op onderwerp vindt er verslaglegging plaats in de vorm van een thematische weergave. Er volgt dan een samenvatting per agendapunt. Deze notuleervorm komt voor bij vergaderingen zonder grote tegenstellingen in belangen en zonder het vertegenwoordigen van een achterban. Een notulist leest voorafgaande aan de bijeenkomst de stukken door, zoals van een vorige vergadering net als de agenda. Het komt voor dat een notulist zich verder voorbereidt door op zoek te gaan naar achtergrondinformatie. Er is sprake van een belangrijke rol om een vergadering op een manier samen te vatten dat het voor iedere lezer duidelijk is. Notulen vormen onder meer bewijsstukken van hetgeen besproken is en dienen als geheugensteun voor een volgende vergadering.

Een notulist kan worden aangemerkt als een secretaris, maar er is wel een verschil. Een secretaris, secretariaatsmedewerker of administratief medewerker treedt in de functie als notulist vooral op tijdens vergaderingen. Een notulist is breder inzetbaar en notuleert ook tijdens tuchtzaken. Bijvoorbeeld als het gaat om het verslagleggen van medische tuchtzaken of tuchtzaken in de sport. Een voorbeeld van een meer specifiek gerichte functie om te notuleren is die van griffier naast een rechter, zoals een griffier binnen de rechtspraak of een griffier binnen het bestuur. Tijdens verhoren als onderdeel van parlementaire onderzoeken en tijdens aandeelhoudersvergaderingen is er eveneens een notulist nodig die daarin een verantwoordelijke rol heeft. Dat geldt eveneens voor verslaglegging van vergaderingen door volksvertegenwoordigers net als van bijeenkomsten van politici. Er is dan ook met allerlei beroepen een link te leggen, zoals met de functie van minister net als met de functie van manager of directeur.

WAAROM NOTULEREN

Een notulist heeft een belangrijke taak bij het maken van notulen. De schriftelijke verslaglegging doet namelijk dienst voor verschillende doeleinden. De notulen vormen een samenvatting voor degene die aanwezig waren tijdens de vergadering of bijeenkomst. Daarnaast is de samenvatting ook bruikbaar voor degene die niet bij de gelegenheid aanwezig waren. Iedereen heeft aan de hand van de notulen de mogelijkheid om op het gemak de besproken informatie nog eens door te nemen. Het komt voor dat iemand niet aan een vergadering heeft kunnen deelnemen, zoals door ziekte of een vrije dag. De notulen bieden dan inzicht in wat er tijdens de vergadering is besproken. Denk maar eens aan volksvertegenwoordigers die een vergadering hebben gemist. Bovendien zijn notulen te gebruiken als leidraad om acties te ondernemen. Zo komen gemaakte afspraken erin terug en is daarnaar terug te verwijzen indien dat nodig mocht zijn. Bijvoorbeeld als iemand een gemaakte afspraak niet is nagekomen dan is degene daar aan de hand van de notulen op aan te spreken. Er kan dan namelijk niet gezegd worden dat de afspraak niet is gemaakt.

Verder zijn notulen uiteraard belangrijk om bij een volgende vergadering te bespreken. De notulen vormen in dat geval een agendapunt. Indien er geen opmerkingen zijn dan worden de notulen vastgesteld. Ook bij de bespreking van dit agendapunt heeft de notulist een belangrijke rol. Zo notuleert de notulist alle inhoudelijke wijzigingen en indien van toepassing ook redactionele wijzigingen. Daarnaast maakt de notulist melding van de vaststelling van de notulen en indien van toepassing zijn belangrijke opmerkingen toe te voegen. In sommige gevallen kan een notulist ook aangemerkt worden als stafmedewerker.

Professionele notulisten

Professionele notulisten kunnen ook werkzaam zijn als externe notulist. Een externe notulist moet in de meeste gevallen aangemerkt worden als zelfstandig ondernemer. Een goede notulist kan voor verschillende opdrachtgevers werkzaam zijn als externe notulist. Notulisten werken in dat geval voor verschillende organisaties. Een goede notulen en goed verslag is een vak apart.

VERSCHIL NOTULIST EN GRIFFIER

Een notulist is in bepaalde opzichten te vergelijken met een griffier, maar niet helemaal. De meeste notulisten zijn namelijk niet als jurist aan te merken. Een griffier is een jurist die namens de rechtbank een verslag opstelt dat is aan te merken als een proces-verbaal. Dat is een juridisch document dat rechters gebruiken om na te gaan wat er tijdens een zitting exact is gezegd. Een griffier is dus in feite een notulist, maar een notulist is niet altijd een griffier.

WAT DOET EEN NOTULIST:

  • Voorbereiden op inhoud vergadering
  • Kennis van jargon opdoen
  • Verslagleggen van vergadering
  • Aantekeningen uitwerken tot notulen
  • Vragen stellen om onduidelijkheden te voorkomen
  • Objectief en onafhankelijk optreden
  • Notulen aanbieden

Notuleren bij vergaderingen:

OPLEIDINGEN TOT NOTULIST

Welke opleiding nodig is als notulist verschilt per werkzaamheden. Doorgaans is het wel een beroep waar hbo-niveau voor nodig is. Overigens zijn er specifieke opleidingen tot notulist beschikbaar. Het is niet gemakkelijk om te leren notuleren. Ervaring speelt een belangrijke rol net als kennis van de branche of het vakgebied. Daarnaast is het belangrijk om als persoon objectief te zijn, zodat de persoonlijkheid eveneens van belang is.

BEDRIJVEN WAAR EEN NOTULIST WERKZAAM KAN ZIJN

Een notulist kan als ambtenaar voor een gemeente werkzaam zijn, maar ook voor een minister of een toezichthouder. Daarnaast zijn er grote stichtingen en verenigingen die over een eigen notulist kunnen beschikken. Overigens is een groot aantal notulisten werkzaam als ondernemer om voor uiteenlopende opdrachtgevers notulen te maken. Zo zijn er ook notulistenbureaus, waar notulisten in dienst zijn of op freelancebasis mee samenwerken.

COMPETENTIES NOTULIST

Een notulist dient over een objectieve en onafhankelijke houding te beschikken. Een van de belangrijkste eigenschappen is om goed te kunnen luisteren en secuur te zijn. Zorgvuldigheid dient gecombineerd te worden met snelheid en adequaat handelen. Uiteraard dien de communicatieve vaardigheden perfect te zijn om op een juiste manier van vergaderingen verslag te leggen.

ARBEIDSMARKTPERSPECTIEF EN DOORGROEIMOGELIJKHEDEN ALS NOTULIST

Het is gebruikelijk dat er bij iedere vergadering en bij tal van andere bijeenkomsten sprake is van schriftelijke verslaglegging. In dat kader is er voor een notulist voldoende werk te verrichten. Om als ondernemer succesvol te zijn, is het belangrijk om ervaring op te doen en uit te groeien tot een expert. Het opbouwen van een goede naam als zelfstandig notulist is belangrijk om nieuwe opdrachtgevers te verkrijgen.

ARBEIDSVOORWAARDEN EN SALARIS NOTULIST

Een notulist verdient op hbo-niveau een bedrag tussen 2.500 euro en 3.500 euro per maand. De hoogte van het salaris is wel van verdere werkzaamheden afhankelijk. Een notulist die als ondernemer optreedt en als succesvol is te beschouwen kan meer verdienen.

Boekhoudsoftware vergelijken voor Notulist

Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Notulist bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.

Mijnzzp.nl