Administratief medewerker
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat doet een administratief medewerker?
Een administratief medewerker is werkzaam op de administratieafdeling van een organisatie en ondersteunt verschillende bedrijfsprocessen. De functie is breed en kan op meerdere afdelingen voorkomen, afhankelijk van de organisatie. Administratieve medewerkers houden zich bezig met uiteenlopende werkzaamheden, zoals het verwerken van documenten, het opstellen van brieven en het beheren van agenda’s.
Ook taken als het beantwoorden van telefoongesprekken en het verwerken van gegevens komen vaak voor. De exacte invulling van de functie verschilt per organisatie en afdeling. In vrijwel alle sectoren is behoefte aan administratieve ondersteuning.
Daarnaast werkt een administratief medewerker veel met computerprogramma’s voor het verwerken en vastleggen van informatie. Dit kan onder andere gaan om het registreren van werkuren, ziekmeldingen of het uitwerken van offertes. Ook het archiveren en beheren van documenten behoort vaak tot de werkzaamheden.
Administratief medewerkers werken meestal samen met collega’s die ieder een eigen administratief takenpakket hebben. De functie wordt soms ook aangeduid als bedrijfsadministratief medewerker.
Administratieve ondersteuning
Een administratief medewerker is meestal werkzaam op de binnendienst van een organisatie. Wanneer er geen direct klantcontact is, kan ook de benaming backofficemedewerker van toepassing zijn. De functie kan raakvlakken hebben met andere administratieve beroepen, zoals secretaresse, directiesecretaresse of medisch secretaresse.
Andere veelvoorkomende werkzaamheden zijn het sorteren van binnenkomende poststukken, het notuleren van vergaderingen en het doorsturen van e-mails naar de juiste afdeling. Ook het ontvangen van bezoekers als baliemedewerker kan onderdeel zijn van het takenpakket.
Ondersteunende werkzaamheden
De werkzaamheden van een administratief medewerker zijn vaak ondersteunend en dienstverlenend van aard. Denk hierbij aan ondersteuning van accountmanagers, polisbeheerders en acceptanten. Afspraken en wijzigingen die door deze functies worden gemaakt, moeten administratief correct worden verwerkt.
Het doorvoeren van mutaties is belangrijk om de bedrijfsadministratie actueel en correct te houden. In sommige organisaties kan een administratief medewerker ook verantwoordelijk zijn voor specifieke administratieve onderdelen, zoals polisbeheer, maar dit verschilt per functie en afdeling.
Diverse administratieve taken
Het beroep administratief medewerker is breed en kent verschillende benamingen. In het verleden werd de functie vaak aangeduid als typist, vanwege de focus op tekstverwerking. Tegenwoordig gebeurt dit vrijwel uitsluitend met computers. Wanneer de nadruk ligt op het verwerken van grote hoeveelheden gegevens, kan ook de benaming datatypist worden gebruikt. Soms wordt ook de term kantoorklerk toegepast.
Debiteurenadministratie
De debiteurenadministratie vormt een belangrijk onderdeel van de administratie. Debiteuren zijn klanten die een factuur ontvangen hebben, maar deze nog niet hebben betaald. Vaak geldt er een vaste betalingstermijn waarbinnen de factuur voldaan moet worden.
Wanneer betalingen uitblijven, is het gebruikelijk om herinneringen of aanmaningen te versturen. Het bewaken van betalingstermijnen behoort dan tot de verantwoordelijkheden van de administratief medewerker.
Zonder een goed ingerichte debiteurenadministratie kunnen betalingsproblemen ontstaan, waardoor soms externe incassobureaus worden ingeschakeld. In grotere organisaties kan deze taak worden uitgevoerd door gespecialiseerde facturisten.
Vacatures administratief medewerker
Administratief medewerkers zijn werkzaam binnen vrijwel alle soorten organisaties. Zowel kleine als grote bedrijven beschikken meestal over een vorm van administratie. De werkzaamheden kunnen per functie en afdeling verschillen, bijvoorbeeld binnen een financiële administratie of een secretariaat. In functies die betrekking hebben op financiële gegevens wordt vaak gewerkt met vertrouwelijke informatie, zoals de financiële situatie van een organisatie.
Baan als administratief medewerker:
Debiteurenbeheer:
Opleiding tot administratief medewerker
Wie een opleiding wil volgen tot administratief medewerker kan uit verschillende opleidingsmogelijkheden kiezen. Naast gebruikelijke scholen zijn er voldoende externe opleidingsinstituten te vinden voor de opleiding administratief medewerker. Maar ook via het mbo zijn er voldoende opleidingsmogelijkheden, zoals de mbo-opleiding bedrijfsadministratief medewerker.
Tijdens de opleiding administratief medewerker leer je onder andere administratie voeren, administratie organiseren, facturen opstellen en orden je de boekhouding. Maar natuurlijk zijn dit maar enkele onderdelen van je vak als administratief medewerker. Bovendien is er veel aandacht voor het werken met computers en de diverse programma's waarmee gewerkt zal worden.
Bedrijven waar een administratief medewerker werkzaam kan zijn
Als administratief medewerker kan je werkzaam zijn binnen alle denkbare branches op verschillende manieren. Denk bijvoorbeeld aan fabrikanten, webwinkels, middenstanders of aan grote hotels. Bijna alle bedrijven en instellingen hebben wel te maken met administratief medewerkers.
Naast het bedrijfsleven kan je als administratief medewerker ook werkzaam zijn voor de overheid als ambtenaar. Een ander voorbeeld is de gezondheidszorg. Daarnaast is het denkbaar dat een administratief medewerker werkt als ondernemer.
In dat geval is een administratief medewerker meestal werkzaam als virtueel assistent voor verschillende opdrachtgevers. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het helpen van kleinere ondernemers met hun administratie en mogelijk andere diensten, zoals het beantwoorden van de telefoon.
Zoals eerder omschreven komt het beroep administratief medewerker in de praktijk op veel verschillende manieren voor.
Competenties van een administratief medewerker
Als administratief medewerker is het belangrijk dat je over voldoende vakinhoudelijke kennis beschikt met betrekking tot administratie in het algemeen. Het beroep administratief medewerker houdt meer in dan alleen het invoeren van cijfers. Denk bijvoorbeeld ook aan het controleren en beheren van de administratie en secretariële handelingen.
Ook ondersteun je collega's als dat nodig is. Omdat je in veel gevallen zal overleggen met diverse collega's en/of klanten, zal je ook communicatief goed onderlegd moeten zijn.
Algemeen belangrijke woorden zijn secuur, zelfstandigheid, analytisch, motivatie, controleren, waakzaamheid, presteren en stressbestendigheid.
Loopbaanperspectief administratief medewerker
Arbeidsmarktperspectief
Het vinden van administratief medewerker-vacatures en zzp-opdrachten zal met de juiste opleidingen als administratief medewerker geen enkel probleem zijn. Kleine en grote bedrijven en andere instellingen hebben doorgaans voldoende vacatures vrij voor administratieve medewerkers.
Doorgroeikansen
Doorgroeien als administratief medewerker is niet mogelijk zonder verdere opleidingen. Wie door wil groeien zal dus extra opleidingen moeten volgen, zodat je wellicht een hogere functie kan verkrijgen of kan doorgroeien naar een andere functie.
Enkele mogelijke vervolgfuncties als administratief medewerker kunnen zijn: de functies teamleider, afdelingsmanager of de functie office manager.
Zoals eerder omschreven zijn de doorgroeimogelijkheden wel sterk afhankelijk van het opleidingsniveau, de werkervaring en je eigen competenties.
Salaris en tarief van een administratief medewerker
Salaris
Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor dit beroep, omdat je bij veel verschillende soorten bedrijven werkzaam kan zijn. Een administratief medewerker met een mbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de € 2.700 en € 3.500 bruto per maand, afhankelijk van leeftijd en verantwoordelijkheden.
Tarief
Het uurtarief van een zelfstandig werkende administratief medewerker ligt gemiddeld tussen de € 40 en € 55 per uur, exclusief btw. Een administratief medewerker werkzaam als zelfstandig ondernemer zal zijn of haar diensten meestal tegen een uurvergoeding aanbieden.
Eigen bedrijf starten als Administratief medewerker
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Administratief medewerker, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Administratief medewerker
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Administratief medewerker bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Administratief medewerker.
Mijnzzp.nl