Office manager

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

Avatar van Team Mijnzzp

Een office manager geeft leiding aan een secretariaat, wat betrekking kan hebben op een afdelingssecretariaat en/of een directiesecretariaat. In de meeste gevallen werkt een office manager zelf ook mee op het secretariaat en kan de office manager aangemerkt worden als meewerkend voorman of voorvrouw op managementniveau. Een office manager voert dus in de meeste gevallen zelf ook secretariële werkzaamheden uit op de afdeling. Alle secretariaat medewerkers binnen het kantoor vallen over het algemeen onder de verantwoordelijkheid van de office manager. Ook eventuele directiesecretaresses en managementassistenten kunnen onder de verantwoordelijk vallen van de office manager, ondanks dat directiesecretaresses en managementassistenten werkzaam zijn voor de directie en managers. De inhoudelijke werkzaamheden en verantwoordelijkheden van een office manager kunnen verschillen per organisatie, omdat organisaties op verschillende manieren georganiseerd kunnen zijn. Het beroep office manager komt over het algemeen alleen voor binnen de grotere kantoren c.q. afdelingen, waarbinnen diverse secretariaat medewerkers werkzaam zijn. Binnen kleinere organisaties kan in veel gevallen ook de directiesecretaresse aangemerkt worden als office manager. Het is niet zo dat een office manager in alle gevallen verantwoordelijk kan zijn voor specifieke managementtaken, omdat dit per organisatie kan verschillen. Een office manager is dus verantwoordelijk voor officemanagement. Een andere benaming voor office manager kan ook zijn chef de bureau. In algemene zin is dus office manager dus verantwoordelijk voor het aansturen van de afdeling, zodat alle werkzaamheden verlopen, zoals deze behoren te verlopen. Als office manager zal je regelmatig contact hebben met verschillende interen medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan personeelszaken medewerker, aan administrateurs en aan verschillende afdelingsmanagers.

De belangrijkste taak als office manager is het geven van de dagelijkse leiding aan de afdeling. Welke werkzaamheden een office manager precies allemaal uitvoert kan verschillen per secretariaat en organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de complexere secretariële werkzaamheden, aan het organiseren van vergaderingen, aan het bijhouden van de personeelsadministratie, aan het inkopen van kantoorbenodigdheden en aan fungeren als aanspreekpunt met betrekking tot verschillende afdelingen. Als office manager geef je dus leiding aan het secretariaat en heb je managementtaken. Enkele belangrijke managementtaken zijn het waken over de kwaliteit van het secretarieel werk, het verzorgen van een juiste werkverdeling tussen de verschillende secretaresses, het houden van functioneringsgesprekken, het verzorgen van de juiste werkmaterialen, het bijzitten van vergaderingen, het motiveren van het team en het waken over de voortgang van de werkzaamheden binnen het secretariaat. Als office manager zal je in de meeste gevallen op een brede manier werkzaam zijn. Denk bijvoorbeeld ook aan een office manager, die zal fungeren als casemanager. Een casemanager is verantwoordelijk voor het begeleiden van zieke medewerkers. Dit soort werkzaamheden kunnen ook toebehoren tot de verantwoordelijkheid van de office manager.

Zoals eerder omschreven moet het beroep office manager vrij algemeen gezien worden, omdat office managers voor verschillende organisaties werkzaam kunnen zijn. De inhoudelijke werkzaamheden kunnen dan ook verschillen per organisatie. Daarnaast kan je als office manager met verschillende kantoormedewerkers te maken krijgen. Denk bijvoorbeeld aan administratief medewerkers, projectadministrateurs, facturisten en aan acceptanten. Dit zijn allemaal voorbeelden van verschillende kantoormedewerkers, die werkzaam kunnen zijn voor verschillende organisaties. Het is niet zo dat alle office managers automatisch aangemerkt kunnen worden als manager ondanks dat office managers verschillende kantoormedewerkers kunnen aansturen. Dit is meestal afhankelijk van het aantal medewerkers, die een office manager zal aansturen. Als een office manager enkele medewerkers aanstuurt kan ook de benaming teamleider van toepassing zijn.

Verschil directiesecretaresse en office manager

Inhoudelijk bestaan er niet echt grote verschillen tussen een directiesecretaresse en een office manager anders dan dat een directiesecretaresse alleen voor de directie of de directeur werkt. Een Office manager werkt voor meerdere werknemers binnen de afdeling en niet alleen specifiek voor de directie of de directeur. Een office manager geeft juist ondersteuning en leiding aan het gehele team van ondersteuners. Een office manager kan ook gezien worden als een soort van teamleider. Ook secretaresses en managementassistenten werken meestal direct of indirect onder de office manager.

Wat doet een office manager allemaal:

  • Het aansturen van kantoormedewerkers
  • Het beheren van de agenda
  • Het controleren van kantoorwerkzaamheden
  • Het eventueel bijzitten van vergaderingen en notuleren
  • Het fungeren als aanspreekpunt
  • Het motiveren van kantoormedewerkers
  • Het opstellen en uitwerken van verslagen
  • Het waken over de geleverde kwaliteit
  • Het verwerken van personeelsmutaties
  • Het waken over doelstellingen

Opleiding Officemanagement:

Officemanagement:

Opleidingen tot office manager

Wie een carrière ambieert als office manager kan het beste kiezen voor de vierjarige Hbo-opleiding Office Management die op diverse hogere scholen te volgen is. De Hbo-opleiding office management is een brede opleiding, waarbinnen veel aandacht is voor bedrijfskunde, marketing, communicatie, informatiemanagement en management support. Daarnaast is er aandacht voor de juridische en economische kant waarmee je te maken krijgt als office manager. De Hbo-opleiding office management is op verschillende manieren te volgen. Het is goed denkbaar dat interne medewerkers, die beschikken over de juiste competenties een externe opleiding tot office manager zullen volgen. Zie voor meer informatie ook de vereniging van en voor directie- en managementondersteuners. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Ook de boekhouding is belangrijk als ondernemer.

Bedrijven waar een office manager werkzaam kan zijn

Als office manager ben je natuurlijk werkzaam op een kantoor dat betrekking kan hebben op uiteenlopende soorten bedrijven, instellingen of overheden. Het is niet zo dat alle bedrijven, instellingen of overheden automatisch gebruik maken van een office manager. Vooral de grotere organisaties waarbij het secretariaat belangrijk is maken gebruik van een speciale office manager. Denk bijvoorbeeld aan fabrikanten, financiële instellingen, gemeentes, verzekeringsmaatschappijen en aan grote middenstanders.

Competenties office manager

De belangrijkste competentie van een office manager is het kunnen aansturen van verschillende medewerkers. Over het algemeen zal een office manager ook over managementvaardigheden moeten beschikken. Omdat je te maken hebt met verschillende medewerkers kan communicatie aangemerkt worden als belangrijke competentie. Daarnaast moet een office manager aangemerkt kunnen worden als inspirator en motivator. Als je als office manager ook verantwoordelijk bent voor het inkopen van producten en/of diensten is het belangrijk dat je aangemerkt kan worden als onderhandelaar. Algemeen belangrijke woorden zijn integriteit, accuraatheid, flexibiliteit, sensitiviteit, voelsprieten, stressbestendigheid, doorzettingsvermogen en het probleemoplossend kunnen werken.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als office manager

Het arbeidsmarktperspectief van een office manager is over het algemeen redelijk goed te noemen. Wel kan het als office manager belangrijk zijn dat je beschikt over ervaring, omdat niet iedereen zomaar office manager kan worden. Met andere woorden zal het arbeidsmarktperspectief niet alleen afhankelijk zijn van de juiste opleidingen. Ook werkervaring en kennis bepalen over het algemeen of je in aanmerking komt voor de functie office manager. De doorgroeimogelijkheden van een office manager moeten gezien worden in het verkrijgen van meer verantwoordelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan een functie op hoger management niveau. Welke functie dit precies is kan verschillen per organisatie en is afhankelijk van je eigen competenties.

Arbeidsvoorwaarden en salaris office manager

Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor het beroep office manager, omdat je in verschillende branches werkzaam kan zijn als office manager. Een office manager met een Hbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de 3000 en 4000 euro bruto per maand, afhankelijk van leeftijd, dienstjaren en verantwoordelijkheden.

Mijnzzp.nl