Office manager
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat doet een office manager?
Een office manager geeft leiding aan een secretariaat binnen een organisatie, zoals een afdelingssecretariaat of een directiesecretariaat. In veel gevallen werkt de office manager zelf ook mee en voert deze daarnaast coördinerende taken uit. De functie kan worden gezien als een combinatie van secretariële werkzaamheden en leidinggeven op kantoor.
Secretariaatsmedewerkers vallen meestal onder de verantwoordelijkheid van de office manager. Ook directiesecretaresses en managementassistenten kunnen indirect onder deze aansturing vallen. De inhoudelijke invulling verschilt per organisatie en hangt samen met de omvang en structuur van het kantoor.
De functie office manager komt vooral voor binnen grotere organisaties waar meerdere secretariaatsmedewerkers werkzaam zijn. Binnen kleinere organisaties kan een directiesecretaresse soms ook taken uitvoeren die vergelijkbaar zijn met officemanagement.
De office manager is verantwoordelijk voor het organiseren van dagelijkse processen binnen het kantoor en zorgt ervoor dat werkzaamheden efficiënt en volgens afspraken verlopen. Daarbij is er regelmatig contact met andere interne afdelingen, zoals personeelszaken, administratie en verschillende managers.
Dagelijkse leiding en officemanagement
De belangrijkste taak van een office manager is het geven van dagelijkse leiding aan de afdeling. Welke werkzaamheden daarbij horen, verschilt per secretariaat en organisatie. Voorbeelden zijn het uitvoeren van complexere secretariële taken, het organiseren van vergaderingen en het bijhouden van de personeelsadministratie.
Daarnaast kan de office manager verantwoordelijk zijn voor het inkopen van kantoorbenodigdheden en fungeren als aanspreekpunt voor verschillende afdelingen. Managementtaken zijn onder meer het bewaken van de kwaliteit van het secretariële werk, het verzorgen van werkverdeling tussen secretaresses en het voeren van functioneringsgesprekken.
In sommige organisaties kan de office manager aanvullende verantwoordelijkheden hebben, zoals het begeleiden van zieke medewerkers als casemanager.
Werken als office manager
Office managers kunnen werkzaam zijn in uiteenlopende organisaties, waardoor de werkzaamheden sterk kunnen verschillen. In de praktijk wordt vaak samengewerkt met verschillende kantoormedewerkers, zoals administratief medewerkers, projectadministrateurs, facturisten en acceptanten.
Het is niet altijd zo dat een office manager automatisch als manager wordt gezien; dit hangt vaak af van het aantal medewerkers dat wordt aangestuurd. Bij kleinere teams kan ook de benaming teamleider van toepassing zijn. Daarnaast is er regelmatig afstemming met de hr-manager.
Verschil tussen directiesecretaresse en office manager
Inhoudelijk zijn er veel overeenkomsten tussen een office manager en een directiesecretaresse. Het belangrijkste verschil is dat een directiesecretaresse uitsluitend werkt voor de directie of de directeur, terwijl een office manager ondersteuning en leiding geeft aan een breder team binnen een afdeling.
Ook secretaresses en managementassistenten werken vaak direct of indirect onder de office manager.
Taken van een office manager
- Aansturen van kantoormedewerkers en secretariaatsteam.
- Beheren en coördineren van agenda’s.
- Controleren van kantoorwerkzaamheden en processen.
- Bijwonen van vergaderingen en eventueel notuleren.
- Fungeren als aanspreekpunt voor interne afdelingen.
- Motiveren en begeleiden van medewerkers.
- Opstellen en uitwerken van verslagen en documenten.
- Bewaken van kwaliteit en voortgang van werkzaamheden.
- Verwerken van personeelsmutaties.
- Waken over doelstellingen binnen het secretariaat.
Beroepsfilm office manager:
Film officemanagement:
Opleiding tot office manager
Wie een carrière ambieert als office manager kan het beste kiezen voor de vierjarige hbo-opleiding Office Management, die op diverse hogescholen te volgen is. De hbo-opleiding office management is een brede opleiding, waarbinnen veel aandacht is voor bedrijfskunde, marketing, communicatie, informatiemanagement en managementsupport.
Daarnaast is er aandacht voor de juridische en economische kant waarmee je te maken krijgt als office manager. De hbo-opleiding Office Management is op verschillende manieren te volgen. Het is goed denkbaar dat interne medewerkers die beschikken over de juiste competenties een externe opleiding tot office manager zullen volgen.
Bedrijven waar een office manager werkzaam kan zijn
Als office manager ben je natuurlijk werkzaam op een kantoor dat betrekking kan hebben op uiteenlopende soorten bedrijven, instellingen of overheden. Het is niet zo dat alle bedrijven, instellingen of overheden automatisch gebruikmaken van een office manager. Vooral de grotere organisaties waarbij het secretariaat belangrijk is, maken gebruik van een speciale office manager. Denk bijvoorbeeld aan fabrikanten, financiële instellingen, gemeentes, verzekeringsmaatschappijen en aan grote middenstanders.
Competenties van een office manager
De belangrijkste competentie van een office manager is het kunnen aansturen van verschillende medewerkers. Over het algemeen zal een office manager ook over managementvaardigheden moeten beschikken. Omdat je te maken hebt met verschillende medewerkers, kan communicatie aangemerkt worden als belangrijke competentie.
Daarnaast moet een office manager aangemerkt kunnen worden als inspirator en motivator. Als je als office manager ook verantwoordelijk bent voor het inkopen van producten en/of diensten, is het belangrijk dat je aangemerkt kan worden als onderhandelaar. Algemeen belangrijke woorden zijn integriteit, accuraatheid, flexibiliteit, sensitiviteit, voelsprieten, stressbestendigheid, doorzettingsvermogen en het probleemoplossend kunnen werken.
Loopbaanperspectief office manager
Arbeidsmarktperspectief
Het arbeidsmarktperspectief van een office manager is over het algemeen redelijk goed te noemen. Wel kan het als office manager belangrijk zijn dat je beschikt over ervaring, omdat niet iedereen zomaar office manager kan worden. Met andere woorden, het arbeidsmarktperspectief zal niet alleen afhankelijk zijn van de juiste opleidingen. Ook werkervaring en kennis bepalen over het algemeen of je in aanmerking komt voor de functie office manager.
Doorgroeikansen
De doorgroeimogelijkheden van een office manager moeten gezien worden in het verkrijgen van meer verantwoordelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan een functie op hoger managementniveau. Welke functie dit precies is, kan verschillen per organisatie en is afhankelijk van je eigen competenties.
Salaris en tarief van een office manager
Salaris
Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor het beroep office manager, omdat je in verschillende branches werkzaam kan zijn als office manager.
Een office manager met een hbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de € 3.200 en € 4.300 bruto per maand, afhankelijk van leeftijd, dienstjaren en verantwoordelijkheden.
Tarief
Het uurtarief van een zelfstandig werkende office manager ligt gemiddeld tussen de € 65 en € 70 per uur, exclusief btw.
Eigen bedrijf starten als Office manager
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Office manager, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Office manager
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Office manager bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Office manager.
Mijnzzp.nl