Directiesecretaresse
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Beroep: directiesecretaresse
Een directiesecretaresse ondersteunt de directie bij uiteenlopende werkzaamheden, zoals notuleren, agendabeheer, correspondentie en het voorbereiden van vergaderingen. Ook het ontvangen van bezoekers en het vastleggen en bevestigen van afspraken behoren tot de taken. Daarnaast kunnen administratieve werkzaamheden onderdeel zijn van de functie. De exacte invulling verschilt per organisatie, omdat de functie in veel sectoren voorkomt. Over het algemeen ondersteunt een directiesecretaresse één of meerdere managers of leden van de directie. Daarbij wordt regelmatig gewerkt met vertrouwelijke informatie.
Vanwege deze vertrouwelijkheid wordt de functie vaak aangemerkt als een vertrouwensberoep en kan een geheimhoudingsplicht van toepassing zijn. Een directiesecretaresse is vaak direct gekoppeld aan een manager of directeur en kan aanwezig zijn bij besprekingen of zakelijke bezoeken. Gemaakte afspraken en besluiten worden vastgelegd en opgevolgd. In veel organisaties fungeert de directiesecretaresse als schakel tussen de directie en andere afdelingen. Hierdoor heeft de functie een centrale rol binnen de interne communicatie.
Ondersteuning van de directie
Oorspronkelijk richt de functie zich op het ondersteunen van de directie, zoals een directeur, chief executive officer of chief financial officer. Wanneer de ondersteuning betrekking heeft op andere leidinggevenden, wordt ook wel gesproken van een managementassistent. De inhoud van de werkzaamheden van een directiesecretaresse en een management assistent komt in grote lijnen overeen.
Afhankelijk van de organisatie kan een directiesecretaresse onder de verantwoordelijkheid vallen van een office manager, al is dit niet altijd het geval. Niet iedere organisatie kent deze functie en de invulling ervan kan verschillen. In kleinere organisaties worden vaak ook algemene kantoorwerkzaamheden uitgevoerd. Het notuleren van vergaderingen en het beheren van zakelijke correspondentie zijn vaste onderdelen van het takenpakket.
Rol binnen de organisatie
De directiesecretaresse onderhoudt veel contact met interne afdelingen en externe relaties. Vaak is deze functie het eerste aanspreekpunt voor zakelijke contacten. Door de nauwe betrokkenheid bij besluitvorming en planning heeft de directiesecretaresse inzicht in lopende zaken binnen de organisatie. In sommige situaties worden werkzaamheden afgestemd met andere ondersteunende functies binnen het kantoor.
Beroepsfilm directiesecretaresse:
Opleidingen tot directiesecretaresse
Om als directiesecretaresse te kunnen werken, kan je kiezen uit diverse opleidingsmogelijkheden via gewone scholen, op zowel mbo- als op hbo-niveau. De meeste kans op werk als directiesecretaresse maak je doorgaans met een hbo-opleiding. Maar er zijn ook mbo-opleidingen op niveau vier te volgen tot directiesecretaresse. Naast gebruikelijke scholen zijn er ook diverse externe opleidingsinstituten voor het beroep directiesecretaresse, zoals de bekende opleiding van Schoevers. Tijdens een opleiding tot directiesecretaresse of managementassistent zal men onder meer het volgende vakkenpakket krijgen: notuleren, informatica, communicatieve vaardigheden, vergadertechniek, facilitair beheer, management en organisatie, financiële calculatie, bedrijfskunde, communicatie, Nederlands, Engels, Frans, Duits en Spaans. Het is belangrijk dat een directiesecretaresse goed kan notuleren en weet hoe zakelijke brieven geschreven moeten worden. Ook het werken met diverse computerprogramma's zoals Word, Excel en PowerPoint is een must.
Bedrijven waar een directiesecretaresse werkzaam kan zijn
Een directiesecretaresse is over het algemeen werkzaam voor grotere bedrijven, zoals fabrikanten, of voor middenstanders die beschikken over veel winkels. Kleinere bedrijven maken over het algemeen geen gebruik van directiesecretaresses. Daarnaast kan een directiesecretaresse werken voor andere soorten bedrijven, zolang er maar sprake is van een directie.
Competenties directiesecretaresse
Als directiesecretaresse moet je in staat zijn om zelfstandig te kunnen werken en ben je als persoon flexibel. Daarnaast mag het nauwkeurig organiseren en plannen geen probleem voor je zijn. Omdat je doorgaans de hele dag met klanten te maken zal krijgen, moet je over uitstekende communicatieve vaardigheden beschikken en representatief overkomen. Afhankelijk van je werkgever kan het nodig zijn dat je enkele vreemde talen beheerst. Maar de taken als directiesecretaresse gaan verder dan die van een normale secretaresse. Zo moet je verstand hebben van jaarrekeningen, offertes kunnen opstellen, facturen maken en kan je bijvoorbeeld zelfstandig een website of intranet onderhouden. Ook het op een positieve manier sparren met de directie of managers kan tot je taken behoren. Algemeen belangrijke woorden zijn motivatie, energie, luisteren, assertiviteit, accuraat, integer, improviseren en dienstbaarheid.
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als directiesecretaresse
Om werk te kunnen verkrijgen als directiesecretaresse is het belangrijk dat je de juiste opleiding hebt genoten. De meeste werkgevers zien het liefst een hbo-opgeleide directiesecretaresse. Ondanks dat er ook mbo-opleidingen zijn, maak je met een hbo-opleiding veel meer kans op een baan als directiesecretaresse. Als directiesecretaresse zijn er meestal voldoende doorgroeimogelijkheden, afhankelijk van de organisatie waar je werkzaam bent. Denk hierbij aan een managersfunctie binnen de organisatie. In de meeste gevallen zal er wel verwacht worden dat je extra cursussen of opleidingen zal volgen om de kans op werk te vergroten.
Arbeidsvoorwaarden en salaris directiesecretaresse
Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor dit beroep, omdat je in verschillende branches werkzaam kan zijn als directiesecretaresse. Een directiesecretaresse met een hbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de € 3.000 en € 4.500 bruto per maand, afhankelijk van leeftijd, dienstjaren en verantwoordelijkheden. Het salaris als directiesecretaresse kan wel enorm verschillen per bedrijf of organisatie.
Eigen bedrijf starten als Directiesecretaresse
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Directiesecretaresse, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Directiesecretaresse
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Directiesecretaresse bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Directiesecretaresse.
Mijnzzp.nl