Managementassistent

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

di, 23 apr 2024Team Mijnzzp

Beroep managementassistent

Een managementassistent is verantwoordelijk voor verschillende werkzaamheden, die per organisatie onderling wel kunnen verschillen, afhankelijk van de functieomschrijving. Een van de belangrijkste taken als managementassistent is het beheren van de agenda voor de managers. Als managementassistent kan het zijn dat je voor meerdere managers werkzaam bent, afhankelijk van de organisatie. In het kort kunnen we de werkzaamheden van een managementassistent het beste omschrijven als het uit handen nemen van regelwerk voor de managers, zoals het beantwoorden van de telefoon, het beheren van de agenda, het organiseren van bijeenkomsten of het opvragen van offertes. Eigenlijk kan een managementassistent voor alle denkbare werkzaamheden ingezet worden als daar behoefte aan is. Van een managementassistent mag ook verwacht worden dat hij of zij kennis heeft van financiën en personeelszaken. Het beroep managementassistent komt over het algemeen alleen voor in organisaties waarbinnen meerdere managers werkzaam zijn. Een managementassistent kan niet gezien worden als directiesecretaresse, omdat een managementassistent over het algemeen niet werkzaam is voor de directie maar voor managers. Het beroep managementassistent komt in de praktijk op verschillende manieren voor en kent verder geen vaste functieomschrijving. De werkzaamheden van een managementassistent zijn overal gelijk, alleen kunnen specifieke taken inhoudelijk wel verschillen per organisatie. In alle gevallen voert een managementassistent secretariële taken op een professionele manier uit, waarbij het op de juiste manier plannen en organiseren erg belangrijk is. Als managementassistent zal je ook regelmatig te maken krijgen met vertrouwelijke informatie, waardoor er sprake moet zijn van integriteit. Managers overleggen vaak met de directie, die samen vertrouwelijke informatie delen die in veel gevallen niet bekend mag worden.

Werken als managementassistent

Als managementassistent ben je dus verantwoordelijk voor ondersteunende werkzaamheden voor één of meerdere managers. Denk hierbij aan algemene administratieve werkzaamheden, het fungeren als baliemedewerker en aan het beheren van de agenda. Daarnaast ben je als managementassistent in veel gevallen verantwoordelijk voor het maken van afspraken, het onderhouden van contact met de personeelsafdeling en eventueel werkzaam als casemanager. In meer algemene zin kan je als managementassistent ook verantwoordelijk zijn voor het regelen van de catering of het attenderen van medewerkers als er een speciale aangelegenheid is. In het kort omschreven ben je als managementassistent verantwoordelijk voor het uit handen nemen van administratieve en organisatorische vraagstukken. Over het algemeen is het zo dat je als managementassistent alleen werkzaam bent voor managers die toebehoren tot het hogere management. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de financieel manager of aan een afdelingsmanager. Als managementassistent zal je bijvoorbeeld niet snel werkzaam zijn voor een operationeel manager. Operationeel managers zijn in de meeste gevallen zelf ook werkzaam op de werkvloer en maken geen gebruik van een managementassistent. Een meer algemene benaming voor managementassistent kan ook zijn secretariaatsmedewerker.

Wat doet een managementassistent?

Een managementassistent, speelt een belangrijke rol in het ondersteunen van managers, leidinggevenden of een directie. Ze bieden administratieve, organisatorische en communicatieve ondersteuning om ervoor te zorgen dat de dagelijkse activiteiten soepel verlopen en dat de manager(s) effectief kunnen functioneren. De taken en verantwoordelijkheden van een management assistent kunnen variëren, afhankelijk van de specifieke behoeften van de manager(s) en de organisatie waarin ze werken. Enkele algemene taken zijn:

Agendabeheer: Een managementassistent beheert de agenda van de manager(s) en plant vergaderingen, afspraken en evenementen. Ze coördineren interne en externe vergaderingen, reserveren vergaderruimtes en zorgen ervoor dat de agenda's efficiënt worden beheerd.
Correspondentie en communicatie: Managementassistenten beheren de inkomende en uitgaande correspondentie, zoals e-mails, brieven en telefoongesprekken. Ze screenen en prioriteren berichten, beantwoorden routinematige vragen en zorgen ervoor dat belangrijke informatie tijdig wordt doorgegeven aan de juiste personen.
Documentbeheer: Ze zijn verantwoordelijk voor het beheren en organiseren van documenten, rapporten, presentaties en andere belangrijke bedrijfsinformatie. Dit kan het opstellen, bewerken en formatteren van documenten omvatten, evenals het archiveren van informatie voor toekomstig gebruik.
Reisplanning en coördinatie: Managementassistenten regelen reisplannen, zoals vluchten, accommodaties en vervoer, voor de manager(s) en andere medewerkers indien nodig. Ze zorgen ervoor dat alle reisarrangementen soepel verlopen en voldoen aan de behoeften en voorkeuren van de manager(s).
Notuleren: Tijdens vergaderingen of bijeenkomsten kan een managementassistent verantwoordelijk zijn voor het maken van nauwkeurige notulen. Ze verzamelen belangrijke punten, actie-items en beslissingen die tijdens de vergadering worden besproken en stellen een verslag op dat wordt gedistribueerd aan de relevante partijen.
Algemene ondersteuning: Naast de bovengenoemde taken kunnen managementassistenten ook andere administratieve taken uitvoeren, zoals het bijhouden van voorraden, het plannen van kantoorbenodigdheden, het regelen van catering voor vergaderingen en het assisteren bij de voorbereiding van presentaties.

Een managementassistent speelt een essentiële rol bij het ondersteunen van managers en directieleden, waarbij ze helpen bij administratieve, organisatorische en communicatieve taken. Ze dragen bij aan de efficiënte werking van de organisatie door ervoor te zorgen dat de manager(s) tijd en middelen optimaal kunnen benutten.

Verschil directiesecretaresse en managementassistent

Het verschil tussen een directiesecretaresse en een managementassistent is dat een directiesecretaresse alleen werkt voor de directie van een bedrijf, zoals de directeur van het bedrijf, en dat een managementassistent voor meerdere personen werkzaam kan zijn, bijvoorbeeld voor verschillende managers binnen het bedrijf. Inhoudelijk verschillen de werkzaamheden tussen een directiesecretaresse en managementassistent eigenlijk niet.

Taken management assistent:

Het assisteren van de manager(s).
Het beantwoorden van telefoontjes en mails.
Het beheren van de agenda.
Het ontvangen bezoekers.
Het opvragen van gegevens.
Het organiseren van beurzen en veranderingen.
Het verzorgen van de planning.

Beroepsfilm managementassistent:

Film opleiding managementassistent:

Opleidingen tot managementassistent

Wie een carrière ambieert als managementassistent kan het beste kiezen voor de Mbo-opleiding directiesecretaresse/managementassistent op niveau vier. Tijdens de Mbo-opleiding leer je alle kneepjes van het vak. Denk hierbij aan het archiveren van documenten, het afhandelen van binnenkomende poststukken, het beantwoorden van mails en brieven en het notuleren tijdens vergaderingen. Ook zal er veel aandacht zijn voor taalbeheersing en algemene computervaardigheden. Een geschikte opleiding op Hbo-niveau is de hbo-opleiding Human Resource Management. Het is in de praktijk denkbaar dat je over een passende hbo-opleiding moet beschikken. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Een opleiding management assistent is dus op verschillende manier te volgen. Wanneer je gaat starten met een eigen bedrijf als zzp'er, dan is het van belang om rekening te houden met de boekhouding. De boekhouding bijhouden kun je eenvoudig doen met behulp van een boekhoudprogramma.

Bedrijven waar een managementassistent werkzaam kan zijn

Een managementassistent is over het algemeen werkzaam voor grotere bedrijven of organisaties die gebruikmaken van een organisatiestructuur. Met andere woorden werkt een managementassistent voor een of meerdere managers die weer verantwoordelijk zijn voor hun eigen afdeling binnen het bedrijf of de organisatie. Een managementassistent zal over het algemeen niet voor kleinere bedrijven werkzaam zijn, omdat we dan niet meer van een managementassistent kunnen spreken. In algemene zin kan je als managementassistent werkzaam zijn voor overheidsinstellingen, fabrikanten, grote middenstanders of werkzaam zijn voor financiële instellingen. Er zijn nog veel meer voorbeelden te bedenken waar een managementassistent werkzaam is.

Competenties managementassistent

Als managementassistent moet je over verschillende competenties beschikken. De belangrijkste competentie van een managementassistent is wellicht het kunnen communiceren, omdat het vak daarom eigenlijk draait. Ook het kunnen plannen en organiseren moet gezien worden als een belangrijke competentie. Daarnaast kunnen motivatie en stressbestendigheid aangemerkt worden als belangrijke competenties. Algemeen belangrijke woorden zijn integriteit, flexibiliteit, accuratesse, voelsprieten, samenwerken, zelfstandigheid, inzicht en waakzaamheid.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als managementassistent

Om werk te kunnen verkrijgen als managementassistent is het belangrijk dat je de juiste opleiding hebt genoten. De meeste werkgevers zien het liefst een Hbo-opgeleide managementassistent. Ondanks dat er ook Mbo-opleidingen zijn maak je met een hbo-opleiding veel meer kans op een baan als managementassistent. Als managementassistent zijn er meestal voldoende doorgroeimogelijkheden, afhankelijk van de organisatie waar je werkzaam bent. Denk hierbij aan een managersfunctie binnen de organisatie of aan het worden van een teamleider. In de meeste gevallen zal er wel verwacht worden dat je extra cursussen of opleidingen zal volgen.

Arbeidsvoorwaarden en salaris managementassistent

Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor dit beroep, omdat je in verschillende branches werkzaam kan zijn als managementassistent. Een managementassistent met een hbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de 2500 en 3300 euro bruto per maand, afhankelijk van leeftijd, dienstjaren en verantwoordelijkheden. Het salaris als managementassistent kan wel verschillen per bedrijf of organisatie.

Eigen bedrijf starten als Managementassistent

Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Managementassistent, waaronder:

Boekhoudprogramma vergelijken Managementassistent

Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Managementassistent bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.

Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Managementassistent.

Mijnzzp.nl

Sidebar