Archivaris
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat doet een archivaris?
Een archivaris, ook wel documentalist genoemd, is verantwoordelijk voor het beheren en toegankelijk houden van archieven binnen organisaties. Veel bedrijven, instellingen en overheden bewaren administratieve gegevens en documenten in een archief. Het is belangrijk dat deze stukken ordelijk worden opgeslagen, zodat ze later teruggevonden kunnen worden.
Medewerkers kunnen archiefstukken nodig hebben voor intern gebruik en schakelen daarvoor vaak de archivaris in. Daarnaast maakt een archivaris documenten steeds vaker digitaal beschikbaar. Ook archiefonderzoek kan onderdeel zijn van het werk, bijvoorbeeld om historische of organisatorische vragen te beantwoorden.
Archivarissen zijn tegenwoordig veel bezig met het digitaliseren van archiefstukken om informatie veilig te bewaren voor de toekomst. Gedigitaliseerde documenten zijn eenvoudiger op te vragen en verminderen de kans op beschadiging van originele stukken.
Sommige archieven zijn inmiddels online toegankelijk, waardoor bijvoorbeeld oude luchtfoto’s, landkaarten en boeken via internet geraadpleegd kunnen worden. Dit is mede mogelijk door het werk van archivarissen die archieven systematisch digitaliseren.
Archiefstukken in goede conditie houden
De ruimte waarin archieven worden opgeslagen is van groot belang voor het behoud van archiefstukken. Factoren zoals licht, temperatuur en luchtvochtigheid bepalen of documenten in goede staat blijven. Wanneer de omstandigheden niet goed zijn, kunnen stukken beschadigd raken of verloren gaan.
Bij oud beeldmateriaal, zoals films, is digitalisering vaak noodzakelijk om verval te voorkomen. Een archivaris is verantwoordelijk voor het archiveren, documenteren, beschrijven en veilig opslaan van archiefstukken. Daarmee is de archivaris ook de beheerder van de archiefruimte.
Openbare archieven van gemeenten en provincies bevatten bijvoorbeeld informatie over burgers. Mensen die onderzoek doen naar hun voorouders kunnen deze gegevens vaak terugvinden in archieven. Ook geschiedkundigen maken regelmatig gebruik van archiefmateriaal.
Taken van een archivaris
De belangrijkste taak van een archivaris is het geordend opslaan en bewaren van documenten, zodat informatie toegankelijk blijft. Daarbij hoort ook het selecteren van stukken die bewaard moeten worden en het bepalen van een logische ordening. Documenten worden beschreven en gecatalogiseerd om te voorkomen dat informatie niet meer terug te vinden is.
Archivarissen werken met actuele en historische onderwerpen die relevant zijn voor de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat rapporten, krantenartikelen of andere bronnen worden opgenomen in het archief om informatie voor de toekomst te bewaren.
Archiveren en documenteren
Het werk van een archivaris verschilt van dat van een bibliothecaris. Een archivaris richt zich op het vastleggen van doelgerichte informatie voor het nageslacht, terwijl een bibliothecaris algemene informatie ordent en beschikbaar stelt. Archiefwetenschap is daarom niet hetzelfde als bibliotheekwetenschap.
Beide beroepen kunnen in algemene zin worden gezien als vormen van educatief medewerker. Archivarissen werken niet alleen met drukwerk, maar ook met digitale producties zoals films, geluidsopnames en websites. Zo archiveert de Koninklijke Bibliotheek belangrijke Nederlandse websites voor de toekomst. Ook oude landkaarten worden opgeslagen en beheerd.
Werken als archivaris of documentalist
Een archivaris werkt vaak met zowel fysieke als digitale archieven. Daarbij kan samenwerking met andere archivarissen of organisaties voorkomen. Het werk bestaat uit het zoeken naar ontbrekende stukken, het bestuderen en beschrijven van documenten en het veilig opbergen ervan. Het doel is steeds dat informatie bewaard blijft en toegankelijk blijft voor toekomstig gebruik.
Verschillende taken van een archivaris
Andere werkzaamheden kunnen bestaan uit het conserveren van papier, het beheren van informatie die niet op papier staat en het beperken van risico’s zoals brand. Archieven bevatten grote hoeveelheden informatie, waardoor hulpmiddelen nodig zijn om documenten snel terug te vinden. Het beroep archivaris vraagt daarom om een gestructureerde manier van werken.
Verschil archivaris en informatiebeheerder
Een informatiebeheerder moet eerder gezien worden als informatiebeveiliger. Deze functie richt zich vooral op het beheren en beveiligen van digitale bedrijfs- en overheidsgegevens. Hoewel er overlap kan zijn, verschillen de rollen duidelijk van elkaar.
- Rol archivaris: een archivaris richt zich op het beheer, behoud en toegankelijk maken van archieven en historische documenten. Het werk omvat verzamelen, organiseren, catalogiseren en conserveren van archiefmateriaal.
- Rol informatiebeheerder: een informatiebeheerder richt zich op beleid en procedures rondom opslag, toegang, beveiliging en bewaring van informatie binnen organisaties, vaak met een sterke IT-component.
Audiovisueel archivaris:
Opleiding tot archivaris
Er zijn verschillende opleidingsmogelijkheden voor het beroep archivaris, zoals de mbo-opleiding medewerker informatiedienstverlening en de hbo-opleiding informatiedienstverlening en management (IDM). Het eerste jaar van de opleiding is nog vrij algemeen. In het tweede jaar kan je voor de richting informatie en media kiezen.
Tijdens de hbo-opleiding zul je veel tijd besteden aan het vinden van informatie en het op de juiste manier opslaan van deze informatie. Tijdens de archivarisopleiding zul je ook stage lopen om praktijkervaring op te doen.
Het is mogelijk om via een universitaire opleiding archivaris te worden door het kiezen van de richting culturele informatiewetenschap. In sommige gevallen kan ook de mbo-opleiding informatiedienstverlening bibliotheken voldoende zijn. In de meeste gevallen zul je wel over de opleiding informatiedienstverlening en management moeten beschikken.
Bedrijven waar een archivaris werkzaam kan zijn
Een archivaris kan voor verschillende bedrijven, instellingen en overheden werkzaam zijn op verschillende manieren. Denk bijvoorbeeld aan grote advocatenkantoren, ziekenhuizen, productiemaatschappijen, provincies, waterschappen, ministeries, gemeentehuizen en aan musea.
Daarnaast kan een archivaris voor grote organisaties werkzaam zijn, zoals de politie en het leger. Waar een archivaris precies zal werken, is afhankelijk van de soort opleiding en de interesse als archivaris.
Het archiveren van oude boeken kan bijvoorbeeld niet zomaar vergeleken worden met het archiveren van beeldmateriaal. Het is mogelijk dat een archivaris ook verantwoordelijk is voor andere werkzaamheden.
Een archivaris binnen een advocatenkantoor hoeft bijvoorbeeld niet fulltime werkzaam te zijn als archivaris. In sommige gevallen kan een archivaris ook aangemerkt worden als DIV-medewerker.
Competenties van een archivaris
De belangrijkste competenties van een archivaris zijn dat je zorgvuldig en nauwkeurig kunt werken en dat je beschikt over doorzettingsvermogen. Maar ook het nieuwsgierig zijn naar informatie is belangrijk als archivaris. Persoonlijke interesses spelen meestal een belangrijke rol.
De persoonlijkheidskenmerken die passen bij het beroep van archivaris maken een belangrijk onderdeel uit van de competenties. Als archivaris is het tegenwoordig belangrijk dat je verstand hebt van computers en andere apparatuur, die je zult gebruiken tijdens je werkzaamheden.
Ook zul je communicatief goed onderlegd moeten zijn, omdat je met veel verschillende mensen te maken krijgt. Communicatie heeft in dit geval ook betrekking op de schriftelijke communicatie, omdat bezoekers van het documentatiecentrum de informatie wel op een makkelijke manier moeten kunnen vinden.
Als een archivaris te maken heeft met oude boeken, kan het belangrijk zijn dat de archivaris ook aangemerkt kan worden als grafoloog. Algemeen belangrijke woorden zijn verantwoordelijkheidsgevoel, passie, energie, onderzoeksvaardigheden, vakkennis, structuur en overzicht.
Loopbaanperspectief archivaris
Arbeidsmarktperspectief
Het verkrijgen van een baan als goed opgeleide archivaris zal in de meeste gevallen niet heel makkelijk zijn, ondanks dat veel bedrijven en instellingen behoefte hebben aan een archivaris. De meeste bedrijven hebben maar één of twee archivarissen aan het werk, en de doorstroming onder archivarissen is vaak traag.
Wel is het zo dat er veel bedrijven gebruikmaken van een archivaris. Het moet dus vroeg of laat zeker lukken om een baan te vinden.
Doorgroeikansen
De doorgroeimogelijkheden moeten gezien worden in het verkrijgen van een leidinggevende functie. Verdere doorgroeimogelijkheden zijn er bij ons niet bekend.
Salaris en tarief van een archivaris
Salaris
Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor het beroep archivaris, omdat je bij zeer uiteenlopende bedrijven werkzaam kan zijn. Een archivaris met een hbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de € 2.500 en € 3.500 bruto per maand, afhankelijk van de leeftijd en verantwoordelijkheden.
Het salaris kan wel erg schommelen per soort instelling of bedrijf. Een archivaris-assistent met een mbo-opleiding zal doorgaans minder verdienen.
Tarief
Het uurtarief van een zelfstandig werkende archivaris ligt gemiddeld tussen de € 45 en € 70 per uur, exclusief btw.
Eigen bedrijf starten als Archivaris
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Archivaris, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Archivaris
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Archivaris bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Archivaris.
Mijnzzp.nl