DIV medewerker
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat doet een DIV-medewerker?
Een DIV-medewerker verricht ondersteunende en uitvoerende werkzaamheden op het gebied van informatievoorziening. De afkorting DIV staat voor Documentaire Informatievoorziening. Binnen deze functie ligt de nadruk op het registreren, beheren en archiveren van dossiers en documenten.
DIV-medewerkers werken bijvoorbeeld als archiefmedewerker of dossierbeheerder. Tot de werkzaamheden behoren ook het toekennen van bewaartermijnen en het voorbereiden van overdracht van dossiers naar een archief of digitaal archief. Het werk vraagt om nauwkeurigheid, omdat documenten op een vaste volgorde worden opgeslagen en later teruggevonden moeten kunnen worden.
Daarnaast houdt een DIV-medewerker zich bezig met het opzoeken en uitgeven van documenten wanneer daar een aanvraag voor is. Ook het toevoegen van losse stukken aan bestaande dossiers en het registreren van post en digitale berichten komt vaak voor.
Door toenemende digitalisering speelt het beheer van digitale archieven een steeds grotere rol. Toch blijft de functie belangrijk, omdat bewaartermijnen, toegankelijkheid en correct beheer niet volledig door techniek kunnen worden overgenomen.
Archiefbeheer en wetgeving
Een DIV-medewerker kan worden gezien als een archivaris met kennis van wet- en regelgeving rondom bewaarplicht. Voor verschillende soorten dossiers gelden uiteenlopende bewaartermijnen. Een belangrijk onderdeel van het werk is het optimaliseren van het archief en het vindbaar maken van informatie voor medewerkers en organisaties.
De werkzaamheden vertonen overeenkomsten met de functie van beheerder, omdat het gaat om het onderhouden en structureren van archieven. Ook zijn er raakvlakken met het beroep van administratief medewerker, bijvoorbeeld bij postregistratie en het verwerken van binnenkomende berichten.
Digitale verwerking en informatiebeveiliging
Bij digitale archivering voert een DIV-medewerker informatie in en verwerkt deze gegevens in systemen. Dit soort werkzaamheden komt ook voor bij functies zoals datatypist. Daarnaast speelt beveiliging een rol, omdat archieven niet voor iedereen toegankelijk mogen zijn. Daarom is er een verband met het werk van een informatiebeveiliger.
Ook controle en naleving van procedures zijn belangrijk binnen documentaire informatievoorziening. In die zin zijn er overeenkomsten met de functie van auditor, waarbij het controleren van processen en organisatieonderdelen een belangrijk onderdeel vormt.
Taken van een DIV-medewerker
- Gegevens en documenten archiveren.
- Post registreren en verwerken.
- Mail verwerken en correct opbergen.
- Archieven optimaliseren en toegankelijk houden.
- Dossiers uitgeven op aanvraag.
- Bewaartermijnen toepassen en bewaken.
- Archieven opschonen en actualiseren.
- Losse stukken toevoegen aan dossiers.
- Organisaties adviseren over documentbeheer.
- Ondersteuning bieden bij informatievoorziening.
Film: archivaris
Film: archiefmedewerker
Opleidingen tot DIV-medewerker
De functie DIV-medewerker is een beroep op mbo-niveau. Een geschikte opleiding voor het uitvoeren van werkzaamheden in deze functie betreft de mbo-opleiding bedrijfsadministratief medewerker. Een andere passende opleiding is de mbo-opleiding medewerker informatiedienstverlening.
In veel gevallen is het doorgaans ook nodig over een specifieke opleiding te beschikken in de vorm van SOD I & SOD II. Dit is een aanvullende opleiding die specifiek gericht is op informatiediensten. Meestal is het beschikken over een opleiding op mbo-niveau voldoende, maar het is ook mogelijk dat er hbo-niveau vereist is. Een SOD II-opleiding betreft een tweejarige opleiding op hbo-niveau.
Bedrijven waar een DIV-medewerker werkzaam kan zijn
Een DIV-medewerker is veelal werkzaam als ambtenaar bij een overheidsorganisatie. Bijvoorbeeld in dienst van een gemeente, waterschap of bij de Belastingdienst. Overheidsorganisaties hebben uiteraard te maken met een grote hoeveelheid aan klantcontacten met alle correspondentie per post en digitaal die daarbij hoort. Deze gegevens worden opgeslagen in een archief of digitaal archief.
Ook in het bedrijfsleven is correspondentie in veel branches aan de orde van de dag. Denk daarbij maar aan banken en verzekeringsmaatschappijen die over informatie van klanten beschikken en deze in het archief bewaren. Verder hebben alle bedrijven natuurlijk ook te maken met een bewaarplicht, waarbij het bewaren van de administratie een treffend voorbeeld is.
Competenties DIV-medewerker
Een DIV-medewerker dient op de hoogte te zijn van wet- en regelgeving aangaande bewaarplichten. Dat betekent dat er juridische kennis op dat vakgebied aanwezig dient te zijn. Bij het uitvoeren van taken als het archiveren van stukken geldt dat secuur kunnen werken van groot belang is.
Bij het onzorgvuldig opbergen van informatie is het niet altijd meer mogelijk om te achterhalen waar bepaalde stukken zijn gebleven. Nauwkeurig werken is dan ook een vereiste. Dat geldt eveneens voor het controleren van eigenschappen en het zelfstandig kunnen werken. Voor wat betreft de ondersteunende en adviserende taken geldt dat het belangrijk is dat een DIV-medewerker goed kan communiceren.
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als DIV-medewerker
Het arbeidsmarktperspectief is prima te noemen voor een DIV-medewerker. Het is wel zo dat de aandacht steeds meer verschuift van papieren stukken archiveren naar het bijhouden van een digitaal archief.
Overheidsorganisaties richten zich op het gemakkelijk vindbaar maken van digitale informatie, waarbij bijvoorbeeld kunstmatige intelligentie wordt toegepast. Deze ontwikkeling kan wel tot gevolg hebben dat de functietaken anders komen te liggen. Daarbij valt te denken dat de aandacht meer komt te liggen op welke informatie bewaard moet worden en wat vernietigd kan worden. Of welke stukken mogen actief openbaar komen en hoe zit het met de werking van de regels rondom privacy?
Een DIV-medewerker heeft overigens de mogelijkheid om zich binnen de informatievoorziening te ontwikkelen. Een van de opties is om, als de ambitie er is, door te groeien naar de functie van teamleider.
Arbeidsvoorwaarden en salaris DIV-medewerker
Het salaris van een DIV-medewerker komt gemiddeld uit tussen € 2.600 en € 3.500 bruto per maand. Bij indiensttreding als ambtenaar vindt er een indeling in een salarisschaal plaats, waarbij de ervaring en de opleiding een rol spelen. Het salaris stijgt vervolgens met de jaren tot het hoogste salaris in de betreffende salarisschaal is bereikt.
Andere arbeidsvoorwaarden zijn van de cao en van het bedrijf of de organisatie afhankelijk. Denk daarbij aan de vergoeding van reiskosten met het openbaar vervoer of met de eigen auto.
Het is ook mogelijk dat een werkgever voorziet in extra’s indien dat nodig wordt geacht voor de uitoefening van de functie. Bijvoorbeeld door een DIV-medewerker te voorzien van een laptop of mobiele telefoon.
Eigen bedrijf starten als DIV medewerker
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als DIV medewerker, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken DIV medewerker
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als DIV medewerker bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een DIV medewerker.
Mijnzzp.nl