Secretaresse
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
Een secretaresse is een werknemer die zich bezighoudt met secretariële werkzaamheden, zoals het bijhouden van de agenda, het notuleren van vergaderingen en algemene administratieve werkzaamheden. Voor welke werkzaamheden een secretaresse precies verantwoordelijk is kan per bedrijf, organisatie of instelling verschillen, echter hebben de werkzaamheden wel altijd te maken met secretariële werkzaamheden. Als secretaresse kan je ten dienste staan van één persoon, maar ook van meerdere personen, een afdeling of een hele organisatie. Afhankelijk van de organisatie varieert ook de zwaarte van het beroep en de hoogte van de opleiding waarover je moet beschikken. Iemand kan namelijk secretaresse worden met een gerichte Mbo-opleiding, maar er zijn ook opleidingsmogelijkheden op Hbo-niveau. Om de verschillende niveaus als secretaresse uit te drukken kunnen er verschillende benamingen toegepast worden voor secretaresse, zoals benaming junior secretaresse, afdelingsmedewerker of de benaming directiesecretaresse. Een secretaresse kan gezien worden als verlengstuk van de directie, de managers of van het bestuur van de organisatie. Afhankelijk van de soort organisatie kan een secretaresse direct onder de verantwoordelijkheid van de directie vallen of werkzaam zijn onder de office manager. Een office manager is in dat geval verantwoordelijk voor alle administratief medewerkers binnen de afdeling, inclusief de secretaresses. Als we het hebben over een directiesecretaresse of over een managementassistent vallen deze doorgaans niet onder de verantwoordelijkheid van de office manager. Een directiesecretaresse en een managementassistent werken voor de directie en managers en hebben over het algemeen niet te maken met de afdelingsmanager. Het beroep secretaresse moet dus vrij algemeen gezien worden, omdat een secretaresse op verschillende manieren werkzaam is.
De rolverdeling van een secretaresse kan dus verschillen per organisatie, omdat er verschillende soorten secretarieel medewerkers bestaan. Een secretaresse kan uitsluitend secretariële werkzaamheden uitvoeren maar kan in sommige gevallen ook verantwoordelijk zijn voor meer facilitaire zaken. Van een secretaresse mag verwacht worden dat ze representatief is. Niet alleen qua kleding, maar ook mondeling moet de secretaresse representatief zijn. Zo is het belangrijk dat de telefoon vlot en netjes opgenomen wordt door de secretaresse, en worden afspraken netjes per mail bevestigd, zodat er geen fouten kunnen ontstaan. Ook het organiseren van de afspraken is een belangrijk onderdeel binnen het beroep. Zo komt het vaak voor dat er veel geregeld moet worden voordat een afspraak tot stand komt, zoals het boeken van vergaderruimtes en het verzorgen van de lunch. Maar ook andere praktische zaken zijn belangrijk, zoals het reserveren van een parkeerruimte. Eigenlijk zijn er veel verschillende werkzaamheden te bedenken, die belangrijk zijn voor de werkgever om de organisatie goed en vlot te kunnen laten functioneren.
Administratief medewerker
Als secretaresse ben je dus verantwoordelijk voor secretariële werkzaamheden en ben je meestal werkzaam binnen de afdeling administratie. Een andere benaming voor de afdeling administratie kan ook zijn secretariaat. Binnen het secretariaat zijn over het algemeen meerdere administratief medewerkers en verschillende secretariaatsmedewerkers werkzaam, die allemaal verantwoordelijk zijn voor specifieke werkzaamheden. Deze verschillende werknemers inclusief de secretaresse werken in de meeste gevallen direct onder de office manager.
Zoals eerder aangegeven zullen de directiesecretaresses en de managementassistenten over het algemeen niet onder de verantwoordelijkheid vallen van de afdelingsmanager. Als een secretaresse voor een kleinere organisatie werkzaam is is het denkbaar dat de secretaresse ook aangemerkt kan worden als receptionist. Het is ook denkbaar dat een secretaresse ook verantwoordelijk is voor algemene archiefwerkzaamheden. Dit is vaak het geval binnen bedrijven en organisaties, die te maken hebben met veel administratie. In bijna alle gevallen ben je ook verantwoordelijk voor administratieve taken en heb je ook te maken met externe relaties. In veel gevallen ben je een belangrijkste aanspreekpunt en soms ook het eerste aanspreekpunt. Daarnaast ben heb je een belangrijke ondersteunende rol. Dit kan ook zeker facilitaire ondersteuning betreffen.
Diverse werkzaamheden van een secretaresse zijn:
- Het beantwoorden van de telefoon
- Het bijhouden van de agenda
- Het bijhouden van correspondentie
- Het maken van afspraken
- Het notuleren en uitwerken van verslagen
- Het onderhouden van klantcontact
- Het organiseren van bijeenkomsten en de lunch
- Het uitvoeren van archiefwerkzaamheden
- Het uitvoeren van typewerkzaamheden
Werken als secretaresse:
Opleidingen tot secretaresse
Om als secretaresse te kunnen werken zijn er voldoende opleidingsmogelijkheden beschikbaar via gewone scholen. De meeste secretaresses zullen alleen een Mbo-opleiding tot secretaresse volgen, maar er zijn ook Hbo-opleidingen beschikbaar voor het beroep. Een secretaresse met een Hbo-opleiding wordt doorgaans een directiesecretaresse. Bij het bekende opleidingsinstituut Schoevers zijn er zowel Mbo-opleidingen als Hbo-opleidingen te volgen tot secretaresse. De Mbo-opleiding secretaresse via gewone scholen is doorgaans een opleiding op niveau drie en zal gemiddeld twee tot drie jaar in beslag nemen. Dit betreft meestal een praktijkgerichte opleiding. Er bestaan tegenwoordig ook opleidingen tot juridisch secretaresse op mbo-niveau. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Ook de boekhouding is belangrijk als ondernemer.
Bedrijven waar een secretaresse werkzaam kan zijn
Als secretaresse kan je voor uiteenlopende bedrijven, instellingen en organisaties werkzaam zijn. Denk bijvoorbeeld aan fabrieken, grote detailhandelsbedrijven, de industrie of aan gemeentehuizen. Daarnaast kan een secretaresse werken voor advocatenkantoren, hotels of werkzaam zijn voor een recreatiepark. Als secretaresse kan je ook werkzaam zijn voor ziekenhuizen of andere soorten medische instellingen. In dat geval is wel de benaming medisch secretaresse van toepassing. Een medisch secretaresse beschik over een andere opleiding dan de gebruikelijke secretaresse. In dat geval ben je ook werkzaam voor een medisch secretariaat.
Competenties secretaresse
Als secretaresse moet je in staat zijn om zelfstandig te kunnen werken en ben je als persoon flexibel. Daarnaast mag het nauwkeurig organiseren en plannen geen probleem zijn voor je. Omdat je doorgaans de hele dag met klanten te maken zal krijgen moet je over uitstekende communicatieve vaardigheden beschikken en representatief overkomen. Dit heeft betrekking op schriftelijk, en zowel mondeling. Afhankelijk van je werkgever kan het nodig zijn dat je enkele vreemde talen beheerst zoals Engels, Duits of Frans. Als laatste ben je natuurlijk bekend met alle computerprogramma's waarbinnen je in je vakgebied mee te maken zal krijgen. Algemeen belangrijke woorden zijn stressbestendigheid, energie, inzicht, verantwoordelijkheidsgevoel, passie, dienstbaarheid en motivatie.
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als secretaresse
Het arbeidsmarktperspectief van een secretaresse is over het algemeen goed te noemen als je beschikt over de juiste opleidingen. Als secretaresse zul je in de meeste gevallen werk kunnen vinden, omdat een secretaresse in de praktijk op veel verschillende manieren voorkomt. Wel kan het belangrijk zijn dat je beschikt over een passende Hbo-opleiding om de arbeidskansen extra te vergroten. Het beroep secretaresse is aan te merken als een redelijk populair beroep dat in de praktijk veel voorkomt. De doorgroeimogelijkheden van een secretaresse kunnen gezien worden in het worden van een directiesecretaresse. Dit kan wel verschillen per werkgever, het opleidingsniveau en je eigen competenties.
Arbeidsvoorwaarden en salaris secretaresse
Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor dit beroep, omdat je als secretaresse bij heel veel verschillende soorten bedrijven werkzaam kan zijn in verschillende branches. Een secretaresse met een Mbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de 1700 en 2500 euro bruto per maand afhankelijk van leeftijd, opleiding, dienstjaren en verantwoordelijkheden.
Boekhoudsoftware vergelijken voor Secretaresse
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Secretaresse bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Mijnzzp.nl