Secretaresse
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat doet een secretaresse?
Een secretaresse houdt zich bezig met secretariële werkzaamheden, zoals het beheren van agenda’s, het notuleren van vergaderingen en het uitvoeren van administratieve taken. De exacte invulling van de functie kan per organisatie verschillen, maar de werkzaamheden hebben altijd een ondersteunend en organiserend karakter. Een secretaresse kan werkzaam zijn voor één persoon, meerdere personen, een afdeling of een gehele organisatie.
Vaak fungeert de secretaresse als aanspreekpunt en ondersteunt zij de dagelijkse gang van zaken. De rol kan variëren in verantwoordelijkheid en complexiteit, afhankelijk van de organisatie. In alle gevallen draagt de secretaresse bij aan een gestructureerde en goed lopende werkomgeving.
Binnen organisaties bestaan verschillende benamingen voor secretariële functies, zoals junior secretaresse, afdelingsmedewerker of directiesecretaresse. Een secretaresse kan worden gezien als verlengstuk van de directie, managers of het bestuur. Afhankelijk van de organisatie kan de functie direct onder de directie vallen of onder aansturing staan van een officemanager.
In sommige situaties werken directiesecretaresses en managementassistenten zelfstandig voor het management en vallen zij niet onder een afdelingsmanager. Het beroep secretaresse is daarmee breed en kent verschillende vormen.
Rol en verantwoordelijkheden
De rolverdeling van een secretaresse verschilt per organisatie. In sommige gevallen richt de functie zich uitsluitend op secretariële werkzaamheden, terwijl in andere situaties ook facilitaire taken onderdeel zijn van het werk. Van een secretaresse wordt verwacht dat zij representatief is in communicatie en uitstraling.
Het correct beantwoorden van de telefoon en het zorgvuldig bevestigen van afspraken per e-mail horen daarbij. Ook het plannen en coördineren van afspraken is een vast onderdeel van de functie.
Voorafgaand aan afspraken moeten vaak praktische zaken worden geregeld, zoals het reserveren van vergaderruimtes, het verzorgen van de lunch of het vastleggen van een parkeerruimte. Deze werkzaamheden dragen bij aan een soepel verloop van de dagelijkse activiteiten. De secretaresse zorgt ervoor dat collega’s en externe relaties efficiënt kunnen samenwerken.
Administratieve ondersteuning
Een secretaresse is meestal werkzaam binnen de afdeling administratie, ook wel het secretariaat genoemd. Binnen het secretariaat werken vaak meerdere administratief medewerkers en secretariaatsmedewerkers, ieder met eigen taken. Deze medewerkers vallen in veel organisaties onder de office manager. In kleinere organisaties kan de functie overlappen met die van receptionist.
Daarnaast kan een secretaresse verantwoordelijk zijn voor algemene archiefwerkzaamheden en het onderhouden van externe contacten. Vaak is de secretaresse een belangrijk aanspreekpunt binnen de organisatie en vervult zij een ondersteunende rol richting management en medewerkers. Deze ondersteuning kan zowel administratief als facilitair van aard zijn.
Taken van een secretaresse
- Het beantwoorden van de telefoon.
- Het beheren van agenda’s.
- Het verzorgen van correspondentie.
- Het plannen en vastleggen van afspraken.
- Het notuleren en uitwerken van verslagen.
- Het onderhouden van contact met interne en externe relaties.
- Het organiseren van bijeenkomsten en lunches.
- Het uitvoeren van archiefwerkzaamheden.
- Het verrichten van type- en administratieve werkzaamheden.
Werken als secretaresse:
Opleiding tot secretaresse
Om als secretaresse te kunnen werken, zijn er voldoende opleidingsmogelijkheden beschikbaar via gewone scholen. De meeste secretaresses zullen alleen een mbo-opleiding tot secretaresse volgen, maar er zijn ook hbo-opleidingen beschikbaar voor het beroep. Een secretaresse met een hbo-opleiding wordt doorgaans een directiesecretaresse. Bij het bekende opleidingsinstituut Schoevers zijn er zowel mbo-opleidingen als hbo-opleidingen te volgen tot secretaresse.
De mbo-opleiding secretaresse via gewone scholen is doorgaans een opleiding op niveau drie en zal gemiddeld twee tot drie jaar in beslag nemen. Dit betreft meestal een praktijkgerichte opleiding. Er bestaan tegenwoordig ook opleidingen tot juridisch secretaresse op mbo-niveau.
Bedrijven waar een secretaresse werkzaam kan zijn
Als secretaresse kan je voor uiteenlopende bedrijven, instellingen en organisaties werkzaam zijn. Denk bijvoorbeeld aan fabrieken, grote detailhandelsbedrijven, de industrie of aan gemeentehuizen. Daarnaast kan een secretaresse werken voor advocatenkantoren, hotels of werkzaam zijn voor een recreatiepark. Als secretaresse kan je ook werkzaam zijn voor ziekenhuizen of andere soorten medische instellingen.
In dat geval is wel de benaming medisch secretaresse van toepassing. Een medisch secretaresse beschikt over een andere opleiding dan de gebruikelijke secretaresse. In dat geval ben je ook werkzaam voor een medisch secretariaat.
Competenties van een secretaresse
Als secretaresse moet je in staat zijn om zelfstandig te kunnen werken en ben je als persoon flexibel. Daarnaast mag het nauwkeurig organiseren en plannen geen probleem voor je zijn. Omdat je doorgaans de hele dag met klanten te maken zal krijgen, moet je over uitstekende communicatieve vaardigheden beschikken en representatief overkomen. Dit heeft betrekking op schriftelijk en zowel mondeling.
Afhankelijk van je werkgever kan het nodig zijn dat je enkele vreemde talen beheerst, zoals Engels, Duits of Frans. Als laatste ben je natuurlijk bekend met alle computerprogramma's waarbinnen je in je vakgebied mee te maken zal krijgen. Algemeen belangrijke woorden zijn stressbestendigheid, energie, inzicht, verantwoordelijkheidsgevoel, passie, dienstbaarheid en motivatie.
Loopbaanperspectief secretaresse
Arbeidsmarktperspectief
Het arbeidsmarktperspectief van een secretaresse is over het algemeen goed te noemen als je beschikt over de juiste opleidingen. Als secretaresse zul je in de meeste gevallen werk kunnen vinden, omdat een secretaresse in de praktijk op veel verschillende manieren voorkomt. Wel kan het belangrijk zijn dat je beschikt over een passende hbo-opleiding om de arbeidskansen extra te vergroten. Het beroep secretaresse is aan te merken als een redelijk populair beroep dat in de praktijk veel voorkomt.
Doorgroeikansen
De doorgroeimogelijkheden van een secretaresse kunnen gezien worden in het worden van een directiesecretaresse. Dit kan wel verschillen per werkgever, het opleidingsniveau en je eigen competenties.
Salaris en tarief van een secretaresse
Salaris
Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor dit beroep, omdat je als secretaresse bij heel veel verschillende soorten bedrijven werkzaam kan zijn in verschillende branches. Een secretaresse met een mbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de € 2.500 en € 3.500 bruto per maand, afhankelijk van leeftijd, opleiding, dienstjaren en verantwoordelijkheden.
Tarief
Het uurtarief van een zelfstandig werkende secretaresse ligt gemiddeld tussen de € 40 en € 50 per uur, exclusief btw.
Eigen bedrijf starten als Secretaresse
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Secretaresse, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Secretaresse
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Secretaresse bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Secretaresse.
Mijnzzp.nl