Secretaresse

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

Avatar van Team Mijnzzp

Een secretaresse is iemand die zich bezighoudt met secretariële werkzaamheden zoals het bijhouden van de agenda, het notuleren van vergaderingen en administratieve werkzaamheden op een kantoor of binnen een praktijk. Voor welke werkzaamheden een secretaresse precies verantwoordelijk zal zijn kan per bedrijf, organisatie of praktijk verschillen echter hebben de werkzaamheden wel altijd te maken met secretariële werkzaamheden. Als secretaresse kan je ten dienste staan van één persoon, maar ook van meerdere personen, een afdeling of een hele organisatie. Afhankelijk van de organisatie varieert ook de zwaarte van het beroep en de hoogte van de opleiding waarover je moet beschikken. Je kan secretaresse worden met een gerichte Mbo-opleiding maar er bestaan ook opleidingen op Hbo-niveau als secretaresse. Om de verschillende niveaus als secretaresse uit te drukken kunnen er verschillende benamingen gebruikt worden voor het beroep secretaresse zoals benaming junior secretaresse, afdelingsmedewerker en bijvoorbeeld de benaming office manager.

Een secretaresse kan worden gezien als een verlengstuk van bijvoorbeeld de directie, de managers of van het bestuur van de organisatie. Afhankelijk van de soort organisatie kan een secretaresse direct onder de verantwoordelijkheid van de directie vallen. Ook kan er sprake zijn van een speciale office manager die je direct leidinggevende is. Een office manager is dan weer verantwoordelijk voor alle administratief medewerkers binnen de afdeling inclusief de secretaresses.

Als we het hebben over een directiesecretaresse of over een managementassistent vallen deze doorgaans niet onder de verantwoordelijkheid van de office manager. Een directiesecretaresse en een managementassistent werken voor de directie en managers en hebben over het algemeen niet te maken met een office manager. De rolverdeling van een secretaresse kan dus verschillen per organisatie, omdat er verschillende soorten secretarieel medewerkers bestaan. Een secretaresse kan uitsluitend secretariële werkzaamheden uitvoeren maar kan in sommige gevallen ook verantwoordelijk zijn voor meer facilitaire zaken.

Ook het organiseren van de afspraken is een belangrijk onderdeel binnen het beroep. Zo komt het vaak voor dat er veel geregeld moet worden voordat een afspraak tot stand komt, zoals het boeken van vergaderruimtes en het verzorgen van de lunch. Maar ook andere praktische zaken zijn belangrijk, zoals het reserveren van een parkeerruimte. Eigenlijk is alles belangrijk om de opdrachtgever goed en vlot te kunnen laten functioneren.

Van een secretaresse mag verwacht worden dat deze representatief is. Niet alleen qua kleding maar ook mondeling moet de secretaresse representatief zijn. Zo is het belangrijk dat de telefoon vlot en netjes opgenomen wordt door de secretaresse, en worden afspraken netjes per mail bevestigd zodat er geen fouten kunnen ontstaan.

Secretariaatswerk bestaat o.a. uit de volgende taken:

  • Notuleren en uitwerken van verslagen
  • Afspraken maken en agenda bijhouden
  • Correspondentie bijhouden
  • Typewerkzaamheden
  • Telefoon beantwoorden
  • Archiefwerkzaamheden
  • Klantcontacten onderhouden
  • Organiseren van bijeenkomsten

Beroep secretaresse:

Opleidingen tot secretaresse

Om als secretaresse te kunnen werken zijn er voldoende opleidingsmogelijkheden beschikbaar via reguliere scholen. De meeste secretaresses zullen alleen een Mbo-opleiding tot secretaresse volgen, maar er zijn ook Hbo-opleidingen beschikbaar voor het beroep. Een secretaresse met een Hbo-opleiding wordt doorgaans een directiesecretaresse. Bij het bekende opleidingsinstituut Schoevers zijn er zowel Mbo-opleidingen als Hbo-opleidingen te volgen voor het beroep secretaresse. De Mbo-opleiding secretaresse via reguliere scholen is doorgaans een opleiding op niveau drie en zal gemiddeld twee tot drie jaar in beslag nemen. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen.

Bedrijven waar een secretaresse werkzaam kan zijn

Als secretaresse kan natuurlijk op veel plekken je werkzaamheden uitvoeren, afhankelijk van je opleidingsniveau. Bijna alle grotere bedrijven of instellingen hebben wel één of meerdere secretaresses in dienst. Daarnaast is het als secretaresse ook prima mogelijk om als zelfstandig ondernemer werkzaam te zijn en voor verschillende bedrijven of organisaties de administratie te voeren, zoals het vastleggen van afspraken of de telefoon te beantwoorden.

Competenties secretaresse

Als secretaresse moet je in staat zijn om zelfstandig te kunnen werken en ben je als persoon flexibel. Daarnaast mag het nauwkeurig organiseren c.q. plannen geen probleem zijn voor je. Omdat je doorgaans de hele dag met klanten te maken zal krijgen moet je over uitstekende communicatieve vaardigheden beschikken en representatief overkomen. Afhankelijk van je werkgever kan het nodig zijn dat je enkele vreemde talen beheerst zoals Engels, Duits of Frans. Als laatste ben je natuurlijk bekend met alle computerprogramma's waarbinnen je in je vakgebied mee te maken zal krijgen.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als secretaresse

Als goed opgeleide secretaresse is het doorgaans geen enkel probleem om werk te vinden. Wel is het natuurlijk aan te raden om een vakgebied te kiezen dat je persoonlijk ook aanspreekt, als deze luxe zich voordoet. Het arbeidsperspectief als secretaresse is dan ook zeker goed te noemen. Er zijn zelfs opleidingsinstellingen die een baangarantie geven na de opleiding. De doorgroeimogelijkheden als secretaresse zijn beperkt met alleen een Mbo-opleiding op niveau drie. Om door te groeien tot bijvoorbeeld directiesecretaresse zal in sommige gevallen een Hbo-opleiding gevraagd worden, maar dit kan per organisatie of bedrijf verschillen.

Arbeidsvoorwaarden en salaris secretaresse

Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor dit beroep, omdat je als secretaresse bij heel veel verschillende soorten bedrijven werkzaam kan zijn in verschillende branches. Een secretaresse met een Mbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de 1300 en 2200 euro bruto per maand afhankelijk van leeftijd, opleiding, dienstjaren en verantwoordelijkheden.

Mijnzzp.nl