Receptionist
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat doet een receptionist?
Een receptionist is verantwoordelijk voor uiteenlopende werkzaamheden die per organisatie kunnen verschillen. De belangrijkste taak is het ontvangen van gasten en bezoekers en het aanmelden en doorverwijzen naar de juiste afdeling. De receptionist is vaak het eerste aanspreekpunt en vervult daarmee een centrale rol binnen een organisatie. Daarnaast worden e-mails beantwoord of doorgestuurd naar de juiste personen.
Ook het aannemen van telefoongesprekken en het doorverbinden van bellers behoort tot de werkzaamheden. In veel organisaties werkt de receptionist vanuit een centrale hal, waar overzicht wordt gehouden op binnenkomende en vertrekkende bezoekers.
Naast het ontvangen van bezoekers kan een receptionist ook verantwoordelijk zijn voor het verwerken van post, het klaarmaken van vergaderruimtes en het uitgeven van bezoekerspassen. De inhoud van de functie verschilt per organisatie, omdat niet iedere receptie even druk is.
Daardoor kunnen aanvullende taken voorkomen, zoals administratieve werkzaamheden, het maken van reserveringen of contact met externe partijen. Door de zichtbare aanwezigheid kan een receptionist ook een toezichthoudende rol hebben. Binnen veel organisaties fungeert de receptionist als schakel tussen bezoekers, interne medewerkers en externe dienstverleners.
Rol binnen de organisatie
Veel bedrijven en instellingen maken gebruik van receptionisten, omdat zij een belangrijke verbindende functie vervullen. Bezoekers worden efficiënt ontvangen, waardoor medewerkers zich kunnen richten op hun eigen werkzaamheden. De receptionist is doorgaans het eerste aanspreekpunt, zowel fysiek als telefonisch.
Dit vraagt om duidelijke communicatie en het correct doorgeven van informatie. Ook uiterlijke verzorging speelt een rol, waarbij kleding en presentatie vaak op een passende manier zijn afgestemd op de organisatie.
Verschillende functies als receptionist
De functie receptionist kan ook voorkomen onder andere benamingen, zoals baliemedewerker. Naast het ontvangen van bezoekers kan een receptionist verantwoordelijk zijn voor algemene administratieve werkzaamheden en het verwerken van poststukken. Ook het beantwoorden van e-mails behoort vaak tot het takenpakket.
Binnen dit beroep is veel contact met mensen, zowel bezoekers als interne medewerkers. De werkzaamheden verschillen per organisatie en zijn afhankelijk van de omvang en aard van de receptie.
Werkzaamheden van een receptionist
Een receptionist kan ook betrokken zijn bij het afhandelen van facilitaire meldingen die betrekking hebben op het gebouw. In dat geval worden werkzaamheden gecoördineerd, bijvoorbeeld door facilitair medewerkers of de technische dienst in te schakelen. Ook het openen en afsluiten van het gebouw kan tot de verantwoordelijkheden behoren.
Afhankelijk van de organisatie kan de functie overlappen met die van een nachtportier, bijvoorbeeld in hotels of zorginstellingen. De inhoud van de werkzaamheden verschilt per organisatie en wordt afgestemd op de dagelijkse praktijk.
Diverse werkzaamheden van een receptionist
- Het aannemen en afhandelen van e-mails en telefoongesprekken.
- Het aanmelden en afmelden van medewerkers en bezoekers.
- Het aannemen en verwerken van poststukken.
- Het begeleiden van bezoekers en klanten.
- Het coördineren van facilitaire werkzaamheden.
- Het houden van toezicht op de hal of receptieruimte.
- Het informeren van interne medewerkers.
- Het inplannen van reserveringen.
- Het ontvangen van bezoekers en klanten.
- Het schoon en representatief houden van de hal.
- Het uitvoeren van administratieve werkzaamheden.
Telefonist:
Opleiding tot receptionist
Wie als receptionist wil gaan werken, heeft doorgaans voldoende aan een mbo-opleiding. Er zijn voldoende opleidingsmogelijkheden via mbo-scholen, zoals de mbo-opleiding secretarieel medewerker op niveau twee.
De mbo-opleiding receptionist duurt over het algemeen twee jaar, afhankelijk van je vooropleidingen. Een vervolgstudie is wel aan te raden wanneer je verder wilt groeien als receptionist. Met een vervolgstudie kan je bijvoorbeeld front office manager worden.
Tijdens de opleiding is er onder meer aandacht voor het ontvangen van gasten, telefoon opnemen en het verwerken van informatie. Ook je mondelinge uitdrukkingsvaardigheid moet goed zijn. Tijdens de opleiding zul je ook regelmatig stage lopen onder begeleiding van een stagebegeleider.
Bedrijven waar een receptionist werkzaam kan zijn
Als receptionist kan je voor verschillende bedrijven, instellingen en overheden werkzaam zijn in verschillende branches. Denk bijvoorbeeld aan hotels, gemeentehuizen, ziekenhuizen, pretparken, fabrieken en aan advocatenkantoren.
Als je werkzaam bent voor een gemeente, kan in sommige gevallen ook de benaming bode van toepassing zijn. Eigenlijk kan een receptionist overal wel werkzaam zijn als er sprake is van een algemene ontvangstruimte.
Competenties van een receptionist
Een van de belangrijkste competenties van een receptionist is dat je beschikt over een dienstbare instelling. Daarnaast moet je klantvriendelijk zijn, omdat de receptionist het visitekaartje is van het bedrijf.
Met andere woorden: een receptionist moet aangemerkt kunnen worden als gastheer. Ook het woord representatief moet gezien worden als een belangrijke competentie, omdat dit ook betrekking heeft op het visitekaartje.
Als je als receptionist ook andere werkzaamheden uitvoert, zoals het bijhouden van administratie, zul je ook kennis moeten hebben van computers en computerprogramma's.
Algemeen belangrijke woorden voor een receptionist zijn kennis, inzicht, zelfstandigheid, waakzaamheid, plannen, organiseren, motivatie, verantwoordelijkheidsgevoel, communicatie en behulpzaamheid.
Loopbaanperspectief receptionist
Arbeidsmarktperspectief
Het verkrijgen van werk als receptionist hoeft niet heel moeilijk te zijn, ondanks dat lang niet alle bedrijven er gebruik van maken. Wel is het belangrijk dat je een goede opleiding hebt genoten en je representatief bent.
Een vacature receptionist is over het algemeen niet moeilijk te vinden. Wel kunnen de vacatures receptionist per organisatie verschillen.
Doorgroeikansen
Wie wil doorgroeien als receptionist, zal wel extra opleidingen moeten volgen, zodat je wellicht een hogere functie binnen de organisatie kan verkrijgen, zoals de functie front office manager.
Met alleen een mbo-diploma op niveau drie zal het doorgroeien binnen de organisatie moeilijk zijn.
Salaris en tarief van een receptionist
Salaris
Er zijn geen voorbeelden te geven van specifieke arbeidsvoorwaarden, omdat je, zoals omschreven, bij veel verschillende bedrijven werkzaam kan zijn.
Wel kan het zijn dat je als receptionist in de avond of nacht moet werken, afhankelijk van het soort bedrijf waar je werkzaam bent.
Een receptionist in loondienst zal doorgaans een salaris verdienen tussen de € 2.500 en € 3.500 bruto per maand, afhankelijk van leeftijd en opleiding.
Het is denkbaar dat een receptionist die veel in de avond of nacht zal werken iets meer zal verdienen dan wanneer er alleen overdag gewerkt wordt.
Tarief
Het uurtarief van een zelfstandig werkende receptionist ligt gemiddeld tussen de € 40 en € 50 per uur, exclusief btw.
Eigen bedrijf starten als Receptionist
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Receptionist, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Receptionist
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Receptionist bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Receptionist.
Mijnzzp.nl