Projectadministrateur
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat doet een projectadministrateur?
Een projectadministrateur is een administrateur of kantoormedewerker die verantwoordelijk is voor de administratie rondom een specifiek project binnen een organisatie. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het controleren van kosten en opbrengsten, het bewaken van dossiers en het opstellen van eindrapportages. Ook het signaleren van voortgang of stagnatie en het informeren van leidinggevenden kan tot de werkzaamheden behoren.
De functie komt vooral voor binnen organisaties die te maken hebben met meerdere projecten tegelijk. Een projectadministrateur beschikt over projectgerichte kennis en weet wat er speelt binnen de projecten waarvoor hij verantwoordelijk is. Daarmee is het een administratieve functie die verder gaat dan alleen algemene kantoorwerkzaamheden.
Projectadministrateurs zijn meestal werkzaam binnen grotere organisaties met complexe projecten, waarbij goede registratie en monitoring noodzakelijk zijn. De functie kan betrekking hebben op uiteenlopende sectoren en projectvormen.
Als projectadministrateur ben je vaak het aanspreekpunt voor collega’s of externe partijen met vragen over het projectdossier. De werkzaamheden verschillen per werkgever en per type project. In veel gevallen werkt een projectadministrateur nauw samen met verschillende vakdisciplines binnen het project. Daardoor sluit de functie aan bij projecten waarbij bijvoorbeeld ingenieurs, werkvoorbereiders of operationeel managers betrokken zijn.
Administratieve afhandeling van projecten
Een projectadministrateur is verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van één of meerdere projecten met verschillende doorlooptijden. De projecten kunnen sterk uiteenlopen, zoals de bouw van een nieuwe fabriek, de opening van een winkel of de aanleg van een nieuwe snelweg. Binnen deze projecten zorgt de projectadministrateur voor overzicht in documenten, kosten, urenregistratie en rapportages. De functie heeft daardoor een ondersteunende en controlerende rol binnen het projectproces.
Wat is projectadministratie?
Projectadministratie verwijst naar het registreren en beheren van alle administratieve onderdelen van een project. Dit omvat het vastleggen en organiseren van projectinformatie, zoals budgetgegevens, planning, voortgangsrapportages en archivering van documenten.
Ook contracten, vergunningen en projectrapporten vallen vaak onder de projectadministratie. Door een gestructureerd systeem te hanteren, blijft informatie toegankelijk voor het projectteam en andere betrokkenen. Dit ondersteunt de samenwerking en zorgt dat projectgegevens goed gedocumenteerd blijven.
Nauwkeurige projectadministratie
Een nauwkeurige projectadministratie is belangrijk voor het verloop van een project. Het helpt bij het vastleggen van afspraken, besluiten en risico’s die tijdens een project kunnen ontstaan. Daarnaast speelt projectadministratie een rol bij het volgen van projectkosten en het tijdig signaleren van afwijkingen.
Door kosten en opbrengsten goed te registreren, kan een projectadministrateur bijdragen aan inzicht in de financiële stand van zaken. Dit ondersteunt het nemen van beslissingen en het bijsturen van processen wanneer dat nodig is.
Projectadministratie vraagt om een systematische werkwijze en het gebruik van passende hulpmiddelen, zoals digitale registratiesystemen of projectmanagementsoftware. Het doel is om alle projectdocumentatie en communicatie overzichtelijk te beheren. Daarmee levert een projectadministrateur een bijdrage aan een efficiënte uitvoering en een goed gedocumenteerd projectdossier.
Taken van een projectadministrateur
- Administratie bijhouden.
- Afspraken controleren.
- Facturen controleren.
- Ondersteunen van projectmanagers.
- Overleggen met betrokken partijen.
- Urenregistratie bijhouden.
- Vergaderingen organiseren.
- Waken over de geleverde kwaliteit.
- Waken over de voortgang van een project.
Bedrijfsadministrateur:
Opleiding tot projectadministrateur
Er zijn geen specifieke opleidingsmogelijkheden tot projectadministrateur via gebruikelijke scholen. Wel zijn er voldoende externe cursussen te vinden gericht op projectadministratie. Een gerichte opleiding op mbo-niveau is de mbo-opleiding bedrijfsadministrateur.
Een belangrijke aanvulling hierop is dat de mbo-opleiding bedrijfsadministrateur niet specifiek gericht is op projectadministratie. Zoals eerder omschreven kan een projectadministrateur meestal niet gezien worden als administratief medewerker, omdat je als projectadministrateur in de meeste gevallen over specifieke kennis moet beschikken.
Over welke opleiding een projectadministrateur dan moet beschikken, is meestal afhankelijk van de soort werkzaamheden. In de meeste gevallen zal het beroep projectadministrateur gezien moeten worden als een beroep op minimaal mbo-niveau vier.
Bedrijven waar een projectadministrateur werkzaam kan zijn
Een projectadministrateur kan eigenlijk overal werkzaam zijn. Het zijn doorgaans alleen de grote bedrijven die specifieke projectadministrateurs aanstellen, omdat deze meestal veel en ingewikkelde projecten uitvoeren.
Binnen de kleinere bedrijven is een projectadministrateur doorgaans ook gewoon een administratief medewerker en is de functie dus gecombineerd.
Competenties van een projectadministrateur
Een projectadministrateur moet in de eerste plaats voldoende kennis hebben van administratie. De verdere competenties van een projectadministrateur komen sterk overeen met die van een gewone administratief medewerker, zoals het goed kunnen communiceren en het bezitten van financieel inzicht.
Als projectadministrateur heb je doorgaans een grote verantwoordelijkheid, omdat managers en de directie in veel gevallen afhankelijk zijn van de projectadministratie.
Algemeen belangrijke woorden zijn kennis, vakmanschap, monitoren, controleren, stressbestendig, waakzaamheid, motivatie, plannen en organiseren.
Verder zijn competenties niet zomaar aan te geven, omdat het beroep projectadministrateur betrekking kan hebben op verschillende vaklieden. Het is dan ook prima denkbaar dat een projectadministrateur te maken heeft met vaste beroepscompetenties.
Loopbaanperspectief projectadministrateur
Arbeidsmarktperspectief
Als goed opgeleide administratief medewerker of projectadministrateur is het verkrijgen van werk doorgaans geen enkel probleem. De functie projectadministrateur komt tegenwoordig steeds meer voor binnen het bedrijfsleven.
Over het algemeen zul je als specifiek projectadministrateur wel werkzaam zijn voor grotere bedrijven of overheden en minder snel werkzaam zijn voor kleinere bedrijven. Zoals eerder omschreven kan een projectadministrateur op mbo-niveau of op hbo-niveau werkzaam zijn.
Doorgroeikansen
De doorgroeimogelijkheden als projectadministrateur zijn sterk afhankelijk van je eigen competenties en opleidingen. Een projectadministrateur met een afgeronde hbo-opleiding kan prima doorgroeien tot een managersfunctie, afhankelijk van de organisatie waar je werkzaam bent.
Salaris en tarief van een projectadministrateur
Salaris
Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor het beroep projectadministrateur, omdat je voor uiteenlopende soorten bedrijven of overheden werkzaam kan zijn in verschillende sectoren.
Een projectadministrateur zal doorgaans een salaris verdienen tussen de € 2.500 en € 4.000 bruto per maand, afhankelijk van je opleidingsniveau, leeftijd, dienstjaren en specifieke verantwoordelijkheden.
Zoals eerder omschreven komt de functie projectadministrateur ook wel voor op hbo-niveau. Een hoger salaris is dan ook zeker denkbaar.
Tarief
Het uurtarief van een zelfstandig werkende projectadministrateur ligt gemiddeld tussen de € 65 en € 85 per uur, exclusief btw.
Eigen bedrijf starten als Projectadministrateur
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Projectadministrateur, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Projectadministrateur
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Projectadministrateur bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Projectadministrateur.
Mijnzzp.nl