Backoffice medewerker

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

wo, 17 apr 2024Team Mijnzzp

Inhoudsopgave
Beroep backoffice medewerker
• Diverse functies als backoffice medewerker
• Backoffice betekenis
• Wat doet een backoffice medewerker?
• Wat is een backoffice?
• Taken als backoffice medewerker:
• Administratief medewerker:
• Medewerker financiële administratie:
Opleidingen tot backoffice medewerker
Bedrijven waar een backoffice medewerker werkzaam kan zijn
Competenties backoffice medewerker
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als backoffice medewerker
Arbeidsvoorwaarden en salaris backoffice medewerker
Eigen bedrijf starten als Backoffice medewerker
Boekhoudprogramma vergelijken Backoffice medewerker

Beroep backoffice medewerker

Een backoffice medewerker werkt als het ware achter de schermen van een bedrijf. Een belangrijke taak van de backoffice medewerker is het bieden van ondersteuning, zoals op het gebied van financiële administratie. Een backoffice medewerker heeft de verantwoordelijkheid om gegevens nauwkeurig in de administratie te verwerken. De ondersteuning vanuit het beroep backoffice medewerker vindt plaats voor uiteenlopende functies. Bijvoorbeeld met het bieden van ondersteuning aan een accountmanager. Deze haalt een opdracht binnen en geeft dat vervolgens door aan de backoffice. De medewerker die daarin werkzaam is, zorgt vervolgens voor de administratieve verwerking. Een van de andere taken van een backoffice medewerker is het opstellen van facturen. Ook het opmaken van contracten valt onder de uitgebreide werkzaamheden van een backoffice medewerker. Er is in veel organisaties een onderscheid te maken tussen de backoffice en de frontoffice. De beide afdelingen zijn nauw met elkaar verbonden. Overigens zijn backoffice medewerkers ook voor andere taken verantwoordelijk. Bijvoorbeeld met betrekking tot het controleren van de voorraad of voor het invoeren van data. Afhankelijk van het bedrijf of organisatie is een backoffice medewerker soms ook verantwoordelijk voor het bijhouden van de website. Het financiële aspect speelt doorgaans een leidende rol in de taken van de functie van de backoffice medewerker. Een van de kenmerken van de functie van de backoffice medewerker is dat er vaak geen sprake is van rechtstreeks klantcontact. Daar is de frontoffice namelijk voor die aan de voorzijde van het bedrijf of organisatie staan. De backoffice bevindt zich zoals gezegd achter de schermen.

Diverse functies als backoffice medewerker

Backoffice medewerker is een algemene benaming voor administratief medewerker, maar er zijn specifieke functies aan te relateren. Als het de taak is van een backoffice medewerker om data in te voeren, is er feitelijk sprake van de functie van een datatypist. Is het de voornaamste taak om alle facturen te boeken dan is de functiebenaming eerder facturist. Als een backoffice medewerker verantwoordelijk is voor het maken van een planning dan is er sprake van een planner. Bijvoorbeeld om monteurs in te plannen of om een rooster voor schoonmaakmedewerkers op te stellen. Om het beroep van backoffice medewerker uit te voeren, geldt dat er contact is met andere medewerkers. Bijvoorbeeld in de ondersteuning van een directiesecretaresse of om ondersteuning te bieden aan een managementassistente. In relatie tot de functie van vertegenwoordiger voorziet een backoffice medewerker bijvoorbeeld in het opstellen van offertes.

Backoffice betekenis

De term "backoffice" verwijst naar de interne ondersteunende activiteiten en functies van een organisatie. Het is het deel van een bedrijf dat zich bezighoudt met administratieve taken, operationele processen en technische functies die nodig zijn om de dagelijkse activiteiten van het bedrijf te ondersteunen. De backoffice richt zich voornamelijk op interne processen en functies, in tegenstelling tot de "frontoffice" die zich bezighoudt met klantgerichte taken en interacties. De backoffice speelt een cruciale rol bij het ondersteunen van de frontoffice en het waarborgen van een soepele werking van de organisatie als geheel.

Wat doet een backoffice medewerker?

Het beroep van backoffice medewerker is dan ook niet onder één noemer te vangen. De feitelijke werkzaamheden zijn voor een groot deel namelijk afhankelijk van de branche en het bedrijf of de organisatie. Zo is een backoffice medewerker bijvoorbeeld ook in te zetten in de functie van voorraadbeheerder. In relatie tot samenwerking met de frontoffice geldt bovendien dat er contact is met de frontoffice manager. Indien een backoffice medewerker verantwoordelijk is voor de website is de functiebenaming webcare medewerker van toepassing. Dat maakt het beroep van backoffice medewerker dan ook behoorlijk veelzijdig. In de meeste gevallen hebben de werkzaamheden wel betrekking op administratieve werkzaamheden. In sommige gevallen kan ook de benaming financieel administratief medewerker van toepassing zijn.

Wat is een backoffice?

Het begrip backoffice stamt af van de tijd waarop bedrijven in het verleden waren ingericht. Er was een duidelijk onderscheid tussen de voorzijde van het bedrijf en de achterkant van het bedrijf. De voorzijde is duidelijk gericht op klantcontact en de achterzijde op administratieve en ondersteunende taken. In de backoffice is er over het algemeen geen klantcontact en dat is ook het grote verschil. De feitelijke scheiding tussen backoffice en frontoffice is er nog steeds, maar vaak wel op verschillende locaties. De backoffice is er specifiek om ondersteuning te bieden aan een bepaalde afdeling of aan een organisatie. De backoffice van organisaties werkt samen met meerdere partijen, zoals met de frontoffice, maar ook met productieteams en leveranciers. In sommige gevallen noemt men een backoffice medewerker ook wel eens een kantoorklerk of klerk. De taken van een backoffice kunnen variëren afhankelijk van de aard van het bedrijf, maar ze omvatten doorgaans activiteiten zoals:

Administratieve taken: Dit omvat het beheer van documenten, gegevensinvoer, rapportage, archivering, voorraadbeheer, facturering en boekhouding.
Personeelszaken: Het backofficepersoneel kan verantwoordelijk zijn voor het beheren van personeelsdossiers, het verwerken van salarissen, het regelen van trainingen en het afhandelen van HR-gerelateerde zaken.
IT-ondersteuning: Dit omvat het beheer van computernetwerken, software-installatie, technische ondersteuning voor medewerkers, gegevensbeveiliging en het oplossen van technische problemen.
Klantenservice: Hoewel klantenservice meestal wordt geassocieerd met de frontoffice, kan de backoffice ook een rol spelen in het afhandelen van klantgerelateerde vragen, klachten en verzoeken.
Logistiek en supply chain: Het backofficepersoneel kan betrokken zijn bij het beheer van inkooporders, voorraadbeheer, verzending, logistiek en coördinatie met leveranciers.

Over het algemeen is de backoffice gericht op het ondersteunen van de kernactiviteiten van een organisatie, waarbij de nadruk ligt op efficiëntie, nauwkeurigheid en het waarborgen van interne processen. Er zijn veel bedrijven en organisaties die beschikken over een backoffice.

Taken als backoffice medewerker:

Beheer van bedrijfsdossiers.
Voorraad controleren.
Facturen opstellen.
Contracten samenstellen.
Offertes opmaken.
Gegevens invoeren.
Website bijhouden.
Planning maken.
Archief beheren.
Collega’s ondersteunen.

Administratief medewerker:

Medewerker financiële administratie:

Opleidingen tot backoffice medewerker

Om als backoffice medewerker te gaan werken, gelden er verschillende opleidingseisen. Er zijn branches, waarin er specifieke opleidingen voor backoffice medewerker te volgen zijn. Een voorbeeld daarvan is de opleiding tot backoffice medewerker Wmo/Jeugd. Daarin leren de studenten om geïndiceerde zorg te verwerken. Deze opleiding is heel specifiek omdat er sprake is van het opdoen van kennis van de Wet maatschappelijke ondersteuning. Een andere specifiek opleiding tot backoffice medewerker richt zich op wet- en regelgeving van het arbeidsrecht. Aangezien het financiële aspect vaak een rol speelt in het beroep van backoffice medewerker zijn opleidingen met een financiële achtergrond ook prima. Of met een administratieve richting. Bijvoorbeeld een fiscale hbo-opleiding of een opleiding bedrijfseconomie. In het kader van werkzaamheden op het gebied van plannen komt een opleiding tot planner van pas. Overigens vragen de werkgevers meestal een opleiding op mbo-niveau om aan de slag te gaan als backoffice medewerker. Als zzp'er is het ook nodig om de administratie op de juiste manier op te zetten. Dit kan gedaan worden door middel van een slim en modern boekhoudprogramma.

Bedrijven waar een backoffice medewerker werkzaam kan zijn

Een backoffice medewerker kan in allerlei branches werken. Bijvoorbeeld in de verzekeringsbranche in de backoffice. Ook bij de gemeente in het kader van het uitvoeren van werkzaamheden die betrekking hebben op de Participatiewet. Ook bij een bank is er doorgaans sprake van een backoffice met medewerkers. Bijvoorbeeld om de invoer van financiële transacties te behandelen. Ook in de zorg zijn er opties om als backoffice medewerker aan de slag te gaan, zoals in ziekenhuizen. Het beroep van backoffice medewerker komt dan ook in allerlei sectoren voor. Dat maakt dat er een ruime keuze is en dat er met persoonlijke voorkeuren is rekening te houden. Bijvoorbeeld met de voorkeur om in een specifiek vakgebied aan de slag te gaan. De zorg is wat dat betreft totaal anders dan het bankwezen, maar in beide branches zijn medewerkers actief.

Competenties backoffice medewerker

Een backoffice medewerker dient over een aantal algemene competenties te beschikken. Daarnaast zijn er specifieke competenties vereist afhankelijk van de branche waarin de functie te vervullen is. Op juridisch werkgebied is het bijvoorbeeld belangrijk dat de backoffice medewerker over juridische kennis beschikt. In de verpleegkunde geldt dat kennis van medicijnen belangrijk is. Naast specifieke kennis geldt een belangrijke algemene competentie, zoals secuur zijn. Vooral bij invoer van gegevens of bij voorraadbeheer speelt nauwkeurig zijn een belangrijke rol. Stressbestendigheid komt ook van pas net als goede vaardigheden op het gebied van communicatie. Verder is het belangrijk om te kunnen plannen net als om samen te werken en te overleggen. Tot slot is het van belang om te kunnen organiseren.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als backoffice medewerker

Het arbeidsmarktperspectief voor een backoffice medewerker is prima, want er zijn in alle branches ondersteunende werkzaamheden uit te voeren. De economie is minder van invloed op de vraag naar backoffice medewerkers. Bij de toename van werkloosheid verdwijnen er misschien banen voor deze functies. Aan de andere kant is er dan ook meer vraag naar backoffice medewerkers, zoals bij uitkeringsinstanties. Het UWV krijgt dan meer werkloosheidsaanvragen te verwerken. Voor wat betreft de doorgroeimogelijkheden zijn er meerdere opties beschikbaar. Het is bijvoorbeeld mogelijk om manager te worden, zoals afdelingsmanager of office manager. Of om de overstap te maken naar de frontoffice en van daaruit door te groeien naar frontoffice manager.

Arbeidsvoorwaarden en salaris backoffice medewerker

De branche waarin je werkzaam bent als backoffice medewerker bepaalt de salariëring en de secundaire arbeidsvoorwaarden. Het gemiddelde salaris van een backoffice medewerker ligt tussen de 1800 en 2500 euro bruto. Heb je een gerichte opleiding gevolgd en al ervaring als backoffice medewerker dan valt er over de hoogte van het salaris te onderhandelen. Het gemiddelde salaris is genoemd, maar er zijn ook uitschieters naar boven. Er zijn dan ook mogelijkheden om meer te verdienen dan het gemiddelde salaris, zoals een bedrag van 3.500 euro per maand bruto. Als beginnende backoffice medewerker ligt dat inkomen nog net even boven het bereik. Je begint doorgaans in de laagste schaal en krijgt dan de mogelijkheid om ieder jaar in salaris vooruit te gaan. De secundaire arbeidsomstandigheden, zoals vakantiedagen, leerbudget en fietsvergoeding zijn echt van de branche-afhankelijk.

Eigen bedrijf starten als Backoffice medewerker

Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Backoffice medewerker, waaronder:

Boekhoudprogramma vergelijken Backoffice medewerker

Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Backoffice medewerker bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.

Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Backoffice medewerker.

Mijnzzp.nl

Sidebar