Secretaris
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat doet een secretaris?
Een secretaris is verantwoordelijk voor werkzaamheden rondom de verslaglegging en organisatie van vergaderingen en bijeenkomsten. Dit betreft vaak bijeenkomsten van een stichting, vereniging of commissie. Tijdens vergaderingen maakt de secretaris notulen, zodat achteraf duidelijk is welke besluiten zijn genomen en welke afspraken zijn gemaakt.
Daarnaast verzorgt de secretaris uitnodigingen, informatievoorziening en contact met betrokken partijen. Ook het toezien op regelgeving en procedures kan onderdeel zijn van de functie. De agenda wordt meestal opgesteld in samenwerking met de voorzitter. Binnen het bestuur is de secretaris de persoon die de administratieve en verslaggevende taken coördineert.
Een secretaris maakt doorgaans deel uit van het dagelijks bestuur, samen met de voorzitter en penningmeester. De functie komt in verschillende vormen voor, afhankelijk van de organisatie, maar de kernwerkzaamheden blijven grotendeels gelijk. In alle gevallen gaat het om een ondersteunende rol die bijdraagt aan een goed functionerende organisatie.
De functie kan vrijwillig worden ingevuld, maar komt ook beroepsmatig voor binnen grotere organisaties. Dan wordt vaak gesproken van een ambtelijk secretaris. De secretaris heeft daarnaast regelmatig contact met andere bestuursleden en ondersteunt bij het opvolgen van gemaakte afspraken.
Secretaris binnen verenigingen en stichtingen
Als secretaris ben je binnen een vereniging, stichting of commissie actief als bestuurder. In veel situaties wordt deze rol vervuld binnen een vrijwilligersorganisatie, bijvoorbeeld bij sportverenigingen. Het kan voorkomen dat mensen met een andere functie, zoals een hockeytrainer of autocoureur, daarnaast ook secretaris zijn binnen een vereniging.
Wanneer de functie beroepsmatig wordt uitgevoerd, is vaak de benaming ambtelijk secretaris van toepassing. Een ambtelijk secretaris kan bijvoorbeeld betrokken zijn bij een ondernemingsraad of een raad van toezicht. De secretaris ondersteunt bij het goed besturen van organisaties en het vastleggen van besluiten en afspraken.
Ambtelijk secretaris
Een ambtelijk secretaris is meestal werkzaam binnen grotere organisaties met een ondernemingsraad, medezeggenschapsraad of cliëntenraad. De werkzaamheden bestaan uit secretariële ondersteuning en beleidsvoorbereidende taken.
De ambtelijk secretaris ondersteunt bij het voorbereiden van vergaderingen, het notuleren en het opstellen van agenda’s. Ook het verzamelen en verspreiden van documenten hoort daarbij. Hiermee wordt ervoor gezorgd dat leden beschikken over de juiste informatie voor overleg en besluitvorming.
Daarnaast ondersteunt een ambtelijk secretaris het besluitvormingsproces door adviezen en instemmingen mee voor te bereiden. Ook het bewaken van jaarplannen en budgetten kan onderdeel zijn van de functie. De ambtelijk secretaris fungeert vaak als aanspreekpunt voor leden en andere betrokkenen binnen de organisatie.
Daarbij is het belangrijk om neutraal en objectief te blijven, omdat verschillende belangen een rol kunnen spelen. Goede communicatie en kennis van medezeggenschapswetgeving zijn hierbij van belang.
Taken van een secretaris
- Het beantwoorden van vragen via e-mail of post.
- Het ondersteunen van een efficiënt verloop van processen.
- Het informeren van bestuursleden en belanghebbenden.
- Het maken van notulen tijdens vergaderingen.
- Het ondersteunen van de voorzitter.
- Het plannen en organiseren van vergaderingen.
- Het toezien op regelgeving en procedures.
- Het uitwerken van vergaderverslagen.
- Het bewaken van agendapunten en vervolgafspraken.
De Supervrijwilliger:
Opleiding tot secretaris
Er bestaan verschillende opleidingsmogelijkheden voor het beroep secretaris, die wel per organisatie kunnen verschillen, omdat het beroep secretaris op verschillende manieren voorkomt. Daarnaast kan het zo zijn dat binnen bepaalde organisaties, zoals een vereniging, de secretaris geen specifieke opleidingen genoten heeft, omdat de werkzaamheden meestal op vrijwillige basis uitgevoerd worden.
Eigenlijk kan iedereen wel fungeren als secretaris, waardoor het benoemen van een geschikte opleiding verder niet mogelijk is. Bestuurlijke ervaring is over het algemeen wel meegenomen als we spreken van de functie secretaris.
Bedrijven waar een secretaris werkzaam kan zijn
Over het algemeen zal een secretaris niet werkzaam zijn voor bedrijven of andere soorten organisaties. In de meeste gevallen zal een secretaris dan ook aangemerkt moeten worden als vrijwilliger.
Zoals eerder omschreven komt de functie secretaris wel voor in het bedrijfsleven of binnen de financiële sector; echter, we hebben het dan meestal over een ambtelijk secretaris. Binnen het bedrijfsleven kan er ook sprake zijn van verenigingen, stichtingen en commissies.
Competenties van een secretaris
De belangrijkste competentie als secretaris is dat je secuur bent in je werkzaamheden, omdat het op de juiste manier tijdig informeren van andere bestuursleden en belanghebbenden erg belangrijk is. Daarnaast moet je als secretaris goed kunnen samenwerken met andere bestuurders, zoals de voorzitter en de penningmeester.
Ook communicatie in het algemeen kan aangemerkt worden als belangrijke competentie, omdat je veel te maken hebt met verschillende bestuursleden en andere betrokkenen.
Algemeen belangrijke woorden zijn energie, passie, stressbestendigheid, visie, analytisch, waakzaamheid, controleren, omgevingsgerichtheid, motivatie, plannen en organiseren.
Loopbaanperspectief secretaris
Arbeidsmarktperspectief
Het arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als secretaris zijn niet zomaar aan te geven, omdat deze geheel afhankelijk zijn van de organisatie waarbinnen je werkzaam bent en het opleidingsniveau. Daarnaast zijn lang niet alle secretarissen beroepsmatig werkzaam als secretaris.
Doorgroeikansen
Zoals eerder aangegeven moet de functie secretaris in de meeste gevallen aangemerkt worden als aanvullende functie. De meeste secretarissen hebben verder niks te maken met arbeidsmarktperspectief en mogelijke doorgroeimogelijkheden.
Salaris en tarief van een secretaris
Salaris
Er zijn geen voorbeelden te geven van de arbeidsvoorwaarden en het salaris, omdat je voor uiteenlopende soorten organisaties werkzaam kan zijn in verschillende branches. Daarnaast kan het ook een vrijwilligersfunctie betreffen. Een secretaris die actief is als vrijwilliger ontvangt meestal alleen een onkostenvergoeding voor zijn of haar diensten.
Tarief
Het uurtarief van een secretaris is verder niet van toepassing. Zie voor een salarisindicatie de meer specifieke beroepen en functies.
Eigen bedrijf starten als Secretaris
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Secretaris, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Secretaris
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Secretaris bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Secretaris.
Mijnzzp.nl