Secretaris

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

Avatar van Team Mijnzzp

Een secretaris is verantwoordelijk voor verschillende werkzaamheden, zoals de verslaggeving van een vergadering of bijeenkomst, inclusief het voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten. In de meeste gevallen betreft dit vergaderingen of bijeenkomsten van een stichting, een vereniging of een commissie. Het is de taak van een secretaris om tijdens de vergadering of bijeenkomst notulen op te stellen van de vergadering, zodat er achteraf verslag uitgebracht kan worden van de vergadering of bijeenkomst. Andere belangrijke werkzaamheden van een secretaris zijn het uitnodigen van leden, het informeren van leden en het onderhouden van contacten met betrokken partijen en personen. Ook het toezien op regelgeving is een taak van de secretaris. Het opstellen van de agendapunten zal een secretaris meestal in samenwerking doen met de voorzitter van de organisatie. In het kort kunnen we de secretaris het beste omschrijven als de persoon, die verantwoordelijk is voor alle verslaglegging binnen de vereniging of stichting. Een secretaris maakt onderdeel uit van het dagelijkse bestuur, in samenwerking met de voorzitter en de penningmeester. De functie secretaris komt in de praktijk op verschillende manieren voor en kan andere benamingen hebben afhankelijk van de organisatie waarvoor de secretaris werkzaam is, zoals de benaming ambtelijk secretaris of de benaming secretaris overheidsdiensten. Ondanks dat de functie secretaris in de praktijk op verschillende manieren voorkomt verschillen de werkzaamheden onderling niet veel van elkaar. In alle gevallen moet het beroep secretaris gezien worden als een ondersteunende functie binnen een vereniging of stichting, met het doel de vereniging of stichting optimaal te laten functioneren. Een secretaris zal in veel gevallen als vrijwilliger actief zijn, echter komt het beroep secretaris ook beroepsmatig voor. In dat geval betreft het bijvoorbeeld een vereniging of stichting binnen het bedrijfsleven of ander soort organisatie.

Als secretaris maak je dus onderdeel uit van een vereniging, stichting of commissie als bestuurder. Zoals eerder omschreven zal een secretaris in veel gevallen actief zijn als vrijwilliger voor een bepaalde vereniging. Denk bijvoorbeeld aan een hockeytrainer of aan een autocoureur, die ook werkzaam zijn als secretaris binnen de vereniging als er sprake is van een vereniging en/of stichting. Als een secretaris beroepsmatig actief is als secretaris is meestal de benaming ambtelijk secretaris van toepassing. Een ambtelijk secretaris maakt onderdeel uit van de ondernemingsraad of de Raad van Toezicht van bedrijven en andere soorten organisaties. De functie secretaris zal dus gezien moeten worden als aanvullende functie om verenigingen, stichtingen en commissies op een goede manier te kunnen besturen. Als secretaris heb je ook te maken met de voorzitter en de eventuele penningmeester.

Taken van een  secretaris:

  • Het beantwoorden van vragen via de mail of post
  • Het efficiënt laten verlopen van processen
  • Het informeren van bestuursleden en belanghebbenden
  • Het maken van notulen tijdens vergaderingen
  • Het ondersteunen van de voorzitter
  • Het plannen van vergaderingen
  • Het toezien op regelgeving
  • Het uitwerken van vergaderingen
  • Het waken over agendapunten en vervolgpunten

De Supervrijwilliger:

Opleidingen tot secretaris

Er bestaan verschillende opleidingenmogelijkheden voor het beroep secretaris, die wel per organisatie kunnen verschillen omdat het beroep secretaris op verschillende manieren voorkomt. Daarnaast kan het zo zijn dat binnen bepaalde organisaties, zoals een vereniging, de secretaris geen specifieke opleidingen genoten heeft omdat de werkzaamheden meestal op vrijwillige basis uitgevoerd worden. Eigenlijk kan iedereen wel fungeren als secretaris, waardoor het benoemen van een geschikte opleiding verder niet mogelijk is. Bestuurlijke ervaring is over het algemeen wel meegenomen als we spreken van de functie secretaris. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Ook de boekhouding is belangrijk als ondernemer.

Bedrijven waar een secretaris werkzaam kan zijn

Over het algemeen zal een secretaris niet werkzaam zijn voor bedrijven of andere soorten organisaties. In de meeste gevallen zal een secretaris dan ook aangemerkt moeten worden als vrijwilliger. Zoals eerder omschreven komt de functie secretaris wel voor in het bedrijfsleven, echter spreken we dan meestal van een ambtelijk secretaris. Binnen het bedrijfsleven kan er ook sprake zijn van verenigingen, stichtingen en van commissies.

Competenties secretaris

De belangrijkste competentie als secretaris is dat je secuur bent in je werkzaamheden, omdat het op de juiste manier tijdig informeren van andere bestuursleden en belanghebbenden erg belangrijk is. Daarnaast moet je als secretaris goed kunnen samenwerken met andere bestuurders zoals de voorzitter en de penningmeester. Ook communicatie in het algemeen kan aangemerkt worden als belangrijke competentie, omdat je veel te maken heeft met verschillende bestuursleden en andere betrokkenen. Algemeen belangrijke woorden zijn energie, passie, stressbestendigheid, visie, analytisch, waakzaamheid, controleren, omgevingsgerichtheid, motivatie, plannen en organiseren.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als secretaris

Het arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als secretaris zijn niet zomaar aan te geven, omdat deze geheel afhankelijk zijn van de organisatie waarbinnen je werkzaam bent en het opleidingsniveau. Daarnaast zijn lang niet alle secretarissen beroepsmatig werkzaam als secretaris. Zoals eerder aangegeven moet de functie secretaris in de meeste gevallen aangemerkt worden als aanvullende functie. De meeste secretarissen hebben verder niks te maken met arbeidsmarktperspectief en mogelijke doorgroeimogelijkheden.

Arbeidsvoorwaarden en salaris secretaris

Er zijn geen voorbeelden te geven van de arbeidsvoorwaarden en het salaris, omdat je voor uiteenlopende soorten organisaties werkzaam kan zijn in verschillende branches. Daarnaast kan het ook een vrijwilligersfunctie betreffen. Een secretaris die actief is als vrijwilliger ontvangt meestal alleen een onkostenvergoeding voor zijn of haar diensten.

Mijnzzp.nl