Ambtelijk secretaris
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat doet een ambtelijk secretaris?
Een ambtelijk secretaris ondersteunt medezeggenschapsorganen zoals de ondernemingsraad (OR) en de medezeggenschapsraad (MR). Ook kan een ambtelijk secretaris betrokken zijn bij een cliëntenraad binnen de zorg. De werkzaamheden zijn vooral gericht op het organisatorisch begeleiden van overleg en besluitvorming binnen deze organen.
Vaak treedt de ambtelijk secretaris op als vraagbaak tussen de medezeggenschap en het bestuur. De functie omvat onder andere het voorbereiden van vergaderingen, het notuleren en het adviseren van OR- of MR-leden. Daarbij speelt het bewaken van procedures en processen een belangrijke rol.
Een ambtelijk secretaris werkt meestal binnen dezelfde organisatie en vervult daarnaast een ondersteunende rol voor de ondernemingsraad, medezeggenschapsraad of cliëntenraad. In deze functie is het belangrijk om inzicht te hebben in bestuurlijke verhoudingen en belangen van verschillende groepen.
De ambtelijk secretaris levert informatie aan de medezeggenschap en kan ook communiceren met de raad van bestuur of directie. Zo draagt de functie bij aan een goed verloop van inspraak en overleg binnen organisaties.
Medezeggenschapsorganen binnen organisaties
Een ambtelijk secretaris kan te maken krijgen met verschillende vormen van medezeggenschap. Organisaties met meer dan vijftig medewerkers zijn wettelijk verplicht om een ondernemingsraad te hebben. Soms geldt deze verplichting ook bij minder medewerkers, bijvoorbeeld via afspraken in een cao. Grotere organisaties kunnen daarnaast meerdere ondernemingsraden hebben.
De ondernemingsraad is een overlegorgaan waarin werknemers inspraak hebben en overleg voeren met de directie. Wanneer een ondernemingsraad niet verplicht is, kan een organisatie kiezen voor een medezeggenschapsraad (mr), bijvoorbeeld binnen scholen. In een MR kunnen verschillende onderwijsprofessionals deelnemen, zoals decanen, lectors en de schooldirecteur.
Werkzaamheden als ambtelijk secretaris
De functie ambtelijk secretaris bestaat niet alleen uit administratieve taken. Het werk heeft vaak een beleidsmatig karakter en omvat bijvoorbeeld het notuleren, het opstellen van mailinglijsten, het beheren van agenda’s en het begeleiden van vergaderingen. Ook het inwerken van nieuwe or- en mr-leden kan onderdeel zijn van het takenpakket.
De functie is niet altijd fulltime en kan per organisatie verschillen. Het beroep secretaris komt daarnaast ook in andere vormen voor, omdat een secretaris ook actief kan zijn binnen verenigingen, zoals tennisclubs of voetbalclubs.
Wat is een ambtelijk secretariaat?
Een ambtelijk secretariaat is een afdeling die leidinggevende en beleidsmatige secretariële ondersteuning biedt. Deze ondersteuning richt zich op het voorbereiden van overleg en het begeleiden van besluitvorming. Ambtelijk secretarissen komen niet alleen voor binnen de overheid, maar ook binnen grotere organisaties in andere sectoren. Vaak is een ambtelijk secretaris specifiek beschikbaar gesteld aan de ondernemingsraad.
Leden van een ondernemingsraad
De leden van een ondernemingsraad worden vaak aangeduid als OR-leden. Het aantal leden hangt samen met de omvang van de organisatie. Een ondernemingsraad kan bestaan uit verschillende aantallen leden, afhankelijk van het personeelsbestand. Een ambtelijk secretaris ondersteunt deze leden met beleidsvoorbereiding en administratieve werkzaamheden. Daarbij kan ook contact bestaan met externe partijen, zoals vakbonden.
Taken van een ambtelijk secretaris
- Het uitwerken van verslagen.
- Het bijwonen van vergaderingen.
- Het verstrekken van informatie.
- Het voorbereiden van vergaderingen.
- Het fungeren als aanspreekpunt.
- Het inwerken van nieuwe OR- en/of MR-leden.
- Het doen van voorstellen.
- Het adviseren van het bestuur.
- Het samenstellen en verspreiden van het jaarverslag.
- Het uitvoeren van administratieve handelingen.
Beroepsfilm ambtelijk secretaris:
Opleiding tot ambtelijk secretaris
Over het algemeen is het zo dat de meeste organisaties verlangen dat een ambtelijk secretaris beschikt over een VASMO-opleiding. VASMO staat voor Vereniging van Ambtelijk Secretarissen van Medezeggenschapsorganen.
In de meeste gevallen zal deze opleiding geschikt zijn voor vaklieden die al beschikken over secretariële en/of administratieve werkervaring. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de beroepen managementassistent, secretariaatsmedewerker en office manager.
Er zijn verder geen echte eisen met betrekking tot mogelijke geschikte vooropleidingen, omdat ambtelijk secretaris op verschillende niveaus voorkomt. Ook iemand die beschikt over een passende mbo-opleiding kan werkzaam zijn als ambtelijk secretaris.
In de praktijk is het wel zo dat een ambtelijk secretaris minimaal over een passende hbo-opleiding moet beschikken.
Bedrijven waar een ambtelijk secretaris werkzaam kan zijn
Over het algemeen zal een ambtelijk secretaris werken voor de grotere bedrijven, die beschikken over minimaal vijftig werknemers. Denk hierbij aan grote middenstanders, grote aannemersbedrijven of aan grote fabrieken.
Daarnaast kan een secretaris werkzaam zijn voor onderwijsinstellingen en overheden. Zoals eerder omschreven kunnen verschillende bedrijven, instellingen en organisaties verplicht te maken hebben met een ondernemingsraad.
Daarnaast kan er sprake zijn van kleinere bedrijven, instellingen en overheden als er speciale afspraken gemaakt zijn binnen een cao-akkoord.
Competenties van een ambtelijk secretaris
Als ambtelijk secretaris is het in de eerste plaats belangrijk dat je een relevante opleiding hebt genoten, zoals een hbo-opleiding of hoger, en dat je over secretariële ervaring en/of kennis beschikt. Ook moet je affiniteit hebben met medezeggenschap en heb je kennis van de Wet op Medezeggenschap.
Binnen dit beroep is het natuurlijk belangrijk dat je weet hoe je om moet gaan met vertrouwelijke informatie, omdat je daar veel mee te maken zal krijgen als ambtelijk secretaris. Daarnaast ben je accuraat en organisatorisch sterk ingesteld als persoon.
Een andere belangrijke competentie is communicatie, omdat je als ambtelijk secretaris veel te maken krijgt met verschillende werknemers, adviseurs en de directie, zoals de chief financial officer en de chief executive officer.
Algemeen belangrijke woorden zijn passie, energie, motivatie, inspiratie, stressbestendigheid, management, onderhandelen, waakzaamheid, plannen en organiseren.
Loopbaanperspectief ambtelijk secretaris
Arbeidsmarktperspectief
Het arbeidsmarktperspectief van een ambtelijk secretaris is niet zomaar aan te geven, omdat het werken als ambtelijk secretaris in de meeste gevallen aangemerkt moet worden als aanvullende functie. Daarnaast is het zo dat niet alle organisaties gebruikmaken van een ambtelijk secretaris.
Het is wel zo dat steeds meer bedrijven, instellingen en overheden te maken hebben met ondernemingsraden, waardoor de functie ambtelijk secretaris steeds vaker voorkomt. In dat opzicht kan een vacature ambtelijk secretaris steeds vaker voorbijkomen.
Ook instellingen en organisaties die niet verplicht te maken hebben met ondernemingsraden maken in steeds meer gevallen gebruik van ambtelijk secretarissen.
Doorgroeikansen
Er zijn als ambtelijk secretaris geen echte doorgroeimogelijkheden te benoemen, omdat de werkzaamheden daarvoor te specifiek zijn.
Het is wel denkbaar dat een goede ambtelijk secretaris uiteindelijk kan doorgroeien tot bedrijfsadviseur of fulltime manager.
Salaris en tarief van een ambtelijk secretaris
Salaris
Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor het beroep ambtelijk secretaris, omdat je bij verschillende soorten bedrijven werkzaam kan zijn. Het salaris als ambtelijk secretaris kan erg verschillen per werkgever, omdat de zwaarte van het beroep behoorlijk kan verschillen.
Een ambtelijk secretaris die werkt voor een gemeente zal doorgaans minder verdienen dan een ambtelijk secretaris die werkt voor een financiële instelling. Een ambtelijk secretaris zal doorgaans een salaris verdienen tussen de € 3.000 en € 5.000 bruto per maand, afhankelijk van leeftijd, dienstjaren en verantwoordelijkheden.
Tarief
Het uurtarief van een zelfstandig werkende ambtelijk secretaris ligt gemiddeld tussen de € 65 en € 90 per uur, exclusief btw.
Eigen bedrijf starten als Ambtelijk secretaris
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Ambtelijk secretaris, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Ambtelijk secretaris
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Ambtelijk secretaris bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Ambtelijk secretaris.
Mijnzzp.nl