Verwaltungsassistent (Administratief medewerker)
Informationen zu diesem Beruf...
Ein Verwaltungsassistent ist jemand, der in der Verwaltungsabteilung einer Organisation arbeitet. Ein Verwaltungsmitarbeiter ist in der Regel als Allround-Büroangestellter weit verbreitet und kann je nach Unternehmen, in dem der Mitarbeiter arbeitet, in verschiedenen Abteilungen zur Unterstützung arbeiten. Die spezifischen Tätigkeiten eines Verwaltungsassistenten können je nach Unternehmen, Organisation oder Institution unterschiedlich sein. Denken Sie zum Beispiel daran, Berichte abzutippen, Kunden zu empfangen, den Besprechungsraum vorzubereiten, Briefe zu verfassen, Rechnungen zu erstellen, das Telefon zu beantworten, die Agenda im Auge zu behalten und zum Beispiel Protokolle zu führen. Welche Aufgaben ein Verwaltungsmitarbeiter genau ausführt, kann sich je Verwaltungsmitarbeiter unterscheiden, da der Begriff Verwaltungsangestellter recht weit gefasst werden kann. Als Verwaltungsassistentin können Sie für verschiedene Unternehmen in allen erdenklichen Branchen arbeiten. Ein anderer Name für Verwaltungsassistent kann auch betriebswirtschaftlicher Mitarbeiter sein. Als Verwaltungsassistent arbeiten Sie heutzutage in vielen Fällen mit Computerprogrammen, bei denen die Verarbeitung von Informationen oft Teil der Kernaufgabe sein wird. Als Verwaltungsangestellter müssen Sie auf viele verschiedene Arten mit Informationen umgehen. Denken Sie zum Beispiel an die Registrierung von Arbeitszeiten, Krankenmeldungen und möglicherweise an die Ausarbeitung von Angeboten. Andere Aktivitäten eines Verwaltungsassistenten können die Archivierung wichtiger Informationen sein. In den meisten Fällen arbeiten Sie als Verwaltungsassistent mit verschiedenen Kollegen zusammen, die alle für bestimmte Verwaltungsarbeiten verantwortlich sein können. Dies kann auch je nach Arbeitgeber und Abteilung unterschiedlich sein. Verwaltungsassistenten werden manchmal auch als Tausendfüßler bezeichnet.
Ein Verwaltungsangestellter ist daher im Büro einer Organisation beschäftigt. Wenn ein Verwaltungsmitarbeiter nicht mit Kunden zu tun hat, kann auch der Name Backoffice-Mitarbeiter verwendet werden. Als Verwaltungsassistent können Sie je nach Position und Beruf verschiedene Tätigkeiten ausüben. Zum Beispiel kann sich der Beruf des Verwaltungsassistenten auch auf eine Sekretärin, eine Exekutivsekretärin oder eine medizinische Sekretärin beziehen. Für all diese verschiedenen Berufe, die als Verwaltungsassistenten angesehen werden können, gibt es verschiedene Ausbildungsgänge auf verschiedenen Ebenen. Weitere Aktivitäten, die zu den Aufgaben eines Verwaltungsmitarbeiters gehören können, sind das Sortieren eingehender Postsendungen, das Aufnehmen von Minuten, das Weiterleiten eingehender E-Mails an die richtige Abteilung oder beispielsweise das Empfangen von Besuchern als Schreibtischmitarbeiter. Als Verwaltungsangestellter müssen Sie eine kundenfreundliche Einstellung haben, denn das ist sehr wichtig. Ein Verwaltungsassistent wird in der Regel viele verschiedene Kunden am Telefon bekommen und möglicherweise empfangen. Als Verwaltungsassistent kann es durchaus sein, dass Sie je nach Art des Unternehmens der erste Ansprechpartner für Besucher sind.
UNTERSTÜTZTE ARBEIT
In vielen Fällen muss die Arbeit eines Verwaltungsassistenten als unterstützende Dienstleistungstätigkeit angesehen werden. Denken Sie zum Beispiel an Account Manager, Policy Manager und Akzeptoren, die Vereinbarungen mit neuen oder bestehenden Kunden getroffen haben. Die Bearbeitung dieser Vereinbarungen bedeutet, dass administrative Änderungen vorgenommen werden müssen. In vielen Fällen liegt es in der Verantwortung des Verwaltungspersonals, alle Mutationen so zu bearbeiten, dass die Betriebswirtschaft korrekt ist. In der Praxis ist es denkbar, dass ein Verwaltungsassistent auch als Policy Manager angesehen werden kann, was aber nicht immer der Fall sein muss.
ARBEITEN ALS VERWALTUNGSASSISTENT
Der Beruf des Verwaltungsassistenten, wie bereits beschrieben, muss sehr weit gefasst werden. Früher konnte ein Verwaltungsassistent in vielen Fällen auch als Schreibkraft angesehen werden, weil ein Verwaltungsangestellter für die Textverarbeitung zuständig war. Heutzutage benutzt ein Verwaltungsassistent keine Schreibmaschinen mehr, sondern Computer. Wenn ein Verwaltungsmitarbeiter für die Verarbeitung vieler administrativer Daten in Computern verantwortlich ist, kann auch der Name Datenschreibkraft gelten. In einigen Fällen kann der Name Bürokaufmann auch für einen Verwaltungsmitarbeiter verwendet werden.
DEBITOREN VERWALTUNG
Die Debitorenverwaltung ist ein wichtiger Teil der Verwaltung. Debitoren sind Kunden, die aufgrund einer gekauften Dienstleistung oder eines gekauften Produkts eine Rechnung erhalten und diese noch nicht bezahlt haben. Dies bedeutet nicht sofort, dass der Kunde mit der Zahlung in Verzug ist, sondern dass die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Die meisten Unternehmen haben eine Standardlaufzeit auf der Rechnung, in der eine Rechnung bezahlt werden muss. Es gibt ziemlich viele Unternehmen und Einzelpersonen, die aufgrund der ersten Rechnung keine Rechnung bezahlen. Es ist daher wichtig, sofort eine zweite oder dritte Mahnung zu senden, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde. Es liegt in der Verantwortung des Verwaltungsassistenten, die Zahlungsbedingungen strikt durchzusetzen.
Ohne ordnungsgemäße Debitorenverwaltung wird es in vielen Fällen zu Problemen kommen, weil Unternehmen und/oder Privatpersonen ihre Rechnung nicht bezahlen. In solchen Fällen müssen externe Inkassounternehmen schließlich eingesetzt werden, um Unternehmen und / oder Einzelpersonen zu zwingen, ihre Rechnung zu bezahlen. Da die Debitorenverwaltung für viele Unternehmen eine wichtige Abteilung ist, können Unternehmen auch speziell beauftragte Rechnungssteller einsetzen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn Unternehmen mit vielen verschiedenen Kunden zu tun haben. In der Praxis treten Verwaltungsmitarbeiter auf viele verschiedene Arten auf. Stellen Sie sich zum Beispiel einen kaufmännischen Verwaltungsangestellten vor.
OFFENE STELLEN VERWALTUNGSASSISTENT
Es sind in der Regel viele offene Verwaltungsassistenten zu finden. Verwaltungsangestellte kommen in allen erdenklichen Unternehmen vor und müssen schon gar nicht für große Unternehmen arbeiten. Auch ein kleines Unternehmen kann unterschiedliche Mitarbeiter gebrauchen. Denken Sie zum Beispiel an einen Mitarbeiter der Finanzverwaltung oder einen Sekretariatsmitarbeiter. Eine Verwaltungsabteilung tritt tatsächlich in gewisser Weise in allen Unternehmen auf. Der administrative Aufwand kann je nach Funktion unterschiedlich sein. Darüber hinaus kann ein Unternehmen auch verschiedene Abteilungen haben. In einigen Fällen haben Sie nur eine Support-Funktion. Wenn Sie sich mit der Finanzverwaltung befassen müssen, müssen Sie sich auch mit vertraulichen Informationen befassen. Die finanzielle Situation einer Organisation ist selbstverständlich vertraulich.
WAS MACHT EIN VERWALTUNGSASSISTENT:
AUSBILDUNG ZUR VERWALTUNGSASSISTENT
Wer eine Ausbildung zum Verwaltungsassistenten absolvieren möchte, kann aus verschiedenen Ausbildungsmöglichkeiten wählen. Neben den üblichen Schulen gibt es genügend externe Ausbildungsinstitute für die Ausbildung zum Verwaltungsassistenten. Es gibt aber auch ausreichend Weiterbildungsmöglichkeiten durch MBO, wie zum Beispiel die MBO-Ausbildung betriebswirtschaftlicher Mitarbeiter. Während der Ausbildung zum Verwaltungsassistenten lernen Sie unter anderem, die Verwaltung zu übernehmen, die Verwaltung zu organisieren, Rechnungen zu erstellen und die Buchhaltung zu organisieren. Aber das sind natürlich nur einige Teile Ihres Berufs als Verwaltungsassistent. Darüber hinaus gibt es viel Aufmerksamkeit für die Arbeit mit Computern und den verschiedenen Programmen, mit denen gearbeitet wird. Darüber hinaus gibt es auch viele externe Schulungsinstitute, in denen Sie einen Kurs besuchen können. Die Buchhaltung ist auch als selbstständiger Unternehmer wichtig.
UNTERNEHMEN, IN DENEN EIN VERWALTUNGSASSISTENT EINGESTELLT WERDEN KANN
Als Verwaltungsassistentin können Sie in allen erdenklichen Branchen unterschiedlich arbeiten. Denken Sie zum Beispiel an Hersteller, Webshops, kleine Unternehmen oder große Hotels. Fast alle Unternehmen und Institutionen haben es mit Verwaltungsangestellten zu tun. Neben der Geschäftswelt können Sie als Verwaltungsangestellter auch als Beamter für die Regierung arbeiten. Ein weiteres Beispiel ist das Gesundheitswesen. Darüber hinaus ist es denkbar, dass ein Verwaltungsangestellter als Unternehmer tätig ist. In diesem Fall arbeitet ein Verwaltungsassistent in der Regel als virtueller Assistent für verschiedene Kunden. Denken Sie zum Beispiel daran, kleineren Unternehmern bei ihrer Verwaltung und möglicherweise anderen Dienstleistungen wie dem Beantworten des Telefons zu helfen. Wie bereits beschrieben, findet der Beruf des Verwaltungsassistenten in der Praxis auf viele verschiedene Arten statt.
KOMPETENZEN VERWALTUNGSASSISTENT
Als Verwaltungsassistent ist es wichtig, dass Sie über ausreichende Fachkenntnisse in Bezug auf die Verwaltung im Allgemeinen verfügen. Der Beruf des Verwaltungsassistenten umfasst mehr als nur die Eingabe von Zahlen. Betrachten Sie beispielsweise die Überprüfung und Verwaltung der Verwaltungs- und Sekretariatsaktionen. Bei Bedarf unterstützen Sie auch Kollegen. Da Sie sich in vielen Fällen mit verschiedenen Kollegen und / oder Kunden beraten werden, müssen Sie sich auch in der Kommunikation auskennen. Im Allgemeinen sind wichtige Wörter präzise, Unabhängigkeit, analytisch, Motivation, Kontrolle, Wachsamkeit, Leistung und Stressresistenz.
ARBEITSMARKTPERSPEKTIVE UND KARRIERECHANCEN ALS VERWALTUNGSASSISTENT
Die Suche nach freien Stellen für Verwaltungsassistenten und selbstständigen Einsätzen wird mit der richtigen Ausbildung zum Verwaltungsassistenten kein Problem sein. Kleine und große Unternehmen und andere Institutionen haben in der Regel genügend freie Stellen für Verwaltungspersonal zur Verfügung. Wichtig ist jedoch, dass Sie als Verwaltungsassistent die richtige Einstellung haben. Der Aufstieg zum Verwaltungsassistenten ist ohne Weiterbildung nicht möglich. Diejenigen, die wachsen wollen, müssen daher ein zusätzliches Training absolvieren, damit Sie möglicherweise eine höhere Position erreichen oder zu einer anderen Position heranwachsen können. Einige mögliche Folgepositionen als Verwaltungsassistent können die Positionen des Teamleiters, des Abteilungsleiters oder des Positionsbüroleiters sein. Wie bereits beschrieben, sind die Karrierechancen stark vom Bildungsniveau, der Berufserfahrung und den eigenen Kompetenzen abhängig.
BESCHÄFTIGUNGSBEDINGUNGEN UND GEHALT DES VERWALTUNGSASSISTENT
Es gibt keine spezifischen Beschäftigungsbedingungen für diesen Beruf, da Sie in vielen verschiedenen Arten von Unternehmen arbeiten können. Ein Verwaltungsassistent mit einer MBO-Ausbildung verdient in der Regel ein Gehalt zwischen 1700 und 2500 Euro brutto pro Monat, abhängig von Alter und Verantwortlichkeiten. Eine Verwaltungsassistentin, die als selbstständiger Unternehmer arbeitet, bietet in der Regel ihre Dienste gegen eine Stundengebühr an.
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