Administratief medewerker

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

vr, 26 apr 2024Team Mijnzzp

Beroep administratief medewerker

Een administratief medewerker is iemand die werkzaam is op de administratie-afdeling van een organisatie. Een administratief medewerker is meestal breed inzetbaar als allround kantoormedewerker en kan op verschillende afdelingen werkzaam zijn ter ondersteuning, afhankelijk van het bedrijf waar de medewerker werkzaam is. De specifieke werkzaamheden van een administratief medewerker kunnen per bedrijf, organisatie of instelling verschillen. Denk bijvoorbeeld aan het uittypen van verslagen, het ontvangen van klanten, het klaarmaken van de vergaderzaal, het opstellen van brieven, het maken van facturen, het beantwoorden van de telefoon, het bijhouden van de agenda en bijvoorbeeld aan notuleren. Welke taken een administratief medewerker precies allemaal uitvoert kan verschillen per administratief medewerker, omdat de term administratief medewerker vrij breed te noemen is. Als administratief medewerker kan je voor verschillende bedrijven werkzaam zijn in alle denkbare branches. Een andere benaming voor administratief medewerker kan ook zijn bedrijfsadministratief medewerker. Als administratief medewerker zal je tegenwoordig in veel gevallen werkzaam zijn met computerprogramma's, waarbij het verwerken van informatie vaak tot de kerntaak zal behoren. Als administratief medewerker krijg je op veel verschillende manieren te maken met informatie. Denk bijvoorbeeld ook aan het registreren van werkuren, ziekmeldingen en aan het eventueel uitwerken van offertes. Andere werkzaamheden van een administratief medewerker kunnen zijn het archiveren van belangrijke informatie. In de meeste gevallen zul je als administratief medewerker samenwerken met verschillende collega's, die allemaal verantwoordelijk kunnen zijn voor specifieke administratieve werkzaamheden. Ook dit kan verschillen per werkgever en afdeling. Administratief medewerkers worden ook wel eens aangemerkt als duizendpoot.

Werken als administratief medewerker

Een administratief medewerker is dus werkzaam op de binnendienst van een organisatie. Wanneer een administratief medewerker niet met klanten te maken heeft kan ook de benaming backoffice medewerker van toepassing zijn. Als administratief medewerker kan je verschillende werkzaamheden uitvoeren, afhankelijk van de specifieke functie en het beroep. Het beroep administratief medewerker kan bijvoorbeeld ook betrekking hebben op een secretaresse, een directiesecretaresse of op een medisch secretaresse. Voor al deze verschillende beroepen die aan te merken zijn als administratief medewerker bestaan verschillende opleidingen op verschillende niveaus. Andere werkzaamheden die tot het takenpakket van een administratief medewerker kunnen behoren zijn het sorteren van binnenkomende poststukken, het notuleren, het doorsturen van binnenkomende mails naar de juiste afdeling of bijvoorbeeld het ontvangen van bezoekers als baliemedewerker. Als administratief medewerker moet je over een klantvriendelijke instelling beschikken omdat dit erg belangrijk is. Een administratief medewerker zal meestal veel verschillende klanten aan de telefoon krijgen en eventueel ontvangen. Als administratief medewerker kan het zeker zo zijn dat je het eerste contact bent voor bezoekers, afhankelijk van het soort bedrijf.

Wat doet een administratief medewerker?

Een administratief medewerker is verantwoordelijk voor het uitvoeren van verschillende administratieve taken binnen een organisatie. Hoewel specifieke taken kunnen variëren afhankelijk van de branche en het type organisatie, zijn hier enkele algemene taken die een administratief medewerker kan uitvoeren:

Gegevensinvoer: Administratieve medewerkers zijn verantwoordelijk voor het invoeren en bijwerken van gegevens in verschillende systemen en databases. Dit omvat het invoeren van klantgegevens, factuurgegevens, voorraadinformatie en andere relevante gegevens.
Bestandsbeheer: Administratieve medewerkers zijn verantwoordelijk voor het beheren van bestanden en documenten. Ze kunnen documenten organiseren, archiveren en ervoor zorgen dat ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor het personeel. Ze kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het opstellen, opslaan en bijwerken van documenten zoals brieven, rapporten en formulieren.
Correspondentie: Administratieve medewerkers kunnen verantwoordelijk zijn voor het beheren van inkomende en uitgaande correspondentie, zoals e-mails, brieven en telefoongesprekken. Ze kunnen berichten doorsturen naar de juiste medewerkers, belangrijke informatie noteren en antwoorden op routinematige vragen.
Agendabeheer: Administratieve medewerkers kunnen helpen bij het beheren van agenda's en planningen voor medewerkers en teams. Ze kunnen vergaderingen plannen, afspraken regelen, reizen coördineren en ervoor zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van belangrijke deadlines en evenementen.
Facturering en boekhouding: Administratieve medewerkers kunnen betrokken zijn bij facturering, zoals het opstellen van facturen, het bijhouden van betalingen en het verwerken van financiële transacties. Ze kunnen ook assisteren bij boekhoudkundige taken, zoals het bijhouden van inkomsten en uitgaven, het opstellen van financiële rapporten en het ondersteunen van de boekhouder of financieel medewerker.
Ondersteuning bieden: Administratieve medewerkers kunnen ondersteuning bieden aan andere afdelingen en medewerkers binnen de organisatie. Ze kunnen helpen bij het opstellen van presentaties, het verzamelen van gegevens, het bijhouden van voorraadniveaus, het coördineren van kantoorbenodigdheden en andere ondersteunende taken.

Het takenpakket van een administratief medewerker kan afhankelijk zijn van de grootte van de organisatie en de specifieke behoeften van het team of de afdeling. Over het algemeen spelen administratieve medewerkers een belangrijke rol bij het ondersteunen van de dagelijkse activiteiten en het soepel laten verlopen van administratieve processen binnen een organisatie.

Ondersteunde werkzaamheden

In veel gevallen moeten de werkzaamheden van een administratief medewerker gezien worden als ondersteunende dienstverlenende werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan accountmanagers, polisbeheerders en aan acceptanten, die afspraken gemaakt hebben met nieuwe of bestaande klanten. Het verwerken van deze afspraken zal inhouden dat er administratief gezien mutaties doorgevoerd moeten worden. In veel gevallen is het de verantwoordelijkheid van de administratief medewerkers om alle mutaties te verwerken, zodat de bedrijfsadministratie klopt. In de praktijk is het denkbaar dat een administratief medewerker ook aangemerkt kan worden als polisbeheerder, maar dit hoeft niet altijd het geval te zijn.

Diverse taken als administratief medewerker

Het beroep administratief medewerker moet, zoals eerder omschreven, erg breed gezien worden. In vroegere dagen kon een administratief medewerker in veel gevallen ook aangemerkt worden als typist, omdat een administratief medewerker verantwoordelijk was voor tekstverwerking. Tegenwoordig maakt een administratief medewerker geen gebruik meer van typemachines, maar van computers. Als een administratief medewerker verantwoordelijk is voor het verwerken van veel administratieve data in computers kan ook de benaming datatypist van toepassing zijn. In sommige gevallen kan voor een administratie medewerker ook de benaming kantoorklerk gebruikt worden.

Debiteurenadministratie

De debiteurenadministratie is een belangrijk onderdeel binnen de administratie. Debiteuren zijn klanten die een factuur ontvangen hebben naar aanleiding van een afgenomen dienst of product, en deze nog niet voldaan hebben. Dit betekent niet meteen dat de klant te laat is met betalen, maar wel dat de factuur nog niet voldaan is. De meeste bedrijven hebben op de factuur een standaard termijn staan waarin een factuur voldaan dient te worden. Er zijn redelijk veel bedrijven en particulieren, die een factuur niet voldoen naar aanleiding van de eerste factuur. Het is dan ook belangrijk om meteen een tweede of derde aanmaning te verzenden als een factuur niet voldaan is. Het is de verantwoordelijkheid van de administratief medewerker om betalingstermijnen strikt te handhaven.

Zonder goede debiteurenadministratie zal er in veel gevallen problemen ontstaan, omdat bedrijven en/of particulieren hun factuur niet voldoen. In dat soort gevallen zal er uiteindelijk gebruikgemaakt moeten worden van externe incassobureaus om bedrijven en/of particulieren te dwingen om hun factuur te voldoen. Omdat de debiteurenadministratie voor veel bedrijven een belangrijke afdeling is kunnen bedrijven ook gebruikmaken van speciaal aangestelde facturisten. Dit is meestal het geval als bedrijven te maken hebben met veel verschillende klanten. Administratieve medewerkers komt in de praktijk op veel verschillende manieren voor. Denk bijvoorbeeld ook aan een commercieel administratief medewerker.

Vacatures administratief medewerker

Er zijn over het algemeen veel vacatures administratief medewerker te vinden. Administratieve medewerkers komen binnen alle denkbare bedrijven voor, en hoeven zeker niet voor grote bedrijven werkzaam te zijn. Ook een klein bedrijf kan gebruikmaken van verschillende medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan een financieel-administratief medewerker of aan een secretariële medewerker. Een afdeling administratie komt eigenlijk binnen alle bedrijven wel op een bepaalde manier voor. De administratieve werkzaamheden kunnen wel per functie verschillen. Daarnaast kan een bedrijf ook beschikken over verschillende afdelingen. In sommige gevallen zul je alleen over een ondersteunende functie beschikken. Wanneer je te maken hebt met de financiële administratie, dan krijg je ook te maken met vertrouwelijke informatie. De financiële situatie van een organisatie is natuurlijk vertrouwelijk.

Baan als administratief medewerker:

Debiteurenbeheer:

Opleidingen tot administratief medewerker

Wie een opleiding wil volgen tot administratief medewerker kan uit verschillende opleidingsmogelijkheden kiezen. Naast gebruikelijke scholen zijn er voldoende externe opleidingsinstituten te vinden voor de opleiding administratief medewerker. Maar ook via het mbo zijn er voldoende opleidingsmogelijkheden, zoals de Mbo-opleiding bedrijfsadministratief medewerker. Tijdens de opleiding administratief medewerker leer je onder andere administratie voeren, administratie organiseren, facturen opstellen en orden je de boekhouding. Maar natuurlijk zijn dit, maar enkele onderdelen van je vak als administratief medewerker. Bovendien is er veel aandacht voor het werken met computers en de diverse programma's waarmee gewerkt zal worden. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Ook de boekhouding correct opzetten is belangrijk als zelfstandig ondernemer. De meeste zzp'ers gebruiken hiervoor een online boekhoudpakket. Hiermee kun je online de complete administratie bijhouden.

Bedrijven waar een administratief medewerker werkzaam kan zijn

Als administratief medewerker kan je werkzaam zijn binnen alle denkbare branches op verschillende manieren. Denk bijvoorbeeld aan fabrikanten, webwinkels, middenstanders of aan grote hotels. Bijna alle bedrijven en instellingen hebben wel te maken met administratief medewerkers. Naast het bedrijfsleven kan je als administratief medewerker ook werkzaam zijn voor de overheid als ambtenaar. Een ander voorbeeld is de gezondheidszorg. Daarnaast is het denkbaar dat een administratief medewerker werkt, is als ondernemer. In dat geval is een administratief medewerker meestal werkzaam als virtueel assistent voor verschillende opdrachtgevers. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het helpen van kleinere ondernemers met hun administratie en mogelijk andere diensten, zoals het beantwoorden van de telefoon. Zoals eerder omschreven komt het beroep administratief medewerker in de praktijk op veel verschillende manieren voor.

Competenties administratief medewerker

Als administratief medewerker is het belangrijk dat je over voldoende vakinhoudelijke kennis beschikt met betrekking tot administratie in het algemeen. Het beroep administratief medewerker houdt meer in dan alleen het invoeren van cijfers. Denk bijvoorbeeld ook aan het controleren en beheren van de administratie en secretariële handelingen. Ook ondersteun je collega's als dat nodig is. Omdat je in veel gevallen zal overleggen met diverse collega's en/of klanten zal je ook communicatief goed onderlegd moeten zijn. Algemeen belangrijke woorden zijn secuur, zelfstandigheid, analytisch, motivatie, controleren, waakzaamheid, presteren en stressbestendigheid.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als administratief medewerker

Het vinden van administratief medewerker vacatures en zzp opdrachten zal met de juiste opleidingen als administratief medewerker geen enkel probleem zijn. Kleine en grote bedrijven en andere instellingen hebben doorgaans voldoende vacatures vrij voor administratieve medewerkers. Wel is het belangrijk dat je de juiste instelling hebt als administratief medewerker. Doorgroeien als administratief medewerker is niet mogelijk zonder verdere opleidingen. Wie door wil groeien zal dus extra opleidingen moeten volgen, zodat je wellicht een hogere functie kan verkrijgen of kan doorgroeien naar een andere functie. Enkele mogelijke vervolgfuncties als administratief medewerker kunnen zijn de functies teamleider, afdelingsmanager of de functie office manager. Zoals eerder omschreven zijn de doorgroeimogelijkheden wel sterk afhankelijk van het opleidingsniveau, de werkervaring en je eigen competenties.

Arbeidsvoorwaarden en salaris administratief medewerker

Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor dit beroep, omdat je bij veel verschillende soorten bedrijven werkzaam kan zijn. Een administratief medewerker met een Mbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de 1700 en 2500 euro bruto per maand, afhankelijk van leeftijd en verantwoordelijkheden. Een administratief medewerker werkzaam als zelfstandig ondernemer zal zijn of haar diensten meestal tegen een uurvergoeding aanbieden.

Eigen bedrijf starten als Administratief medewerker

Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Administratief medewerker, waaronder:

Boekhoudprogramma vergelijken Administratief medewerker

Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Administratief medewerker bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.

Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Administratief medewerker.

Mijnzzp.nl

Sidebar