Congresplanner
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat doet een congresplanner?
Een congresplanner is verantwoordelijk voor het organiseren en begeleiden van congressen, symposia en conferenties. Een andere benaming voor congresplanner is eventmanager, al kan die functie breder zijn dan alleen congressen. Een congres is een grootschalige bijeenkomst rond een bepaald thema, waarbij professionals samenkomen om kennis te delen, nieuwe inzichten op te doen en met elkaar te netwerken.
Denk bijvoorbeeld aan een congres voor wetenschappers, een accountantscongres of een bijeenkomst voor ondernemers in een specifieke branche. Het doel van een congres verschilt per evenement, maar meestal staat het uitwisselen van ideeën, ervaring en actuele ontwikkelingen centraal. Juist omdat er veel deelnemers, sprekers en leveranciers betrokken zijn, vraagt het organiseren van een congres om strakke planning en overzicht.
De werkzaamheden van een congresplanner zijn breed en gaan verder dan het boeken van een locatie. De congresplanner regelt bijvoorbeeld het programma, boekt sprekers en dagvoorzitters, stemt logistiek en techniek af en bewaakt de planning en het budget. Vaak is er sprake van samenwerking met meerdere partijen, zoals congrescentra, hotels, cateraars, techniekleveranciers en beveiliging.
Daarnaast kan een congresplanner verantwoordelijk zijn voor inschrijvingen, communicatie naar deelnemers, naambadges en informatiematerialen. Het beroep congresplanner komt in verschillende vormen voor: als zelfstandig ondernemer, als medewerker bij een congresorganisatie of als eventprofessional bij grotere organisaties. Het is de congresplanner die ervoor zorgt dat organisaties, bedrijven en overheden professioneel bijeenkomsten kunnen neerzetten waarbij alles klopt.
Wat doet een congresplanner?
Een congresplanner is een organisator die gespecialiseerd is in grootschalige bijeenkomsten en daarbij vooral werkt met een draaiboek. In dit draaiboek staan alle onderdelen van de organisatie uitgewerkt, zoals het programma, tijdschema’s, contactpersonen, leveranciers, veiligheidsafspraken en noodscenario’s. Het boeken van dagvoorzitters en eventuele gastsprekers kan onderdeel zijn van de opdracht, net als het regelen van techniek voor presentaties, livestreams of paneldiscussies.
Ook het organiseren van hotelovernachtingen, vervoer en catering komt vaak voor, zeker bij meerdaagse congressen. Daarnaast zorgt de congresplanner voor voldoende ondersteuning op locatie, zoals facilitair medewerkers, garderobemedewerkers, gastvrouwen en cateringmedewerkers. Wat er precies georganiseerd moet worden, hangt af van de omvang van het congres en de wensen van de opdrachtgever.
Wat is een congres?
Een congres is een formeel evenement waarbij mensen uit een specifieke branche, beroepsgroep, organisatie of interessegebied samenkomen om kennis uit te wisselen en ontwikkelingen te bespreken. Het is een gelegenheid waar professionals, experts, wetenschappers en andere belanghebbenden bijeenkomen om te leren, te discussiëren en hun netwerk uit te breiden.
Congressen kunnen klein zijn (enkele tientallen deelnemers) of juist groot en internationaal (duizenden deelnemers). Het programma bestaat vaak uit presentaties, lezingen, workshops, paneldiscussies en soms posterpresentaties, waarbij sprekers hun expertise delen en deelnemers vragen kunnen stellen. Door de combinatie van inhoud, interactie en actualiteit is een congres een belangrijk middel om vakgebieden vooruit te helpen.
Congressen en netwerkmogelijkheden
Naast het educatieve aspect bieden congressen waardevolle netwerkmogelijkheden. Deelnemers ontmoeten collega’s, leggen nieuwe contacten, starten samenwerkingen en wisselen ervaringen uit met experts. Ook kunnen deelnemers zich oriënteren op nieuwe innovaties, producten en best practices binnen hun branche.
Congressen worden vaak georganiseerd door beroepsverenigingen, universiteiten, bedrijven, overheidsinstanties of gespecialiseerde evenementenbureaus. Ze vinden meestal jaarlijks of tweejaarlijks plaats, afhankelijk van de sector en het onderwerp. Voor veel deelnemers is het netwerkdeel minstens zo belangrijk als het inhoudelijke programma, omdat het directe gesprekken en nieuwe kansen oplevert.
Belang van een congrescentrum
Een congrescentrum is een speciaal ingericht gebouw (of complex) dat ontworpen is om grote groepen mensen te ontvangen. Een gewone vergaderzaal is doorgaans niet groot genoeg, vooral niet als er meerdere sessies parallel plaatsvinden.
Soms vindt een congres plaats in andere gebouwen met grote zalen, zoals een bioscoop of school, maar een congrescentrum biedt meestal betere faciliteiten zoals techniek, meerdere zalen en professionele catering. Veel congrescentra beschikken ook over hotelaccommodatie of werken samen met hotels, zodat deelnemers niet ver hoeven te reizen en meerdaagse congressen soepel verlopen.
Steden zien vaak graag een congrescentrum binnen hun grenzen, omdat congressen economische waarde opleveren voor de regio. Het lokale bedrijfsleven profiteert bijvoorbeeld van hotelovernachtingen, de taxibranche, cateringbedrijven en beveiligingsbedrijven. Daarnaast helpt het een stad of regio om zich te profileren en op de kaart te zetten als aantrekkelijke congresbestemming.
Beroepsfilm congresplanner:
Amsterdam ArenA als congrescentrum:
Opleiding tot congresplanner
Er bestaan verschillende soorten opleidingsmogelijkheden als congresplanner, zoals de hbo-opleiding International Event Management en de hbo-opleiding Business Management, die geschikt kunnen zijn. Maar een geheel andere opleiding behoort ook tot de mogelijkheden. De meeste grote congresorganisatoren hebben verschillende soorten medewerkers in dienst, die ook over verschillende soorten opleidingen kunnen beschikken, afhankelijk van hun specialisatie binnen de organisatie. Daarnaast zijn er genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen.
Bedrijven waar een congresplanner werkzaam kan zijn
Een congresplanner kan voor verschillende organisaties werkzaam zijn, zoals voor een congrescentrum, overheden of provincies, of is werkzaam voor een congresbureau. Daarnaast zijn er redelijk veel congresplanners, die aangemerkt moeten worden als ondernemer. Zoals eerder omschreven kunnen de inhoudelijke werkzaamheden van een congresplanner verschillen per congresplanner.
Een zelfstandig werkende congresplanner kan bijvoorbeeld ook alleen verantwoordelijk zijn voor het organiseren van congressen zonder bijkomende facilitaire werkzaamheden. Een andere benaming voor congresplanner kan ook eventmanager zijn.
Competenties van een congresplanner
Als congresplanner is je belangrijkste competentie het kunnen plannen en organiseren, zodat alles verloopt zoals dit gepland is. Daarnaast moet je over managementvaardigheden beschikken, waarbinnen communicatie een grote rol speelt. Als je werkzaam bent als ondernemer, zul je ook over een commerciële instelling moeten beschikken. Ook het netwerken kan in dat geval aangemerkt worden als een belangrijke competentie.
Als laatste is het belangrijk dat je over financieel inzicht beschikt, zodat alles netjes binnen het budget blijft. Algemeen belangrijke woorden zijn motivatie, doorzettingsvermogen, stressbestendigheid, gastheerschap, inspiratie, analytisch, organisatietalent en trends.
Loopbaanperspectief congresplanner
Arbeidsmarktperspectief
Het arbeidsmarktperspectief als congresplanner is redelijk te noemen, afhankelijk van je opleidingen en werkervaring. Er zijn redelijk veel congresbureaus te vinden die kunnen variëren van klein tot groot.
Doorgroeikansen
De doorgroeimogelijkheden als congresplanner moeten gezien worden in het mogen organiseren van belangrijke grote congressen of het verkrijgen van een leidinggevende functie. Daarnaast kan het starten van een eigen congresbureau gezien worden als het doorgroeien binnen je carrière.
Salaris en tarief van een congresplanner
Salaris
Er zijn geen specifieke voorbeelden te geven van de arbeidsvoorwaarden, omdat je voor verschillende soorten bedrijven, provincies of overheden werkzaam kan zijn. Een congresplanner of eventmanager met een afgeronde hbo-opleiding zal in loondienst een salaris verdienen tussen de € 3.000 en € 4.000 bruto per maand, afhankelijk van leeftijd, opleidingen en specifieke verantwoordelijkheden.
Tarief
Het uurtarief van een zelfstandig werkende congresplanner ligt gemiddeld tussen de € 55 en € 75 per uur, exclusief btw. Het is denkbaar dat een congresplanner niet op uurbasis werkt, maar werkzaamheden verricht op basis van een vaste prijs.
Eigen bedrijf starten als Congresplanner
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Congresplanner, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Congresplanner
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Congresplanner bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Congresplanner.
Mijnzzp.nl