Congresplanner

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

Avatar van Team Mijnzzp

Een congresplanner is verantwoordelijk voor het organiseren en begeleiden van congressen. Een andere benaming voor congresplanner is ook wel event manager. Een congres is een grootschalige bijeenkomt gericht op een bepaald thema. Denk bijvoorbeeld aan wetenschappers die een congres bezoeken, of aan een accountantscongres. In alle branches worden tegenwoordig wel congressen georganiseerd. Een andere benaming voor congressen is ook wel symposium of conferentie. Het doel van een congres kan per congres verschillen, maar over het algemeen zullen er tijdens een congres ideeën uitgewisseld worden. Met andere woorden komen er diverse vakspecialisten bij elkaar, die samen gaan brainstormen over een of meerdere onderwerpen. Tijdens een congres is er meestal een vaste dagvoorzitter of spreker, die aangemerkt moeten worden als voorzitter. De inhoudelijke werkzaamheden van een congresplanner moeten vrij breed gezien worden, omdat een congresplanner verantwoordelijk is voor verschillende werkzaamheden, zoals het boeken van gastsprekers, het organiseren van het congres en het begeleiden van verschillende bedrijven, die werkzaamheden moeten uitvoeren met betrekking tot het congres. Voor welke werkzaamheden een congresplanner precies verantwoordelijk is kan per congres en congresgebouw verschillen. Een congresplanner kan werkzaam zijn als zelfstandig ondernemer of is bijvoorbeeld werkzaam voor een congresorganisatie. Het beroep congresplanner komt in de praktijk dan ook op verschillende manieren voor. Het is de congresplanner die dit soort bijeenkomsten mogelijk maakt voor organisaties, bedrijven en overheden. Het organiseren van een congres is over het algemeen een flinke opgave, omdat het meestal niet alleen het boeken van een congrescentrum betreft. Denk ook aan het regelen van hotelovernachtingen, de catering en bijvoorbeeld aan het boeken van speciale gastsprekers.

Een congresplanner is dus een organisator die zich gespecialiseerd heeft in het organiseren van congressen. Congressen kenmerken zich over het algemeen door de grootschaligheid van de bijeenkomsten. Congressen zijn behoorlijk populair te noemen binnen bepaalde doelgroepen. Denk bijvoorbeeld aan wetenschappers, artsen, ambtenaren en aan het onderwijs. Daarnaast organiseren brancheorganisaties regelmatig congressen om hun doelgroep en/of achterban te informeren. Het organiseren van congressen is over het algemeen veel werk, omdat er meestal veel mensen op een congres afkomen. Een congresplanner zal dan ook in de meeste gevallen gebruik maken van een draaiboek, waarbinnen alle belangrijke punten opgenomen worden, zodat het congres soepel zal verlopen. Ook het boeken van dagvoorzitters en eventuele gastsprekers kan tot de verantwoordelijk behoren van de congresplanner. Andere werkzaamheden zijn bijvoorbeeld het regelen van voldoende facilitair medewerkers voor de algemene werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan garderobemedewerkers, gastvrouwen en aan cateringmedewerkers. Wat een congresplanner precies allemaal zal organiseren is ook afhankelijk van de soort opdracht.

Wat is een congrescentrum precies

Een congrescentrum is een speciaal gebouw dat uit meerdere gebouwen kan bestaan, die speciaal zijn ingericht op de ontvangst van veel mensen. Een reguliere vergaderzaal is over het algemeen niet groot genoeg om dienst te doen als congrescentrum. In sommige gevallen kan een congres ook plaatsvinden in andere gebouwen die een grote ruimte ter beschikken hebben, zoals een bioscoop of school. Een echt congrescentrum is meestal ook voorzien van een hotelaccommodatie zodat aanwezige gasten niet ver hoeven te reizen.

Belang van een congrescentrum

De meeste steden zien maar al te graag een congrescentrum binnen hun grenzen. Een congrescentrum is niet alleen goed voor organisatoren maar ook voor de stad of regio. Er worden jaarlijks veel verschillende soorten congressen georganiseerd, waardoor het lokale bedrijfsleven meestal flink kan profiteren. Denk bijvoorbeeld aan hotelovernachtingen, de taxibranche, cateringbedrijven en aan beveiligingsbedrijven, die allemaal omzet kunnen maken door een congrescentrum. Daarnaast is het voor stad zelf en de regio een mooie manier om zich op de kaart te zetten.

Amsterdam ArenA als congrescentrum:

Opleidingen tot congresplanner

Er bestaan verschillende soorten opleidingsmogelijkheden als congresplanner, zoals de Hbo-opleiding International Event Management en de Hbo-opleiding Business Management die geschikt kunnen zijn. Maar een geheel andere opleiding behoort ook tot de mogelijkheden. De meeste grote congresorganisatoren hebben verschillende soorten medewerkers in dienst, die ook over verschillende soorten opleidingen kunnen beschikken afhankelijk van hun specialisatie binnen de organisatie. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Ook de boekhouding is belangrijk als zelfstandig werkende congresplanner.

Bedrijven waar een congresplanner werkzaam kan zijn

Een congresplanner kan voor verschillende organisaties werkzaam zijn, zoals voor een congrescentrum, overheden of provincies, of is werkzaam voor een congresbureau. Daarnaast zijn er redelijk veel congresplanners, die aangemerkt moeten worden als ondernemer. Zoals eerder omschreven kunnen de inhoudelijke werkzaamheden van een congresplanner verschillen per congresplanner. Een zelfstandig werkende congresplanner kan bijvoorbeeld ook alleen verantwoordelijk zijn voor het organiseren van congressen zonder bijkomende facilitaire werkzaamheden.

Competenties congresplanner

Als congresplanner is je belangrijkste competentie het kunnen plannen en organiseren, zodat alles verloopt, zoals dit gepland is. Daarnaast moet je over managementvaardigheden beschikken, waarbinnen communicatie een grote rol speelt. Als je werkzaam bent als ondernemer zal je ook over een commerciële instelling moeten beschikken. Ook het netwerken kan in dat geval aangemerkt worden als belangrijke competentie. Als laatste is het belangrijk dat je over financieel inzicht beschikt, zodat alles netjes binnen het budget blijft. Algemeen belangrijke woorden zijn motivatie, doorzettingsvermogen, stressbestendigheid, gastheerschap, inspiratie, analytisch, organisatietalent en trends.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als congresplanner

Het arbeidsmarktperspectief als congresplanner is redelijk te noemen, afhankelijk van je opleidingen en werkervaring. Er zijn redelijk veel congresbureaus te vinden die kunnen variëren van klein tot groot. De doorgroeimogelijkheden als congresplanner moeten gezien worden in het mogen organiseren van belangrijke grote congressen of het verkrijgen van een leidinggevende functie. Daarnaast kan het starten van een eigen congresbureau gezien worden als het doorgroeien binnen je carrière.

Arbeidsvoorwaarden en salaris congresplanner

Er zijn geen specifieke voorbeelden te geven van de arbeidsvoorwaarden, omdat je voor verschillende soorten bedrijven, provincies of overheden werkzaam kan zijn. Een congresplanner of event manager met een afgeronde Hbo-opleiding zal in loondienst een salaris verdienen tussen de 2500 en 3500 euro bruto per maand, afhankelijk van leeftijd, opleidingen en specifieke verantwoordelijkheden. Wat een zelfstandig ondernemer precies kan verdienen is niet zomaar aan te geven, omdat dit geheel afhankelijk zal zijn van het soort en aantal opdrachten.

Mijnzzp.nl