Director de oficina (Office manager)
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Un director de oficina dirige una secretaría, que puede referirse a una secretaría departamental o una secretaría ejecutiva. En la mayoría de los casos, un director de oficina también trabaja en la secretaría y el director de oficina puede considerarse un capataz cooperante a nivel de gestión. En la mayoría de los casos, un gerente de oficina también realiza trabajo de secretaría en el departamento. Todos los empleados de secretaría dentro de la oficina generalmente caen bajo la responsabilidad del gerente de la oficina. Cualquier secretario ejecutivo y asistente de gestión también puede estar bajo la responsabilidad del gerente de la oficina, a pesar del hecho de que los secretarios ejecutivos y los asistentes de gestión trabajan para la junta y los gerentes. Las actividades y responsabilidades sustantivas de un gerente de oficina pueden diferir según la organización, porque las organizaciones pueden organizarse de diferentes maneras. La profesión de gerente de oficina solo ocurre dentro de las oficinas o departamentos más grandes, en los que trabajan varios empleados de secretaría. Dentro de las organizaciones más pequeñas, en muchos casos el secretario ejecutivo puede ser considerado como un gerente de oficina. No es el caso de que un gerente de oficina pueda ser responsable de tareas de gestión específicas en todos los casos, ya que esto puede diferir según la organización. Por lo tanto, un gerente de oficina es responsable de la administración de la oficina. Otro nombre para gerente de oficina también puede ser chef de bureau. En un sentido general, el gerente de la oficina es, por lo tanto, responsable de administrar el departamento, de modo que todo el trabajo se desarrolle como debe. Como gerente de oficina, tendrá contacto regular con varios empleados internos. Pensemos, por ejemplo, en los empleados de recursos humanos, administradores y varios gerentes de departamento.
La tarea más importante como gerente de oficina es dar la gestión diaria del departamento. Las actividades que realiza exactamente un gerente de oficina pueden diferir según la secretaría y la organización. Pensemos, por ejemplo, en el trabajo de secretaría más complejo, en la organización de reuniones, en el seguimiento de la administración del personal, en la compra de suministros de oficina y en actuar como punto de contacto con respecto a varios departamentos. Por lo tanto, como gerente de oficina, usted dirige la secretaría y tiene tareas de gestión. Algunas tareas de gestión importantes son supervisar la calidad del trabajo de secretaría, asegurar una correcta división del trabajo entre los diversos secretarios, celebrar entrevistas de desempeño, proporcionar los materiales de trabajo adecuados, asistir a reuniones, motivar al equipo y monitorear el progreso del trabajo dentro de la secretaría. Como gerente de oficina, en la mayoría de los casos trabajará de una manera amplia. Considere, por ejemplo, un gerente de oficina que trabaja como administrador de casos. Un administrador de casos es responsable de supervisar a los empleados enfermos. Este tipo de trabajo también puede ser responsabilidad del gerente de la oficina.
TRABAJAR COMO GERENTE DE OFICINA
Como se describió anteriormente, la profesión de gerente de oficina debe verse como bastante general, porque los gerentes de oficina pueden trabajar para diferentes organizaciones. Por lo tanto, las actividades sustantivas pueden diferir según la organización. Además, como gerente de oficina, es posible que tenga que lidiar con varios empleados de oficina. Pensemos, por ejemplo, en el personal administrativo, los administradores de proyectos, los facturadores y los aceptantes. Todos estos son ejemplos de diferentes trabajadores de oficina, que pueden trabajar para diferentes organizaciones. No es el caso de que todos los gerentes de oficina puedan clasificarse automáticamente como gerentes a pesar del hecho de que los gerentes de oficina pueden administrar diferentes empleados de oficina. Esto generalmente depende de la cantidad de empleados que administrará un gerente de oficina. Si un gerente de oficina administra a algunos empleados, el líder del equipo de designación también puede solicitarlo. Un gerente de oficina también tiene que tratar regularmente con el gerente de recursos humanos.
DIFERENCIA ENTRE SECRETARIA EJECUTIVA Y GERENTE DE OFICINA
En términos de contenido, no hay grandes diferencias entre un secretario ejecutivo y un gerente de oficina, aparte de que un secretario ejecutivo solo trabaja para la junta o el director. Un gerente de oficina trabaja para varios empleados dentro del departamento y no solo específicamente para la gerencia o el director. Un gerente de oficina brinda apoyo y liderazgo a todo el equipo de partidarios. Un gerente de oficina también puede ser visto como una especie de líder de equipo. Las secretarias y los asistentes de gestión también suelen trabajar directa o indirectamente bajo el gerente de la oficina.
QUÉ HACE UN GERENTE DE OFICINA:
- Gestión de trabajadores de oficina
- Gestión del calendario
- Comprobación del trabajo de oficina
- Posiblemente asistir a reuniones y tomar actas
- Actuar como punto de contacto
- Motivar a los trabajadores de oficina
- Elaboración y elaboración de informes
- Monitoreo de la calidad entregada
- Procesamiento de cambios de personal
- Objetivos de seguimiento
QUÉ HACE UN GERENTE DE OFICINA:
CAPACITACIÓN PARA CONVERTIRSE EN GERENTE DE OFICINA
Si aspira a una carrera como gerente de oficina, lo mejor es optar por el programa de cuatro años de Hbo Office Management que se puede seguir en varias escuelas superiores. La gestión de oficinas del programa Hbo es un programa amplio, en el que se presta mucha atención a la administración de empresas, el marketing, la comunicación, la gestión de la información y el apoyo a la gestión. Además, se presta atención a la parte legal y económica con la que tiene que lidiar como gerente de oficina. La gestión de la oficina de estudio de Hbo se puede seguir de diferentes maneras. Es bastante concebible que los empleados internos que tienen las competencias adecuadas sigan una capacitación externa para convertirse en gerentes de oficina. Para obtener más información, consulte también la asociación de y para asistentes de la junta directiva y la administración. Además, también hay muchos institutos de formación externos donde puedes seguir un curso. La contabilidad también es importante como empresario.
EMPRESAS DONDE UN GERENTE DE OFICINA PUEDE TRABAJAR
Como gerente de oficina, por supuesto, está trabajando en una oficina que puede relacionarse con varios tipos de empresas, instituciones o gobiernos. No es el caso de que todas las empresas, instituciones o gobiernos utilicen automáticamente un gerente de oficina. Especialmente las organizaciones más grandes en las que la secretaría es importante recurren a un director de oficina especial. Pensemos, por ejemplo, en fabricantes, entidades financieras, municipios, compañías de seguros y grandes pequeñas y medianas empresas.
COMPETENCIAS GERENTE DE OFICINA
La competencia más importante de un gerente de oficina es ser capaz de administrar diferentes empleados. En general, un gerente de oficina también necesitará tener habilidades de gestión. Debido a que está tratando con diferentes empleados, la comunicación puede considerarse como una competencia importante. Además, un gerente de oficina debe ser capaz de ser considerado como un inspirador y motivador. Si usted como gerente de oficina también es responsable de comprar productos y / o servicios, es importante que pueda ser considerado como un negociador. En general, las palabras importantes son integridad, precisión, flexibilidad, sensibilidad, antenas, resistencia al estrés, perseverancia y resolución de problemas.
PERSPECTIVA DEL MERCADO LABORAL Y OPORTUNIDADES DE CARRERA COMO GERENTE DE OFICINA
La perspectiva del mercado laboral de un gerente de oficina es generalmente bastante buena. Sin embargo, como gerente de oficina puede ser importante que tenga experiencia, porque no todos pueden convertirse en gerentes de oficina. En otras palabras, la perspectiva del mercado laboral no solo dependerá de la formación adecuada. La experiencia laboral y el conocimiento también determinan generalmente si usted es elegible para el puesto de gerente de oficina. Las oportunidades de carrera de un gerente de oficina deben verse en la obtención de más responsabilidades. Considere, por ejemplo, un puesto en el nivel de gestión superior. La posición en la que se encuentra exactamente puede diferir según la organización y depende de sus propias competencias.
TÉRMINOS DE EMPLEO Y SALARIO GERENTE DE OFICINA
No hay condiciones de empleo específicas para la profesión de gerente de oficina, porque puede trabajar en diferentes industrias como gerente de oficina. Un gerente de oficina con una licenciatura generalmente ganará un salario entre 3000 y 4000 euros brutos por mes, dependiendo de la edad, los años de servicio y las responsabilidades.
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