Buroleiter (Office manager)
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Ein Büroleiter leitet ein Sekretariat, das sich auf ein Abteilungssekretariat oder ein Exekutivsekretariat beziehen kann. In den meisten Fällen arbeitet ein Büroleiter auch im Sekretariat und der Büroleiter kann als kooperierender Vorarbeiter auf Managementebene angesehen werden. In den meisten Fällen führt ein Büroleiter auch Sekretariatsarbeiten in der Abteilung aus. Alle Sekretariatsmitarbeiter innerhalb des Büros fallen in der Regel unter die Verantwortung des Büroleiters. Alle Chefsekretäre und Assistenten der Geschäftsführung können auch unter die Verantwortung des Büroleiters fallen, obwohl Chefsekretäre und Assistenten der Geschäftsführung für den Vorstand und die Manager arbeiten. Die inhaltlichen Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten eines Office Managers können je nach Organisation unterschiedlich sein, da Organisationen auf unterschiedliche Weise organisiert werden können. Der Beruf des Büroleiters findet nur innerhalb der größeren Büros oder Abteilungen statt, in denen verschiedene Sekretariatsmitarbeiter arbeiten. In kleineren Organisationen kann der Exekutivsekretär in vielen Fällen als Büroleiter angesehen werden. Es ist nicht so, dass ein Office Manager in allen Fällen für bestimmte Managementaufgaben verantwortlich sein kann, da dies je nach Organisation unterschiedlich sein kann. Ein Office Manager ist daher für das Office Management zuständig. Ein anderer Name für Büroleiter kann auch Chef de Bureau sein. Im allgemeinen Sinne ist also der Büroleiter für die Leitung der Abteilung verantwortlich, so dass alle Arbeiten so ablaufen, wie sie sollten. Als Office Manager haben Sie regelmäßigen Kontakt zu verschiedenen internen Mitarbeitern. Denken Sie zum Beispiel an Personalmitarbeiter, Administratoren und verschiedene Abteilungsleiter.
Die wichtigste Aufgabe als Büroleiter ist es, die tägliche Leitung der Abteilung zu übernehmen. Welche Tätigkeiten ein Büroleiter genau ausführt, kann sich je nach Sekretariat und Organisation unterscheiden. Denken Sie zum Beispiel an die komplexere Sekretariatsarbeit, an die Organisation von Besprechungen, an die Überwachung der Personalverwaltung, an den Einkauf von Büromaterial und an die Anlaufstelle für verschiedene Abteilungen. Als Büroleiter leiten Sie daher das Sekretariat und haben Führungsaufgaben. Einige wichtige Managementaufgaben sind die Überwachung der Qualität der Sekretariatsarbeit, die Sicherstellung einer korrekten Arbeitsteilung zwischen den verschiedenen Sekretärinnen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, die Bereitstellung der richtigen Arbeitsmaterialien, die Teilnahme an Besprechungen, die Motivation des Teams und die Überwachung des Arbeitsfortschritts innerhalb des Sekretariats. Als Büroleiter werden Sie in den meisten Fällen breit arbeiten. Stellen Sie sich zum Beispiel einen Büroleiter vor, der als Fallmanager arbeitet. Ein Case Manager ist für die Betreuung kranker Mitarbeiter verantwortlich. Diese Art von Arbeit kann auch in der Verantwortung des Büroleiters liegen.
ARBEITEN ALS BÜROLEITER
Wie bereits beschrieben, sollte der Beruf des Büroleiters als ziemlich allgemein angesehen werden, da Büroleiter für verschiedene Organisationen arbeiten können. Die inhaltlichen Aktivitäten können daher je nach Organisation unterschiedlich sein. Darüber hinaus müssen Sie als Büroleiter möglicherweise mit verschiedenen Büroangestellten zu tun haben. Denken Sie zum Beispiel an Verwaltungsmitarbeiter, Projektadministratoren, Rechnungssteller und Akzeptoren. Dies sind alles Beispiele für verschiedene Büroangestellte, die für verschiedene Organisationen arbeiten können. Es ist nicht so, dass alle Büroleiter automatisch als Manager eingestuft werden können, obwohl Büroleiter verschiedene Büroangestellte verwalten können. Dies hängt in der Regel von der Anzahl der Mitarbeiter ab, die ein Büroleiter verwalten wird. Wenn ein Büroleiter einige Mitarbeiter verwaltet, kann sich auch die Bezeichnung Teamleiter bewerben. Auch ein Büroleiter muss sich regelmäßig mit dem Personalleiter auseinandersetzen.
UNTERSCHIED ZWISCHEN EXECUTIVE SECRETARY UND BÜROLEITER
Inhaltlich gibt es keine wirklich großen Unterschiede zwischen einem Executive Secretary und einem Büroleiter, außer dass ein Executive Secretary nur für den Vorstand oder den Direktor arbeitet. Ein Büroleiter arbeitet für mehrere Mitarbeiter innerhalb der Abteilung und nicht nur speziell für die Geschäftsleitung oder den Direktor. Ein Büroleiter unterstützt und leitet das gesamte Team von Unterstützern. Ein Büroleiter kann auch als eine Art Teamleiter gesehen werden. Sekretärinnen und Assistentinnen arbeiten in der Regel auch direkt oder indirekt unter dem Büroleiter.
WAS MACHT EIN BÜROLEITER:
- Verwaltung von Büroangestellten
- Verwalten des Kalenders
- Überprüfung der Büroarbeit
- Eventuell Teilnahme an Meetings und Protokollierung
- Als Ansprechpartner fungieren
- Büroangestellte motivieren
- Erstellung und Ausarbeitung von Berichten
- Überwachung der gelieferten Qualität
- Bearbeitung von Personalveränderungen
- Ziele der Überwachung
WAS MACHT EIN BÜROLEITER:
AUSBILDUNG ZUR BÜROLEITER
Wenn Sie eine Karriere als Büroleiter anstreben, entscheiden Sie sich am besten für das vierjährige Hbo-Programm Office Management, das an verschiedenen höheren Schulen absolviert werden kann. Das Hbo-Programm Office Management ist ein breites Programm, in dem viel Wert auf Betriebswirtschaftslehre, Marketing, Kommunikation, Informationsmanagement und Managementunterstützung gelegt wird. Darüber hinaus wird auf die rechtliche und wirtschaftliche Seite geachtet, mit der Sie sich als Büroleiter auseinandersetzen müssen. Das Hbo-Studium Office Management kann auf verschiedene Arten verfolgt werden. Es ist durchaus denkbar, dass interne Mitarbeiter, die über die richtigen Kompetenzen verfügen, eine externe Ausbildung zum Büroleiter absolvieren. Weitere Informationen finden Sie auch im Verband von und für Vorstands- und Führungskräfteassistenten. Darüber hinaus gibt es auch viele externe Schulungsinstitute, in denen Sie einen Kurs besuchen können. Die Buchhaltung ist auch als Unternehmer wichtig.
UNTERNEHMEN, IN DENEN EIN BÜROLEITER ARBEITEN KANN
Als Büroleiter arbeiten Sie natürlich in einem Büro, das sich auf verschiedene Arten von Unternehmen, Institutionen oder Regierungen beziehen kann. Es ist nicht so, dass alle Unternehmen, Institutionen oder Regierungen automatisch einen Büroleiter einsetzen. Vor allem die größeren Organisationen, bei denen das Sekretariat wichtig ist, bedienen sich eines speziellen Büroleiters. Denken Sie zum Beispiel an Hersteller, Finanzinstitute, Kommunen, Versicherungen und große kleine und mittlere Unternehmen.
KOMPETENZEN BÜROLEITER
Die wichtigste Kompetenz einen Büroleiter ist es, verschiedene Mitarbeiter führen zu können. Im Allgemeinen muss ein Büroleiter auch über Managementfähigkeiten verfügen. Da Sie es mit unterschiedlichen Mitarbeitern zu tun haben, kann Kommunikation als wichtige Kompetenz angesehen werden. Darüber hinaus muss ein Büroleiter als Inspirator und Motivator angesehen werden können. Wenn Sie als Büroleiter auch für den Einkauf von Produkten und/oder Dienstleistungen verantwortlich sind, ist es wichtig, dass Sie als Verhandlungsführer angesehen werden können. Generell wichtige Wörter sind Integrität, Genauigkeit, Flexibilität, Sensibilität, Antennen, Stressresistenz, Ausdauer und Problemlösung.
ARBEITSMARKTPERSPEKTIVE UND KARRIERECHANCEN ALS BÜROLEITER
Die Arbeitsmarktperspektive eines Büroleiters ist im Allgemeinen ziemlich gut. Als Büroleiter kann es jedoch wichtig sein, dass Sie Erfahrung haben, denn nicht jeder kann einfach Büroleiter werden. Mit anderen Worten, die Arbeitsmarktperspektive wird nicht nur von der richtigen Ausbildung abhängen. Berufserfahrung und Wissen entscheiden in der Regel auch darüber, ob Sie für die Position der Büroleiter in Frage kommen. Die Karrierechancen eines Büroleiters sollten darin gesehen werden, mehr Verantwortung zu übernehmen. Betrachten wir zum Beispiel eine Position auf höherer Führungsebene. Um welche Position es sich genau handelt, kann sich je nach Organisation unterscheiden und hängt von den eigenen Kompetenzen ab.
ANSTELLUNGS- UND GEHALT BÜROLEITER
Für den Beruf des Bürokaufmanns gibt es keine spezifischen Anstellungsbedingungen, da Sie als Bürokaufmann in verschiedenen Branchen arbeiten können. Ein Büroleiter mit einem Bachelor-Abschluss verdient in der Regel ein Gehalt zwischen 3000 und 4000 Euro brutto pro Monat, abhängig von Alter, Dienstjahren und Verantwortlichkeiten.
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