Het zelf bijhouden van de zzp administratie is niet de leukste klus, maar wel heel nuttig. Een goed bijgehouden administratie geeft bijvoorbeeld altijd up-to-date inzicht in de financiële bedrijfssituatie. Bovendien is het mogelijk om een strak debiteurenbeheer te voeren als je de administratie zelf bijhoudt. Als het je een keer ontbreekt aan tijd of misschien wel vaker dan kan het zijn dat je administratie een rommeltje wordt. Er zijn wat dat betreft een aantal veelvoorkomende blunders te vermijden.
Inhoudsopgave
Administratie niet bijhouden
• Kosten privé met zakelijk mixen
• Niet optimaal van fiscale voordelen profiteren
• Geen geld reserveren voor afdracht belasting
• Debiteurenbeheer niet op orde hebben
Zakelijke uitgaven bijhouden
Online boekhouding en btw-aangifte doen
• Handmatig facturen maken als zzp'er
Gratis proefperiode boekhoudprogramma
Wat is een goed boekhoudpakket?
Beginnersfouten voorkomen
Administratie niet bijhouden
Het niet bijhouden van de administratie is een van de blunders die regelmatig optreden bij zzp'ers die de boekhouding niet uitbesteden. De administratie houdt zich niet vanzelf bij en als je een vast moment voor plant dan scheelt dat al een stuk. Houd je de administratie niet goed bij dan heeft dat invloed op het debiteurenbeheer en mogelijk zelfs op de liquiditeit van je onderneming. Bovendien loop je mogelijk fiscale voordelen mis.
Kosten privé met zakelijk mixen
Het niet scheiden van privé gemaakte kosten en zakelijke kosten is een van de blunders die voorkomt in de zzp administratie. Het is beter om deze uitgaven direct te scheiden, want dat scheelt je op een later moment veel tijd. Bijvoorbeeld bij het doen van de belastingaangifte.
Niet optimaal van fiscale voordelen profiteren
Het is voor het bijhouden van de zzp administratie belangrijk dat je niet vergeet om optimaal van alle fiscale voordelen te profiteren. Denk daarbij aan de aftrek van alle zakelijke uitgaven, maar bijvoorbeeld ook aan de kleinschaligheidsinvesteringaftrek en het gebruikmaken van de fiscale oudedagsreserve.
Geen geld reserveren voor afdracht belasting
Het is natuurlijk mooi dat alle facturen betaald worden, maar er zijn zzp'ers die er geen rekening mee houden dat er nog een afrekening met de Belastingdienst volgt. Denk daarbij aan de afdracht van btw net als aan de afdracht van inkomstenbelasting en aan de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.
Debiteurenbeheer niet op orde hebben
Als je facturen verstuurt, is het belangrijk deze op te volgen. Bij het uitblijven van betaling is het nodig om een herinnering te versturen of om contact op te nemen met de debiteur. Laat je dit na dan duurt het mogelijk erg lang voordat de betaling van de factuur binnen is.
Zakelijke uitgaven bijhouden
Iedere onderneming moet de zakelijke uitgaven netjes bijhouden in de boekhouding, om in aanmerking te komen voor fiscale regelingen en aftrekposten. Zonder goede administratie heb je de financiële situatie meestal niet onder controle. Hierdoor kan de Belastingdienst moeilijk doen over mogelijke aftrekposten en andere belasting. Het is ook belangrijk om te controleren of je in aanmerking komt voor een startersregeling.
Maak voor de complete administratie gebruik van een zakelijke bankrekening. Met een zakelijke rekening kun je alle transacties eenvoudig bijhouden in de boekhouding. Een zakelijke rekening voorkomt ook dat je facturen betaald vanaf de privérekening. Ook voor kleine ondernemers is het belangrijk om de boekhouding netjes te scheiden.
Online boekhouding en btw-aangifte doen
De meeste zzp'ers zijn verplicht om ieder kwartaal btw-aangifte te doen bij de Belastingdienst. Met een goed boekhoudprogramma is het doen van de btw-aangifte eenvoudig. Daarnaast voorkomt online boekhoudsoftware fouten met de btw-aangifte. Online boekhouden is tegenwoordig steeds belangrijker aan het worden. De meeste zzp'ers vinden online boekhouden een grote meerwaarde hebben. Daarnaast bespaart een online boekhoudprogramma niet alleen tijd, je bent als zzp'er ook minder geld kwijt.
Boekhoudprogramma's kunnen het btw-bedrag over facturen en bonnetjes automatisch uitrekenen. Btw-aangifte doen is dus eenvoudig met een online boekhoudprogramma. Ook de btw betalen is eenvoudig wanneer je beschikt over een koppeling met de Belastingdienst.
Zzp'ers die niet ieder kwartaal aangifte voor de btw hoeven te doen, vallen meestal onder de kleineondernemersregeling van de Belastingdienst. De kleineondernemersregeling kun je aanvragen bij de Belastingdienst. Zzp'ers die onder de regeling vallen hebben te maken met btw-vrijstelling. In dat geval hoef je geen btw-aangifte meer te doen bij de Belastingdienst. De meeste zzp'ers maken ieder kwartaal gebruik van online boekhouden om hun btw-aangifte te kunnen doen.
Handmatig facturen maken als zzp'er
Met een boekhoudprogramma zie je precies hoe je er financieel voorstaat. Een ander groot voordeel is dat je niet langer handmatig facturen hoeft te maken. Met een programma kun je gemakkelijk je facturen maken en versturen. Vooral het facturen maken gaat veel sneller. Daarnaast maak je veel minder snel fouten, zoals een verkeerd factuurnummer. Ook een verkeerd btw-tarief op de factuur zetten komt redelijk vaak voor.
Zorg er voor dat je geen fouten maakt wanneer we het hebben over de facturen. De Belastingdienst kan hierdoor de belastingen niet op de juiste manier toepassen. De facturatie als onderneming moet kloppen. Met een online boekhoudprogramma voorkom je fouten met je facturen.
Gratis proefperiode boekhoudprogramma
Met een gratis account kun je verschillende boekhoudprogramma's uitproberen. Hierdoor kun je eenvoudig de administratie en complete boekhouding zelf bijhouden. Met een boekhoudpakket voorkom je zeker blunders in de administratie en boekhouding. Een boekhoudprogramma maakt het mogelijk om alle inkoopfacturen, de urenregistratie, documenten en alle bonnetjes eenvoudig te verwerken. De urenregistratie is bijvoorbeeld eenvoudig bij te houden door middel van een mobiele app.
Alle transacties, facturen en bonnen zijn dus eenvoudig en vooral snel in de boekhouding te verwerken. Dit is een groot voordeel ten opzichte van het gebruiken van Excel of Word. Voor de meeste zzp'ers is het tegenwoordig ook niet nodig meer om gebruik te maken van een boekhouder of administratiekantoor.
De meeste aangifte en andere belasting worden automatisch uitgerekend in de boekhouding. Een ander groot voordeel is dat een boekhoudpakket iedere dag up-to-date is en veilig te gebruiken is. Daarnaast voldoe je ook meteen aan de fiscale bewaarplicht met betrekking tot de boekhouding.
Wat is een goed boekhoudpakket?
Er zijn verschillende goede boekhoudprogramma's. Het boekhoudpakket van e-boekhouden behoort onder zzp'ers wel tot de favoriete software. Het boekhoudprogramma van e-boekhouden is met een gratis account voor starters 15 maanden te gebruiken. De boekhouding bijhouden en het invoeren van alle boekingen is met het programma simpel. Daarnaast kun je ook gebruikmaken van een online cursus. De online cursus kan belangrijk zijn voor startende zzp'ers om veelvoorkomende fouten in de boekhouding te voorkomen.
Beginnersfouten voorkomen
Als zzp'er is het niet noodzakelijk om gebruik te maken van een boekhouder. Wel is het noodzakelijk om fouten in de boekhouding te voorkomen. Als ondernemer moet je op ieder moment precies kunnen inzien hoe je er financieel voorstaat. Dit is eigenlijk alleen mogelijk wanneer je gebruikmaakt van online boekhouden. Daarnaast is het erg belangrijk om vanaf de start gebruik te maken van een zakelijke bankrekening. Een zakelijke bankrekening maakt de boekhouding veel overzichtelijker.
Wanneer je toch bang bent voor fouten in je zzp administratie, dan is het verstandig om ook gebruik te maken van een boekhouder. Een boekhouder kan op verschillende manieren ondersteuning bieden. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van de inkoopfacturen, het helpen opmaken van een factuur of aan het doen van aangifte. Ook kan een boekhouder de winst- en verliesrekening opstellen.
Er zijn overigens geen verplichtingen tot het gebruik van een boekhouder of accountant. Als zzp'er zal je in de meeste gevallen ook niet te maken hebben met een accountant. Een accountant is meestal van toepassing wanneer we het over grote bedrijven of bv's hebben. Een boekhouder inschakelen is voldoende voor zzp'ers. In de praktijk zie je dus vooral boekhouders die zzp'ers helpen. Een boekhouder kan ook helpen bij het opstellen van documenten en het uitzoeken van regelingen.
Zzp'ers kunnen op verschillende manieren te maken krijgen met tekortkomingen en/of fouten in de financiële administratie.
Ook het mislopen van fiscale voordelen kan aangemerkt worden als een tekortkoming.
Lees ook ons artikel: Praktische tips voor zzp-er die zelf de administratie doet
Mijnzzp.nl