+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Voorkom deze veelgemaakte fouten in je zzp-administratie
Het zelf bijhouden van de zzp-administratie is niet de leukste klus, maar wel heel waardevol. Met een goed bijgehouden administratie heb je altijd actueel inzicht in je cijfers, weet je hoe je cashflow ervoor staat en kun je makkelijker een strak debiteurenbeheer voeren. Gaat het bijhouden er regelmatig bij inschieten, dan ligt een rommelige administratie al snel op de loer. Gelukkig kun je veel problemen voorkomen door een paar bekende valkuilen te vermijden.
De grootste valkuilen in je zzp-administratie
1. Je administratie te laat of helemaal niet bijhouden
Een van de meest voorkomende fouten is de administratie niet (op tijd) bijhouden. Dat gebeurt vooral bij zzp’ers die de boekhouding niet uitbesteden. De administratie “doet zichzelf” niet, dus je moet er een routine van maken. Plan vaste momenten in je agenda, bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks. Als je achterloopt, heeft dat vaak gevolgen voor je debiteurenbeheer en kan het zelfs je liquiditeit onder druk zetten. Daarnaast loop je sneller fiscale voordelen mis doordat je kosten en investeringen vergeet mee te nemen.
2. Privé en zakelijk door elkaar laten lopen
Het mixen van privé gemaakte kosten en zakelijke kosten zorgt later bijna altijd voor extra werk. Het lijkt misschien handig om “even snel” iets vanaf je privérekening te betalen, maar bij het doen van je aangiftes en controles kost het je juist veel tijd om alles uit te zoeken. Werk daarom bij voorkeur met één zakelijke rekening voor bedrijfstransacties en hou privé-uitgaven daarbuiten.
3. Fiscale voordelen en aftrekposten laten liggen
Veel zzp’ers laten geld liggen doordat ze niet goed weten welke aftrekposten en regelingen er zijn. Denk aan het opvoeren van zakelijke kosten, maar ook aan de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek en (waar van toepassing) de fiscale oudedagsreserve. Door je administratie actueel te houden, zie je sneller welke kosten je hebt gemaakt en welke investeringen meetellen.
4. Geen geld apart zetten voor belastingen
Het is fijn als facturen netjes worden betaald, maar vergeet niet dat je later nog moet afrekenen met de Belastingdienst. Denk aan btw, maar ook aan inkomstenbelasting en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Reserveer daarom elke maand (of per betaling) een vast percentage op een aparte spaarrekening. Zo voorkom je dat je bij de aangifte ineens een groot bedrag moet ophoesten.
5. Debiteurenbeheer niet actief opvolgen
Verstuur je facturen, dan hoort daar ook opvolging bij. Blijft betaling uit, dan is het slim om snel een herinnering te sturen of contact op te nemen met de debiteur. Doe je dat niet, dan kan het lang duren voordat je geld binnenkomt. Met een strak proces (en eventueel automatische herinneringen) houd je je cashflow beter op orde.
Zakelijke uitgaven netjes vastleggen
Om gebruik te kunnen maken van fiscale regelingen en aftrekposten moet je zakelijke uitgaven netjes bijhouden in de boekhouding. Zonder goede administratie heb je minder grip op je financiële situatie en kan de Belastingdienst lastiger doen over aftrekposten. Controleer ook of je in aanmerking komt voor een startersregeling, zodat je optimaal gebruikmaakt van regelingen die passen bij je situatie.
Werk bij voorkeur met een zakelijke rekening, zodat je alle transacties eenvoudig kunt bijhouden in je boekhouding. Dat voorkomt dat je zakelijke facturen betaalt vanaf je privérekening en houdt je administratie overzichtelijk, ook als je nog klein onderneemt.
Online boekhouden en btw-aangifte zonder gedoe
De meeste zzp’ers doen ieder kwartaal btw-aangifte. Met een goed boekhoudprogramma is het doen van de btw-aangifte eenvoudig en verklein je de kans op fouten. Niet voor niets kiezen de meeste zzp’ers voor online boekhouden: het scheelt tijd, geeft meer overzicht en voorkomt veel handmatige invoer.
Veel boekhoudprogramma’s kunnen btw over facturen en bonnetjes automatisch uitrekenen. Heb je daarnaast een koppeling met de Belastingdienst, dan kun je de btw-aangifte vaak sneller voorbereiden en verwerken.
Doe je geen btw-aangifte omdat je onder de kleineondernemersregeling valt? Dan heb je te maken met btw-vrijstelling. Veel ondernemers gebruiken alsnog software om overzicht te houden en voorbereid te zijn op vragen of wijzigingen. Wil je weten hoe je het aanpakt? Bekijk dan btw-aangifte.
Stop met handmatig facturen maken
Met een boekhoudprogramma zie je beter hoe je er financieel voorstaat én je hoeft facturen niet meer handmatig te maken. Je maakt en verstuurt facturen sneller en voorkomt veelgemaakte fouten zoals een verkeerd factuurnummer of een fout btw-tarief. Dat is belangrijk, want fouten op facturen maken het lastiger voor de Belastingdienst om belastingen op de juiste manier te verwerken. Met online boekhouden verklein je dit risico aanzienlijk.
Test een boekhoudprogramma met een gratis proefperiode
Wil je blunders voorkomen en tegelijk ontdekken welke software bij je past? Dan is een proefaccount een slimme stap. Met een gratis account kun je verschillende programma’s proberen en eenvoudig de administratie en complete boekhouding zelf bijhouden. Met een boekhoudpakket verwerk je inkoopfacturen, documenten, bonnetjes en vaak ook urenregistratie. Die urenregistratie kun je geregeld bijhouden via een mobiele app.
Dat werkt in de praktijk sneller dan boekhouden in Excel of Word. Bovendien worden veel bedragen en berekeningen automatisch verwerkt in de boekhouding, waardoor je sneller inzicht hebt.
Welk boekhoudpakket past bij jou?
Er zijn verschillende goede boekhoudprogramma’s. Veel zzp’ers kiezen bijvoorbeeld voor e-boekhouden, omdat je als starter vaak extra lang met een gratis account kunt werken. Met het programma kun je boekingen eenvoudig invoeren en je hebt vaak toegang tot uitleg of een online cursus. Dat helpt om beginnersfouten te voorkomen.
Wil je direct vergelijken? Bekijk dan de opties via boekhoudsoftware vergelijken.
Beginnersfouten voorkomen: zo houd je grip
Als zzp’er heb je niet per se een boekhouder nodig, maar je moet wel fouten in je administratie voorkomen. Je wilt op ieder moment kunnen zien hoe je er financieel voor staat. Dat lukt het makkelijkst met online boekhouden. Begin daarnaast vanaf de start met een zakelijke rekening en houd privé en zakelijk gescheiden.
Wil je extra zekerheid? Dan kun je altijd een boekhouder inschakelen voor controle, hulp bij aangiftes of het opstellen van je winst- en verliesrekening. Voor zzp’ers is dat doorgaans voldoende; een accountant is meestal pas relevant bij grotere bedrijven of bv’s. In de praktijk zie je dan ook vooral boekhouders die zzp’ers ondersteunen bij overzicht, aangiftes en het benutten van regelingen.
Mijnzzp.nl