Klantenservice medewerker

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

wo, 24 apr 2024Team Mijnzzp

Beroep klantenservice medewerker

Een klantenservice medewerker is verantwoordelijk voor verschillende werkzaamheden die te maken hebben met klantenservice. Een klantenservice medewerker is dan ook werkzaam binnen de afdeling klantenservice. Klantenservice is een ruim begrip dat betrekking kan hebben op verschillende soorten bedrijven, instellingen en organisaties. In het algemeen kunnen we stellen dat een klantenservice medewerker verantwoordelijk is voor het afhandelen van klachten en vragen van klanten. De meeste grote bedrijven die te maken hebben met klanten beschikken over een afdeling klantenservice, omdat klanten nu eenmaal klachten of vragen kunnen hebben. Van een klantenservice medewerker mag verwacht worden dat hij of zij beschikt over de nodige kennis en vaardigheden, zodat klanten op een goede en efficiënte manier geholpen worden. Als een klantenservice medewerker niet direct een oplossing kan bieden zal de klantenservice medewerker in de meeste gevallen andere specialisten inschakelen, waardoor de klachten of vragen alsnog opgelost worden. Het werken op de klantenserviceafdeling vraagt om de juiste medewerkers, die ook klantvriendelijk moeten zijn. Als klantenservice medewerker heb je meestal geen fysiek contact met klanten, omdat klanten hun klachten of vragen meestal stellen via de telefoon, de mail en via social media. De meeste klantenservice medewerkers kunnen niet aangemerkt worden als accountmanager, omdat dit een ander beroep betreft. Een accountmanager is meestal verantwoordelijk voor specifieke klanten. Een klantenservice medewerker krijgt in de meeste gevallen te maken met alle klanten van de organisatie en is meestal niet verantwoordelijk voor commerciële activiteiten. Een accountmanager is meestal wel verantwoordelijk voor commerciële activiteiten, zoals het verkopen van nieuwe diensten of producten. Andere benamingen voor een klantenservice kunnen ook zijn customerservice of customer operations.

Verschillende functies als klantenservice medewerker

Een klantenservice medewerker is dus verantwoordelijk voor klantenservice en kan niet automatisch aangemerkt worden als accountmanager, omdat dit een ander beroep betreft. De werkzaamheden als klantenservice medewerker moeten breed gezien worden, omdat het bieden van service betrekking kan hebben op verschillende soorten werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan het beantwoorden van vragen via social media of via de telefoon of aan het innemen van telefoons die mankementen vertonen. Afhankelijk van het soort bedrijf kan het ook zo zijn dat goederen meteen gerepareerd worden voor klanten als dat mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan telefoons en aan televisies die door specialisten in sommige gevallen op dat moment gerepareerd kunnen worden. Of bepaalde goederen zomaar gerepareerd kunnen worden is ook afhankelijk van de soort klachten, omdat niet alle reparaties onder de garantie zullen vallen. Als klantenservice medewerker zul je dan ook in veel gevallen eerst moeten bepalen wie precies verantwoordelijk is voor de klachten. Het kan zijn dat bepaalde producten naar de leverancier gezonden moeten worden ter reparatie.

Wat doet een klantenservice medewerker?

Een klantenservice medewerker is verantwoordelijk voor het bieden van ondersteuning en het oplossen van problemen voor klanten van een bedrijf. De exacte taken van een klantenservice medewerker kunnen variëren, afhankelijk van het type bedrijf en de sector waarin het opereert. Over het algemeen omvatten de taken van een klantenservice medewerker echter de volgende activiteiten:

Beantwoorden van vragen: Klantenservice medewerkers zijn het eerste aanspreekpunt voor klanten die vragen hebben over producten, diensten, bestellingen, facturering, technische problemen en andere gerelateerde zaken. Ze bieden duidelijke en begrijpelijke antwoorden om klanten te helpen.
Probleemoplossing: Klantenservice medewerkers helpen klanten bij het oplossen van problemen en het overwinnen van uitdagingen. Ze luisteren naar de problemen van klanten, analyseren de situatie en bieden passende oplossingen of begeleiding.
Klachtenafhandeling: Klantenservice medewerkers behandelen klachten en klantentevredenheid op een professionele en hoffelijke manier. Ze luisteren naar de klachten, onderzoeken de problemen en proberen tot een bevredigende oplossing te komen voor de klant.
Bestellingsverwerking: In sommige gevallen kan een klantenservice medewerker verantwoordelijk zijn voor het verwerken van bestellingen, het aanpassen van bestellingen of het beheren van retourzendingen en ruilingen.
Documentatie: Klantenservice medewerkers houden vaak gedetailleerde verslagen bij van klantinteracties, inclusief klachten, vragen en oplossingen. Dit helpt bij het bijhouden van klantinformatie en het bieden van consistente ondersteuning.
Communicatiekanalen beheren: Klantenservice medewerkers kunnen communiceren met klanten via verschillende kanalen, zoals telefoon, e-mail, chat, sociale media of specifieke klantenservice platforms.

De belangrijkste verantwoordelijkheid van een klantenservice medewerker is het zorgen voor een positieve klantervaring. Door professioneel, vriendelijk en efficiënt te reageren op klantvragen en problemen, dragen ze bij aan klanttevredenheid, klantenbinding en het behoud van een goede reputatie voor het bedrijf.

Werken op de klantenservice

Het werken op de klantenservice vraagt om de juiste persoonlijkheid, omdat klanten ook vervelend en/of moeilijk kunnen doen. Van een goede klantenservice medewerker mag verwacht worden dat hij of zij stressbestendig is. Ook het stevig in je schoenen staan kan als klantenservice medewerker belangrijk zijn. In de meeste gevallen zal goede communicatie een belangrijk onderdeel zijn van de werkzaamheden als klantenservice medewerker. Het duidelijk en vooral rustig uitleggen wat nu precies het probleem is zal in de meeste gevallen enorm helpen. Ook het op een goede manier uitleggen van de procedure zal helpen. In de meeste gevallen willen klanten alleen duidelijkheid. Het is aan de klantenservice medewerker om deze duidelijkheid te bieden. Andere belangrijke werkzaamheden als klantenservice medewerker kunnen weer zijn het benutten van mogelijke commerciële kansen. Als klanten niet tevreden zijn over een bepaalde dienst of product is het aan de klantenservice medewerker om de klanten te attenderen op mogelijke andere diensten of producten. In dat geval zal een klantenservice medewerker de juiste verkoopmedewerker inschakelen die de klant mogelijk verder kan helpen.

Taken als klantenservice medewerker zijn:

Het beantwoorden van vragen (telefoon, mail en social media).
Het eventueel doorverwijzen van klanten.
Het onderhouden van contact met de leveranciers.
Het oplossen van klachten.
Het informeren van de leidinggevende wanneer nodig.
Het informeren van klanten over de service.
Het innemen en uitgeven van goederen.
Het invoeren van klantgegevens.
Het uitleggen van producten en/of diensten.
Het uitvoeren van administratieve werkzaamheden.
Het veranderen van diensten en/of abonnementen.

Film medewerkster klantenservice:

Werken bij een klantenservice:

Opleidingen tot klantenservice medewerker

Er bestaan geen specifieke beroepsopleidingen tot klantenservice medewerker. Wel worden er op verschillende manieren trainingen en cursussen aangeboden die enorm kunnen helpen als klantenservice medewerker. Als klantenservice medewerker kan je werkzaam zijn voor veel verschillende soorten bedrijven, waardoor het benoemen van een specifieke opleiding verder niet mogelijk is. Het is denkbaar dat een klantenservice medewerker intern opgeleid wordt door ervaren medewerkers die gezien kunnen worden als leermeester. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Wanneer je een eigen bedrijf gaat starten als zzp'er, dan is het verstandig om gebruik te maken van een online boekhoudprogramma zzp. Hiermee kun je vrij eenvoudig zelf de complete administratie opzetten en bijhouden.

Bedrijven waar een klantenservice medewerker werkzaam kan zijn

Als klantenservice medewerker kan je voor verschillende bedrijven en overheden werkzaam zijn, zoals banken, verzekeraars, gemeentes en ICT-bedrijven. Daarnaast komt het beroep klantenservice medewerker veel voor binnen de detailhandel. Andere benamingen voor klantenservice medewerker kunnen ook zijn acceptant, facturist of bijvoorbeeld commercieel medewerker binnendienst. Zoals eerder omschreven komt het beroep klantenservice medewerker in de praktijk op verschillende manieren voor. Als klantenservice medewerker kan het daarom ook belangrijk zijn dat je over specifieke branchekennis beschikt.

Competenties klantenservice medewerker

De belangrijkste competenties van een klantenservice medewerker zijn goed gastheerschap en communicatie. Een klantenservice medewerker kan gezien worden als een communicatieadviseur, omdat communicatie met betrekking tot service belangrijk is. Ook mag van een klantenservice medewerker een commerciële instelling verwacht worden. Algemeen belangrijke woorden zijn kennis, plannen, zelfstandigheid, flexibiliteit, oplossingsgerichtheid, service, inzicht, stressbestendigheid en empathisch vermogen. Een klantenservice medewerker kan te maken hebben met vaste beroepscompetenties. Denk bijvoorbeeld aan een klantenservice medewerker die werkzaam is binnen de installatietechniek, of aan een klantenservice medewerker die werkzaam is binnen de ICT. In dat geval moet een klantenservice medewerker ook over specifieke branchekennis beschikken.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als klantenservice medewerker

Het arbeidsmarktperspectief als klantenservice medewerker is niet zomaar aan te geven, omdat een klantenservice medewerker werkzaam kan zijn binnen verschillende branches. Over het algemeen zal de genoten opleidingen het arbeidsmarktperspectief bepalen als klantenservice medewerker. De doorgroeimogelijkheden als klantenservice medewerker zijn ook weer sterk afhankelijk van het soort bedrijf waarbinnen je werkzaam bent, de opleidingen en je eigen competenties. Het is denkbaar dat een ervaren klantenservice medewerker uiteindelijk kan doorgroeien tot teamleider, afdelingsmanager of aftersales manager. Dit is wel sterk afhankelijk van het opleidingsniveau en de soort werkzaamheden.

Arbeidsvoorwaarden en salaris klantenservice medewerker

Er zijn geen specifieke voorbeelden te geven van de arbeidsvoorwaarden als klantenservice medewerker, omdat je werkzaam kan zijn binnen verschillende branches. Een klantenservice medewerker zal over het algemeen een salaris verdienen tussen de 1700 en 2500 euro bruto per maand afhankelijk van leeftijd, opleidingen en verdere verantwoordelijkheden. Een hoger salaris is zeker denkbaar als klantenservice medewerker als je beschikt over de juiste opleidingen.

Eigen bedrijf starten als Klantenservice medewerker

Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Klantenservice medewerker, waaronder:

Boekhoudprogramma vergelijken Klantenservice medewerker

Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Klantenservice medewerker bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.

Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Klantenservice medewerker.

Mijnzzp.nl

Sidebar