+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Eenmanszaak inschrijven bij de KvK: zo werkt het en dit moet je regelen
Begin je voor jezelf, dan start je vaak als zzp’er: een zelfstandige zonder personeel met als rechtsvorm meestal de eenmanszaak. In veel gevallen ben je wettelijk verplicht om je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). De KvK beheert het Handelsregister: een overzicht van alle bedrijven en organisaties die in Nederland deelnemen aan het economisch verkeer.
Via dit register kunnen anderen jouw onderneming opzoeken en controleren met wie ze zaken doen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de KvK-inschrijving, het Handelsregister en wat er daarna op je afkomt.
De inschrijving bij de KvK regel je door online gegevens in te vullen en vervolgens een afspraak te maken. Volledig online inschrijven kan meestal niet, omdat je identiteit gecontroleerd moet worden. Denk er daarnaast meteen aan om je administratie slim op te zetten, bijvoorbeeld met een boekhoudprogramma. Daarmee houd je je kosten en inkomsten vanaf dag één overzichtelijk bij.
Na de inschrijving volgt vaak automatisch contact met de Belastingdienst. Meestal ben je btw-plichtig en ontvang je een btw-identificatienummer. Je KvK-nummer gebruik je onder andere op facturen en het nummer maakt het voor klanten en zakenpartners mogelijk om informatie over je onderneming op te zoeken.
Moet je een eenmanszaak altijd inschrijven?
Ook met een eenmanszaak moet je je in de meeste situaties inschrijven in het Handelsregister. Dat betekent niet dat inschrijven in alle gevallen kan zonder beoordeling. De KvK moet kunnen vaststellen dat je een echte onderneming start en niet slechts een hobby uitvoert.
Een inschrijving heeft gevolgen: je wordt zichtbaar als onderneming en je gegevens worden gedeeld met de Belastingdienst. Daarmee ontstaat ook de basis voor btw-zaken, zoals het aanvragen of ontvangen van een btw-nummer en het voeren van een btw-boekhouding. In de startfase maak je vaak meer kosten dan je omzet hebt, bijvoorbeeld door investeringen in apparatuur of voorraad. In dat geval kun je btw terugvragen via je btw-aangifte.
Bij veel aankopen betaal je 21% btw aan leveranciers. Als je in een kwartaal meer btw hebt betaald dan je hebt ontvangen, vraag je het verschil terug bij de Belastingdienst. Later, wanneer je omzet groeit, draag je juist btw af. Voor veel starters geldt dat btw-aangifte per kwartaal plaatsvindt, maar in sommige situaties kan dit worden aangepast.
Wat als je je niet inschrijft bij de KvK?
Als de Belastingdienst vaststelt dat je in de praktijk ondernemer bent, maar je niet staat ingeschreven bij de KvK, kan dat vervelende gevolgen hebben. De fiscus kan ingrijpen en dit kan leiden tot correcties of andere fiscale gevolgen. De Belastingdienst bepaalt of je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, los van de KvK.
Daarbij wordt onder andere gekeken naar je situatie: heb je meerdere opdrachtgevers, loop je ondernemersrisico en presenteer je je als bedrijf? Ook het urencriterium kan een rol spelen bij het recht op ondernemersaftrekken. Het is daarom verstandig om op tijd te regelen wat nodig is en je situatie goed vast te leggen.
Voordelen van een KvK-inschrijving
Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel is niet alleen een verplichting, maar biedt ook praktische voordelen. Je onderneming wordt vindbaar voor klanten en zakelijke relaties, en je kunt formeel deelnemen aan zakelijke processen zoals contracten, facturatie en financiering.
Daarnaast is een KvK-inschrijving (of in ieder geval de formele registratie van je onderneming) gekoppeld aan je btw-zaken. Je ontvangt je gegevens tegenwoordig doorgaans automatisch na inschrijving. Wil je meer weten over aanmelden bij de fiscus, dan kun je ook kijken naar Belastingdienst aanmelden eenmanszaak.
Hoe schrijf je een eenmanszaak in bij de KvK?
Je schrijft je bedrijf in door online je gegevens in te vullen en vervolgens een afspraak te maken bij een KvK-kantoor. Tijdens de afspraak worden vragen gesteld over je onderneming en wordt je identiteit gecontroleerd. Neem daarom altijd een geldig legitimatiebewijs mee.
De KvK beoordeelt of je ondernemer bent op basis van meerdere punten. Veelgenoemde criteria zijn:
- Je levert goederen en/of diensten, bijvoorbeeld als grafisch ontwerper of verkoper.
- Je rekent een bedrag voor je werk en stuurt facturen, of je hanteert een uurtarief.
- Je neemt deel aan het economische verkeer: je presenteert je als bedrijf en hebt het doel om geld te verdienen met je activiteiten.
‘‘Denk ook goed na over je bedrijfsnaam. Kies een naam die geen verwarring wekt met bestaande merken.’’
Verder helpt het om een korte pitch te voorbereiden: wat ga je doen, voor wie en waarom verwacht je dat er markt voor is? Lukt dat nog niet helder, dan kan het slim zijn om je bedrijfsidee verder uit te werken. Heb je financiering nodig, dan kun je je ook oriënteren op een starterslening. Voor belasting- en administratieve vragen kan een specialist ondersteuning bieden.
Ook als je al veel weet, blijft het verstandig om je voorbereiding serieus te nemen. Een goede start voorkomt misverstanden en zorgt voor rust in je administratie.
Welke gegevens komen in het Handelsregister?
De gegevens in het Handelsregister zijn openbaar. Klanten en zakenpartners kunnen dus informatie over je onderneming inzien. Meestal gaat het om:
- Je persoonsgegevens.
- De contactgegevens van je bedrijf.
- Een omschrijving van je bedrijfsactiviteiten.
- De branche waarin je actief bent.
Omdat deze informatie openbaar is, kan het ook interessant zijn voor marketingbedrijven. Zij moeten zich echter houden aan richtlijnen, zodat je minder last hebt van ongewenste benaderingen.
Wat kost inschrijven bij de KvK?
Inschrijven bij de Kamer van Koophandel kost meestal rond de vijftig euro. Na inschrijving sta je officieel geregistreerd als eigenaar van een onderneming. Het opvragen van je inschrijving KvK kan ook digitaal.
Wat kun je met je KvK-nummer?
Je KvK-nummer kun je zien als je ondernemers-ID. Je gebruikt het op facturen en andere zakelijke documenten. Ook kunnen andere organisaties of particulieren jouw bedrijf opzoeken aan de hand van dit nummer, wat vertrouwen kan geven bij samenwerking.
Andere rechtsvormen en wat dat betekent
Er bestaan verschillende rechtsvormen, zoals de bv, nv, vennootschap onder firma en de eenmanszaak. Zzp’ers kiezen vaak voor de eenmanszaak, maar een bv kan ook. Een bv biedt bijvoorbeeld voordelen rond aansprakelijkheid, maar vraagt meer administratie en wordt via een notaris opgericht. Wil je weten hoe omzetten werkt? Lees dan: Van zzp naar bv, hoe gaat dat?
Belasting en boekhouding: slim starten
Een KvK-inschrijving maakt je niet automatisch ondernemer voor de fiscus. Om btw te kunnen heffen en aftrekken, moet je door de Belastingdienst als ondernemer voor de btw worden gezien. Daarbij kijkt de fiscus onder meer naar je doel om winst te maken en hoe je je presenteert.
Wat moet je verder regelen na inschrijving?
Na inschrijving komt er veel op je af, maar met een duidelijke basis is het goed te doen. Een belangrijk onderdeel is het bijhouden van je administratie. Daarmee houd je inzicht in je winst en verlies, kaspositie en kosten. Bovendien moet je je administratie kunnen onderbouwen richting de Belastingdienst, bijvoorbeeld met een goede boekhouding en bijbehorende bewijsstukken.
Boekhouden hoeft niet ingewikkeld te zijn
Veel starters zien op tegen administratie. Gelukkig bestaan er online boekhoudprogramma's die het eenvoudiger maken om een boekhouding op te zetten, eventueel met hulp van een boekhouder. Je mag overigens ook in Excel of op papier boekhouden, maar veel ondernemers kiezen voor software vanwege overzicht en gemak.
Boekhoudsoftware voor eenmanszaken
Online boekhoudprogramma’s zijn vaak snel op te zetten en uit te breiden wanneer je bedrijf groeit. Zo kun je makkelijker btw-aangifte doen en je administratie op orde houden. Een voorbeeld van een oplossing is eenvoudig online boekhouden.
De KvK-inschrijving is voor veel starters verplicht wanneer je als bedrijf deelneemt aan het economische verkeer. Door je administratie vanaf het begin overzichtelijk te maken, werk je rustiger en kun je sneller schakelen wanneer je bedrijf groeit.
Lees ook: 10 tips om een succesvolle zzp'er te worden
Mijnzzp.nl