+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Overheadkosten uitgelegd: wat betekenen ze voor jouw onderneming?
Vrijwel iedere ondernemer krijgt te maken met overheadkosten. Dit zijn kosten die nodig zijn om een bedrijf draaiende te houden, maar die niet direct toe te rekenen zijn aan het maken of leveren van een product of dienst. Denk aan administratie, marketing en huisvesting. In dit artikel lees je wat overheadkosten precies zijn, hoe ze zich verhouden tot indirecte kosten en wat je kunt doen om ze beheersbaar te houden.
Overheadkosten worden ook wel ondersteunende of indirecte kosten genoemd. Het gaat om uitgaven die samenhangen met de algemene bedrijfsvoering en niet rechtstreeks met productie of verkoop. Naarmate een onderneming groeit, nemen deze kosten vaak toe, bijvoorbeeld door extra personeel, grotere huisvesting of uitgebreidere systemen.
Wat zijn overheadkosten?
Overheadkosten zijn alle kosten die nodig zijn om een onderneming operationeel te houden. Ze zijn niet direct te koppelen aan één product, dienst of project, maar ondersteunen het totale bedrijfsproces. Voorbeelden hiervan zijn administratie, management, marketing en facilitaire voorzieningen.
Daarnaast vallen ook huisvestingskosten, energiekosten, softwarelicenties, vergunningen en juridische ondersteuning onder overheadkosten. Deze kosten blijven vaak gelijk, ongeacht de hoeveelheid productie, en stijgen meestal mee met de omvang van het bedrijf.
Overheadkosten en indirecte kosten
Overheadkosten en indirecte kosten worden in de praktijk vaak als synoniemen gebruikt. Indirecte kosten zijn kosten die niet rechtstreeks zijn toe te rekenen aan de productie van goederen of diensten, maar die wel nodig zijn om deze mogelijk te maken. Denk hierbij aan telefoonkosten, verwarming, kantoorautomatisering en management.
Ook kosten voor opleidingen, licenties, ondersteunend personeel en marketingactiviteiten horen hierbij. Zonder deze indirecte kosten is het niet mogelijk om producten of diensten op een structurele manier aan te bieden.
Verschil tussen directe en indirecte kosten
Directe kosten zijn kosten die rechtstreeks samenhangen met het maken of leveren van een product of dienst. Voorbeelden hiervan zijn grondstoffen, inkoop van handelswaar, productiemachines en medewerkers die direct betrokken zijn bij productie of verkoop.
Indirecte kosten, oftewel overheadkosten, hebben geen directe relatie met één specifiek product of dienst, maar zijn wel nodig voor de algemene bedrijfsvoering. Samen vormen directe en indirecte kosten de totale kostprijs van een onderneming.
Kenmerken van overheadkosten
Een belangrijk kenmerk van overheadkosten is dat ze noodzakelijk zijn om actief te blijven als onderneming. Ze vormen een vast of semi-variabel deel van de totale kosten. In sommige gevallen is het mogelijk om deze kosten te verlagen, bijvoorbeeld door efficiënter in te kopen of processen te stroomlijnen. Het inzetten van een ervaren inkoopmanager kan helpen om betere afspraken met leveranciers te maken en kosten te drukken.
Kostenniveau van het bedrijf verlagen
Wanneer de overheadkosten een te groot deel van de totale kosten vormen, kan het nodig zijn om kritisch te kijken naar het kostenniveau. Dit vraagt om duidelijke keuzes en het vergelijken van bestaande contracten en leveranciers. Nieuwe onderhandelingen kunnen leiden tot lagere vaste lasten, bijvoorbeeld op het gebied van software, facilitaire diensten of externe ondersteuning.
Onderhandelen met leveranciers
Veel leveranciers leveren diensten die onder indirecte kosten vallen, zoals schoonmaak, ICT of kantoorartikelen. Door regelmatig offertes te vergelijken en contracten te herzien, kun je het aandeel overheadkosten verlagen. Dit is een praktische manier om grip te houden op vaste lasten, al is kostenverlaging niet bij elke leverancier haalbaar.
Vaste kosten kritisch bekijken
Naast leveranciers is het verstandig om ook andere vaste verplichtingen te analyseren. Denk aan lopende financieringen en verzekeringen. In sommige gevallen is herziening of herfinanciering mogelijk, wat kan leiden tot lagere maandlasten. Ook het vergelijken van internet- en telecomabonnementen kan voordeel opleveren, zoals bij internetkosten.
Verlies door overheadkosten beperken
Wanneer overheadkosten leiden tot een te laag resultaat of zelfs verlies, is ingrijpen noodzakelijk. De eerste stap is het in kaart brengen van alle kosten. Op basis daarvan kan blijken dat aanpassing van de kostprijs, het uitbreiden van activiteiten of het betreden van nieuwe markten nodig is.
Bedrijfsadviseur inschakelen
Een onafhankelijke bedrijfsadviseur kan ondersteunen bij het analyseren en optimaliseren van overheadkosten. Dit kan leiden tot het schrappen van onnodige uitgaven, het verbeteren van inkoopprocessen of het efficiënter inzetten van personeel. In sommige situaties is het ook nodig om extra liquiditeit te creëren om de bedrijfsvoering gezond te houden.
Overheadkosten zijn daarmee een vast onderdeel van ondernemen. Ze volledig vermijden is niet mogelijk, maar met de juiste keuzes en periodieke evaluatie zijn ze wel beheersbaar.
Mijnzzp.nl