+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Eenvoudig je administratie bijhouden als zzp’er: praktisch en overzichtelijk
Als zzp’er is het belangrijk om je administratie goed bij te houden, zodat je inzicht krijgt in onder andere de zakelijke kosten en inkomsten. Een overzichtelijke administratie kun je eenvoudig opzetten met boekhoudpakketten die speciaal ontwikkeld zijn voor zzp’ers. Daarmee voorkom je dat je achteraf veel tijd kwijt bent aan de boekhouding.
In dit artikel lees je hoe je de administratie slim en efficiënt kunt opzetten en bijhouden, zonder te hoeven werken met onhandige Excel-bestanden. Zeker voor startende zzp’ers is het verstandig om vanaf het begin gestructureerd te werken en te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
Administratie bijhouden als startende zzp’er
Voor startende ondernemers is online boekhouden een logische keuze. Hiermee voldoe je direct aan de fiscale bewaarplicht en hoef je geen losse back-ups te maken op een externe harde schijf. De boekhoudsoftware maakt dagelijks automatisch een back-up van de volledige administratie. Onder andere de crediteurenadministratie, verkoopadministratie en voorraadadministratie worden veilig opgeslagen in de cloud.
Een voorbeeld van gebruiksvriendelijke software is e-boekhouden. Met dit boekhoudpakket kun je zelfstandig je administratie en boekhouding bijhouden, zonder uitgebreide boekhoudkennis.
Wat is de makkelijkste manier van boekhouden?
De meest toegankelijke manier van boekhouden voor zzp’ers is het gebruik van een online boekhoudpakket. Hiermee heb je altijd en overal toegang tot je administratie. Je hoeft geen programma’s te installeren en geen Excel-sheets meer bij te houden. Daarnaast kun je eenvoudig facturen en offertes maken vanuit hetzelfde systeem.
Online boekhoudsoftware maakt het mogelijk om zelfstandig de zakelijke administratie te beheren en bijvoorbeeld meerdere grootboekrekeningen aan te maken. Veel handelingen zijn geautomatiseerd, wat tijd bespaart. Ook kun je de zakelijke bankrekening koppelen aan het boekhoudpakket. Dit is mogelijk met vrijwel alle Nederlandse banken.
Voordelen van online boekhouden voor zzp’ers
Het werken met een online boekhoudpakket biedt veel voordelen. Je hoeft geen software te installeren en kunt direct online aan de slag. Alles staat overzichtelijk in één systeem, waardoor de kans op fouten kleiner wordt. Ook de btw-aangifte wordt automatisch berekend op basis van de debiteuren- en crediteurenadministratie. Handmatig rekenen is daardoor niet nodig.
Daarnaast kun je de boekhouding zelf bijhouden en is volledig uitbesteden vaak niet nodig. Je kunt er ook voor kiezen om alleen specifieke taken uit te besteden, zoals de inkomstenbelasting of loonadministratie. Zo bespaar je aanzienlijk op de jaarlijkse kosten. Met onze calculator krijg je inzicht in de verwachte kosten.
Belangrijkste voordelen op een rij
Het koppelen van verschillende systemen.
Gebruikmaken van een app voor de financiële administratie.
Eenvoudig opstellen van de resultatenrekening.
Snel regelen van de aangifte inkomstenbelasting.
Toegang verlenen aan een boekhouder.
Overzichtelijk bewaren van de complete administratie.
Hybride boekhouden als zzp’er
Hybride boekhouden betekent dat je als zzp’er zelf de administratie bijhoudt, terwijl een boekhouder de gegevens controleert. Hierdoor kun je flink besparen op de jaarlijkse boekhoudkosten. Afhankelijk van je situatie kan een boekhouder alsnog waardevol zijn, bijvoorbeeld bij een complexere administratie of gebrek aan tijd.
Heb je als zzp’er nog een boekhouder nodig?
Of je een boekhouder nodig hebt, hangt af van je persoonlijke situatie. Houd je zelf de administratie goed bij en weet je waar je op moet letten, dan is een boekhouder niet noodzakelijk. Heb je weinig tijd of wil je zekerheid, dan kan een boekhouder of administratiekantoor ondersteuning bieden. Voor de btw-aangifte is hulp vaak niet nodig, maar voor het correct toepassen van fiscale aftrekposten kan dit wel handig zijn.
Fiscale regels en administratie
Wanneer je gaat starten als zzp’er, is het belangrijk om je te verdiepen in de fiscale regels. Zelfstandig ondernemers kunnen gebruikmaken van verschillende fiscale regelingen. Denk aan de mkb-winstvrijstelling en zelfstandigenaftrek. Vergeet ook niet om alle opstartkosten correct op te nemen in de administratie, mits deze zakelijk zijn en onderbouwd met facturen of bonnetjes.
Fiscale bewaarplicht administratie
Als zzp’er ben je verplicht om de administratie zeven jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken moeten zelfs tien jaar bewaard blijven. De Belastingdienst stelt eisen aan de beschikbaarheid van deze gegevens. Zorg daarom voor een goede opslag en vergeet niet om ook juridische documenten te bewaren.
Zakelijke rekening en bedrijfsgegevens
Na inschrijving bij de Kamer van Koophandel ontvang je een KvK-nummer en vervolgens een btw-nummer van de Belastingdienst. Voor een overzichtelijke administratie is het verstandig om een zakelijke rekening te openen. Hiermee houd je zakelijke en privé-uitgaven gescheiden, wat problemen voorkomt.
Via een zakelijke rekening kun je de debiteuren- en crediteurenadministratie overzichtelijk verwerken. In online boekhoudsoftware maak je eenvoudig een grootboek aan. Vergeet niet dat het verplicht is om het KvK-nummer en btw-nummer op uitgaande facturen te vermelden en deze gegevens ook te controleren op inkomende facturen.
Urenregistratie binnen de zzp-administratie
Voor veel zzp’ers hoort urenregistratie bij de administratie. Dit gaat verder dan alleen facturen en btw-aangifte. De gewerkte uren kun je eenvoudig bijhouden met een mobiele app. Dit is belangrijk voor opdrachtgevers én voor de Belastingdienst. Om gebruik te maken van fiscale voordelen moet je voldoen aan het urencriterium.
Mijnzzp.nl