Als zzp'er is het belangrijk om je administratie goed bij te houden, zodat je onder andere inzicht krijgt in de zakelijke kosten. Een deugdelijke administratie opzetten kan gedaan worden met verschillende boekhoudpakketten die speciaal gemaakt zijn voor zzp'ers. Hiermee voorkom je dat je achteraf veel tijd kwijt bent aan het doen van de boekhouding. In dit artikel geven we een aantal tips hoe je de administratie eenvoudig kunt opzetten en bijhouden. Zo hoef je niet te worstelen met Excel of een ander gratis programma. Vooral voor startende zzp'ers is het belangrijk om de administratie vanaf de start van je bedrijf goed bij te houden. De zzp administratie moet vanzelfsprekend ook aan de eisen van de Belastingdienst voldoen.
Inhoudsopgave
Administratie startende zzp'er
Wat is de eenvoudigste manier van boekhouden?
• Wat zijn de voordelen dan?
• Enkele belangrijke voordelen zijn:
• Hybride boekhouden als zzp'er
• Heb je dan nog wel een boekhouder nodig als zzp'er?
Fiscale regels en boekhouden
• Fiscale bewaarplicht administratie en facturen
• Zakelijke rekening, btw-nummer en KvK-nummer
• Belangrijke gegevens zzp administratie
Administratie startende zzp'er
Als startende ondernemer is het verstandig om gebruik te maken van online boekhouden. Hiermee voldoe je bijvoorbeeld ook aan de fiscale bewaarplicht en hoeft je niet zelf gebruik te maken van een externe harde schijf voor het opslaan van de financiële administratie. De boekhoudsoftware maakt zelf dagelijks een back-up van de complete administratie. De crediteurenadministratie, verkoopadministratie en de voorraadadministratie van de onderneming worden dus allemaal veilig opgeslagen in de cloud. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden met de boekhoudsoftware van e-boekhouden. De administratie bijhouden is met e-boekhouden vrij eenvoudig en hiermee kun je de boekhouding zelf bijhouden.
Wat is de eenvoudigste manier van boekhouden?
De eenvoudigste manier van boekhouden heeft betrekking op het gebruiken van een online boekhoudpakket als zzp'er. Hierdoor heb je altijd en overal toegang tot je administratie. Je hoeft geen Excel-sheets meer bij te houden of een ander boekhoudprogramma op je computer te installeren. Bovendien kun je met een online boekhoudpakket eenvoudig facturen maken of bijvoorbeeld offertes opstellen.
Door midden van online boekhoudsoftware kun je zelfstandig de zakelijke administratie bijhouden en bijvoorbeeld verschillende grootboekrekeningen aanmaken. Alle administratieve handelingen worden voor een groot deel geautomatiseerd en dit bespaart tijd. Ook is het mogelijk om je zakelijke rekening te koppelen aan het boekhoudpakket. Dit is tegenwoordig mogelijk met alle Nederlandse bankrekeningen.
Wat zijn de voordelen dan?
Er zijn veel voordelen aan het gebruiken van een online boekhoudpakket. Ten eerste hoef je geen programma op je computer te installeren. Je kunt direct online aan de slag met het boekhoudpakket, zonder dat je iets hoeft te downloaden of te installeren. Bovendien is het makkelijker om alles bij te houden in één systeem, waardoor je minder kans hebt op fouten. Ook is het erg eenvoudig om de btw-aangifte te berekenen. De boekhoudsoftware zal op basis van de debiteuren- en crediteurenadministratie zelfstandig de btw-aangifte uitrekenen. Het is dus niet nodig om handmatig de btw-aangifte te berekenen.
Ook kun je de boekhouding zelf bijhouden en is het volledig uitbesteden van de administratie niet langer nodig. Natuurlijk kun je de administratie ook overlaten aan een goede zzp boekhouder. Dit kun je ook alleen doen voor specifieke werkzaamheden zoals de loonadministratie of de inkomstenbelasting. Met andere woorden bespaar je in ieder geval veel op de jaarlijkse boekhoudkosten door de boekhouding zelf bij te houden. Zie ook onze handige calculator om de boekhoudkosten in te schatten als zzp'er
Enkele belangrijke voordelen zijn:
Het kunnen koppelen van verschillende systemen.
Het kunnen gebruiken van een app voor de financiële administratie.
Het eenvoudig kunnen opstellen van de resultatenrekening.
Het eenvoudig kunnen doen van de aangifte inkomstenbelasting.
Het toegang verlenen aan je eventuele boekhouder.
Het eenvoudig kunnen bewaren van de complete boekhouding.
Hybride boekhouden als zzp'er
Als zzp'er kun je tegenwoordig hybride boekhouden toepassen. Dit houdt in dat je zelf een aantal taken uitvoert, maar dat je ook gebruikmaakt van een boekhouder. De boekhouder is in dat geval alleen verantwoordelijk voor het controleren van de boekhouding. Zo kun je als zzp'er veel besparen op de jaarlijkse boekhoudkosten. Afhankelijk van het bedrijf kan het alsnog belangrijk zijn om de hulp van een boekhouder in te schakelen voor het opzetten van een goede boekhouding. Dit is afhankelijk van jouw administratie als zzp'er en de verschillende onderdelen waarmee je te maken hebt. Voor sommige zzp'ers kan de administratie ook simpelweg een tijdrovende klus zijn. In dat geval kan een boekhouder ook een grote toegevoegde waarde hebben.
Heb je dan nog wel een boekhouder nodig als zzp'er?
Dit is afhankelijk van de situatie. Als je zelf de administratie goed bijhoudt en weet waar je op moet letten, dan is het niet nodig om een boekhouder in te schakelen. Heb je echter geen tijd of interesse om je bezig te houden met de administratie, dan kan een boekhouder wel handig zijn. Een boekhouder kost wel meer, maar je hebt er vaak ook minder tijd en stress door. Daarnaast is het zo dat lang niet alle zzp'ers met veel administratie te maken hebben. Overigs kun je naast een boekhouder ook gebruikmaken van een goed administratiekantoor. Een administratiekantoor kan ook op verschillende manieren helpen met de financiële administratie. Voor het doen van de btw-aangifte heb je voor de eigen administratie in ieder geval geen boekhouder nodig, maar voor het op de juiste manier toepassen van alle fiscale aftrekposten wellicht wel. Zie ook onze eigen handige btw-calculator voor het berekenen van btw.
Fiscale regels en boekhouden
Wanneer je gaat starten als zzp'er, is het belangrijk om je goed in te lezen in de fiscale regels. Zelfstandig ondernemers mogen gebruikmaken van verschillende interessante fiscale regelingen. Hierdoor kun je de winst als zzp'er per jaar aanzienlijk verlagen voor jouw bedrijf. Het is dan wel belangrijk om optimaal van alle fiscale voordelen gebruik te maken als zelfstandig ondernemer binnen jouw administratie. Denk bijvoorbeeld maar een aan de mkb winstvrijstelling naast de zelfstandigenaftrek. Vergeet overigens ook niet om alle opstartkosten op te nemen in de boekhouding. Het is vanzelfsprekend wel belangrijk dat het om zakelijke kosten gaat. Ook moet je beschikken over de originele facturen of bonnetjes.
Fiscale bewaarplicht administratie en facturen
Zoals eerder aangegeven ben je verplicht om de administratie te bewaren als zzp'er. Je moet de administratie zeven jaar bewaren en alle gegevens over onroerende zaken moeten minimaal tien jaar bewaard blijven. Het is dus belangrijk dat je alle gegevens over jouw bedrijf op de juiste manier bewaart. De belastingdienst stelt eisen met betrekking tot de beschikbaarheid van de administratie. Bewaar de administratie dus op een goede manier en vergeet ook niet alle blankrijke juridische documenten te bewaren. Dit kunnen namelijk ook belangrijke documenten zijn die onder de bewaarplicht vallen.
Zakelijke rekening, btw-nummer en KvK-nummer
Als startende ondernemer krijg je na de inschrijving bij de kamer van koophandel je eigen KvK-nummer. Hierna krijg je van de Belastingdienst het btw-nummer binnen enkele dagen toegezonden. Om de administratie goed op te zetten is het verstandig om ook een zakelijke rekening te openen om alle inkomsten en uitgaven duidelijk te kunnen bijhouden. Het is niet verstandig om de zakelijke inkomsten en uitgaven via een privérekening te laten verlopen. De zakelijke inkomsten en uitgaven worden hierdoor al snel onduidelijk en dit gaat vroeg of laat problemen opleveren binnen de administratie.
De debiteuren- en crediteurenadministratie kan dus het beste verlopen via een zakelijke rekening. Wanneer je kiest voor online boekhoudsoftware dan kun je ook een grootboek aanmaken in de online administratie. Op deze manier kun je de complete debiteuren- en crediteurenadministratie overzichtelijk houden. Het is overigens verplicht om je KvK-nummer en btw-nummer op alle uitgaande facturen te vermelden. Het is raadzaam om ook van alle inkomende facturen deze gegevens te controleren.
Belangrijke gegevens zzp administratie
Voor veel zzp'ers heeft het bijhouden van de administratie ook betrekking op de urenregistratie. De administratie bijhouden gaat dus verder dan het alleen inboeken van alle facturen en het doen de btw-aangifte per kwartaal. De gewerkte uren bijhouden kan eenvoudig door het gebruiken van een goede mobiele app met urenregistratie. Als zzp'er is het bijhouden van de gewerkte uren belangrijk voor de Belastingdienst en niet alleen voor de opdrachtgevers. Wil je gebruikmaken van alle fiscale voordelen, dan moet je voldoen aan het urencriterium van de Belastingdienst.
Mijnzzp.nl