+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat telt mee voor het urencriterium? Zo voldoe je als zzp’er aan de voorwaarden
Voor veel zzp’ers is het nauwkeurig bijhouden van gewerkte uren van groot belang. De Belastingdienst hanteert namelijk een urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar om in aanmerking te komen voor de ondernemersaftrek. Deze uren moet je besteden aan je onderneming en daarbij tellen ook indirecte uren mee. De ondernemersaftrek bestaat onder andere uit de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. In 2023 bedraagt de zelfstandigenaftrek € 5.030 en de startersaftrek € 2.123. Deze bedragen verlagen de winst uit onderneming, mits je aan de voorwaarden voldoet. Maar welke uren mag je precies meetellen voor het urencriterium?
Welke uren tellen mee voor het urencriterium?
Alle uren die je aan je onderneming besteedt
Je mag alle uren meetellen die je besteedt aan je bedrijf om te voldoen aan het urencriterium. Het gaat hierbij niet alleen om direct declarabele uren, maar ook om indirecte uren. Denk aan het bijhouden van je administratie, het onderhouden van je website, het schrijven van content en het uitvoeren van marketingactiviteiten.
Als zzp’er telt dus niet alleen de tijd die je factureert. Ook voorbereidende werkzaamheden en ondersteunende taken mag je meenemen. Juist daarom is het belangrijk om niet-gefactureerde uren net zo zorgvuldig vast te leggen als de uren die je aan klanten besteedt.
Urenregistratie vastleggen in je boekhouding
De uren die je als ondernemer maakt, moeten in verhouding staan tot de omzet die je behaalt. Wanneer de Belastingdienst hierom vraagt, moet je aannemelijk kunnen maken dat je voldoet aan het urencriterium. Een overzichtelijke urenregistratie helpt daarbij.
Veel ondernemers kiezen ervoor om hun uren bij te houden binnen de boekhouding. Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s met een ingebouwde urenregistratie. Zo heb je altijd inzicht in zowel directe als indirecte uren. Voor starters is dit extra relevant, omdat zij vaak veel tijd besteden aan acquisitie en voorbereiding voordat er structurele omzet tegenover staat. Deze uren worden door de Belastingdienst geaccepteerd, zolang er perspectief is op inkomsten.
Controle door de Belastingdienst
De Belastingdienst controleert niet iedere ondernemer, maar kan wel steekproeven uitvoeren. Daarom is het verstandig om je urenregistratie goed bij te houden. Bewaar ook aanvullende bewijzen, zoals overeenkomsten met opdrachtgevers, agenda-afspraken en e-mails. Bij een controle kun je hiermee onderbouwen dat je aan het urencriterium voldoet.
Wil je gebruikmaken van fiscale voordelen, zoals de ondernemersaftrek en de mkb-winstvrijstelling, dan blijft het voldoen aan het urencriterium noodzakelijk. In sommige situaties kan sprake zijn van een versoepeling of een uitzonderingsregeling.
Wanneer geldt een verlaagd urencriterium?
Een verlaagd urencriterium geldt bij arbeidsongeschiktheid. In dat geval moet je minimaal 800 uur per jaar aan je onderneming besteden. Hierbij mag je ook de voorbereidende uren meetellen wanneer je start vanuit een arbeidsongeschiktheidsuitkering. Daarnaast geldt er een specifieke uitzondering voor zwangere ondernemers.
Aangifte inkomstenbelasting en zelfstandigenaftrek
Bij de aangifte inkomstenbelasting geef je aan dat je ondernemer bent en dat je gebruik wilt maken van de zelfstandigenaftrek. Hiervoor is het nodig dat je aan het vereiste aantal uren komt. Een goede urenregistratie is daarom onmisbaar. De Belastingdienst moet je bovendien aanmerken als ondernemer voor de inkomstenbelasting. Met name startende zzp’ers ervaren hier soms uitdagingen, bijvoorbeeld door een beperkt aantal opdrachtgevers.
Hoeveel opdrachtgevers heb je nodig?
Het aantal opdrachtgevers staat los van de urenregistratie, maar is wel van belang voor het ondernemerschap. De Belastingdienst verwacht dat je beschikt over meerdere opdrachtgevers. De tijd die je besteedt aan het werven van klanten, zoals het maken van offertes en acquisitiegesprekken, mag je gewoon meetellen voor het urencriterium.
Meerdere ondernemingen als zzp’er
Heb je meerdere ondernemingen op je naam, dan mag je de uren van deze bedrijven bij elkaar optellen. Dit geldt ook bij deelname in een maatschap of meerdere maatschappen. Voorwaarde is wel dat de ondernemingen actief zijn en gericht op het behalen van winst.
Online urenregistratietool gebruiken
Veel urenregistratietools zijn eenvoudig te koppelen aan je boekhoudsoftware via een app. Een online urenregistratie is beschikbaar binnen vrijwel alle goede boekhoudpakketten. Bij een eventuele controle heb je je administratie dan overzichtelijk op orde.
Vergeet daarnaast niet om extra bewijs te bewaren, zoals reisgegevens van je ov-chipkaart of auto. Ook reistijd voor zakelijke afspraken mag je meetellen, mits je een duidelijk onderscheid maakt tussen zakelijk en privé.
Mijnzzp.nl