+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Vof-overeenkomst opstellen: duidelijke afspraken met je compagnon
De eenmanszaak is een veelgekozen rechtsvorm onder zzp’ers, maar samenwerken met een partner in een vennootschap onder firma (vof) is eveneens populair. Wanneer je samen een onderneming start, is het verstandig om vooraf heldere afspraken te maken. Denk daarbij aan financiële risico’s, aansprakelijkheid en de continuïteit van de onderneming. Door deze afspraken vast te leggen in een vof-overeenkomst voorkom je misverstanden en discussies later.
Waarom een schriftelijke vof-overeenkomst verstandig is
Het is niet verplicht om afspraken tussen vennoten schriftelijk vast te leggen, maar het is wel verstandig. Mondelinge afspraken zijn lastig te bewijzen en kunnen op verschillende manieren worden uitgelegd. Een schriftelijke vof-overeenkomst zorgt voor duidelijkheid en vormt een solide basis voor de samenwerking.
Afspraken over inbreng en looptijd
Bij de start van een vof is het belangrijk om vast te leggen of de samenwerking voor bepaalde of onbepaalde tijd wordt aangegaan. In de praktijk kiezen veel vennoten voor een samenwerking voor onbepaalde tijd.
Daarnaast is het belangrijk om de inbreng van iedere vennoot te beschrijven. Dit kan bestaan uit geld, inventaris, kennis of arbeid. Leg vast wat van wie is, zodat hierover later geen discussie ontstaat.
Bevoegdheden vastleggen binnen de vof
In een vof zijn vennoten in principe zelfstandig bevoegd om namens de onderneming te handelen. Als je dit wilt beperken, is het verstandig om de bevoegdheden vast te leggen in de vof-overeenkomst. Zo maak je duidelijk wie welke beslissingen mag nemen en in welke situaties gezamenlijk overleg nodig is.
Wil je dat deze beperkingen ook zichtbaar zijn voor externe partijen, dan moet je ze opnemen in het Handelsregister. Zo kunnen leveranciers en andere zakenpartners controleren of iemand bevoegd is om namens de vof te handelen.
Afspraken over winst en voorschotten
Het doel van ondernemen is winst maken, dus het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de verdeling daarvan. Je kunt kiezen voor een gelijke verdeling, maar ook voor een verdeling op basis van gewerkte uren of inbreng.
Daarnaast kun je afspreken of vennoten tussentijds een voorschot op de winst mogen opnemen en onder welke voorwaarden dat gebeurt.
Administratie en boekhouding goed regelen
Heldere afspraken over de administratie en boekhouding zijn onmisbaar. Spreek af wie verantwoordelijk is voor de financiële administratie en hoe vaak inzicht wordt gegeven in de cijfers. Dit voorkomt onduidelijkheid en draagt bij aan vertrouwen binnen de samenwerking.
Je kunt ervoor kiezen om zelf te werken met een boekhoudprogramma of de administratie uit te besteden aan een boekhouder. Leg deze keuze vast in de overeenkomst.
Ziekte en arbeidsongeschiktheid
Bij een vof is het extra belangrijk om afspraken te maken over ziekte en arbeidsongeschiktheid. Valt een van de vennoten uit, dan kan dit grote gevolgen hebben voor de onderneming.
Leg vast wat er gebeurt bij tijdelijke of langdurige uitval en welke gevolgen dit voor het bedrijf heeft. Zonder afspraken blijft de vof in principe bestaan, wat tot lastige situaties kan leiden.
Geschillenregeling opnemen in de vof-overeenkomst
Hoewel je hoopt dat het nooit nodig is, is het verstandig om vooraf afspraken te maken over het oplossen van problemen tussen vennoten. Door vast te leggen hoe jullie omgaan met conflicten, voorkom je escalatie.
Een veelgebruikte oplossing is het opnemen van een bemiddelingsclausule. Daarbij spreken vennoten af om eerst samen in gesprek te gaan met hulp van een neutrale derde. Dit vergroot de kans op een oplossing zonder juridische procedures.
Mijnzzp.nl