Representatiekosten zijn de uitgaven die je maakt om zowel een goede naam en reputatie op te bouwen als het gewenste beeld van jezelf uit te dragen. Dit kan variëren van het sponsoren van evenementen tot het creëren van merkartikelen en promotiemateriaal. Als ondernemer krijg je meestal te maken met diverse vormen van representatiekosten. Representatiekosten zijn de kosten die je maakt om zakelijke relaties te onderhouden. Deze kosten zijn vaak aftrekbaar, en er zijn diverse voorbeelden van representatiekosten. Het is echter moeilijk precies te definiëren welke kosten onder representatiekosten vallen, aangezien dit kan variëren afhankelijk van het type kosten en het doel ervan. Het is dus lastig te zeggen wat precies de aftrekbare kosten zijn en sommige kosten zijn niet aftrekbaar.
Veelvoorkomende voorbeelden van representatiekosten zijn bijvoorbeeld relatiegeschenken zoals in de vorm van voedsel (etenswaren), dranken en genotmiddelen die worden gegeven als blijk van waardering of ter representatie, evenals kosten voor conferenties, seminars, studiereizen (inclusief uitgaven voor reis- en verblijfkosten). Representatiekosten zijn kosten die je maakt om zakelijke relatie te onderhouden. Dit kan vanzelfsprekend ook betrekking hebben op een toekomstige klant. De belastingdienst heeft wel duidelijke richtlijnen wanneer het aankomt op representatiekosten en de aftrekbaarheid daarvan.
Inhoudsopgave
Wat valt er onder representatiekosten?
• Zijn representatiekosten aftrekbaar?
• Aftrekbare zakelijke kosten
• Representatiekosten of reclame
• Wat boek je onder representatiekosten?
• Wat zijn dan bedrijfskosten?
• Alleen kosten aftrekken die je maakt voor de onderneming
• BTW en privéuitgaven
• Representatiekosten, zakelijke kosten en bedrijfskosten
• Wat valt onder indirecte kosten?
• Wat is niet aftrekbaar?
• Beperkt aftrekbare kosten
• Maak het jezelf makkelijk
Wat valt er onder representatiekosten?
Representatiekosten kunnen een belangrijke investering zijn, maar kunnen je helpen bij het vergroten van de bekendheid van je bedrijf en het ondersteunen van je merkidentiteit. Representatiekosten kunnen de volgende categorieën omvatten:
- Catering.
- Vervoer.
- Hospitality.
- Publiciteitsactiviteiten.
- Marketing- en reclame-uitgaven.
- Zakelijke kleding.
Zijn representatiekosten aftrekbaar?
Representatiekosten kunnen meestal afgetrokken worden. Om een kostenpost af te trekken, moet de kostenpost in aanmerking komen voor aftrek volgens de regels van de Belastingdienst en kunnen er aanvullende vereisten van toepassing zijn. De Belastingdienst heeft voor de meeste representatiekosten vastgestelde richtlijnen.
Aftrekbare zakelijke kosten
Niet alle representatiekosten zijn aftrekbaar als ondernemer. Aftrekbaar zijn alleen de representatiekosten die je gebruikt om je bedrijf te promoten of jouw naam en reputatie te ondersteunen. Dit betekent dat er bepaalde uitgaven zijn waar geen aftrek voor mogelijk is. Daarnaast zijn bepaalde kosten die je maakt alleen voor een deel aftrekbaar. Het is dus belangrijk om de richtlijnen van de Belastingdienst te volgen. Het is dus niet zo dat alle zakelijke kosten volledig aftrekbaar zijn.
Representatiekosten of reclame
Representatie en reclame zijn twee verschillende begrippen die vaak worden verward. Representatie omvat alle kosten die je als ondernemer maakt om jouw naam en reputatie te promoten. Reclame is gericht op het verkopen van producten of diensten. Kosten die je maakt voor reclame zijn volledig aftrekbaar.
Wat boek je onder representatiekosten?
Zoals eerder aangegeven zijn niet alle kosten die je maakt voor representatie aftrekbaar. Om ervoor te zorgen dat je de juiste kosten aftrekt, moet je goed bijhouden wat je boekt onder representatiekosten. De meeste bedrijven hebben een aparte categorie in hun boekhouding voor representatiekosten, waar alle kosten die betrekking hebben op de promotie van je bedrijf verzameld worden.
Als je twijfelt over welke kosten je kunt aftrekken, neem dan contact op met een boekhouder of belastingadviseur. Zij kunnen je verder helpen bij het bepalen van de juiste representatiekosten die je kunt aftrekken. Zie ook de eerdere link naar de Belastingdienst.
Wat zijn dan bedrijfskosten?
Bedrijfskosten zijn kosten die worden gemaakt voor het voortbrengen van omzet. Deze kosten kunnen variëren van verkoop- en marketingkosten tot loon, huur, rente en andere operationele uitgaven. Aftrekbaar zijn meestal alleen de bedrijfskosten die je nodig hebt om je bedrijf draaiende te houden. Ook moeten de kosten in verhouding staan tot het bedrijfsdoel dat je hebt gesteld.
Bedrijfskosten kunnen ook representatiekosten zijn. Als je bepaalde bedrijfskosten maakt om je bedrijfsimago te versterken, bijvoorbeeld door het maken van brochures of merkartikelen, dan kun je deze in aanmerking laten komen voor aftrek als representatiekosten. In sommige gevallen mag je bedrijfskosten alleen over meerdere jaren afschrijven. Twijfel je hierover, neem dan eerst contact op met een boekhouder.
Alleen kosten aftrekken die je maakt voor de onderneming
Het boekhoudkundig aftrekken van kosten is alleen toegestaan wanneer het bedrijfskosten betreft. Als je kosten maakt die niet direct gerelateerd zijn aan je onderneming, dan mag je deze niet in mindering brengen. Zoals eerder aangegeven zijn niet alle zakelijke kosten aftrekbaar. Meestal zal dit ook betrekking hebben op de btw.
BTW en privéuitgaven
Pas ook op met het terugvragen van de btw op privéuitgaven. Hoewel je de btw-kosten van je bedrijf kunt aftrekken, geldt dit niet voor privékosten. Om ervoor te zorgen dat je alleen de juiste kosten terugvraagt, moet je bijhouden welke kosten je maakt voor de onderneming. Btw op eten en drinken in een horecagelegenheid is bijvoorbeeld een privéuitgave.
Representatiekosten, zakelijke kosten en bedrijfskosten
Representatiekosten, zakelijke kosten en bedrijfskosten worden vaak gezien als synoniemen. Hoewel alle drie betrekking hebben op uitgaven die je maakt voor je onderneming, zijn het toch verschillende begrippen. Representatiekosten omvatten alle kosten die je maakt om jouw naam en reputatie te promoten, terwijl bedrijfskosten meestal omvatten kosten die je maakt voor het voortbrengen van omzet.
Zakelijke kosten, aan de andere kant, zijn de kosten die je maakt om je bedrijf te laten draaien, zoals loon, huur en rente. Als ondernemer is het van cruciaal belang dat je alleen de juiste kosten aftrekt voor jouw bedrijf.
Wat valt onder indirecte kosten?
Indirecte kosten zijn alle kosten die je maakt voor je bedrijf, maar die geen directe relatie hebben met de productiekosten. Dit kunnen bijvoorbeeld administratieve kosten, bestuurderskosten, verzekeringskosten of kosten voor het gebruik van een dienst zijn. Ook sommige representatiekosten zoals drukwerk en reclame kunnen onder indirecte kosten vallen. Al deze kosten mogen meestal in mindering worden gebracht op de belastingaangifte.
Wat is niet aftrekbaar?
Er zijn ook bepaalde kosten die je niet mag aftrekken, zoals het aankopen van eigen aandelen of sommige vormen van leningen. Ook kun je geen kosten in mindering brengen als deze gerelateerd zijn aan je privéleven, zoals eten en drinken in een restaurant. Daarnaast mag je geen kosten aftrekken die niet direct te maken hebben met de onderneming. Denk bijvoorbeeld aan verkeersboetes of aan algemene literatuur.
Beperkt aftrekbare kosten
Kosten voor zakenlunches, zakendiners en vervoersmiddelen die tot het privévermogen behoren, kunnen alleen beperkt worden afgetrokken. In sommige gevallen mag je alleen een bepaald percentage van deze kosten terugvragen. Let hier dus goed op bij het invullen van je belastingaangifte.
Maak het jezelf makkelijk
Wanneer je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma, dan kun je eenvoudig alle representatiekosten invoeren. Zo heb je altijd een duidelijk overzicht van alle kosten die je hebt gemaakt. Dit maakt het ook mogelijk om in één oogopslag te zien welke kosten je wel en niet mag aftrekken. Zo voorkom je onder andere het opvoeren van foutieve aftrekposten. Op deze pagina kun je de beste boekhoudprogramma's met elkaar vergelijken.
In conclusie kunnen we stellen dat representatiekosten alleen aftrekbaar zijn wanneer deze direct gerelateerd zijn aan je bedrijf. Let er wel goed op dat je geen privéuitgaven aftrekt, en dat sommige kosten alleen beperkt aftrekbaar zijn. Denk hierbij aan zakenlunches of bijvoorbeeld aan vervoersmiddelen.
Lees ook: Aftrekposten voor zzp-ers: denk ook aan deze regelingen
Mijnzzp.nl