+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Btw terugvragen bij een oninbare factuur: zo werkt het in de praktijk
Je hebt een factuur verstuurd naar een klant of opdrachtgever, maar deze blijft onbetaald. De btw heb je al verwerkt in je administratie en afgedragen via de btw-aangifte. Maar wat gebeurt er als betaling definitief uitblijft? Na herinneringen, aanmaningen en eventueel incasso kan een factuur alsnog oninbaar blijken. In dat geval heb je recht op teruggaaf van de afgedragen btw.
Ook als je geen uiterste betaaldatum op de factuur hebt vermeld, geldt de wettelijke betalingstermijn van dertig dagen. Oninbare facturen zijn vervelend, maar vrijwel iedere ondernemer krijgt hier vroeg of laat mee te maken.
Het uitblijven van een betaling betekent niet dat een factuur direct als oninbaar wordt aangemerkt. Oninbare vorderingen vragen om extra administratieve aandacht, omdat je de vordering moet blijven volgen om de btw terug te kunnen vragen. De eerder betaalde btw kan in de boekhouding worden verwerkt, bijvoorbeeld als negatieve omzet.
Btw bij oninbare vorderingen
Werk je met het factuurstelsel, dan breng je btw in rekening en draag je deze af bij de btw-aangifte. Blijft een factuur geheel of gedeeltelijk onbetaald, dan heb je achteraf btw afgedragen die je niet hebt ontvangen. Zodra vaststaat dat een vordering oninbaar is, kun je de btw terugvragen bij de Belastingdienst. Tot dat moment blijft de verplichting bestaan om de btw over het betreffende aangiftetijdvak te voldoen.
Wanneer is een vordering oninbaar?
Volgens de Belastingdienst geldt een vordering in ieder geval als oninbaar uiterlijk één jaar nadat de uiterste betaaldatum is verstreken. Heb je geen betalingstermijn afgesproken, dan geldt de wettelijke betalingstermijn van dertig dagen na ontvangst van de factuur door de klant.
Btw terugvragen bij oninbare debiteuren
De btw vraag je terug bij de Belastingdienst in het aangiftetijdvak waarin de vordering oninbaar is geworden. Dit kan ook eerder, zodra duidelijk is dat betaling niet meer te verwachten is.
Je verwerkt de teruggaaf door het eerder afgedragen btw-bedrag in mindering te brengen op de verschuldigde btw in rubriek 1a of 1b van de btw-aangifte. Daarnaast trek je de omzet van de oninbare vordering af in dezelfde rubrieken.
Wordt de factuur later alsnog betaald, dan moet je de ontvangen btw weer opnemen in de btw-aangifte van het tijdvak waarin de betaling binnenkomt.
Bijzondere situaties bij oninbare vorderingen
Factoring en overgenomen vorderingen
Ondernemers kunnen openstaande facturen overdragen aan een factormaatschappij. Als de vordering daarna alsnog oninbaar wordt, kan de overnemende partij een verzoek indienen voor teruggaaf van de omzetbelasting over deze overgenomen vordering. Ook hier geldt dat de vordering eerst als oninbaar moet worden aangemerkt.
Wanneer een btw-specialist inschakelen?
In complexere situaties kan het verstandig zijn om een btw-specialist in te schakelen. Dit is een belastingadviseur die zich richt op omzetbelasting. Niet alleen bij oninbare debiteuren, maar ook bij internationale handel en douanezaken kan een btw-specialist ondersteuning bieden bij het correct terugvragen en verwerken van btw.
Oninbare facturen voorkomen
Als ondernemer heb je het recht om btw terug te vragen wanneer een factuur oninbaar blijkt, mits je hiervoor een verzoek indient. Toch is voorkomen altijd beter dan genezen. Door duidelijke betaalafspraken te maken, actief debiteurenbeheer toe te passen en tijdig in te grijpen bij betalingsachterstanden, verklein je de kans op oninbare vorderingen en extra administratief werk.
Mijnzzp.nl