+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Voorkom betalingsproblemen door signalen op tijd te herkennen
Een nieuwe klant of opdrachtgever binnenhalen is natuurlijk positief, maar niet iedere zakelijke relatie blijkt uiteindelijk even betrouwbaar te zijn. Voor zzp'ers en andere ondernemers kan een klant die facturen niet of veel te laat betaalt voor flinke problemen zorgen. Vooral wanneer het om grotere opdrachten gaat, kunnen openstaande facturen direct invloed hebben op de cashflow van je onderneming. Het is daarom verstandig om vooraf kritisch te kijken met wie je zaken doet. Een potentiële wanbetaler is niet altijd direct te herkennen, maar er zijn wel verschillende signalen waarop je kunt letten.
Controleer met wie je zaken gaat doen
Voordat je een grotere opdracht aanneemt, kun je eerst controleren met welke onderneming je precies te maken hebt. Kijk bijvoorbeeld of de onderneming staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en controleer of de bedrijfsgegevens overeenkomen met de informatie die je van de opdrachtgever hebt ontvangen. Let daarbij op de handelsnaam, het adres en wie bevoegd is om namens de onderneming afspraken te maken.
Ook een opvallend korte bestaansduur, regelmatig wisselende bedrijfsnamen of onduidelijke contactgegevens kunnen aanleiding zijn om verder onderzoek te doen. Dit betekent niet automatisch dat er sprake is van een onbetrouwbare partij. Het zijn wel omstandigheden waarbij extra voorzichtigheid verstandig kan zijn.
Let op het gedrag tijdens de eerste gesprekken
De manier waarop een potentiële klant communiceert, kan eveneens belangrijke informatie opleveren. Een opdrachtgever die duidelijke afspraken maakt, vragen beantwoordt en zonder problemen bedrijfsgegevens verstrekt, wekt doorgaans meer vertrouwen dan iemand die voortdurend vaag blijft.
Wees bijvoorbeeld alert wanneer iemand grote haast heeft, direct een omvangrijke opdracht wil plaatsen en tegelijkertijd nauwelijks interesse toont in de betalingsvoorwaarden. Ook het ontwijken van vragen over facturatie of het steeds wijzigen van afspraken kan een waarschuwingssignaal zijn. Het is vooral de combinatie van verschillende signalen die reden kan geven om aanvullende controles uit te voeren.
Zoek naar ervaringen van andere ondernemers
Online is vaak meer informatie te vinden over een onderneming of opdrachtgever. Zoek bijvoorbeeld op de bedrijfsnaam in combinatie met termen als ervaringen, betaling of klachten. Reviews en ervaringen van andere ondernemers kunnen nuttige aanwijzingen geven. Een enkele negatieve beoordeling hoeft vanzelfsprekend weinig te betekenen. Wanneer meerdere ondernemers aangeven dat facturen structureel te laat worden betaald of dat contact na levering moeilijk verloopt, is dit wel relevante informatie. Controleer daarbij altijd meerdere bronnen, omdat online beoordelingen niet per definitie betrouwbaar of volledig zijn.
Maak duidelijke betalingsafspraken
Ook bij een betrouwbare opdrachtgever is het belangrijk om betalingsafspraken vooraf vast te leggen. Vermeld bijvoorbeeld de afgesproken prijs, betaaltermijn, werkzaamheden en eventuele aanvullende kosten duidelijk in de offerte of overeenkomst. Hiermee voorkom je achteraf discussie over wat precies is afgesproken. Bij grotere opdrachten kun je overwegen om met een aanbetaling of termijnfacturen te werken. Hierdoor blijft het openstaande bedrag beperkt en merk je eerder hoe een nieuwe klant met betalingsverplichtingen omgaat. Zeker bij opdrachten waarbij je vooraf veel tijd of kosten moet maken, kan dit verstandig zijn.
Neem twijfel over betaling serieus
Ondernemers zijn soms geneigd om een opdracht toch aan te nemen wanneer er twijfels bestaan over de betalingszekerheid. Een interessante opdracht of hoge omzet zegt echter weinig wanneer de factuur uiteindelijk niet wordt betaald. Het is daarom belangrijk om zakelijke risico's mee te wegen voordat je een overeenkomst aangaat. Vraag bij twijfel aanvullende gegevens op, beperk eventueel de omvang van de eerste opdracht of spreek een vooruitbetaling af.
Wanneer een potentiële klant niet bereid is om redelijke betalingsafspraken te maken, kan dat voldoende reden zijn om van de opdracht af te zien. Door vooraf zorgvuldig te controleren met wie je zaken doet, verklein je de kans op onbetaalde facturen en bescherm je de financiële positie van je onderneming.
Mijnzzp.nl