+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Zo breng je als zzp’er € 40 incassokosten in rekening bij wanbetalers
In een ideale wereld worden facturen altijd op tijd betaald, maar als zzp’er krijg je in de praktijk regelmatig te maken met klanten die te laat of helemaal niet betalen. In dat geval kun je herinneringen en aanmaningen sturen. Blijft betaling alsnog uit, dan mag je incassokosten rekenen. Hiervoor geldt de Wet Incassokosten (WIK), die bepaalt welke incassokosten je bovenop het factuurbedrag mag doorberekenen. Zeker bij structurele wanbetalers is dit een logische stap, omdat het innen van openstaande facturen tijd kost die je liever aan je onderneming besteedt.
Wanneer mag je incassokosten rekenen?
Incassokosten mag je pas in rekening brengen wanneer een factuur niet binnen de afgesproken betaaltermijn wordt voldaan. Bij consumenten moet je eerst een correcte aanmaning sturen waarin je de klant nog minimaal 14 dagen de tijd geeft om alsnog te betalen. Pas daarna mag je incassokosten doorberekenen.
Bij zakelijke klanten (b2b) gelden andere regels. Daar is het niet verplicht om eerst een aanmaning te sturen en kun je direct starten met het incassotraject, bijvoorbeeld als je verwacht dat betaling uitblijft.
Minimaal € 40 aan incassokosten
Heb je een product of dienst geleverd aan een consument met een factuurbedrag van bijvoorbeeld € 200 en blijft betaling uit? Dan mag je volgens de wet incassokosten rekenen. Deze bedragen 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom, met een maximum van € 375.
Ongeacht het factuurbedrag geldt dat je altijd minimaal € 40 aan incassokosten mag doorberekenen. Dit vaste bedrag is bedoeld als vergoeding voor de tijd en moeite die je besteedt aan het innen van de betaling.
Verschil tussen incassokosten en andere kosten
Naast de standaardvergoeding van € 40 mag je in sommige situaties aanvullende kosten rekenen. Denk hierbij aan kosten die direct samenhangen met de incassoprocedure, zoals kosten voor een incassobureau of juridische stappen. Deze kosten moeten wel redelijk en aantoonbaar zijn.
Daarnaast is het toegestaan om rente in rekening te brengen over de periode dat de klant na de vervaldatum niet betaalt. Dit kan flink oplopen bij langdurige betalingsachterstanden.
Wettelijke rente bij te late betaling
Bij een betalingsachterstand heb je als zzp’er recht op wettelijke rente. Zodra de betaaltermijn is verstreken, kun je dit aan de debiteur kenbaar maken. Je kunt dit vooraf al aankondigen door het op je factuur te vermelden, maar ook later opnemen in een betaalherinnering.
Voor zakelijke transacties geldt de wettelijke rente voor handelstransacties. Bij transacties met consumenten (b2c) is de wettelijke rente voor niet-handelstransacties van toepassing. Het juiste rentepercentage hangt dus af van het type klant.
Praktische tips om betalingsproblemen te beperken
Hoewel incassokosten een goed middel zijn om wanbetaling aan te pakken, blijft voorkomen beter dan genezen. Door duidelijke betaaltermijnen af te spreken, heldere facturen te sturen en tijdig herinneringen te verzenden, vergroot je de kans op tijdige betaling. Blijft een klant structureel in gebreke, dan kun je met incassokosten en rente duidelijk maken dat te laat betalen gevolgen heeft.
Mijnzzp.nl